Der digitale Versand von Lohnabrechnungen gehört heute zum Standard digitaler Buchführung. Dennoch zögern viele Unternehmen, die SAP für ihre Entgeltabrechnung einsetzen. Die Gründe sind wenig nachvollziehbar, weil es sowohl rechtlich als auch technisch ausgereifte Lösungen dafür gibt. Michael Gehling, d.velop AG, zeigt in seinem Advertorial wie es geht.
Effiziente Prozesse sind in der Lohnabrechnung das A&O
Effiziente Prozesse sind für jede Organisation essenziell. Organisationen, die SAP SuccessFactors und SAP HCM als zentrale Systeme nutzen, können durch gezielte Integrationen ihre HR-Prozesse in drei wichtigen Bereichen deutlich verbessern:
- Digitaler Versand von Dokumenten direkt aus SAP an Mitarbeitende
- Revisionssichere Archivierung von Dokumenten direkt aus SAP
- Applikationsübergreifender Zugriff auf alle prozessrelevanten Dokumente
Im Folgenden zeige ich anhand der digitalen Lohnabrechnung in SAP, wie sich diese Optimierungen in der Praxis umsetzen lassen.
Digitaler Versand von Lohnabrechnungen direkt aus SAP
Oft besteht Unsicherheit, ob Lohnabrechnungen digital bereitgestellt oder weiterhin in Papierform zugestellt werden müssen. Die gute Nachricht: Die digitale Zustellung von Lohnabrechnungen direkt aus SAP ist ohne rechtliche Bedenken möglich, solange die Abrechnung in Textform vorliegt.
Der Versandprozess läuft in wenigen Schritten ab:
- Die Lohnabrechnungen werden in SAP erstellt und über den Druckstrom an die digitale Zustellplattform, die d.velop postbox übermittelt.
- Die Plattform trennt die Dokumente anhand der Personalnummer und sendet sie in die digitalen Postfächer der Mitarbeitenden.
- Mitarbeitende erhalten beim Empfang der Lohnabrechnung eine Benachrichtigung per E-Mail oder Push-Nachricht und haben zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf zugestellte Dokumente über den Browser oder in der Postbox-App.
Dieser automatisierte Prozess reduziert erheblich den manuellen Aufwand, spart Druck- und Portokosten und schont gleichzeitig die Umwelt.
Vorteile der digitalen Postzustellung aus SAP
Die direkte digitale Zustellung aus SAP bringt zahlreiche Vorteile:
- Prozessoptimierung: Die digitale Zustellung entlastet die HR-Abteilung und spart wertvolle Zeit in der Dokumentenverwaltung.
- Kosteneinsparungen: Der Verzicht auf physische Zustellung senkt Druck- und Versandkosten.
- Sicherheit: Dokumente werden verschlüsselt übertragen und sind per Zwei-Faktor-Authentifizierung gesichert.
- Transparenz: Der Zustellnachweis ermöglicht eine klare Übersicht, wann und von wem Dokumente empfangen wurden.
Revisionssichere Archivierung direkt aus SAP
Die Integration des Dokumentenmanagementsystems d.velop documents in SAP bietet eine revisionssichere Archivierung, die eine zentrale und gesetzeskonforme Speicherung aller Gehalts- und Personaldokumente ermöglicht. Diese Lösung ermöglicht es, Dokumente aus SAP heraus strukturiert zu speichern, unabhängig davon, ob es sich um Abrechnungen, Steuerbescheinigungen, Vertragsunterlagen oder E-Mails handelt. Durch ISO- und PS880-Zertifizierungen erfüllt die revisionssichere Archivierung höchste Sicherheitsstandards. Dokumente stehen jederzeit und für berechtigte Mitarbeitende digital zur Verfügung – auch außerhalb des SAP-Systems.
Applikationsübergreifender Zugriff auf prozessrelevante Dokumente
Durch die Integration eines zentralen Archivs, das sowohl SAP-Daten als auch externe Informationen bündelt, profitieren Anwender:innen von einer effizienten, applikationsübergreifenden Suche. Über die SAP-Schnittstelle von d.velop lassen sich Metadaten im DMS ablegen und abrufen, was eine schnelle Dokumentensuche ermöglicht. Die standardisierten Ablagestrukturen und die Darstellung kompletter Akten auf einen Blick verbessern die Transparenz und erhöhen die Effizienz im täglichen Workflow.
Fazit: Effiziente HR-Prozesse für die Zukunft
Die Digitalisierung des HR-Prozesses und die Integration eines DMS in SAP bieten entscheidende Vorteile für eine moderne, effiziente HR-Abteilung. Organisationen erhalten medienbruchfreien Zugriff auf Dokumente und entlasten ihr HR-Team, das sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren kann. Die nahtlose Integration in bestehende SAP-Lösungen sorgt für Flexibilität und Anpassbarkeit.
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- Digitale Postfächer für Mitarbeitende: Medienbrüche entfallen, Zustellnachweise werden dokumentiert, und Porto sowie manueller Aufwand werden gespart.
- Rechtssichere Archivierung: Erfüllt GoBD-Sicherheitsanforderungen und spart Speicherkosten.
- Volltextsuche: Ermöglicht die Suche nach Dokumenten und Informationen in allen Unternehmenssystemen.
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