Gibt es eine Art Active Sourcing Mindset? Was zeichnet eine solche Haltung dann aus? Wie unterscheidet sich ein Active Sourcing Mindset vom Recruiting Mindset? Können klassische Recruiter überhaupt gute Active Sourcer werden und umgekehrt?
Dieser Beitrag versucht Antworten zu geben, basierend auf meiner persönlichen Erfahrung.
Was genau ist Active Sourcing?
Zur Definition von Active Sourcing finden sich im Internet unterschiedliche Ausprägungen. Viele Aussagen dienen einem relativ oberflächlichen Verständnis und erschöpfen sich in Angaben wie „Systematisches Suchen und Finden geeigneter Kandidaten sowie aktive Ansprache“.
Aus meinem persönlichen Erleben beinhaltet Active Sourcing folgende Komponenten:
- Professionelles Steuern von Suchalgorithmen auf der Fährte digitaler Datenspuren hin zu potenziell zum Anforderungsprofil passenden persönlichen Profilen.
- Individualisierte Ansprache geeigneter Kandidaten (m/w/d) und kommunikatives Heranführen an das Unternehmen bis zur Einstellung.
- Aufbau eines umfangreichen Social Media Netzwerks und eigener Talentpools durch den Active Sourcer.
Gibt es eine Art besonderes Active Sourcing Mindset?
Ein klares und deutliches JA! Und um es gleich vorweg zu nehmen: ein professionelles Active Sourcing Mindset unterscheidet sich in zahlreichen Punkten deutlich vom klassischen Recruiting Mindset.
Die folgende, kürzlich von mir im Rahmen einer Kundenberatung entwickelte Tabelle, weist einige wesentlichen Unterschiede zwischen Active Sourcing und Recruiting aus.
Diese Unterschiedlichkeit hat folglich deutliche Auswirkungen auf Kompetenzen und das erforderliche Active Sourcing Mindset.
Die Zielgruppen von Recruitern und Active Sourcern unterscheiden sich
Recruiter arbeiten in der Regel mit bereits vorliegenden Bewerbungen. Darüber hinaus versuchen sie auf Veranstaltungen wie Karrieremessen weitere Bewerbungen zu generieren. Die meisten Kontakte sind dabei bereits mehr oder weniger aktiv auf Jobsuche.
Active Sourcing hingegen ist eine geeignete Methode, um vor allem passiv oder latent suchende sowie grundsätzlich gar nicht auf Jobsuche befindliche Zielgruppen zu adressieren. Mit Blick auf die immer enger werdende Jobsituation auf dem Arbeitsmarkt, vor allem bei Engpasszielgruppen und annähernd Vollbeschäftigung, wird der passive Arbeitsmarkt deutlich bedeutsamer.
Recruiter sind Prozess-Spezialisten, Active Sourcer sind Such- und Kommunikationsspezialisten
Der Recruiting-Prozess ist bei vielen Unternehmen hochgradig standardisiert. Über Ablaufdiagramme lassen sich die verschiedenen Stufen des sogenannten „Recruiting-Funnels“ (im Deutschen auch „Recruiting-Trichter“ genannt) gut darstellen. Eine hohe Prozesstreue ist bei der Bearbeitung im Recruiting das A und O.
Die Aufgabe im Recruiting lautet, eingegangene Bewerbungen möglichst effizient durch die nachfolgenden Stufen zu bringen:
- Vorauswahl durch den Recruiter
- Präsentation an Fachbereich und Entscheidung durch den Fachbereich
- Einladung zum Vorstellungsgespräch / Kennenlerngespräch (ggf. mehrere)
- Angebot
- Vertrag, Betriebsratsanhörung, Einstellung
Active Sourcer hingegen haben grundsätzlich erstmal lediglich einen Sourcingauftrag vorliegen, aber keine unmittelbaren Bewerbungen. Sie machen sich im Internet oder in Lebenslaufdatenbanken auf die Suche nach passenden Profilen. Auch wenn Active Sourcer natürlich ebenfalls gewisse Routinen durcharbeiten, ist ihr Vorgehen trotzdem weit weniger standardisiert.
Gesicherte Pfade beschreiten versus Forscher-Mindset
Active Sourcing verlangt eine Menge Knowhow hinsichtlich unterschiedlicher Suchmethoden. Sourcing Königin Barbara Braehmer nennt in einem Beitrag neun von ihnen und zeigt folgende Infografik dazu:
Massengeschäft versus Qualitätsgeschäft
Selbstredend geht es auch im klassischen Recruiting um eine Auswahl der bestmöglichen Bewerber. Hier müssen aber alle eingegangenen Bewerbungen erst ausführlich gesichtet und professionell bearbeitet werden. Im Active Sourcing werden nur diejenigen Profile eingehender gesichtet oder die dahinterstehenden Menschen kontaktiert, die besonders passend erscheinen. In Summe sind dies meist deutlich weniger.
Vollständige Bewerbungen versus Puzzlearbeiten
Recruiter in Unternehmen mit einem Online-Bewerbermanagement-System erhalten in der Regel bereits alle notwendigen Unterlagen über den vorgegebenen Bewerbungsprozess. Häufig ist der Eingangskanal dabei ein Online-Formular. Diese Bewerbungen können bereits teilautomatisiert über Algorithmen bearbeitet und vorsortiert werden.
Active Sourcer müssen sich Profile häufig erst über unterschiedliche Datenquellen zusammenstellen. Statt eines vollständigen Lebenslaufs (Stichwort „lückenlos“) finden Sie häufig nur ein Social Media Profil auf XING oder LinkedIn. In teils aufwändiger Puzzlearbeit werden weitere Datenspuren aus anderen rechtlich erlaubten Quellenhinzugefügt. Das Detektivspiel beginnt.
