Praxisleitfaden Homeoffice und mobiles Arbeiten: Tipps für Remote Work

Das Thema Homeoffice und mobiles Arbeiten oder auch Remote Work geriet durch die Corona-Pandemie schlagartig in den Fokus vieler Unternehmen. Während ein Teil davon souverän auf eine digitale Zusammenarbeit umstellte, erkannten andere eine Vielzahl von unbeantworteten Fragen. Mit dem Ende der „Homeoffice-Pflicht“ stehen Organisationen jetzt vor der Frage, wie viel virtuelle Zusammenarbeit auch zukünftig beibehalten wird. Ein Praxisleitfaden zu rechtlichen Fragestellungen, aber auch zu organisationalen Themen wie Führung und Kollaboration kann helfen.

Begriffswirrwarr Homeoffice, mobile Arbeit und Remote Work

Es beginnt bereits bei der Bezeichnung für den Zustand, wenn Beschäftigte nicht mehr im Unternehmensgebäude ihrer Arbeit nachgehen, sondern räumlich getrennt agieren.

Die Unterscheidung, um was es sich im Einzelfall handelt, hat dabei höchste praktische Relevanz. Denn davon hängen auch rechtliche Ansprüche, Pflichten und Vorschriften zur Kostentragung ab.

Wissen Sie also, ob Ihre Mitarbeitenden im Homeoffice arbeiten oder doch eher Remote Workers sind?

Rechtliche Vorgaben zu Länge und Dauer der Arbeitszeit

Mit Blick auf einen erhöhten Grad an Eigenständigkeit und Selbstorganisation der Beschäftigten bei mobiler Arbeit sowie im Homeoffice, stellen sich eine Reihe von Fragen rund um das Thema Arbeitszeit.

• Welche Arbeitszeiterbringung wird geschuldet?
• Wie wird die tatsächlich erbrachte remote Arbeitszeit gemessen?
• Welche Freiheiten bestehen in Punkto Lage der Arbeitszeit?
• Was gilt in Punkto Höchstarbeitszeit sowie bewusste Nichterreichbarkeit?

Schutzpflichten des Arbeitgebers bei Homeoffice und Remote Work

Virtuelle Zusammenarbeit stellt Personalverantwortliche vor eine zusätzliche Herausforderung. Wie können Schutzpflichten, unter anderem nach den Regelungen in

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG)
• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV)
• Betriebssicherheitsverordnung
• unternehmenseigenen Betriebsvereinbarungen und Tarifverträgen

eingehalten und nachgewiesen werden? Und was ist darüber hinaus mit der klassischen Gefährdungsbeurteilung?

Wie muss Arbeit im Homeoffice oder remote organisiert werden?

Die Erfolgsfaktoren für gelungene virtuelle Zusammenarbeit im Homeoffice oder remote sind vielfältig. Das fängt bereits mit der passenden Ausstattung von Räumlichkeiten an, geht weiter zur IT-Ausstattung und endet bei betrieblichen Prozessen.

Wie generell bei der digitalen Transformation gilt auch in Punkto Remote Work, dass Prozesse genau betrachtet werden müssen. Analoge Prozesse, die in einer Zusammenarbeit an einem gemeinsamen Arbeitsort funktioniert haben, müssen digital neu gedacht oder zumindest kritisch hinterfragt werden.

Führung und Kommunikation bei Homeoffice und Remote Work

Aber selbst wenn die Businessprozesse über Kollaborationstools technisch optimiert wurden, kann die remote Zusammenarbeit mit Beschäftigen noch scheitern. Denn viele Unternehmen beschäftigen sich beim Thema mobile Arbeit zwar intensiv mit IT und Infrastruktur, vergessen aber dabei Führung und Kommunikation.

Einer der wesentlichen Tipps zum Thema Führung ist eine Anpassung des Mindsets:

Akzeptieren Sie als Führungskraft möglichst schnell Ihre Angst vor „Kontrollverlust“!

Oder anders ausgedrückt: Wer heute als Führungskraft ausschließlich mit einem „Command & Control“ Mindset unterwegs ist, misstraut seinen Beschäftigten im Homeoffice schnell. Allerdings sagt dies mehr über die Tauglichkeit der Führungskraft als über die remote Mitarbeitenden aus.

Führung auf Distanz bedeute nicht Regellosigkeit! – Es sind nur andere Regeln.

Andere Regeln bei Führung auf Distanz

Arbeit im Homeoffice oder Remote Work allgemein bedarf neuer Regeln. Führung auf Distanz macht den notwendigen Switch von transaktionaler Führung hin zu transformationaler Führung viel deutlicher.

Auch spielt das Thema Selbstführung beziehungsweise Selbstmanagement eine deutlich größere Rolle. Denn Führungskräfte, die selbst schlecht organisieren können oder auch unpassendes „Micro-Management“ betreiben, werden remote schnell an ihre Grenzen kommen. Tatsächliches erfolgreiches Vorleben spielt eine nicht zu unterschätzende Rolle dabei.

Konkrete Praxistipps für Videokonferenzen

Um ein wenig konkreter zu werden und ein paar Praxistipps aus dem Leitfaden Homeoffice und mobiles Arbeiten einzubinden:

Tools für Videokonferenzen gibt es eine ganz Reihe auf dem Markt. Die Bedienung ist weitgehend intuitiv. Dennoch gibt es eine Reihe von Fragestellungen, wie Videokonferenzen erfolgreich eingesetzt werden können.

• Welche Länge sollten Videokonferenzen haben?
• Soll die Übertragung des Bildes dauerhaft erfolgen oder nur selektiv? Falls Letzteres, nach welchen Kriterien richtet sich dies?
• Was bewirken virtuelle Hintergründe versus Einblicke in den realen Raum hinter der Person am Monitor?
• Wie können Videotools zur Abstimmung genutzt werden.

