Robot Recruiting, Bewerbermatching und Algorithmen-basiertes Recruiting – Grundlagen

Im Rahmen der Diskussionen um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen tauchen im HR-Umfeld immer häufiger Begriffe wie Robot Recruiting, Bewerbermatching und Algorithmen basiertes Recruiting auf. In diesem Beitrag möchte ich einige Grundlagen dazu beleuchten. Ich erkläre, um was es sich dabei handelt, wie die Begriffe zusammenhängen und wieso das Thema bereits heute für Personaler eine hohe Bedeutung hat. Dieser Beitrag schafft einige inhaltlichen Grundlagen für weitere in Kürze folgende Beiträge und Praxistests konkreter Plattformen und Tools.

Es handelt sich nicht um eine wissenschaftliche oder gar umfassende Ausarbeitung, sondern soll lediglich Einblicke in die Thematik gewähren. Am Ende des Beitrags gebe ich zudem einen Lesehinweis, für alle diejenigen, die es ganz genau wissen wollen.

Begriffsdefinition Robot Recruiting

Als Robot Recruiting wird eine Teilautomatisierung des Rekrutierungsprozesses bezeichnet, bei der die Beurteilung und Auswahl von Bewerbern durch eine Software anhand von Algorithmen vorgenommen wird. Auf Basis von Daten werden dabei Bewerberprofile mit Anforderungsprofilen von Unternehmen abgeglichen (Matching).

Auch wenn es der Begriff vermuten lässt, geht es im Kern also nicht um einen menschenähnlichen gegenständlichen Roboter, sondern um Software.

Ziele von Robot Recruiting und Matchingalgorithmen

Vom Einsatz entsprechender Matching-Software versprechen sich Personalabteilungen vor allem eine schnellere, objektivere und damit vorurteilsfreiere Bewerberauswahl. Dass Recruitern daran gelegen ist, offene Stellen schnellstmöglich zu besetzen und damit ihre internen Aufträge zeitnahe abzuschließen, brauche ich sicher nicht weiter ausführen. Auch nicht, dass eine schnellere Besetzungszeit, in KPI gesprochen, kürzere Time-to-hire oder Time-to-fill, im Normalfall mit einer Kosten- und Ressourceneinsparung einhergeht.

Sind objektivere Ergebnisse automatisch bessere Ergebnisse?

Allerdings mag sich der eine oder andere Leser nun fragen, in wie weit objektivere Ergebnisse automatisch die besseren Ergebnisse für die Personalauswahl liefern. Und diese Fragestellung ist in der Tat extrem spannend. Denn einerseits wird Recruitern immer häufiger vorgeworfen, dass ihre aktuelle Personalauswahl nichts taugt, die Auswahlmethoden nicht valide sind oder die Ergebnisse aufgrund menschlicher Vorurteile und zu viel Bauchgefühl nicht optimal ausfallen.

Andererseits nehmen Personaler und Fachbereiche häufig für sich in Anspruch, dass gerade dieses Bauchgefühl und der persönliche Instinkt wesentliche Erfolgskriterien bei der eigenen Personalsuche und –auswahl darstellen.

Was wird schon heute gematcht?

Um bei Stellenbesetzungen die am besten passenden Bewerber auszuwählen, werden in der Regel bereits heute im nicht-digitalen Verfahren drei Arten von Passungen geprüft:

1. Person-Job-Fit
2. Person-Organization-Fit
3. Person-Group-Fit

Der Person-Job-Fit

… ist die Prüfung, in wie weit Bewerber zu den fachlichen und persönlichen Anforderungen der Stelle passen. Dabei werden insbesondere die professionellen Kenntnisse und Fertigkeiten sowie Softskills näher unter die Lupe genommen.

Der Person-Organisation-Fit

… auch kulturelle Passung genannt, matcht Bewerber, wie gut sie zur Unternehmenskultur passen. Dabei hat eine professionelle Messung (dazu später mehr) nicht zwangsläufig negative Auswirkung auf das Thema Diversity – auch wenn ich bewusst provokativer Weise kürzlich unter diesem Titel gebloggt habe.

Der Person-Group-Fit

…  beschreibt die Passung in die konkrete Organisationseinheit, zum Beispiel die Abteilung oder das Team.

