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Praxistipps für erfolgreiche Videokonferenzen bei mobiler und hybrider Arbeit

Erfolgreiche Videokonferenzen: Praxistipps für digitale Zusammenarbeit

Sie gehören zur neuen digitalen Arbeitswelt dazu: Videokonferenzen. Egal welche Software Sie dafür nutzen – mit ein paar Praxistipps gestalten Sie Ihr Online-Meeting erfolgreicher.

Zeitmanagement – Holen Sie sich Pausen wieder zurück!

Kennen Sie das? Morgens holen Sie Ihren PC oder Mac aus dem Energiesparmodus zurück und starten schon alsbald in die erste Video-Konferenz. Häufig wird das ein sogenanntes „Daily“ sein. Eltern junger Kinder fühlen sich dabei häufig an den klassischen Morgenkreis erinnert. Alle sitzen zusammen und starten gemeinsam in den Tag. Solche Rituale sind auch in der agilen Welt Gang und Gäbe. Bei rein virtueller Zusammenarbeit erfüllen diese aber noch weitere Zwecke wie Teamzusammenhalt, Motivation, Vermittlung psychologischer Sicherheit und mehr.

Das Problem dabei: Meisten geht der Tag mit ebenso vielen digitalen Calls im Stundentakt weiter bis zum Feierabend.

Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie Zeit zur Verfügung steht

Der Sinnspruch, dass sich eine Arbeit immer so lange ausdehnt, wie dafür Zeit zur Verfügung steht, bewahrheitet sich bei digitaler Zusammenarbeit in der Regel täglich neu. Denn die Erfahrung hat gezeigt, dass Meetings in der Regel tatsächlich so lange dauern, wie sie angesetzt sind. Das bedeutet, dass eine zu sorglose zeitliche Taktung schnell dazu führen kann, dass Themen nicht stringent genug bearbeitet werden und die Kommunikation „zerfasert“.

Mit diesen Praxistipps holen Sie sich Ihre Pausen wieder zurück

Zeitmanager und Timer-Tools

Ein Teammitglied übernimmt dabei das Zeitmanagement. Unterstützend können Sie digitale Timer-Tools nutzen, die auf dem Bildschirm die zur Verfügung stehende Restzeit anzeigt.

Zeitliche Kürzung von 60 auf 45 Minuten

Setzen Sie zudem virtuelle Meetings wie Videokonferenzen statt für 60 Minuten lediglich für 45 Minuten an. Beginnen Sie beispielsweise um 10:05 Uhr, um trotz vorhergehender Termine noch ein kurzes Zeitfenster als Pause oder zur Vorbereitung zu ermöglichen. Enden Sie folglich pünktlich um 10:50 Uhr. So haben Sie einerseits noch etwas Puffer. Diesen sollten Sie aber wirklich nur in absoluten Ausnahmefällen in Anspruch nehmen!

Darüber hinaus können Sie sich ebenfalls zu Folgeterminen, beispielsweise mit Externen, einen zeitlichen Abstand schaffen. Diesen nutzen Sie am besten für kurze Pausen, Vorbereitungen oder einfach den Wechsel des Kommunikationsmediums.

Diese Vorgehensweise sollten Sie natürlich auf die Gesamtorganisation ausweiten, um die Effekte zu maximieren. Microsoft Teams hat dies ebenfalls als sinnvoll erkannt und kürzt 60-minütigen Meetings von sich aus automatisch um wenige Minuten, wenn Sie das wollen.

Trennen Sie in Videocalls fachliche Themen und Socialising

Einer der Gründe, warum Videocalls häufig als zu lang und zu unproduktiv wahrgenommen werden ist auch, dass wie bei Vorort-Meetings regelmäßig ein kurzes Ankommen und Socialising vorgeschaltet wird und erst dann die fachlichen Themen bearbeitet werden. Oft driften die Beteiligten aber immer wieder in private Gespräche ab. Und am Ende gibt es erneut einen eher privaten Ausklang.