Standardisierte Kommunikation ist des Active Sourcers Tod
Erhalten Unternehmen mehrere Tausend Bewerbungen pro Jahr, wird Recruitern in den seltensten Fällen zugemutet, die Kommunikation mit Bewerbern individuell zu gestalten. Mailvorlagen unterstützen stattdessen bei allen Prozessschritten.
Im Active Sourcing können schon deswegen nur sehr begrenzt Textbausteine verwendet werden, weil der wichtigste Teil der Kontaktaufnahme die höchst individuelle Bezugnahme des Sourcers auf das jeweilige Profil des Kandidaten ist. Gehen Kandidaten davon aus, dass eine Ansprache durch Active Sourcer via Copy & Paste erfolgt, antworten sie oftmals gar nicht erst.
Hochprofessionelle Sourcer tasten sich zudem kommunikativ eher langsam vor und fallen nicht mit der Tür ins Haus bzw. winken sofort mit der vermeintlich unwiderstehlichen Stellenanzeige.
Insofern erfordert Active Sourcing bereits zu einem frühen Zeitpunkt hohe Kommunikationsfähigkeiten. Im Recruiting kommt diese meist erst im Rahmen der persönlichen Gespräche (oder in einem Vorab-Telefoninterview) zum Einsatz.
Die kommunikative Herausforderung beim Active Sourcing liegt darin, überhaupt erst einmal Aufmerksamkeit für die eigene Ansprache zu erhalten und dann Interesse beim Kandidaten zu wecken. Diese anspruchsvollen Schritte müssen im klassischen Recruitingprozess nicht bewältigt werden, da sich die Bewerber bereits explizit für eine konkrete Stelle interessieren.
Unterschiedliche Tools im Einsatz
Eines der Hauptwerkzeuge im Recruiting ist das Bewerbermanagementsystem, das in vielen kleinen Betrieben leider noch auf Excel oder ähnlicher Bürosoftware basiert. Zusammen mit Outlook oder Skype lässt sich ein Recruitingprozess damit bereits nahezu vollständig abwickeln.
Anders ist dies im Active Sourcing. Neben klassischer Websearch kommen spezielle Werkzeuge, zum Beispiel von Talentwunder oder auch der XING Talentmanager beziehungsweise der LinkedIn Recruiter zum Einsatz. Ergänzt werden Datenpools aus Lebenslauf-Datenbanken, die es mittlerweile bei sehr vielen Anbietern gibt, z.B. Get-in-IT, StackOverflow, StepStone, Monster oder Experteer.
Tools helfen jedoch nur dann wirklich, wenn sie mit einem hohen Maß an Sachverstand bedient werden. Zudem ändern sie sich häufig. Zum Beispiel wenn Plattformen wie XING ihren Suchalgorithmus verändern und Boolesche Operatoren massiv einschränken. Daher müssen Active Sourcer zusätzlich Tool-Profis sein, die immer „hart am Wind segeln“ sowie gut informiert sein.
Schneller Durchlauf versus längere Vorlaufzeiten
Während Recruiter grundsätzlich sofort beim Lesen einer Bewerbung zum Hörer greifen oder eine Gesprächseinladung versenden könnten, dauert das professionelle Aufspüren geeigneter Kandidaten möglicherweise etwas. Auch antworten passive Kandidaten oft weniger schnell, als aktiv Jobsuchende, die eine Kontaktaufnahme des Unternehmens sogar mehr oder weniger sehnsüchtig erwarten.
Active Sourcer versenden kaum negativen Markenbotschaften
Professionelle Active Sourcer sprechen nur die aussichtsreichsten Kandidaten an und das auch mit großem Bedacht. Sie arbeiten nicht auf Masse, sondern maximal mit Shortlists. Im Regelfall konzentrieren sie sich aber gänzlich auf einige wenige Top-Kandidaten.
Aus diesem Grund vermeiden sie das Versenden vieler Absagen, die grundsätzlich erst einmal als negative Arbeitgebermarkenbotschaft wahrgenommen werden. Auch sparen sie sich eine Vielzahl von Absagegesprächen und Klärungen von Rückfragen nach Gründen.
Ihre Korrespondenz wird daher in Summe positiver wahrgenommen, da sie insbesondere neue Chancen aufzeigen und nicht den Optimismus von Bewerbern mit einer Absage torpedieren.
Active Sourcing ist keine Allzweckwaffe
Die wenigsten Unternehmen setzen bei der Personalgewinnung ausschließlich auf Active Sourcing. Vielmehr ergänzt Active Sourcing den klassischen eher reaktiven Recruitingprozess.
Beide Vorgehensweisen stehen absolut gleichwertig nebeneinander – die sinnvolle Kombination aus beiden bringt den Erfolg!
Können klassische Recruiter gleichzeitig perfekte Active Sourcer in Personalunion sein?
Es ist eine ordentliche Herausforderung für klassische Recruiter zusätzlich Active Sourcing zu betreiben. Denn das Recruitinggeschäft ist prozessual meist eng getaktet. Recruiter sind für gewöhnlich eher zu stark als zu schwach ausgelastet. Zusätzlich, oder gar nebenbei, Active Sourcing zu betreiben, dürfte da schwierig werden.
Unabhängig vom zeitlichen Aspekt: Für beide Tätigkeiten benötigte es aus meiner Sicht ein sehr spezielles Mindset. Daher sind Recruiter und Active Sourcer häufig zwei unterschiedliche Personen, mit unterschiedlichen Kompetenzen, Tools und Aufgabenbereichen.
Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und Top HR-Influencer betreibe ich diese Website und das gleichnamige 
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