Die demografische Entwicklung stellt Unternehmen vor eine der größten Herausforderungen der kommenden Jahre: Wie können Unternehmen das wertvolle Wissen der Babyboomer bewahren und gleichzeitig dem Fachkräftemangel begegnen? Bis 2036 werden rund 20 Millionen Erwerbstätige in Rente gehen, was zu einem dramatischen Verlust an Fachwissen führen wird. Dies betrifft vor allem die Personalentwicklung, die vor der Aufgabe steht, sowohl Wissen zu sichern als auch neue Talente schnell und effektiv zu integrieren.
Künstliche Intelligenz (KI) hat das Potenzial, diesen Übergang zu unterstützen, indem sie Wissenslücken schließt und den erfolgreichen Wissenstransfer für jüngere Generationen gestaltet, sagt Gastautor Norman Hartmann.
Wissen muss gesichert werden – aber wie?
Unternehmen müssen das Wissen ihrer langjährigen Mitarbeitenden schnell und effizient dokumentieren. Doch der Prozess muss mehr bieten als nur das bloße Aufzeichnen von Informationen. Die Herausforderung liegt darin, dieses Wissen so bereitzustellen, dass es im Arbeitsalltag sofort genutzt werden kann und auf jüngere Generationen zugeschnitten ist.
KI spielt hier schon heute eine Schlüsselrolle: Sie ermöglicht es, Wissen direkt im Arbeitsprozess zu erfassen und in verschiedene Formate umzuwandeln.
Wie sieht das in der Praxis aus?
Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeitender benötigt Unterstützung bei der Maschinenwartung und wendet sich an ein erfahrenes Teammitglied, das die Anfrage im System hinterlegt. Die KI schlägt vor, den Wartungsprozess per Video aufzuzeichnen. Nach dem Upload erstellt sie automatisch ein Skript, das den Ablauf detailliert beschreibt. Bei ähnlichen Problemen kann das System künftig direkt auf das Video oder die Anleitung verweisen – so bleibt wertvolles Wissen erhalten und jederzeit abrufbar. Dies reduziert Fehler und senkt die Wartungskosten.
Auf diese Weise wird die Wissensdokumentation in den natürlichen Workflow integriert.
Flexibles Wissensmanagement gestalten
KI ermöglicht also mehr als nur die Sicherung von Wissen. Sie hilft auch dabei, Lerninhalte genau dann bereitzustellen, wenn sie benötigt werden – individuell angepasst an die jeweiligen Bedürfnisse der Mitarbeitenden. KI wandelt beispielsweise Videos automatisch in Text, Audio oder interaktive Formate wie AR/VR-Inhalte um.
Unternehmen müssen keine generischen Inhalte mehr einkaufen, die nicht auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Stattdessen können sie maßgeschneiderte Lernressourcen für ihre Belegschaft erstellen, die direkt in den Arbeitsalltag integriert werden.
Diese dynamischen Lernformate eröffnen neue Möglichkeiten für die Personalentwicklung. Mitarbeitende lernen im „Training on the job“ und erwerben so kontinuierlich neue Fähigkeiten, die sie in ihrer täglichen Arbeit benötigen. Für HR-Verantwortliche bedeutet dies, dass eine personalisierte Lernumgebung geschaffen wird, die den individuellen Entwicklungsbedürfnissen gerecht wird.
Besonders in Zeiten von Betriebsratsmitbestimmung und den strengen Anforderungen der DSGVO müssen Unternehmen natürlich darauf achten, dass die Inhalte sicher und regelkonform erstellt werden. KI-Lösungen bieten hier die notwendige Flexibilität beispielsweise durch die automatische Entfernung von Gesichtern aus dem Video oder durch die Generierung eines neuen Videos mit gezeichneten Personen.
KI als Unterstützung, nicht als Überwachung
Ein häufiges Missverständnis bei der Einführung von KI in Unternehmen ist die Vorstellung, dass KI als Überwachungsinstrument fungiert. Für die Akzeptanz der Mitarbeitenden ist es entscheidend, dass KI als unterstützendes Werkzeug wahrgenommen wird, das den Arbeitsalltag erleichtert, anstatt Kontrolle auszuüben. Wenn KI dazu verwendet wird, den Wissenstransfer zu erleichtern, das Lernen zu individualisieren und Prozesse zu optimieren, kann sie von den Mitarbeitenden als wertvolle Hilfe anerkannt werden.