Um digitaler Erschöpfung vorzubeugen, sollten sie bei remote und hybriden Meetings darüber nachdenken, ob Sie fachliche Themen nicht sehr eng takten und lieber zu separaten Zeiten Socialiscing betreiben. Das kann auch dazu führen, dass beispielsweise sehr Effizienz-getriebene Menschen deutlich besser adressiert werden und die Gesamtproduktivität steigt.

Wichtig: Eine solche Aufteilung der Zeiten darf selbstverständlich nicht dazu führen, dass nichtfachliche Themenstellungen komplett entfallen und die frei gewordene Zeit dann mit noch mehr Fachlichkeit aufgefüllt wird. Auch ist ein Umdenken erforderlich, dass rein die Teamzusammengehörigkeit fördernde Termine keine überflüssige Privatsache sind, sondern ebenfalls Arbeitszeit.

Ein Mindshift eben, der bei remote und hybrider Zusammenarbeit immer wichtiger wird.

Kamera an oder aus bei Video-Konferenzen? Vorteile und Nachteile

Vorweg eine wichtige Botschaft dazu: Pauschale Lösungen zur Frage, ob bei Video-Konferenzen die Kameras und Webcams an oder aus sind, verhindern schlagkräftige Vorgehensweisen. Stattdessen sollten Sie sich mit den Vorteilen und Nachteilen einer eingeschalteten Kamera beim Video-Call vertraut machen.

Das Wichtigste dabei ist die Kommunikation einer klaren Erwartungshaltung beziehungsweise eine Vereinbarung dazu. Legen Sie also zu Beginn einer Videokonferenz fest, ob beziehungsweise wann die Kamera ausgeschaltet werden kann und soll. Denn nicht immer ist eine laufende Kamera sinnvoll.

Folgende Übersicht gibt Ihnen Einblicke, was es mit diesem Praxistipp auf sich hat:

Vorteile angeschalteter Videokameras

  • Zusammengehörigkeits- / Teamgefühl vertieft sich
  • Offene Kommunikation gibt Sicherheit
  • Reaktionen der Beteiligten auf Inhalte können zumindest einigermaßen gut eingeschätzt werden
  • Non-Verbale Signale wie Daumen-hoch oder das Zeigen von gedruckten Karten mit Emoticons oder Voting-Symbolen ist möglich.

Nachteile angeschalteter Videokameras

  • Dauer-Beobachtungssituation
  • Die Vielzahl der auf einmal wahrgenommenen Bewegungen strengt Auge und Gehirn deutlich stärker an als in einer offline Gesprächssituation in einem Meeting
  • Stärkere Ablenkungsgefahr, vor allem bei unruhigen Hintergründen oder weiteren Personen sowie Haustieren im Bild
  • Benötigtes Datenvolumen kann technische Qualität beeinträchtigen
  • Höherer Stromverbrauch, Kosten
Vorteile und Nachteile von angeschalteter Kamera bei Videokonferenzen
(c) Stefan Scheller, PERSOBLOGGER.DE, Auszug aus dem aktuellen Vortrag, siehe Video hier.

Moderation von Videokonferenzen und Online-Meetings

Neben dem oben bereits erwähnten „Zeitmanager (m/w/d)“ empfiehlt sich zusätzlich eine menschliche Moderation. Gute eingespielte Teams rollieren die Zuständigkeiten routiniert durch.

Eine gute strukturierte Videokonferenz zeichnet sich darüber hinaus dadurch aus, dass die Teilnehmenden ihre Mikrofone stummschalten (engl.: muten), wenn sie gerade keinen eigenen Sprechbeitrag einbringen. Dies vermeidet technisch unschöne Rückkopplungen, Nachhall sowie zusätzliche Störgeräusche aus dem Umfeld der entsprechenden Teilnehmenden.

Wortmeldungen systematisch strukturieren

Aufgrund des bei Online-Meetings häufig auftretenden zeitlichen Versatzes, ist ein Sich-ins-Wort-Fallen ein regelmäßiges Problem. Um so wichtiger ist es, Wortmeldungen systematisch zu strukturieren.

