Online Bewerber zur Anlage eines Accounts verpflichten – oder lieber doch nicht?

Unternehmen stehen bei der Einführung von Bewerbermanagement-Systemen (ATS) vor der Frage, ob sie Bewerber bei der Erfassung einer Online-Bewerbung zur Anlage eines persönlichen Accounts verpflichten sollen. Zahlreiche Vorteile liegen auf der Hand. Einhergehend mit beachtlichen Risiken. Eine sehr praxisbezogene Betrachtung.

Bewerbermanagementsystem statt Excel und Co

Im Zeitalter der digitalen Transformation sowie rechtlichen Regelungen wie dem Datenschutzgesetz oder der DSGVO ist analoges Bewerbermanagement keine ratsame Alternative mehr. Insbesondere mit Blick darauf, dass bereits eine Reihe kostenloser Versionen von ATS-Systemen via Cloud eingesetzt werden können.

Was ist Recruitern beim Einsatz eines Bewerbermanagementsystems wichtig?

Das Institute for Competitve Recruiting (ICR) von Wolfgang Brickwedde untersucht fortlaufend Bewerbermanagementsysteme und befragt deren Nutzer. In der 2019er Befragung zeigen sich erstaunliche Ergebnisse.

Was Recruitern an Bewerbermanagementsystemen wichtig ist - Studie ICR 2019
Quelle: ICR Website E-Recruiting Studie 2019

Zwar ist es nicht verwunderlich, dass rechtliche Rahmenbedingungen im Bereich Datenschutz von Personalern einheitlich als besonders wichtig eingestuft werden. Das ist letztlich auch die einzig sozial erwünschte Antwort auf diese Frage. Dass die Nutzerfreundlichkeit für Bewerber hinter die Nutzerfreundlichkeit für die Recruiter gestellt wird, ist hingegen durchaus bemerkenswert.

Was ist Bewerbern bei der Nutzung eines Bewerbermanagementsystems wichtig?

Ein Blick auf die aktuelle Studie Digital Candidate Journey 2019/2020 zeigt, dass sich Studierende vor allem eine einfache und schnelle Bewerbungsmöglichkeit wünschen. Beispielsweise über eine sogenannte One-Click-Bewerbung auf Basis eines Social Media Profils bei XING oder LinkedIn.

Studie-Digital-Candidate-Experience-einfache-Bewerbung
(c) Studie Digital Candidate Experience 2019/2020: One-Click-Bewerbung

Ist also die verpflichtende Anlage eines Accounts für Bewerber damit Tabu?

Auf Basis dieser Studienergebnisse, die so oder ähnlich auch durch andere Befragungsergebnisse bestätigt werden, könnte man meinen, die Pflicht zum Anlegen eines Bewerber-Accounts im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses sei damit automatisch vom Tisch.

Allerdings würde das der durchaus komplexeren Realität nicht gerecht werden.

Was gegen einen Pflicht-Account für Bewerber spricht

Lassen Sie uns im Rahmen der Analyse mit den Gründen beginnen, die gegen die Verpflichtung von Bewerbern spricht, einen persönlichen Account im ATS anzulegen.

Passwörter können nerven, die Candidate Experience leiden

Einen Bewerber-Account anzulegen bedeutet auch die Definition eines Passworts. So sehr Passwörter hilfreich sind, so sehr nerven sie oft. Heute will nahezu jede Plattform für jeden Service ein eigenes Passwort. Häufig mit unterschiedlichsten Passwort-Richtlinien.

Vor allem wenn das Passwort für einen solchen Account vergessen wurde oder gerade nicht zur Hand ist, startet der übliche Passwort-Zurücksetzen-Prozess. Besonders ärgerlich wird es, wenn dann strenge Spam-Richtlinien von Mail-Postfächern eine schnelle Zusendung der Reset-Links verkomplizieren.

Keine dauerhafte Nutzung eines Bewerber-Accounts beabsichtigt

Wer sich bewirbt, möchte zudem nur in den seltensten Fällen in der Rolle Bewerber mit dem Unternehmen dauerhaft im Kontakt stehen und einen solchen Account nutzen. Um so mehr gilt das, wenn unterschiedliche Bewerbungen an zahlreiche Arbeitgeber versendet werden. Bewerbern hier einen Koordinationsaufwand zuzumuten, kann man machen. Muss man aber nicht.

Das Risiko von Bewerbungsabbrüchen steigt

Je stärker eine Branche über einen Bewerbermangel klagt oder gar einen regelrechten Fachkräftemangel ausruft, desto bedachter sollten Pflicht-Accounts eingesetzt werden. Denn die folgerichtige Überlegung von Unternehmen, die insbesondere sogenannte Engpasszielgruppen wie zum Beispiel im Bereich IT einstellen wollen, lautet: Senke die Hürden für eine Bewerbung auf das absolute Minimum!

