Digitale Transformation von HR – kleine Einführung für Personaler

Auf jeder HR-Veranstaltung geht es um die digitale Transformation von HR. Dort werden in Vorträgen zuhauf Fachbegriffe und Abkürzungen verwendet. Was bedeuten diese eigentlich? In meinem aktuellen Beitrag lernen Sie einige Grundlagen, die jeder Personaler kennen sollte.

Digitale Transformation – Erläuterungen für die Praxis

Im Folgenden erhalten Sie einige Einblicke in die aktuelle Begriffswelt im Zusammenhang mit der Diskussion um die digitale Transformation von HR. Ich versuche hierbei möglichst praxisnah und nicht zu wissenschaftlich zu formulieren. Mein Fokus liegt dabei auf der Verständlichkeit für Personaler, die sich bislang noch nicht intensiver mit der Thematik auseinandergesetzt haben. Eine Vollständigkeit ist selbstverständlich weder möglich noch das Ziel. Immerhin soll dies ein Blogbeitrag bleiben und kein wissenschaftliches Fachbuch werden.

Wir leben in einer VUCA-Welt

Ganz vorne mit dabei ist die Abkürzung VUCA. Aber wofür steht VUCA genau?

Definition von VUCA:

VUCA ist ein Akronym aus den englischen Begriffen volatility, uncertainty, complexity und ambiguity. Im Deutschen auch VUKA: Der Begriff steht hier für Volatilität (=Unbeständigkeit), Unsicherheit, Komplexität und Ambiguität (=Mehrdeutigkeit)

Quelle / Basis: Wikipedia

Der erstmals in den 90er-Jahren nach dem Ende des Kalten Krieges auftauchende Begriff VUCA meinte ursprünglich, das Verschwinden eines klar definierten und umgrenzten Feindbilds. Eine VUCA-Welt ist somit ein Umfeld mit sich schnell wandelnden, unsicheren, komplexen und nicht klar definierbaren Bedingungen.

Agilität als oberstes Management-Ziel

Manager wollen ihr Unternehmen derzeit möglichst agil gestalten. Agilität ist die Tugend der Stunde. Was versteht man genau unter Agilität?

Definition von Agilität

Agilität ist ein Merkmal des Managements einer Organisation, flexibel und darüber hinaus proaktiv, antizipativ und initiativ zu agieren, um notwendige Veränderungen einzuführen.

Quelle / Basis: Wikipedia

Klassische (stabilere und nicht-fluide) Organisationsstrukturen sind entweder prozessorientiert aufgebaut (insbesondere in der Industrie oder bei Behörden) oder projektorientiert (zum Beispiel im Baugewerbe oder Arbeit von Hilfsorganisationen) oder eine Mischform davon. In einer VUCA-Welt können diese Organisationsstrukturen aufgrund mangelnder Flexibilität (Agilität) mit dem Wandel nicht mithalten.

Zudem fokussieren sich traditionelle Organisationen häufig stark auf sich selbst. Sie denken und handeln in hierarchischen Pyramiden und voneinander getrennten Silos. Agile Unternehmen hingegen richten ihre Strategie konsequent am jeweiligen Kunden aus und streben dadurch eine Maximierung des Kundennutzens an.

Dabei wird häufig unterschieden zwischen agilem Mindset und agilen Methoden.

Agile Methoden

Es geht im Kern um das Lösen von Aufgaben durch oder innerhalb einer Organisation. Zu den agilen Methoden gehört zum Beispiel das aus der Softwareentwickler-Szene adaptierte Scrum.

Der Einsatz agiler Methoden zeichnet sich durch selbstorganisierende Teams, sowie eine iterative und inkrementelle Vorgehensweise aus.

Quelle / Basis: Wikipedia

Bei der Arbeit mit agilen Methoden geht es nicht mehr darum, sofort einen kompletten Plan für die Aufgabe von A-Z zu erarbeiten und sich dann genau daran zu halten. Vielmehr wird Schritt für Schritt gearbeitet und in regelmäßigen, verhältnismäßig kurzen Zeitabständen, ein Review abgehalten und ein Arbeitsergebnis abgeliefert (zweiwöchiger Sprint).