Die Integration von KI in bestehende HR-Systeme – sei es im Onboarding, der Kompetenzentwicklung oder der kontinuierlichen Weiterbildung – muss daher mit Bedacht erfolgen. Es ist wichtig, dass der Mensch als Kontrollinstanz erhalten bleibt und KI nicht die Rolle des Entscheidens übernimmt.
Die sogenannte „Human-in-the-Loop“-Philosophie sollte in der Personalentwicklung eine zentrale Rolle spielen: KI ergänzt die menschliche Expertise und macht Prozesse effizienter, ohne sie zu ersetzen.
Nachhaltige Lern- und Entwicklungsstrategien
Die klassischen Methoden der Weiterbildung, wie feste Trainingsprogramme oder Mentorensysteme, sind nicht mehr zeitgemäß. Unternehmen müssen flexibel auf die Lernbedürfnisse ihrer Mitarbeitenden reagieren und dynamische Lernformate entwickeln. Hier bietet KI einen entscheidenden Vorteil: Sie ermöglicht es, Lerninhalte in Echtzeit bereitzustellen, sei es beispielsweise durch kurze Erklärvideos, interaktive Module oder sogar Augmented-Reality-basierte Schulungen.
Diese individuell zugeschnittenen Formate bieten Mitarbeitenden genau das Wissen, das sie im jeweiligen Moment benötigen. Das Lernen wird somit effizienter, und der Wissensaufbau kann schneller und gezielter erfolgen. HR-Abteilungen können so eine zukunftsfähige Lernstrategie entwickeln – und das ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand, wenn die Dokumentation im Workflow direkt integriert wird.
Kompetenzplanung für eine zukunftsfähige Personalentwicklung
In Zukunft wird es nicht mehr nur darum gehen, Arbeitskräfte zu verwalten, sondern deren spezifische Kompetenzen gezielt zu planen und sicherzustellen, dass die richtigen Fähigkeiten zur richtigen Zeit verfügbar sind. Angesichts des Fachkräftemangels und der bevorstehenden Pensionierungswelle wird eine kompetenzorientierte Planung unerlässlich.
Künstliche Intelligenz bietet hierbei wertvolle Unterstützung: Durch intelligente Lösungen lässt sich das Management von Kompetenzen mit der effizienten Steuerung von Arbeitsprozessen verbinden.
Führungskräfte können somit gezielt auf das Kompetenzprofil ihrer Mitarbeitenden zugreifen und so passende Entscheidungen treffen, um die richtigen Mitarbeiter:innen für spezifische Aufgaben oder Projekte auszuwählen.
KI als Schlüssel für flexibles Wissensmanagement
Die Einführung von KI-Technologien stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen – insbesondere, wenn es darum geht, das Wissen der Babyboomer zu sichern und gleichzeitig den Fachkräftemangel zu bewältigen. KI bietet eine effiziente Möglichkeit, diese Wissenslücken zu schließen und die Arbeitsprozesse zu optimieren. Sie ermöglicht nicht nur eine schnelle und flexible Bereitstellung von Lerninhalten, sondern sorgt auch dafür, dass der Wissenstransfer langfristig und nachhaltig erfolgt.
Der Erfolg einer KI-Implementierung hängt jedoch nicht nur von der Technologie selbst ab, sondern auch von der Art und Weise, wie diese Technologie in die Unternehmenskultur integriert wird. KI muss als Partner im Arbeitsprozess verstanden werden, der den Mitarbeitenden hilft, ihre Aufgaben effizienter zu erledigen, und nicht als Kontrollinstanz wahrgenommen werden.
Für HR-Abteilungen bedeutet dies, dass sie eine Lösung finden müssen, die nicht nur die benötigten Kompetenzen sichert, sondern auch eine kontinuierliche und nachhaltige Weiterentwicklung der Mitarbeitenden ermöglicht.
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