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Mitarbeiterempfehlungsprogramm-erfolgreich-einfuehren

Einführung Mitarbeiterempfehlungsprogramm – Kritische Analyse, Praxistipps und Checkliste

Mitarbeiterempfehlungsprogramme gelten noch immer als eines der am häufigsten ungenutzten Potentiale im Social Recruiting. Dabei kann durch die Einführung eines solchen Systems ein aktives Empfehlungsnetzwerk innerhalb der Mitarbeiterschaft entstehen.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was Sie vor, während sowie nach der Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms beachten müssen. Neben einer kritischen Analyse erhalten Sie Praxistipps sowie eine herunterladbare Checkliste.

Definition Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Was genau ist eigentlich ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm?

Laut Wikipedia wird Mitarbeiterempfehlungsprogramm so definiert:

Das Mitarbeiterempfehlungsprogramm ist ein Instrument des Human Resource Management im Rahmen der Mitarbeiterrekrutierung. Mitarbeiterempfehlungsprogramme basieren auf der grundlegenden Annahme, dass leistungsfähige Mitarbeiter (innerhalb oder außerhalb des Unternehmens) Menschen mit vergleichbaren Fähigkeiten, Talenten und Einstellungen kennen.

Dabei empfehlen Mitarbeiter entweder bereits konkrete Bewerber (m/w/d) oder teilen lediglich eine Stellenanzeige über ihr soziales Netzwerk.

Spannend an der Definition ist aus meiner Sicht die für einen Wikipedia-Eintrag ungewöhnlich weiche Formulierung, dass das Mitarbeiterempfehlungsprogramm auf einer Annahme basiert. In einem späteren Absatz auf Wikipedia heißt die Formulierung „Man nimmt an, dass Mitarbeiter, die über persönliche Empfehlungen eingestellt werden, loyaler sind und besser zur Unternehmenskultur passen als Mitarbeiter, die über traditionelle Wege rekrutiert wurden.“

Diese Annahmen scheinen noch nicht ausreichend wissenschaftlich bestätigt zu sein. Zumindest fehlen den Wikipedia-Redakteuren derzeit noch entsprechende wissenschaftliche Belege und Einzelnachweise.

Screenshot wikipedia.de zu Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Hohe Glaubwürdigkeit und Akzeptanz von Mitarbeiterempfehlungen

Unabhängig davon indizieren Studien, dass die Aussagen von Freunden, Bekannten oder Familienangehörigen über Unternehmen als Arbeitgeber mit fast 77% eine vergleichsweise sehr hohe Glaubwürdigkeit genießen und überwiegend positiv wahrgenommen werden. Alleine diese Tatsache rechtfertigt bereits den gezielten Einsatz von Mitarbeitern als Markenbotschaftern.

Wahrnehmung Ansprache durch Freunde im Rahmen eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms
Quelle: Befragung TU München für Talentry Social Recruiting Studie 2016

Mitarbeiterempfehlungsprogramme – das Recruiting-Potential ausschöpfen

Trotzdem nutzen laut der aktuellen Studie Recruiting Trends 2017 von Monster außer IT-Unternehmen nur ein Bruchteil der Unternehmen bisher ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm.

Quelle: Recruiting Trends 2017 von Monster / Universität Bamberg
Quelle: Recruiting Trends 2017 von Monster / Universität Bamberg

Wenn man bedenkt, dass alleine via Social Media das Netzwerk der eigenen Mitarbeiter durchschnittlich 150 Kontakte groß ist. Zusammen mit den Kontakten zweiten Grades reden wir somit bereits über ein Empfehlungspotential von 22.500 Personen, die direkt erreicht werden können.

Bei manchen Menschen sind es sogar noch mehr.

Mein XING-Netzwerk
Mein persönliches XING-Netzwerk

Manuelle Mitarbeiterempfehlungsprogramme

Die einfachsten Varianten von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen sind Kommunikationsmaßnahmen im Rahmen von Employer Branding Kampagnen, die darauf abzielen, den Stolz der Mitarbeiter auf ihren Arbeitgeber zu erhöhen und dazu animieren, diesen weiterzuempfehlen. Eine konkrete Empfehlung kann schon durch den Einbau von Social Sharing Buttons in die Karriereseite mit den Stellenangeboten ermöglicht werden. Am besten eine Datenschutz-freundliche Technik verwenden.

Allerdings stoßen Sie ohne die Unterstützung durch eine professionelles IT-System relativ schnell an ihre Grenzen, vor allem wenn Sie über den Einsatz von Incentives nachdenken. Das gilt um so mehr, wenn Sie aufgrund Ihrer Unternehmensgröße einen Betriebsrat haben. Dazu gleich mehr.

Einsatz eines digitalen Mitarbeiterempfehlungssystems

Wenn Sie die Einführung eines digitalen Mitarbeiterempfehlungssystems planen, sollten Sie auf ein System setzen, das prozessual sauber mit Ihrem Bewerbermanagementsystem sowie Ihrem Personalwirtschaftssystem zusammenarbeitet. Bei Ihrer Marktanalyse treffen Sie dabei unter anderem auf die marktführenden Anbieter

  • Firstbird
  • Talentry
  • sprad.io
  • mitarbeiterwerben.de
  • XING

Es lohnt sich ein genauerer Blick auf die Systeme, die sich sowohl bezogen auf die konkreten Einsatzszenarien als auch die Art und Weise der Abwicklung von Mitarbeiterempfehlungen unterscheiden. Beispielsweise in Punkto:

  • Gamification-Elemente (spielerische Punktesysteme)
  • Anonyme Empfehlung
  • Einbindung via Social Media
  • Schnittstellen

Die Unternehmenskultur im Blick behalten

Bevor Sie die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms starten, sollten Sie einen vertieften Blick auf Ihre Unternehmenskultur werfen. Wie ist es um die natürliche Empfehlungsbereitschaft unter den Mitarbeitern bestellt? Dies hat viel mit der Mitarbeiterzufriedenheit zu tun und kann daher mit entsprechenden Maßnahmen gemessen werden.