Aber warum genau eignen sich agile Methoden gerade in einer VUCA-Welt zur Problemlösung gut? Ein Blick auf die von Ralph Stacey bereits 2002 entworfene Matrix liefert einen guten Erklärungsansatz.

Lösungsstrategien auf Basis der Stacey Matrix

Die Dimensionen der von mir dargestellten Stacey Matrix sind auf der Y-Achse der Faktor Einigkeit bezogen auf das WAS zu tun ist. Die X-Achse bildet ab, wie bekannt oder unbekannt der Weg, also das WIE ist.

Dabei entstehen vier Zonen:

1. Einfache Probleme, deren Lösung trivial ist
2. Komplizierte Probleme
3. Komplexe Probleme, für die ein agiles Vorgehen die angemessene Methode darstellt sowie
4. Chaotische Probleme, die ein Maximum an Unsicherheit darstellen.

Das Verhalten zur Lösung der jeweiligen Probleme könnte man auf Basis des Cynefin Modells recht knapp mit folgender Vorgehensweise beschreiben:

1. Einfache Probleme: messen, kategorisieren, reagieren
2. Komplizierte Probleme: messen, analysieren, reagieren
3. Komplexe Probleme: ausprobieren, messen, reagieren
4. Chaotische Probleme: handeln, messen, reagieren

Aus dieser Beschreibung geht sehr schön hervor, wo die Nachteile der Agilität liegen.

Nachteile der Agilität

Ein Nachteil der Agilität ist die häufig mangelnde Qualitätssicherung. Diese ist in einer klassischen Organisationsform wesentlich stärker ausgeprägt (Qualitätssicherungsprozesse). Da bei komplexen Problemen sowohl das WAS als auch das WIE recht unklar sind, müssen Problemlösungen jedoch ausprobiert werden. Das Thema Fehlerkultur gewinnt an Bedeutung.

Fehlerkultur wie bei einem StartUp

Das Vorgehen von StartUps wird heute als Blaupause für das Kreieren von Innovationen sowie die Einführung einer positiven Fehlerkultur gesehen. Wenn Produkte für neue Zielgruppen und neue Märkte entstehen, gibt es meist keine Vorerfahrungen. Es wird ausprobiert, optimiert und dann entschieden, ob es weitergeht oder ob es der falsche Weg war.

„Fail fast and often“

Die Devise dabei ist „Fail fast and often“. Dies bedeutet, dass sich durch häufiges Scheitern, Lösungen nach und nach durch Ausprobieren optimieren. Man könnte das in etwa mit der Evolution vergleichen. Optimal an den Lebensraum angepasste Lebewesen haben überlebt und sich weiterentwickelt. Diejenigen, die auf sich ändernde Umweltbedingungen nicht anpassungsfähig waren, sind ausgestorben.

Warum das Scheitern „fast“ (englisch), also „schnell“ (deutsch) erfolgen sollte, hat vor allem einen wirtschaftlichen sowie einen psychologischen Hintergrund: Je länger an einem falschen Weg festgehalten wird, um so mehr Ressourcen wie Zeit, Geld oder Kapazitäten werden in den Sand gesetzt.

Manager propagieren gerade eine Kultur des Scheiterns und eines Lernens aus Misserfolgen. Im HR hat sich daraus ein eigenes Veranstaltungsformat, die HR Failure Night entwickelt. Statt Best Practice heißt es auf einmal Worst Practice.

Ambidextrie – das Beste aus zwei Welten

Was bedeutet Ambidextrie in diesem Zusammenhang?

Definition von Ambidextrie:

Der Begriff stammt von den lateinischen Wörtern „ambo“ (=beide) und „dexter“ (=rechte Hand) und meint Beidhändigkeit. Bezogen auf Organisationen meint Ambidextrie das Nebeneinander sowie das Ergänzen von traditionellen Geschäftsmodellen und Innovationen.