Dazu ein Auszug aus dem Praxisleitfaden: Die Praxistipps für Videokonferenzen via automatisierter Rezension auf Soundcloud:

Kommunikation beim virtuellen Onboarding oder Konflikten

Spezialfälle stellen sicherlich Anlässe wie das Onboarding neuer Teammitglieder oder auch Konflikte im Team dar. Hier gelten besondere Regeln für die Kommunikation. Der persönliche Kontakt auf Augenhöhe ist dabei deutlich wichtiger als hohe Autonomie. Trotzdem sind auch rein virtuelle Einarbeitungen sehr gut möglich, wie diverser Erfolgsbeispiele gezeigt haben.

Gibt es Konflikte oder stehen sogar Kündigungen im Raum, ist ein persönlicher Live-Kontakt von Vorteil. Professionelle Führung zeigt sich hier durch ein gesteigertes Maß an Flexibilität und beispielsweise „Walk & Talk“ als taugliche Methode.

Entgrenzung und Vertrauen ins Team und den Arbeitgeber

Räumliche Distanz benötigt eine andere Art von Nähe. Zum einen wollen die Team-Mitglieder weiterhin sichergehen, dass sie sich aufeinander verlassen können. Aber auch über Entfernungen hinweg muss der Informationsfluss so intensiv aufrechterhalten werden, dass die Beschäftigten im Homeoffice oder bei remote Arbeit das grundlegende Vertrauen in den Arbeitgeber behalten.

Denn aufgrund der örtlichen Trennung sind die Herausforderungen zur Aufrechterhaltung einer Teamkultur, die auf Vertrauen basiert, besonders groß. Werden Führungskräfte den dabei entstehenden Anforderungen nicht gerecht, entfernen sich Beschäftigte emotional vom Team – und letztlich auch vom Arbeitgeber. Die Bindungswirkung lässt nach. Und seien wir realistisch: Nirgendwo ist es leichter über einen Jobwechsel nachzudenken und mit anderen Arbeitgebern in Kontakt zu treten als in den heimischen vier Wänden.

Selbstwirksamkeit, Gesundheit und Resilienz

Führung bedeutet aber deutlich mehr. Sie betrifft auch Bereiche der Befähigung (engl. Enabling), der Steigerung der Selbstwirksamkeit sowie Aspekte der Gesundhaltung und der Stärkung der Resilienz.

Wie aber erkennen Führungskräfte insbesondere psychische Belastungen über die Distanz hinweg? Welche Tipps gibt es, den Blick besonders auf die emotionale Situation der Mitarbeitenden zu schärfen, ohne dabei in unangemessene Überwachungsfantasien zu verfallen?

Der Praxisleitfaden gibt hier nicht zuletzt wertvolle Hinweise, auch zum Thema Bewegung und Sport, Achtsamkeit und Entspannung sowie Ernährung. Homeoffice und mobile Arbeit wird somit ganzheitlich betrachtet

Die Zukunft der Arbeit ist hybrid

Das Ende der „Homeoffice-Pflicht“ ist nicht das Ende von mobiler Arbeit und dem Homeoffice. Vielmehr ist es der Beginn einer deutlich professioneller gestalteten Arbeit auf Distanz. Organisationen haben jetzt die Möglichkeit zusammen mit ihren Betriebspartnern praxistaugliche Lösungen zu erarbeiten und vereinbaren, um auch zukünftig die vielen Vorteile von Remote Work zu nutzen. Und gleichzeitig Nachteile zu minimieren.

Vermutlich wird es weder das eine noch das andere Extrem in Reinform geben. Die Zukunft der Arbeit ist vermutlich hybrid. Nicht nur in dem Sinne, dass ein Teil der Beschäftigten vor Ort und ein anderer Teil über Distanz arbeitet. Nein, auch was den Wechsel zwischen beispielsweise Homeoffice und Arbeit im Unternehmensgebäude angeht.

Flexibilisierte Arbeitsmodelle oder sogenannte Activity Based Working Szenarien halten bereits jetzt Einzug in die Unternehmen. Zukünftig besteht bei einer Vielzahl von Unternehmen die Chance für die jeweilige Tätigkeit die beste Arbeitsform sowie den passenden Arbeitsort selbst zu bestimmen.

Zugegebenermaßen lässt sich jedoch nicht jede Arbeit auch remote ausführen. Und auch sogenannte Deskless Workers können ihre Tätigkeiten nicht 1:1 mobil ausführen.

In meinem Beitrag „Homeoffice forever“ habe ich zudem die Frage beantwortet, welche Vorteil und Nachteile eine (dauerhafte) Arbeit in den eigenen vier Wänden mit sich bringt.

Bedeutet Homeoffice und remote Arbeit schon New Work?

Schon zu Corona-Pandemie Zeiten wurde Homeoffice pauschal als New Work angepriesen. Dabei hatte das behelfsmäßige „Arbeiten“ am heimischen Küchentisch zwischen zu betreuenden Kleinkindern, Homeschooling und Haustier häufig eher etwas von Notlage als von Produktivität.

Insofern noch einmal die Klarstellung:
Homeoffice oder mobile Arbeit hat nicht zwangsläufig etwas mit New Work zu tun.

Aber professionell organisierte Remote Work kann einen Teil der verschiedenen Aspekte rund um Selbstorganisation und Freiheit voranbringen. Zumindest wenn man die New Work Charta als Grundlage heranzieht.

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Egal auf welcher Körnung Sie ins Thema mobile Arbeit und Homeoffice einsteigen:

Der Praxisleitfaden von Rechtsanwalt Christian Beck und Persoblogger Stefan Scheller hilft Ihnen dabei.