Aufteilung zwischen Recruiter und Fachbereich

Auch wenn die Diskussion um den Fachbereich als besseren und einzigen Recruiter noch andauert, teilen sich heute Personalabteilung und Hiringmanager die Prüfung der Job-Fits in der Regel. Da die Führungskräfte des Fachbereichs den besten Einblick in die vom Bewerber zukünftig zu erfüllende Aufgabe haben, übernehmen diese im Rahmen des Auswahlverfahrens meist die Prüfung des Person-Job und des Person-Group-Fits. Die Frage, in wie weit Bewerber in ihrer Rolle als neue Mitarbeiter zukünftig auch außerhalb des jeweiligen Bereichs einsatzfähig sind, obliegt als Aufgabe tendenziell eher dem Recruiter in der Personalabteilung.

Der Algorithmus kommt ins Spiel – Parsons Theorie

Häufig wenn es um das Thema Job-Matching und Passung geht, wird der amerikanische Prof. Frank Parsons zitiert. In seinem Buch von 2008 „Choosing a Vocation“ (Seine Berufung finden) stellt er seine Theorie des Talent-Matchings dar.

Im Kern steht die Annahme, dass eine (optimale) Berufswahl für Menschen erst dann wirklich möglich ist, wenn

• sie ihre individuellen Begabungen, Fähigkeiten und Interessen exakt kennen
• sie den Arbeitsmarkt und die angebotenen Jobs kennen
• und sie eine rationale und objektive Entscheidungsfähigkeit erlangt haben, wie ihre individuellen Begabungen, Fähigkeiten und Interessen mit dem Arbeitsmarkt zusammenhängen

Quelle: www.careers.govt.nz/resources/career-practice/career-theory-models/parsons-theory/

Messen von Fähigkeiten, Begabungen und Interessen – von Persönlichkeit

In den aus seinen drei Thesen abgeleiteten Handlungsempfehlungen für das Vorgehen bei der Berufswahl, spielt vor allem das konkrete Vermessen der Person des Jobsuchenden eine zentrale Rolle. Im Rahmen der aktuellen Diskussionen zum Job-Matching soll das Schaffen einer entsprechenden Datengrundlage das Zusammenführen zwischen Jobsuchenden und Arbeitsmarkt erleichtern.

Welche unterschiedlichen Matching-Verfahren gibt es?

Steigen wir also tiefer in die Welt der Matching-Verfahren ein. Welche Matching-Verfahren finden Anwendung?

Level basiertes Matching

Die einfachste und älteste Stufe des Matchings ist das sogenannte Level basierte Matching. Dafür sind keine komplexen oder rechenintensiven Algorithmen notwendig. Eine Datenerhebung erfolgt auf Bewerberseite durch Eingabe von Werten in Datenfelder. Diese können in der Regel mit „ja/nein“ oder konkreten Zahlenwerten beantwortet werden. Zum Beispiel bei der Frage nach dem Vorhandensein eines Führerscheins oder der Ausprägung einer speziellen Fähigkeit auf einer Skala von 0-10.

Das Matching ist der automatisierte Abgleich zwischen Eingabe der Bewerber und hinterlegtem Wunsch der Personaler. Die Übereinstimmung oder Abweichung kann dabei objektiv gemessen werden. Wobei zu beachten ist, dass Ergebniswerte durch Bewerber hierbei stark beeinflusst werden können.

Keywordbasiertes und semantisches Matching

Ein Teil der aktuellen Systeme setzt bei der Analyse von Lebensläufen auf keywordbasierte Technologie. Dabei werden Inhalte, wie die Programmierfähigkeit Java automatisiert als Begriff erkannt. Allerdings nur, wenn die Übereinstimmung 100% ist. Nicht erkannt wird die Übereinstimmung von Begriffen wie beispielsweise „Personalleiter“ und „Leiter Personal“.

Ein semantisches Matching würde hingegen nicht die Begriffe an sich, sondern die dahinter stehende Wortbedeutung analysieren und vergleichen. Diese Systeme erkennen zusätzlich zu den eben genannten Begriffen  auch Ähnlichkeiten und Übereinstimmungen mit Bezeichnungen wie „Head of HR“ oder „CHRO“ (Chief Human Resources Officer).

