Mitarbeiterfeedback remote einholen: HR-Startup ParrotPolls

Mitarbeiterfeedback zeitnahe zu erhalten ist aufgrund der Corona-Krise wichtiger denn je. Denn die Führung und Steuerung von Teams gehört auch im agilen Zeitalter zu den wichtigen Themen. Selbst eine moderne Führungskultur auf Basis von Mitarbeiter-Enabling benötigt einen funktionierenden Rückkanal. Eine Steilvorlage für entsprechende HR-Software, wie ParrotPolls Gründer Jan Grau findet.

ParrotPolls – was ist das?

Hallo Jan, würdest Du Dich sowie ParrotPolls bitte kurz vorstellen?

Hallo Stefan, sehr gerne. Seit 19 Jahren bin ich als Externer bei meinen Kunden. Als Führungskraft wollte ich wissen, was meine Teams bewegt und was ich besser machen kann. Denn eine gute Arbeitsumgebung schafft gute Leistungen.

Weil Menschen anonym leichter sagen, was wirklich Sache ist, habe ich über diverse Tools versucht die Stimmung abzufragen. Da ich kein passendes Tool für dieses Problem finden konnte, haben wir einfach ein eigenes entwickelt: ParrotPolls. Der Papagei gibt ohne Rücksicht auf die Anwesenden im Raum seine Meinung zum Besten. Deshalb Parrot. Polls, weil wir regelmäßige Umfragen machen. Und weil die Domain noch frei war, da wollen wir ehrlich sein. *lacht*

Mit ParrotPolls beschreiben Teammitglieder einmal die Woche anonym, wie zufrieden sie in ihrer Arbeitsumgebung sind. Irgendwann wollten auch andere Führungskräfte und Teams das Tool einsetzen, also haben wir ein Produkt daraus gemacht und gegründet.

Mitarbeiterfeedback: Der Software-Markt ist dicht bearbeitet

Es gibt auf dem Markt bereits eine ganze Reihe von Feedback-Tools. Teilweise habe ich auch schon darüber berichtet. Warum ist das Thema für Euch trotzdem attraktiv?

Es kann doch nicht sein, dass wir auf der Flughafen-Toilette nach unserer Zufriedenheit gefragt werden, aber nicht bei der Arbeit. Und wenn, dann fragen viele einmal im Jahr. Dann so ausführlich, dass die Leute nach der dritten Frage keinen Bock mehr haben. Die meisten erinnern sich auch nicht mehr daran, was vor Monaten war. Wir wollten es einfach halten: Bist du zufrieden? Sag mir, warum du nicht zufrieden bist. Dann schaue ich, was ich tun kann.

Versuche doch mal Euer Alleinstellungsmarkmal (USP) in einem Satz auf den Punkt zu bringen.

ParrotPolls ist ein simples, anonymes online Stimmungsbarometer, indem alle immer das Gleiche sehen.

Mitarbeiter-Feedback: Trendthema oder schon Ende des Hypes

Wenn ich bedenke, wie häufig ich einen Serviceanruf, eine Bestellung, ein Hotel oder was auch immer bewerten soll, stelle ich mir manchmal die Frage, ob es aktuell eine gute oder eher eine schlechte Zeit für das Thema Feedback ist?

Hotel ist gerade ja etwas schwierig, denn man macht ja kaum noch Dienstreisen. Ich glaube an die agile Vorgehensweise. Und daran, dass aus der Corona-Krise die Organisationen als Gewinner hervorgehen werden, die sich dem Feedback ihrer Kunden stellen und sich anpassen können.

Das gilt für mich auch uneingeschränkt als Führungskraft. Und wer sind meine Kunden als Führungskraft? Meine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie meine Stakeholder. Vor allem ersteren höre ich genau zu, denn fachlich wissen sie am besten, was zu tun ist. Ich sorge dafür, dass sie zufrieden sind und identifiziere durch ihr Feedback Potenziale, die uns als Team besser zu machen.

Der Corona-Kick beim Mitarbeiter-Feedback

Mit Blick auf die Corona-Krise und einer Vielzahl von Beschäftigten, die von remote im Homeoffice arbeiten, dürfte Euer Business doch fast einen zusätzlichen Kick erhalten haben, oder?

Ja, das war der Wahnsinn. Wir haben lange an unserem Webauftritt gebastelt und hatten vorher nur „Family and Friends“ als Kunden. Im Februar 2020 haben wir dann gelauncht. Im März kam Corona und wir haben sofort ein Starterpaket aufgelegt, um Teams die Möglichkeit zu geben, ParrotPolls ein Jahr lang einfach auszuprobieren. Von der Schule über die Oper bis zum Dax Konzern ist nun alles dabei.

Das ist ein soziales Phänomen. Die Kaffeeecke, Plausch auf dem Flur, der Weg zur Arbeit – alle informellen Begegnungen sind nicht mehr da. Also fragen sich viele Teamleiter, wie eigentlich die Stimmung ist.