Da hilft auch der Glaube an die Unwiderstehlichkeit der eigenen Arbeitgebermarke nichts, den einige Personalverantwortliche an den Tag legen. Sätze wie „Die Bewerber sollen sich ruhig etwas anstrengen, damit wir sicher sein können, dass sie auch wirklich zu uns wollen.“ gehören der Denkweise längst vergangener Tage an. Augenhöhe geht anders.

Will heißen: Auch Unternehmen müssen sich heute ins Zeug legen, um Bewerber zu gewinnen. Und der Erfolg beginnt wie so oft mit dem richtigen Mindset.

Was für die Pflicht zur Anlage eines Bewerber-Accounts spricht

Deutlich vielschichtiger sind die Überlegungen, die für eine verpflichtende Anlage eines persönlichen Accounts im Rahmen der Online-Bewerbung sprechen.

Nachlieferungen sowie die eigenständige Anpassung der Unterlagen werden möglich

Was auf Personaler-Seite „post and pray“ heißt, nennt man auf Bewerberseite „fire and forget“. Gemeint ist das Versenden von Bewerbungsunterlagen und das Warten auf Antwort durch das Unternehmen. Doch manch einem Bewerber fällt zu spät auf, dass er besser doch im Anschreiben das korrekte Unternehmen eintragen sollte. Typischer copy&paste Fauxpas.

Oder aber die Recruiting-Abteilung sendet eine Nachricht an die Bewerberin, sie möge bitte noch eine Aussage zur Lücke im Lebenslauf nachliefern. Möglicherweise haben Bewerber zwischenzeitlich eine weitere Prüfung bestanden und ein vorzeigbares Zeugnis erhalten, das sie nachliefern möchten.

Nunmehr können die Bewerber nicht mehr auf ihre Unterlagen Zugreifen mangels zugeordneten Accounts. Das Senden per E-Mail kann fehleranfällig sein. Auch ist nicht immer klar, ob die ergänzenden Unterlagen tatsächlich vom entsprechenden Bewerber stammen.

Löschen von Daten ist automatisiert möglich

Hat ein Bewerber einen persönlichen Account im Bewerbermanagementsystem des Unternehmens angelegt, kann er für gewöhnlich innerhalb des geschützten Bereichs seine Daten selbstständig und häufig vollautomatisiert löschen.

Gibt es keinen solchen Account, wird vor allem die Prüfung der Identität eines E-Mail-Schreibers, der Daten gelöscht haben will, für alle Seiten aufwändig. Unternehmen sind gut beraten, hier sehr sorgfältig vorzugehen. Schon die Bestätigung, dass tatsächlich eine Bewerbung der Person X im System vorhanden ist, kann zum Datenschutzproblem werden. Zumindest dann, wenn der Absender dieser Löschaufforderung nicht der eigentliche Bewerber ist.

Sie halten das für einen konstruierten Fall? Wenn Sie wüssten, was in der Recruiting-Praxis so alles passiert…

Aber selbst wenn es sich nicht um eine Identitätstäuschung handelt, erzeugt die Löschanforderung oft einen prozessualen Aufwand und ist zudem fehleranfällig. Hat der Personaler erst mal die Daten des vermeintlichen Thomas Mustermann gelöscht, ist die Erkenntnis einer Verwechselung besonders schmerzlich.

Duplikatsprüfung Bewerbungen

Duplikatsprüfungen bieten nicht nur Komfort für Personaler

Hat sich ein Bewerber einen Account im ATS eines Arbeitgebers angelegt, kann er diesen für weitere Bewerbungen nutzen. Im System ist damit sofort ersichtlich, dass es sich um einen Mehrfachbewerber handelt. Oder es ist -innerhalb der Löschfristen- klar, dass es sich um eine erneute Bewerbung handelt.

Personaler ersparen sich in diesem Fall eine aufwändige manuelle Duplikatsprüfung und können aus Sicht des Bewerbers professionell mit ihm kommunizieren.

Gibt es einen solchen Account nicht, müssten Personaler für den gleichen Effekt erst eine Duplikatsprüfung durchführen. Da manche Systeme nur Vornamen und Nachnamen zur Prüfung von Duplikaten, nicht aber das Geburtsdatum berücksichtigen, entsteht zusätzlicher manueller Aufwand.