Semantische Suchalgorithmen müssen sich das Hintergrundwissen zu Jobtiteln, Funktionen und Karrierepfaden allerdings erst aneignen. Aktuelle Varianten lernen mit der Zeit dazu und verbessern sich mit der Menge der analysierten Daten.

Auch für das semantische Matching gilt, dass Bewerber durch bewusste Verwendung von Begriffen in Lebensläufen eine Optimierung der Auswahlergebnisse selbst vornehmen können. Dazu habe ich bereits in einem Beitrag gebloggt.

Typisierung

Beim Matching-Verfahren der Typisierung geht es um die Erstellung und Zuordnung von Bewerbern zu Persönlichkeitstypen. Dabei werden vom Mitarbeiter-suchenden Unternehmen alle für die jeweilige Stellenbesetzung notwendigen und wünschenswerten Kenntnisse, Fähigkeiten und Charakterzüge in einem Persönlichkeitstypus zusammengefasst. Gegen diesen wird gematcht. Auf Seiten der Bewerber kommt ein Testverfahren zum Einsatz, das eine Persönlichkeitseinschätzung vornimmt. Das Testergebnis wird sodann einem der festgelegten Persönlichkeitstypen zugeordnet.

Eine Typisierung ist im Vergleich zu den oben genannten Verfahren vergleichsweise objektiv, da die Bewertung und Zuordnung zu einem Typus durch das Verfahren selbst erfolgt.

Qualität hängt vom hinterlegten Typisierungs-Verfahren ab

Aber auch hier steht und fällt das Gesamtergebnis mit der Qualität des in der Software hinterlegten Verfahrens. Häufig wird der sogenannte MBTI, der Myers-Briggs-Typenindikator verwendet. Allerdings wird selbst dieser bekannte Test von der wissenschaftlichen Psychologie kritisiert. Die Persönlichkeitstypen überschneiden sich häufig und eine Zuordnung bei der gleichen Person kann stark schwanken. Eine weite Verbreitung von Verfahren ist nicht zwangsläufig ein Indiz für hohe Validität.

Matchingverfahren mit psychologisierten Fragebögen

Basis für dieses Verfahren sind personalpsychologische Fragebögen. Damit wird die Arbeitspersönlichkeit der Bewerber einerseits und das Anforderungsprofil der Unternehmen andererseits bestimmt. Durch das Verfahren wird die individuelle Übereinstimmung von persönlichen Fähigkeiten sowie die Motivation im Kontext zur entsprechenden Stelle quantifiziert.

Der Unterschied zum Typisierungs-Verfahren liegt darin, dass keine pauschale Zuordnung zu einem vordefinierten Typen erfolgt. Vielmehr entstehen individuelle Teilergebnisse in verschiedenen Kategorien, was eine wesentlich höhere Trefferquote ermöglicht.

Im sogenannten TMS-Verfahren (Team Management System) beispielsweise werden Arbeitspräferenzen ermittelt und quantifiziert. Ziel ist nicht eine Aussage, der Bewerber sei Typ A oder Typ B, sondern hat persönliche Fähigkeiten im Bereich X oder Y. Dabei geht man davon aus, dass Bewerber in Arbeitsgebieten, die ihren Stärken und Neigungen entsprechen, bessere Arbeitsergebnisse erzielen und generell zufriedener sind. Positiver Nebeneffekt: Auch in Teilbereichen, in denen auf Basis des Testverfahrens nur wenige Fähigkeiten und Neigungen ermittelt werden, können gute Arbeitsergebnisse entstehen. Es geht eben nicht um ein entweder-oder, sondern um ein sowohl-als-auch beziehungsweise ein leichter und weniger leicht.

Akzeptanz der Bewerber als Grundlage aller Verfahren

Egal welche Messverfahren oder Kombinationen daraus für ein Bewerbermatching eingesetzt werden: Der Wille der Bewerber, sich entsprechend testen und „vermessen“ zu lassen, ist stets Voraussetzung. Da es alleine zu diesem Themenbereich sehr viel zu sagen gibt, kündige ich hier bereits mindestens einen Folgeartikel an. Dann mit sehr viel Praxisbezug und dem klassischen Vorgehen meiner berühmten (berüchtigten?) Produkttests.

Wer sich weiter mit diesem Thema beschäftigen möchte, dem empfehle ich die sehr ausführlichen Darstellungen meines Blogger-Kollegen Jo Diercks.

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