Unternehmen stehen bei der Einführung von Bewerbermanagement-Systemen (ATS) vor der Frage, ob sie Bewerber bei der Erfassung einer Online-Bewerbung zur Anlage eines persönlichen Accounts verpflichten sollen. Zahlreiche Vorteile liegen auf der Hand. Einhergehend mit beachtlichen Risiken. Eine sehr praxisbezogene Betrachtung.
Bewerbermanagementsystem statt Excel und Co
Im Zeitalter der digitalen Transformation sowie rechtlichen Regelungen wie dem Datenschutzgesetz oder der DSGVO ist analoges Bewerbermanagement keine ratsame Alternative mehr. Insbesondere mit Blick darauf, dass bereits eine Reihe kostenloser Versionen von ATS-Systemen via Cloud eingesetzt werden können.
Was ist Recruitern beim Einsatz eines Bewerbermanagementsystems wichtig?
Das Institute for Competitve Recruiting (ICR) von Wolfgang Brickwedde untersucht fortlaufend Bewerbermanagementsysteme und befragt deren Nutzer. In der 2019er Befragung zeigen sich erstaunliche Ergebnisse.
Zwar ist es nicht verwunderlich, dass rechtliche Rahmenbedingungen im Bereich Datenschutz von Personalern einheitlich als besonders wichtig eingestuft werden. Das ist letztlich auch die einzig sozial erwünschte Antwort auf diese Frage. Dass die Nutzerfreundlichkeit für Bewerber hinter die Nutzerfreundlichkeit für die Recruiter gestellt wird, ist hingegen durchaus bemerkenswert.
Was ist Bewerbern bei der Nutzung eines Bewerbermanagementsystems wichtig?
Ein Blick auf die aktuelle Studie Digital Candidate Journey 2019/2020 zeigt, dass sich Studierende vor allem eine einfache und schnelle Bewerbungsmöglichkeit wünschen. Beispielsweise über eine sogenannte One-Click-Bewerbung auf Basis eines Social Media Profils bei XING oder LinkedIn.
Ist also die verpflichtende Anlage eines Accounts für Bewerber damit Tabu?
Auf Basis dieser Studienergebnisse, die so oder ähnlich auch durch andere Befragungsergebnisse bestätigt werden, könnte man meinen, die Pflicht zum Anlegen eines Bewerber-Accounts im Rahmen des Online-Bewerbungsprozesses sei damit automatisch vom Tisch.
Allerdings würde das der durchaus komplexeren Realität nicht gerecht werden.
Was gegen einen Pflicht-Account für Bewerber spricht
Lassen Sie uns im Rahmen der Analyse mit den Gründen beginnen, die gegen die Verpflichtung von Bewerbern spricht, einen persönlichen Account im ATS anzulegen.
Passwörter können nerven, die Candidate Experience leiden
Einen Bewerber-Account anzulegen bedeutet auch die Definition eines Passworts. So sehr Passwörter hilfreich sind, so sehr nerven sie oft. Heute will nahezu jede Plattform für jeden Service ein eigenes Passwort. Häufig mit unterschiedlichsten Passwort-Richtlinien.
Vor allem wenn das Passwort für einen solchen Account vergessen wurde oder gerade nicht zur Hand ist, startet der übliche Passwort-Zurücksetzen-Prozess. Besonders ärgerlich wird es, wenn dann strenge Spam-Richtlinien von Mail-Postfächern eine schnelle Zusendung der Reset-Links verkomplizieren.
Keine dauerhafte Nutzung eines Bewerber-Accounts beabsichtigt
Wer sich bewirbt, möchte zudem nur in den seltensten Fällen in der Rolle Bewerber mit dem Unternehmen dauerhaft im Kontakt stehen und einen solchen Account nutzen. Um so mehr gilt das, wenn unterschiedliche Bewerbungen an zahlreiche Arbeitgeber versendet werden. Bewerbern hier einen Koordinationsaufwand zuzumuten, kann man machen. Muss man aber nicht.
Das Risiko von Bewerbungsabbrüchen steigt
Je stärker eine Branche über einen Bewerbermangel klagt oder gar einen regelrechten Fachkräftemangel ausruft, desto bedachter sollten Pflicht-Accounts eingesetzt werden. Denn die folgerichtige Überlegung von Unternehmen, die insbesondere sogenannte Engpasszielgruppen wie zum Beispiel im Bereich IT einstellen wollen, lautet: Senke die Hürden für eine Bewerbung auf das absolute Minimum!
Da hilft auch der Glaube an die Unwiderstehlichkeit der eigenen Arbeitgebermarke nichts, den einige Personalverantwortliche an den Tag legen. Sätze wie „Die Bewerber sollen sich ruhig etwas anstrengen, damit wir sicher sein können, dass sie auch wirklich zu uns wollen.“ gehören der Denkweise längst vergangener Tage an. Augenhöhe geht anders.