Quelle / Basis: Wikipedia / Grabmeier

Zwei damit vergleichbare Begriffspaare sind duales Betriebssystem und bimodales HR.

Duales Betriebssystem für Unternehmen

Dual bezieht sich in diesem Fall auf die Aufbauorganisation von Unternehmen beziehungsweise des Personalbereichs. Entweder als klassisch hierarchisch oder als Netzwerk-Organisation.

Hierarchische Unternehmen

Die Mehrzahl aller Unternehmen übernimmt ab einer gewissen Organisationsgröße klassischerweise eine hierarchische Struktur. Es werden Führungsebenen eingezogen.

Netzwerk-Organisation

Bei Netzwerk-Organisationen hingegen ist das ordnende Element nicht die feste Zugehörigkeit zu einer Organisationseinheit mit klassischer Führung durch Weisung und Kontrolle.

Definition Netzwerk-Organisation

Die Netzwerkorganisation kann wie folgt beschrieben werden:

Organisation mit relativ autonomen Mitgliedern, die langfristig durch gemeinsame Ziele miteinander verbunden sind und koordiniert zusammenarbeiten.

Quelle / Basis: Wikipedia

Wie beim Begriff Ambidextrie gibt es bezogen auf die Aufbau-Organisation kein 100%-iges Entweder-Oder. Vielmehr streben Unternehmen ein duales Betriebssystem (nach John Kotter) an, in dem es nebeneinander Hierarchie und Netzwerke gibt.

Dabei dürfen die beiden Ansätze jedoch nicht in unterschiedlichen Unternehmens-Welten implementiert werden. Einheiten, wie Innovation-Labs beispielsweise sollten eng mit dem Kerngeschäft verzahnt werden und nicht als Stand-Alone-Inkubator unabhängig vom Rest des Unternehmens agieren.

Bimodales HR-Management

Ursprünglich abgeleitet vom Modell der bimodalen IT nach Gartner, als IT der zwei Geschwindigkeiten, entstand daneben der Begriff des bimodalen Human Resources Managements (kurz: bimodales HR).

Definition bimodales HR:

Moderne Organisationsform, um Personalmanagement im Spannungsfeld zwischen Stabilität und Veränderung zu positionieren: Der klassische Teil für effiziente Standardprozesse und der innovative Teil für Veränderung und Agilität arbeiten zusammen mit einem gemeinsamen Ziel.

Quelle: Julia Bangerth, DATEV eG

Dabei wird gerne eine Symbolik aus dem Sport zur Verdeutlichung herangezogen: Während der Dauerläufer kontinuierlich seine Strecke geht und langfristig plant (traditionell), muss der Sprintläufer auf kurze Distanz alles geben (innovativ). Ebenfalls gerne genommen ist der Vergleich zwischen einem Tanker (schwerfällig, aber stabiler) und einem Schnellboot (wendiger, aber anfälliger).

Die digitale Transformation hat somit auch Auswirkung auf das klassische Rollenmodell sowie die Aufgabenverteilung innerhalb von HR nach Dave Ulrich.

Rollenmodell von Dave Ulrich im Wandel

Bereits 1997 entwickelte Dave Ulrich sein Rollenbild einer optimalen HR-Organisation. Diesem zugrunde liegt die Aufteilung des Personalbereichs in drei Säulen

• HR-Business Partner (HRBP)
• Centers of Expertise (CoE) oder Centers of Competence (CoC)
• Shared Service Center (SSS)

Dabei steht der HR-Business Partner auf Augenhöhe mit den Fachbereichen im Kerngeschäft.

Wie nachstehende Grafik zeigt, wandeln sich die Rollen. Während die Shared Services und die Administration aufgrund von Digitalisierung und Automatisierung prozentual eine kleinere Rolle einnehmen, dürften die Centers of Competence deutlich wachsen. Zu sehen ist das unter anderem an der zunehmenden Spezialisierung im Recruiting.