Und wieder reden wir auch über Fehleranfälligkeit. Sollte Thomas Mustermann in der Kommunikation dann als Doppelbewerber geführt oder gar seine Bewerbungen im System zusammengefasst werden, sind Fehler nicht nur peinlich. Sie können bei exotischen Namengleichheiten tatsächlich sogar verraten, dass sich der Namensvetter ebenfalls beworben hat.

Unwahrscheinlich? Ja, aber auch solche Fälle kommen ab und an in Unternehmen vor.

Anzeige des Bearbeitungsstatus der Bewerbung im System möglich

Eine Reihe von Bewerbermanagementsystemen bietet Nutzern die Anzeige eines Bearbeitungsstatus ihrer Bewerbung. Diese Funktion kann dafür sorgen, dass sich Bewerbende (m/w/d) besser informiert und auf dem Laufenden gehalten fühlen.

Bekanntermaßen sind regelmäßige manuell auf den Weg gebrachte Zwischenbescheide via E-Mail generell persönlicher. Allerdings zahlen drei hintereinander versendete gleichlautende Standardnachrichten auch nicht unbedingt auf eine positive Candidate Experience ein.

Ein großes Aber an dieser Stelle. Manche Systeme bieten eh nur zwei Status (Achtung: Form ist korrekt. Es heißt nicht Stati!): „in Bearbeitung“ und „abgeschlossen“. Das hilft Bewerbern am Ende nicht wirklich weiter.

Werden Status (jetzt schreiben Sie es nie wieder falsch, oder?) weiter ausdifferenziert, beispielsweise „in Abstimmung Fachbereich“ oder ähnlich, bedarf es vor allem innerhalb des Unternehmens eines gut abgestimmten Prozesses. Insbesondere bei mehrfachem Hin- und Her zwischen Fachbereichen und Personal kann der entsprechende Status-Wechsel eher verwirren. Dies ist beispielsweise der Fall wenn Bewerbungen mangels optimaler Passung an benachbarte Fachbereiche abgegeben werden (Stichwort: umfassende Bewerbungsprüfung).

Dateien im geschützten Bereich bereitstellen

Ein häufig vorgebrachtes Argument zugunsten der Anlage eine persönlichen Bewerbungsaccounts ist die Möglichkeit zur Bereitstellung von Dateien im geschützten Bereich. Dies kann beispielsweise ein Vertragsangebot sein oder eine Vielzahl von Betriebsvereinbarungen mit Auswirkungen auf Vertragsinhalte. Oder allerlei Infos zu Benefits, die in Summe den E-Mail-Account von Bewerbern sprengen würden. Datenschutz und -sicherheit bei der Übertragung inklusive.

Vertrauliche Kommunikation innerhalb des Systems

Gleiches gilt für die innerhalb des Systems mögliche geschützte vertrauliche Kommunikation zwischen Bewerbern und Personalabteilungen. Zugegeben, das lässt sich auch mittels verschlüsselter E-Mail-Kommunikation lösen, birgt aber häufig mehr Aufwand bei der Etablierung geeigneter Verfahren.

Ist Freiwilligkeit der Anlage eines Bewerberaccounts die Lösung?

Prinzipiell ja. Insbesondere nach der Eingabe aller Daten und bei ausführlicher Information der Bewerber über die Vorteile eines solchen persönlichen Accounts, sind viele dann doch zur Anlage bereit.

Ein Teil der ATS-Systeme ist jedoch so designed, dass es nur ein komplettes Entweder-Oder gibt. Will heißen: Entweder Pflicht-Account für alle. Oder aber die oben als Vorteile genannten Funktionen und Optionen stehen überhaupt nicht zur Verfügung. Selbst wenn sich ein Teil der Bewerber freiwillig einen Account anlegt.

Insofern hat die hier aufgezeigte Diskussion durchaus praktische Relevanz und kann zu kontroversen Diskussionen im Unternehmen führen.

Fazit zur Frage „Sinn oder Unsinn von Bewerber-Accounts“

Festzuhalten bleibt, dass es für beide Ansichten Argumente gibt. Welche davon Sie als schlagend oder irrelevant einstufen, müssen Sie als Personalverantwortliche selbst entscheiden. Wichtig ist, die Auswirkungen zu kennen.

Sollten Sie sich für die verpflichten Anlage eines Accounts im Bewerbermanagementsystem entscheiden, sind Sie gut beraten, wenn Sie Bewerber ausführlich über die Vorteile informieren. Am besten bevor sie nach dem Klick auf den Bewerben-Button sich erstmal einer klassischen Eingabemaske gegenübersehen, die sie zum Einloggen auffordert beziehungsweise alternativ zur Anlage eines Accounts. Verschlossene Bereiche einer Website stellen per se eine Hürde oder Barriere für die Abgabe einer Bewerbung dar.

