Ersetzen virtuelle Systeme Dienstreisen zu Messen und Kongressen?

Warum sind Dienstreisen derzeit so negativ belegt oder warum soll auch zukünftig weniger gereist werden? Mutieren wir im „New Normal“ nach der Zwischenwelt irgendwie zu „digital humans“? – Und dann?

Ein kritischer Zwischenruf von Inge Pirner, Vizepräsidentin des Verbands Deutsches Reisemanagement, VDR e.V.

Virtualität statt Realität als Standard?

Werden wir uns nur noch virtuell am Bildschirm sehen und kommunizieren? Sind dann Holographien für Meetings und Kongresse Standard? Den zum Kauf erwogenen Wohnwagen als Beispiel, begehe ich statt auf einer Messe nur zum Schein? Ob dann das Bett passt – na ich weiß nicht.  Wie wichtig bleiben menschliche Begegnungen vor Ort, als das was wir face-to-face nennen?

Ein Kind lernt bereits mit allen Sinnen zu erleben. Ist das dann alles sinnlos? „Man muss reisen, um zu lernen.” – das wusste schon Mark Twain.

Zurück in die Zukunft – Fürsorgepflicht versus wirtschaftlicher Erfolg

Dienstreisen sind während der Pandemie sicher nicht einfach und mit vielen vorsorglichen Maßnahmen verbunden. Diese obliegen der Fürsorgepflicht des Arbeitgebers. Ständige Änderungen und lokale Vorgaben und Beschränkungen, auch innerhalb Deutschlands, sind kaum mehr zu begreifen und nachzuvollziehen.

Allerdings: Wir müssen lernen, mit dem Virus zu leben. Sorgsam, aber nicht allein fremdbestimmt. Wenn wir jetzt die Chance nutzen, uns auf eine neue digitale und nachhaltige „Zukunft“ vorzubereiten, dann erreichen wir mehr als mit Angst und Verzicht.

Geschäftsreisen können nicht auf Monate verschoben werden und dürfen schon gar nicht nur unter dem „Kostenaspekt“ gesehen werden.  Das schadet der Wirtschaft enorm!

Innovation und Kundenbeziehungen bleiben sonst auf der Strecke und ein „Nutzen“ bleibt aus. Seien wir doch mutig, gewissenhaft, aber auch vorsichtig und berücksichtigen die Gesunderhaltung aller.

Die Zeichen stehen auf Nachhaltigkeit – auch bei Dienstreisen

Das Jahr 2020 des Verbands Deutsches Reisemanagement stand im Sinne von gesamtheitlicher Mobilität in der Zukunft unter dem Motto: „ökologisch – effektiv“ mit einem Schwerpunkt zur Nachhaltigkeit. Dann kam ein kleiner fieser Virus ums Eck namens Covid-19 und ein Lockdown.

Bis zu dem Zeitpunkt im freiheitlichen und demokratischen Deutschland unvorstellbar. Fast sämtliche Reisetätigkeiten, ob dienstlich oder privat wurden von heute auf morgen eingestellt. Seitdem ist Arbeiten im Homeoffice „The New Normal Work“. Dienstreisen hingegen finden nur stark minimiert statt.

Messen, Kongresse, Veranstaltungen oder Workshops fallen komplett weg, Seminare gibt´s nur online. Einzig wichtige Kundenbesuche, Montagen oder einige Präsenzseminare sowie hybride Veranstaltungen führen derzeit zu Reisetätigkeit. Die innerbetriebliche Mobilität ist fast komplett zum Erliegen gekommen. Sie wurde ersetzt durch Video- oder Telefonkonferenzen. Vorgehensweisen, die vor der Pandemie vermeintlich mangels technischer Lösungen als nicht möglich schienen.

Die wirtschaftlichen Auswirkungen eines Verzichts auf Dienstreisen sind immens

Fast sieben Monate sind nun vergangen. Das Virus ist nach wie vor mehr als präsent. Und die bekannte Normalität in weiter Ferne. Aber wie lange können wir es uns realistischerweise wirtschaftlich leisten, auf ein Medikament oder einen Impfstoff zu warten?

Der DATEV Ex-Vorstandsvorsitzende und derzeitige BDI-Präsident Prof. Dieter Kempf hat eindrücklich davor gewarnt, unsere wirtschaftlichen Erfolge aufs Spiel zu setzen. Innovation und Investitionen, Kreativität und mutiges Handeln sind gefragt!