Unternehmensdemokratie – Holokratie

Definition Holokratie:

Holokratie ist eine entwickelte Systemik, die Entscheidungsfindungen „mit durch alle Ebenen hindurch gewünschter Transparenz und partizipativen Beteiligungsmöglichkeiten“ in großen Netzwerken und vielschichtigen Unternehmen eine günstige Struktur gibt.

Quelle / Basis: nach Brian Robertson via Wikipedia

Oft spricht man auch von Unternehmensdemokratie. Über die Mechanismen der Holokratie mit einer dynamischen Entscheidungsfindung in sogenannten (organisationalen) Kreisen, werden anstelle des Folgens einer einmal getroffenen Grundsatzentscheidung eine Folge kleinerer Kurskorrekturen eingeleitet. Vertreter dieser Organisationsform nehmen für sich in Anspruch, besser, das heißt vor allem unbürokratischer, auf Veränderungen in der VUCA-Welt reagieren zu können.

Partizipation – Teilhabe an unternehmerischen Entscheidungen

Aus diesem Grund lesen oder hören Sie im Zusammenhang mit der digitalen Transformation im HR auf einmal solch revolutionär klingende Ideen wie die Wahl von Führungskräften durch Mitarbeiter innerhalb bestimmter Zyklen.

Auch wenn die auf die Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen übertragene Entscheidungskompetenz noch nicht die systemische (Extrem)Form der Holokratie erreicht hat, spüren Sie sicher bereits ein verstärktes Streben nach Teilhabe, sprich Partizipation.

Erkennen können Sie das an vielen Stellen, wie beispielsweise an Veranstaltungsformaten wie dem BarCamp.

BarCamp

Stammleser meines Blogs haben schon häufiger vom HR BarCamp gelesen, das jährlich beispielsweise in Berlin, Wien oder Zürich stattfindet.

Definition BarCamp

Als BarCamp oder auch Un-Conference bezeichnet werden Veranstaltungsformate mit offenen Workshops, deren Inhalte und Ablauf von den Teilnehmern zu Beginn der Tagung selbst entwickelt und erst im weiteren Verlauf gemeinsam gestaltet werden. BarCamps dienen dem inhaltlichen Austausch und der Diskussion, können teilweise aber auch bereits am Ende der Veranstaltung konkrete Ergebnisse vorweisen.

Quelle: Wikipedia

Das BarCamp ist dabei kein klassisches Format für Entscheidungen. Vielmehr geht es um das Lernen voneinander. In letzter Zeit wird dieses Lernen einerseits als „lebenslanges Lernen“ beschrieben, andererseits werden sogar Unternehmen selbst als „lernende Organisation“ bezeichnet.

Lernende Organisation

Definition lernende Organisation:

Der Begriff lernende Organisation stammt aus der Organisationsentwicklung und bezeichnet eine anpassungsfähige, auf äußere und innere Reize reagierende Organisation. Es wird dabei unterschieden zwischen lernfähigen und lernenden Unternehmen. Der Grad der Lernfähigkeit einer Organisation wird als Organisationsintelligenz bezeichnet.

Quelle/Basis: R. Reinhardt & U. Schweiker: Lernfähige Organisationen

Der Grad des tatsächlichen Lernens einer Organisation, sprich der Veränderungs- und Anpassungsfähigkeit, entscheidet über ihr Überleben im digitalen Wandel. Die größte Gefahr droht Unternehmen dabei von sogenannten disruptiven Veränderungen.

Disruptiv

Der Begriff disruptiv wird sehr häufig im Zusammenhang mit Technologien und deren Auswirkung auf Geschäftsmodelle verwendet. Was genau beschreibt er?

Definition von disruptiv:

Disruptive Entwicklungen, zum Beispiel neue Technologien, sind Innovationen, welche die Erfolgsserie einer bereits bestehenden Technologie, eines bestehenden Produkts oder einer bestehenden Dienstleistung ersetzen oder diese vollständig vom Markt verdrängen. Der Begriff stammt vom englischen to disrupt (=unterbrechen oder stören).