Feedback ist das eine – Maßnahmen und Verbesserungen das andere

Lassen sich aus Eurer Sicht überhaupt mit einer einzigen Frage relevante Ansätze für Optimierungen innerhalb des Teams erkennen?

Auf jeden Fall! Es ist so, dass die Stimmung nach Einführung von ParrotPolls erheblich steigt. Rund 87% unserer Kunden haben nach vier Wochen eine bessere Stimmung als in der ersten Woche. Warum? Weil es ein gutes Klima schafft, Teams nach ihrer Meinung zu fragen.

Klar ist aber auch: Das Feedback muss adressiert werden. Anfangs ist das Feedback verhalten. Erst wenn die Führungskraft zeigt, dass sie daran interessiert ist und das Feedback anspricht, kommen detaillierte Infos und Hinweise.

Interessant ist auch, dass ich selbst oft überrascht war, wie „Mehrheiten“ denken. In Teams gibt es immer extrovertierte Kollegen, die vermeintlich die Team-Meinung lautstark vertreten. Durch die Anonymität in ParrotPolls konnte ich dann oft herausfinden, dass dies aber nicht der Meinung des gesamten Teams entspricht. Die schweigende Mehrheit denkt oft anders als erwartet.

Erkenntnisgewinnung durch die Verwendung von ParrotPolls

Wie unterstützt Ihr diesen Prozess der Erkenntnisgewinnung? Oftmals liegen die wahren Ursachen für eine schlechte Laune doch auch in nicht ganz so offensichtlichen Zusammenhängen oder Verkettungen.

Wer ParrotPolls ausprobiert, bekommt detaillierte Anleitungen, wie man strukturiert Verbesserungen im Team rausarbeiten kann. Dies machen wir nach dem Vorbild einer Retrospektive im agilen Kontext. Zudem stehen wir für unser Kunden auch in kostenlosen Gesprächen zur Verfügung.

Wenn die Stimmung im Team allen transparent ist

Ihr setzt mit ParrotPolls einerseits auf Anonymität (keine Anmeldung und kein Tracking), andererseits auf maximale Transparenz, so dass alle Beteiligten in der gleichen Ansicht auf alle Daten zugreifen können. Wie geht das zusammen?

Wir glauben an die Idee der Transparenz. Es schafft Misstrauen, wenn ich als Nutzerin nicht weiß, welche Auswertungen mein Management bekommt. Daher sagen wir von Anfang an, dass alle immer das Gleiche sehen. Wir wollen damit die Abgabe von Feedback fördern.

Warum Donnerstag der perfekte Feedback-Tag ist

Wenn Ihr einmal wöchentlich Feedback anfordert, kommt es dann nicht je nach Tageslaune zu Verzerrungen mit Blick auf die restlichen (vergangenen Tage)? Welche Rolle spielt in diesem Zusammenhang der konkrete Wochentag?

Grundsätzlich: Alle Nutzer können zu jeder Tages- und Nachtzeit Feedback geben. Ein Nutzer kann also jeden Tag Feedback geben, wenn er das will. Wir haben aber selten erlebt, dass jeden Tag Feedback kommt. Damit es nicht vergessen wird, fragen wir mindestens einmal die Woche. Wer auf den E-Mail Reminder setzt, wird donnerstags um 10:00 Uhr gefragt. Wir haben mit Donnerstag die beste Erfahrung gemacht, also das meiste Feedback bekommen.

Man muss sich bewusst sein: Du bekommst nur in extremen Zeiten von beinahe Allen Feedback. Wenn dein Team 15 Leute umfasst, werden ca. 6-10 Stimmen pro Woche kommen. Wir haben in eigenen Teams die Erfahrung gemacht, dass die durchschnittliche Anzahl der Stimmen donnerstags am höchsten ist. Montag und Dienstag ist doof, da hat keiner Bock, Mittwoch ist ok, Donnerstag am besten. Freitag ist oft zu euphorisch und verfälscht das Bild, weil sich alle auf das Wochenende freuen. Donnerstag ist somit Feedback Tag.

Was ParrotPolls für die Zukunft von HR plant

Wie sehen Eure Pläne für die Zukunft aus?

Wachsen und zu einer guten Feedbackkultur in DACH beitragen.

Welche Botschaft möchtest Du meinen Leserinnen und Lesern darüber hinaus noch mitgeben?

Wir haben unsere Mission erreicht, wenn Ihr mit ParrotPolls eine Kultur geschaffen habt, in der Ihr unser Tool eigentlich nicht mehr braucht.

Über den Interviewten

Jan Grau führt als freier Berater seit 19 Jahren Veränderungen in Organisationen durch. Meistens erfolgreich.

Weil die besten Organisationen nur funktionieren, wenn die Menschen mitgenommen werden, hat er ParrotPolls gegründet. Alle seine Kunden nutzen es – früher oder später.