“Wir müssen Stammspieler, nicht Reservespieler sein und dürfen nicht in die Gefahr geraten, anderen das Spielfeld zu überlassen oder gar zum Spielball werden! Transformation, Digitalisierung und neue Technologien fordern uns heraus. Wir müssen umschalten vom Krisen- in den Zukunftsmodus.“

Beschränkungen von Dienstreisen nehmen zu

Wenn man nun die aktuelle VDR-Barometerumfrage – hier werden in regelmäßigen Abständen Travelmanager zur aktuellen Lage befragt – anschaut und sieht, dass nur noch 18% der befragten Unternehmen uneingeschränkt Dienstreisen in Deutschland (!) zulassen, dann gilt es zu handeln.

Die aktuellen Maßnahmen, wie zum Beispiel das Beherbergungsverbote zur Eindämmung der Pandemie, sind „das Tüpfelchen auf dem i,“ um geschäftliche Reisen auch innerhalb Deutschlands weiter zu beschränken. Die Uneinigkeit der Bundesländer lässt in dem neusten Beschluss nur Verunsicherung und Unverständnis wachsen. Dienstreisende sind keine Feierbiester und tragen nachweislich nicht zur Verbreitung des Virus bei – bestätigt vom RKI und zahlreichen Virologen!

Digital und virtuell – emotionslos in die Zukunft?

Glauben wir, dass wir das nun ausschließlich im Homeoffice, mit virtueller Kommunikation Ideen kreieren, Lösungen erarbeiten und damit die Zukunft gestalten? Oder, dass wir Umsätze allein am Bildschirm generieren? Ohne den Kunden von unserem Produkt oder der Dienstleistung zum Beispiel auf einer Messe zu überzeugen?

Lernen wir nur noch digital und emotionslos? Sicher gibt es Möglichkeiten mit moderner Technik Reisen zu vermeiden. Was unter Nachhaltigkeitsgesichtspunkten auch Vorteile hat. Allerdings ist nicht jede Reise zu substituieren.

Anordnung von Dienstreisen

Derzeit besteht wegen der allgemeinen Verunsicherung zum pandemischen Geschehen für jeden Arbeitgeber bei der Anordnung von Dienstreisen das Problem der Entscheidung, Mitarbeiter überhaupt auf Reisen zu schicken.

Dienstreisen dienen stets einem geschäftlichen Zweck und somit der Aufgabenerfüllung. Diese lautet häufig: Kundenbeziehungen pflegen, Umsätze erzielen, persönliche Weiterentwicklung durch Netzwerkbeziehungen, Produkte vorstellen, Montagen, Reparaturen, Installationen und vieles mehr.

Hemmnisse für Kreativität und Innovation

Innovationen entstehen meist ungeplant, stimuliert durch Eindrücke und Perspektivenwechsel. Die Frage stellt sich nun: was passiert mit all diesen Themen, wenn es zum Beispiel keine Ortswechsel mehr gibt? Geht hier nicht der geforderte und so wichtige wirtschaftliche Erfolg verloren?

Angst vor der Verletzung der Fürsorgepflicht

Ein Beispiel dazu: Wenn ein Mitarbeiter einen Kundenbesuch in Berlin macht und auf seiner Dienstreise durch Berlin Mitte fährt, kommt er dann aus einem Risikogebiet und muss in Quarantäne, beispielsweise in Mecklenburg-Vorpommern oder in Mainz? Was ist, wenn sich ein Mitarbeiter auf der Geschäftsreise zum Beispiel bei der Bahnfahrt infiziert? Kann der Arbeitgeber nachweisen, dass er die Fürsorgepflicht erfüllt hat?  Ist es dann nicht doch besser, alle Mitarbeiter nur noch virtuell mit Kunden zu vernetzen?

Hier müssen pragmatische Lösungen her, damit dem Arbeitgeber diese „Angst vor Verletzung der Fürsorgepflicht“ genommen wird.

Einsparungen durch nicht durchgeführte Dienstreisen

Dienstreisen komplett einstellen. Können damit nicht auch Kosten gespart werden? Millionenbudgets sind in den letzten Monaten in den Kassen der Unternehmen verblieben. Das Volumen entsprechender Ausgaben ist auf 10% des Vorjahres geschrumpft und die Reisebranche steht kurz vor dem Exitus.