Will heißen: Auch Unternehmen müssen sich heute ins Zeug legen, um Bewerber zu gewinnen. Und der Erfolg beginnt wie so oft mit dem richtigen Mindset.
Was für die Pflicht zur Anlage eines Bewerber-Accounts spricht
Deutlich vielschichtiger sind die Überlegungen, die für eine verpflichtende Anlage eines persönlichen Accounts im Rahmen der Online-Bewerbung sprechen.
Nachlieferungen sowie die eigenständige Anpassung der Unterlagen werden möglich
Was auf Personaler-Seite „post and pray“ heißt, nennt man auf Bewerberseite „fire and forget“. Gemeint ist das Versenden von Bewerbungsunterlagen und das Warten auf Antwort durch das Unternehmen. Doch manch einem Bewerber fällt zu spät auf, dass er besser doch im Anschreiben das korrekte Unternehmen eintragen sollte. Typischer copy&paste Fauxpas.
Oder aber die Recruiting-Abteilung sendet eine Nachricht an die Bewerberin, sie möge bitte noch eine Aussage zur Lücke im Lebenslauf nachliefern. Möglicherweise haben Bewerber zwischenzeitlich eine weitere Prüfung bestanden und ein vorzeigbares Zeugnis erhalten, das sie nachliefern möchten.
Nunmehr können die Bewerber nicht mehr auf ihre Unterlagen Zugreifen mangels zugeordneten Accounts. Das Senden per E-Mail kann fehleranfällig sein. Auch ist nicht immer klar, ob die ergänzenden Unterlagen tatsächlich vom entsprechenden Bewerber stammen.
Löschen von Daten ist automatisiert möglich
Hat ein Bewerber einen persönlichen Account im Bewerbermanagementsystem des Unternehmens angelegt, kann er für gewöhnlich innerhalb des geschützten Bereichs seine Daten selbstständig und häufig vollautomatisiert löschen.
Gibt es keinen solchen Account, wird vor allem die Prüfung der Identität eines E-Mail-Schreibers, der Daten gelöscht haben will, für alle Seiten aufwändig. Unternehmen sind gut beraten, hier sehr sorgfältig vorzugehen. Schon die Bestätigung, dass tatsächlich eine Bewerbung der Person X im System vorhanden ist, kann zum Datenschutzproblem werden. Zumindest dann, wenn der Absender dieser Löschaufforderung nicht der eigentliche Bewerber ist.
Sie halten das für einen konstruierten Fall? Wenn Sie wüssten, was in der Recruiting-Praxis so alles passiert…
Aber selbst wenn es sich nicht um eine Identitätstäuschung handelt, erzeugt die Löschanforderung oft einen prozessualen Aufwand und ist zudem fehleranfällig. Hat der Personaler erst mal die Daten des vermeintlichen Thomas Mustermann gelöscht, ist die Erkenntnis einer Verwechselung besonders schmerzlich.
Duplikatsprüfungen bieten nicht nur Komfort für Personaler
Hat sich ein Bewerber einen Account im ATS eines Arbeitgebers angelegt, kann er diesen für weitere Bewerbungen nutzen. Im System ist damit sofort ersichtlich, dass es sich um einen Mehrfachbewerber handelt. Oder es ist -innerhalb der Löschfristen- klar, dass es sich um eine erneute Bewerbung handelt.
Personaler ersparen sich in diesem Fall eine aufwändige manuelle Duplikatsprüfung und können aus Sicht des Bewerbers professionell mit ihm kommunizieren.
Gibt es einen solchen Account nicht, müssten Personaler für den gleichen Effekt erst eine Duplikatsprüfung durchführen. Da manche Systeme nur Vornamen und Nachnamen zur Prüfung von Duplikaten, nicht aber das Geburtsdatum berücksichtigen, entsteht zusätzlicher manueller Aufwand.
Und wieder reden wir auch über Fehleranfälligkeit. Sollte Thomas Mustermann in der Kommunikation dann als Doppelbewerber geführt oder gar seine Bewerbungen im System zusammengefasst werden, sind Fehler nicht nur peinlich. Sie können bei exotischen Namengleichheiten tatsächlich sogar verraten, dass sich der Namensvetter ebenfalls beworben hat.
Unwahrscheinlich? Ja, aber auch solche Fälle kommen ab und an in Unternehmen vor.
Anzeige des Bearbeitungsstatus der Bewerbung im System möglich
Eine Reihe von Bewerbermanagementsystemen bietet Nutzern die Anzeige eines Bearbeitungsstatus ihrer Bewerbung. Diese Funktion kann dafür sorgen, dass sich Bewerbende (m/w/d) besser informiert und auf dem Laufenden gehalten fühlen.