Umgekehrt können Sie aber auch Unverständnis des Bewerbers erzeugen. Nämlich dann, wenn er sich über die oben genannten Nachteile bei Verzicht eines Accounts ärgert.

Überlegen Sie daher gut, welchen Weg Sie gehen.


 

Stefan Scheller

Abbinder: Persoblogger Stefan Scheller

Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger betreibe ich diesen Blog und das gleichnamige HR-Portal für Praktiker. Als HR-Manager in einem IT-Unternehmen und Szene-Influencer, danke ich Ihnen für das Lesen meiner Beiträge und hören meines Podcasts.

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5 Antworten

  1. Am Besten ist der Fall: Man schickt eine Bewerbung per Mail ab, weil es so in der Stellenanzeige drin steht und bekommt als erste Antwort, dass man sich einen Bewerber-Account anlegen muss. Oftmals ist es aber so, dass man die Bewerbungsmail abschickt und danach sein E-Mail Programm schließt und was anderes macht und so was nach Stunden liest, weil es nirgendwo stand.

  2. Ein lesenswerter Kommentar ging an meinem Facebook-Posting durch RA Carsten Ulbricht ein (Zitat):
    „Der Zwang einen Account anzulegen ist datenschutzrechtlich durchaus problematisch. Da die Verarbeitung von Bewerberdaten oft über eine Einwilligung legitimiert wird, dürfte ein Zwang in diesen Fällen gegen das Gebot der Freiwilligkeit aus Par. 26 Abs. 2 BDSG verstossen. Damit wäre die Einwilligung unwirksam und die über Par. 26 Abs.1 BDSG hinausgehende Verarbeitung datenschutzwidrig.“

  3. Hallo Stefan,
    Danke für die endlich mal differenzierte Betrachtung dieser so ungeliebten „Bewerbungs-Hürde“.
    Unserer Erfahrung nach hilft ein Bewerber-Account, den Recruiting-Prozess digitalisiert und ohne Medienbruch zu gestalten, z.B. :
    – unvollständige Bewerbungen ergänzen, hast Du ja erwähnt
    – Stand der Bewerbung verfolgen, hast Du ja erwähnt
    – Die Terminplanung für Interviews/Vorstellungsgespräche kann hier stattfinden
    – Die Korrespondenz bleibt aus den E-Mail-Postfächern der Unternehmens-Mitarbeiter draußen, das ist gut für den Datenschutz
    – Mehr als eine Bewerbung bei einem Unternehmen sind gar nicht sooo selten, da macht es ein bereits vorliegendes Profil einfacher für den Bewerber
    – auch ohne Registrierung und Benutzer-Account empfiehlt sich für Unternehmen eine Verifizierung er E-Mail-Adresse, damit Korrespondenz korrekt ankommt oder „Spaß“-Bewerbungen ausgeschlossen werden. Das ist für den Bewerber ähnlich aufwändig wie das Erhalten eines Benutzer-Accounts.

    Die Option zur One-Click-Bewerbung und Einlesen der Profildaten in das Bewerbungsformular ist so eine Sache.
    1. Längst nicht alle Bewerber sind auf XING oder LinkedIn.
    2. XING hat diese Funktion erst kürzlich wieder ins Programm genommen, es war eine Zeitlang nicht verfügbar. In der Vergangenheit ist die Verbindung gerne mal „wackelig“ von XING-Seite aus gewesen, was zu Verdruss auf Unternehmenseite führt und damit zu einem zurückhaltenden Einsatz.
    3. LinkedIn hat im Moment eine sehr eingeschränkte Auswahl von 14 Bewerbermanagement-Systemen – fast ausschließlich amerikanische Anbieter – die überhaupt diese Funktion nutzen dürfen (bei mindestens 160 in Deutschland genutzten Systemen…). D.h. es liegt nicht immer an einem „will-nicht“ der Unternehmen….
    Liebe Grüße,
    Tania

    1. Guten Morgen Tanja,
      herzlichen Dank für Deine sehr guten inhaltlichen Ergänzungen.
      Wie Du schon erwähnt hast, wird das Thema (insbesondere) in Blogs oder anderen Medien stets recht einseitig betrachtet. Natürlich kann man sich konsequent die Bewerber-Brille aufsetzen, das ist legitim und oft sehr sinnvoll. Aber auch Bewerber wissen manchmal nicht, was ihre Entscheidungen bedeuten bzw. welche Auswirkungen sie haben. Sätze wie „hätte ich das gewusst, hätte ich mir einen Account angelegt“ sind gar nicht so selten.
      Ich bin gespannt auf die weitere Diskussion.
      Viele Grüße aus Nürnberg
      Stefan

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