Wenn es so ist, dass Reisen in den zum Teil hanebüchenen Größenordnungen zukünftig eingespart werden können, dann frag ich mich schon: Was war da denn vor der Pandemie los? Ist da jeder einfach mal so „ins Blaue“ losgezogen, ohne konkretes Ziel was die Reise bringen soll und ohne Ergebnisdruck?

Wenn Emotion, Empathie und Menschlichkeit verloren gehen

Natürlich führt nicht jede Dienstreise zu einem messbaren Erfolg. Und ja, es gibt Reisen, die hatten auch schon vorher einen grenzwertigen Grund. Oftmals betrifft das zum Beispiel die innerbetrieblichen Reisen von Standort zu Standort, um sich mit Kollegen auszutauschen. Oder wenn es um die Vermittlung von Grundwissen geht, das ist optimierbar. Allerdings sind alleinige „virtuelle Ersatzreisen“ in digitalen Leitungen nicht immer das „Gelbe vom Ei“.

Es gehen Emotion, Empathie, Menschlichkeit und Vertrauen verloren.

Manchmal dient so eine Geschäftsreise auch der Motivation – ganz ohne Frage. Deshalb ist jeder Arbeitgeber gut beraten, nicht nur „Eurozeichen im Auge zu haben“, sondern das Ganze, wie eigentlich immer, gesamtheitlich zu betrachten.

Wie die gewonnene Zeit der Dienstreisen nutzen?

Gewonnene Reisezeit, die tatsächlich sinnvoll eingespart werden kann, muss ja nicht zwingend im Betrieb oder im Homeoffice verbracht werden. Vielleicht warten da ja neue Kunden auf einen Besuch. Produkte müssen „an den Mann und an die Frau“ und Digitalisierung vorangebracht werden. Das geht nicht allein vom Bürostuhl und Bildschirm aus. Und dann wäre da ja noch eine Work Life Balance. Mitarbeiter zu akquirieren, vor allem wenn es um Fachkräfte geht, bedeutet sich mit deren Wünschen und Bedürfnissen auseinanderzusetzen.

Sinnhafte Wertschöpfung durch die neuen „digital humans“

Das „New Normal“ der „digital humans“ muss meines Erachtens eine sinnhafte Kombination von allem sein. Dort wo Videokonferenzen und Technik Sinn machen, ist die Wertschöpfung größer, als wenn ich Stunden wegen eines kurzen Termins im Auto verbringe.

Wir dürfen dabei aber nicht vergessen, dass wir Menschen sind! Einem „Pepper“ ist es egal wie sein Gegenüber reagiert. Da gilt keine Gestik, Mimik oder jegliche Gefühlsregung. In der Videokonferenz können wir oder der Kunde im Ernstfall einfach ausschalten, wenn wir keinen Bock mehr haben.

„Technische Probleme“ kurz vor Auftragsabschluss können ein Geschäft ordentlich vermasseln. Und wie anstrengend das alles ist, weiß jeder, der in den letzten Monaten stundenlang und nacheinander sowie fremdgesteuert eine Videoschalte nach der anderen abgearbeitet hat.

Video-Konferenz Bullshit-Bingo

Zu den Standardsätzen des Jahres 2020 gehören dazu zweifelsohne:

„Mein Router ist tot –  hört ihr michnoch?“, „Du bist noch gemutet.“,  „Ich bin grad rausgefallen, sorry!“, „Papa ich muss mal“, „Das war gerade meine Tochter.“, „Meine Leitung ist instabil – ich hab grad keine gute Verbindung“, „Du bist eingefroren.“ – nur um einige Beispiele zu nennen .

Ätzend, wenn das nun alles wäre und wir in der Isolation des Homeoffice nur noch die Gegenüber auf dem Bildschirm haben.

Die Zukunft wird noch deutlich digitaler

Dabei sind wir noch gar nicht beim Holographieren angekommen! Menschen, die virtuell in einem Raum sind und meinen vor Ort zu sein. Spannend, was uns hier noch erwartet. Und wer hätte gedacht, dass ein Satz wie „beam me up, Scotty“ mal Realität werden kann?

Ich bin fest davon überzeugt, dass uns diese Krise in Riesenschritten in die digitale Welt geführt hat. Aber das ist nicht alles! Wir Menschen sind noch da, in echt und lebendig. Und das wollen wir auch zum Beispiel unseren Kunden zeigen und da fahren oder fliegen wir auch wieder hin, sinnhaft und für den Erfolg!

Und in Pandemiezeiten einfach mit den jeweiligen Vorsichts- und Hygienemaßnahmen.