Teilweise gibt es in professioneller Videosoftware eine integrierte Hand-heben-Funktion. Das diese aber nicht immer auch die Reihenfolge der Handhebungen anzeigt, kann alternativ bei einer Vielzahl von Wortmeldungen der Chat für eine Reihenfolge der Wortmeldungen genutzt werden.

Dies funktioniert so, dass die erste Person, die etwas sagen möchte, eine „1“ tippt. Kommen weitere Wortmeldungen hinzu, tippt die nächste Person eine „2“ usw. Gehen gleichzeitig Wortmeldungen ein, so entscheidet die Reihenfolge der gleichen Ziffern im Chat.

Auf diese Weise können Sie bereits eine Vielzahl von Situationen besser strukturieren.

Gutes Zusammenspiel zwischen Zeitmanagement und Moderation

Effektive Videokonferenzen leben von einem guten Zusammenspiel zwischen Moderation sowie dem Zeitmanager. Erstere steuert das Erteilen von Wortmeldungen, die zweite Person ist verantwortlich für die Einhaltung möglicher kurzer Pausen.

Nutzung von Breakout-Sessions

Eine Reihe von Videokonferenz-Tools bietet die Möglichkeit sogenannter Breakout-Sessions. Damit können zusätzliche (kleinere) virtuelle Räume geschaffen werden, die einen deutlich intensiveren Austausch zwischen den Beteiligten ermöglichen als eine Erarbeitung von Themen im Plenum.

Digitale Whiteboards und weitere Tools

In der Regel werden Videokonferenzen auch zur Themenbearbeitung, Strukturierung, Dokumentation sowie für Abstimmungen genutzt. Dabei ist es häufig notwendig auf zusätzliche Software-Tools auszuweichen beziehungsweise diese zu integrieren. Dies können beispielsweise Kanban- oder Conceptboards sein, Abstimmungstools oder Apps zur Visualisierung. Die Videokonferenz-Software dient in diesem Fall dazu, während der Bearbeitung die audiovisuelle Begegnung der Teilnehmenden aufrecht zu erhalten.

Praxistipp für virtuelle Abstimmungen ohne Zusatztools

Abstimmungen unter den Teilnehmenden einer Videokonferenz können auch ohne zusätzliche digitale Hilfsmittel durchgeführt werden, indem beispielsweise das Anschalten einer Kamera „Zustimmung“, das Ausschalten „Ablehnung“ bedeutet oder umgekehrt.

Auch kann die Kamera-An-Aus-Funktion für Abstimmungen mit Enthaltungsmöglichkeit oder die Abstimmung mehrerer Varianten genutzt werden. Hierbei werden die Entscheidungsvarianten nacheinander abgefragt. Kamera an bedeutet „Zustimmung zu dieser Variante“. Teilnehmer, die bei keiner Variante ihre Kamera anschalten, würden in diesem Sinne als Enthaltungen gezählt.

Erfolgreiche Video-Konferenzen brauchen Erfahrung

Auch wenn Ihnen die von mir genannten Tipps für erfolgreiche Video-Konferenzen helfen, Ihre Online-Meetings besser zu strukturieren und produktiver zu gestalten. Sie brauchen vermutlich erst eine Reihe eigener Erfahrungen. Diese können auch abweichen von den Praxistipps oben. So oder so – wir befinden uns alle noch auf einer Lernreise in die neue hybride Arbeitswelt. Lassen Sie sich darauf ein!

Und sollten Sie weitere hilfreiche Tipps zum Einstieg in die digitale Zusammenarbeit suchen, kann ich Ihnen mein aktuelles Buch „Praxisleitfaden Homeoffice und mobiles Arbeiten“ empfehlen.

Schauen Sie in jedem Fall auch auf meiner Themenseite Homeoffice, Remote Work und Hybrid Work vorbei mit zusätzlichen Studien und Infografiken rund um das Thema.

Praxisleitfaden Homeoffice und mobiles Arbeiten

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Stefan Scheller

Abbinder: Persoblogger Stefan Scheller

Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und HR-Szene Influencer betreibe ich diesen Blog und das gleichnamige HR-Portal für Praktiker. Vielen Dank für das Lesen meiner Beiträge und Hören meines Podcasts!

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