Quelle/Basis: Wikipedia

Zuerst verwendet wurde dieser Begriff durch Clayton M. Christensen in „The innovator´s dilemma“

Solche disruptiven Entwicklungen waren beispielsweise die Marktreife der Smartphones, die den Marktführer Nokia gestürzt hat, der Angriff von Uber auf das Geschäftsmodell Taxi oder Airbnb bezogen auf den Markt der Zimmervermietungen.

Digitale Transformation von HR – Fazit

Bei all diesen Begriffen, die sich in Vorträgen zur digitalen Transformation wie ein Schwall aus Buzzwords über die Zuhörer ergießen, handelt es sich um brandaktuelle Themen mit starkem Bezug zu uns Personalern.

Wie HR im Rahmen der digitalen Transformation gefordert ist

Denn gerade HR ist im Rahmen der digitalen Transformation stark gefordert. Insbesondere mit Blick auf folgende Themen:

• Finden der passenden Talente auf dem Markt, um in einer VUCA-Welt zu bestehen
• Entwicklung der Organisation hin zu einem lernenden Unternehmen
• Etablierung einer Fehler- und Partizipationskultur durch passende Formate
• Unterstützung neuer Rollenbilder im Bereich Agilität
• Automatisierung von einfacheren Verwaltungsprozessen, um Ressourcen für komplexe Themen zu gewinnen
• Gewinnung von Einblicken über die im Unternehmen bestehenden Kenntnisse und Fähigkeiten, um diese zielgerichtet einsetzen zu können (BigData und People Analytics)
• Ausrichtung der digitalen Transformation in Richtung Humanzentrierung (die Technik ist für den Menschen da, nicht der Mensch für die Technik)

Stimmen Sie sich mit mir und meinem Blog ein auf die digitale Transformation von HR! Werden Sie zum Treiber dieser Entwicklungen. Mein Beitrag hier soll einen ersten Grundstock legen. Ab und zu (in kleinen Dosierungen, versprochen!) werden weitere themenspezifische Beiträge folgen.

Buzzword-Bingo-Kärtchen zum Downloaden und Ausdrucken

Damit Sie einen weiteren Mehrwert aus diesem Beitrag ziehen können, dürfen Sie sich die Begriffe als kleine Buzzword-Bingo-Kärtchen über mein HR-Studien Download Portal herunterladen. Im nächsten Vortrag sind Sie damit als Zuhörer bestens gerüstet: Kreuzen Sie die vom Referenten gebrauchten Worte auf Ihrem Kärtchen an. Haben Sie vier Begriffe in einer Reihe angekreuzt, rufen Sie „Bingo“ … Sie kennen das sicher.

Zum Download des Lern-Bingo bzw. Lern-Memory.

Buzzword-Lern-Memory

Alternativ können Sie die Kärtchen auch zum Lernen verwenden und ausgedruckt an ihren Schreibtisch hängen als eine Art Merkzettel. In der Memory-Variante schneiden Sie alle Begriffe und deren Definitionen aus, mischen sie gut durch und verteilen sie mit der bedruckten Seite nach unten auf dem Tisch. Wie beim klassischen Memory-Spiel dürfen Sie stets zwei Kärtchen aufdecken. Passen Begriff und Definition zusammen, dürfen Sie weitermachen. Ansonsten ist Ihr Gegenüber dran. Wer am Ende die meisten Begriffspaare hat, gewinnt.

So lernen Sie spielend Begriffe der digitalen Transformation – ich sag nur Gamification.

Fachliteratur zum Thema digitale Transformation von HR

Wenn Sie vertieft in die Materie einsteigen wollen, kann ich Ihnen unter anderem das Buch „Digital HR“ von Prof. Thorsten Petry und Prof. Wolfgang Jäger empfehlen, das mir als Rezensionsexemplar des Verlages hier Inspiration und Lernquelle gleichermaßen war.