Bekanntermaßen sind regelmäßige manuell auf den Weg gebrachte Zwischenbescheide via E-Mail generell persönlicher. Allerdings zahlen drei hintereinander versendete gleichlautende Standardnachrichten auch nicht unbedingt auf eine positive Candidate Experience ein.
Ein großes Aber an dieser Stelle. Manche Systeme bieten eh nur zwei Status (Achtung: Form ist korrekt. Es heißt nicht Stati!): „in Bearbeitung“ und „abgeschlossen“. Das hilft Bewerbern am Ende nicht wirklich weiter.
Werden Status (jetzt schreiben Sie es nie wieder falsch, oder?) weiter ausdifferenziert, beispielsweise „in Abstimmung Fachbereich“ oder ähnlich, bedarf es vor allem innerhalb des Unternehmens eines gut abgestimmten Prozesses. Insbesondere bei mehrfachem Hin- und Her zwischen Fachbereichen und Personal kann der entsprechende Status-Wechsel eher verwirren. Dies ist beispielsweise der Fall wenn Bewerbungen mangels optimaler Passung an benachbarte Fachbereiche abgegeben werden (Stichwort: umfassende Bewerbungsprüfung).
Dateien im geschützten Bereich bereitstellen
Ein häufig vorgebrachtes Argument zugunsten der Anlage eine persönlichen Bewerbungsaccounts ist die Möglichkeit zur Bereitstellung von Dateien im geschützten Bereich. Dies kann beispielsweise ein Vertragsangebot sein oder eine Vielzahl von Betriebsvereinbarungen mit Auswirkungen auf Vertragsinhalte. Oder allerlei Infos zu Benefits, die in Summe den E-Mail-Account von Bewerbern sprengen würden. Datenschutz und -sicherheit bei der Übertragung inklusive.
Vertrauliche Kommunikation innerhalb des Systems
Gleiches gilt für die innerhalb des Systems mögliche geschützte vertrauliche Kommunikation zwischen Bewerbern und Personalabteilungen. Zugegeben, das lässt sich auch mittels verschlüsselter E-Mail-Kommunikation lösen, birgt aber häufig mehr Aufwand bei der Etablierung geeigneter Verfahren.
Ist Freiwilligkeit der Anlage eines Bewerberaccounts die Lösung?
Prinzipiell ja. Insbesondere nach der Eingabe aller Daten und bei ausführlicher Information der Bewerber über die Vorteile eines solchen persönlichen Accounts, sind viele dann doch zur Anlage bereit.
Ein Teil der ATS-Systeme ist jedoch so designed, dass es nur ein komplettes Entweder-Oder gibt. Will heißen: Entweder Pflicht-Account für alle. Oder aber die oben als Vorteile genannten Funktionen und Optionen stehen überhaupt nicht zur Verfügung. Selbst wenn sich ein Teil der Bewerber freiwillig einen Account anlegt.
Insofern hat die hier aufgezeigte Diskussion durchaus praktische Relevanz und kann zu kontroversen Diskussionen im Unternehmen führen.
Fazit zur Frage „Sinn oder Unsinn von Bewerber-Accounts“
Festzuhalten bleibt, dass es für beide Ansichten Argumente gibt. Welche davon Sie als schlagend oder irrelevant einstufen, müssen Sie als Personalverantwortliche selbst entscheiden. Wichtig ist, die Auswirkungen zu kennen.
Sollten Sie sich für die verpflichten Anlage eines Accounts im Bewerbermanagementsystem entscheiden, sind Sie gut beraten, wenn Sie Bewerber ausführlich über die Vorteile informieren. Am besten bevor sie nach dem Klick auf den Bewerben-Button sich erstmal einer klassischen Eingabemaske gegenübersehen, die sie zum Einloggen auffordert beziehungsweise alternativ zur Anlage eines Accounts. Verschlossene Bereiche einer Website stellen per se eine Hürde oder Barriere für die Abgabe einer Bewerbung dar.
Umgekehrt können Sie aber auch Unverständnis des Bewerbers erzeugen. Nämlich dann, wenn er sich über die oben genannten Nachteile bei Verzicht eines Accounts ärgert.
Überlegen Sie daher gut, welchen Weg Sie gehen.
UPDATE Juli 2023
Ich durfte ein Unternehmen bei der Einführung eines Pflichtaccounts für Bewerber:innen begleiten. Seit der Einführung sind die Bewerbungszahlen deutlich nach oben gegangen. Das ist zwar sicherlich keine kausale Folge des Bewerberaccounts, aber an Zeichen dafür, dass eine solche Einführung nicht zwangsläufig zu einem Einbruch der Bewerbungszahlen führen muss.