Arbeitgeberbewertungsplattformen wie kununu oder glassdoor geben ebenfalls einen ersten Hinweis. Denn dort finden Sie neben der generellen Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter oftmals auch Hinweise zur Weiterempfehlungsquote.

Screenshots: Arbeitgeberprofil DATEV eG auf glassdoor und kununu (Stand Mitte April 2018)
Screenshots: Arbeitgeberprofil DATEV eG auf glassdoor und kununu (Stand Mitte April 2018)

Das Ausmaß der Empfehlungsbereitschaft analysieren

Neben der Analyse der allgemeinen Empfehlungsbereitschaft lohnt sich ein vertiefter Blick auf die Motivationsschwellen. Das heißt, Sie sollten herausfinden, ab welcher Anreiz-Stufe Ihre Mitarbeiter zu solchen Empfehlungen bereit sind.

  1. Empfehlung bereits ohne jegliche Anerkennung
  2. Lob oder Sichtbarkeit für das Aussprechen einer Empfehlung
  3. Kleines materielles Dankeschön als Anerkennung für die Empfehlung
  4. Prämien, zum Beispiel Anteil des Jahresgehalts oder finanzieller Fixbetrag

Dies ist vor allem deswegen von hoher Wichtigkeit, da Sie durch die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms mit einem hohen Incentive-Level einen Standard setzen, den Sie so einfach nicht wieder rückgängig machen können.

Mitarbeiterempfehlungsprogramme – den Betriebsrat rechtzeitig einbinden!

Bei der Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms sollten Sie frühzeitig mit Ihrem Betriebspartner ins Gespräch gehen. Eine Reihe von rechtlich relevanten Fragestellungen ergeben sich unter anderem

  • bei der Definition der Incentives (Mitbestimmung des Betriebsrats bei Entlohnungsgrundsätzen, festgelegt in § 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG)
  • im Bereich Leistungs- und Verhaltenskontrolle nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (welche Mitarbeiter empfehlen wie häufig bzw. wie erfolgreich und wer empfiehlt gar nicht?)
  • mit Blick auf die Nutzungsbedingungen (§ 87 Abs. 1 Nr. 12 BetrVG)
  • bei der Einhaltung objektiver Auswahlgrundsätze im Rahmen des Recruitings auf Basis von Mitarbeiterempfehlungen (§ 95 BetrVG)
  • sowie in Punkto Datenschutz (Transparenz der Empfehlungen vs. anonyme Empfehlungen)

Auch haben Betriebsräte ein Interesse zu erfahren, welche Regeln für das Mitarbeiterempfehlungsprogramm gelten, zum Beispiel

  • Wer darf incentivierte Empfehlungen aussprechen?
  • Kann dies auch der Recruiter oder der jeweilige Hiring-Manager im Fachbereich bezogen auf seine eigene Stelle?
  • Wie und wohin dürfen Stellenanzeigen geteilt werden?

Zur Frage, welche Nähe Mitarbeiterempfehlungsprogramme zum Begriff der „Vetternwirtschaft“ aufweisen, habe ich bereits in meinem Beitrag zum Talent-Relationshipmanagement aus 2014 geschrieben.

Auswahlentscheidung auf Basis von Mitarbeiterempfehlungen

Ein häufiges Missverständnis im Zusammenhang mit Mitarbeiterempfehlungen ist die Annahme, dass empfohlene Bewerber immer die potenziell am besten passenden Mitarbeiter darstellen. In Wirklichkeit stellen empfohlene Bewerber lediglich eine gleichwertige alternative Recruiting-Quelle dar.

Auch wenn die empfohlenen Bewerber mutmaßlich besser zur Unternehmenskultur passen, sollten Profile von empfohlenen Bewerbern qualitativ genauso intensiv geprüft werden, wie alle anderen Bewerbungen. Tipps zur Optimierung dieser Personalauswahl finden Sie übrigens in meinen Beiträgen Wie Sie Ihre Personalauswahlentscheidungen sofort optimieren können und zu hochstrukturierten Bewerberinterviews.

Mitarbeiterempfehlungen und Stellenanzeigen

Stellenanzeigen erfolgsversprechend zu formulieren gehört zum grundlegenden Handwerkszeug von Recruitern. Leider zeichnen Studien in dieser Hinsicht immer wieder grundlegende Schwächen.

Infografik Stellenanzeigen
Quelle: Teil einer Infografik, Softgarden

Bezogen auf Mitarbeiterempfehlungsprogramme heißt das:

Durch persönliche Empfehlung von Mitarbeitern mit Bezug zur ausgeschriebenen Stelle, können einerseits Schwächen bei in der Formulierung von Stellenanzeigen bis zu einem gewissen Grad ausgeglichen werden. Anderseits senken unpräzise Stellenanzeigen die Erfolgsaussichten, fachlich passende Bewerber aufgrund via Social Media geteilter Stellenanzeigen anzuziehen.

Sie werden also so oder so weiter an der optimalen Stellenanzeige feilen müssen.

Mitarbeiterempfehlungen zulasten der Diversity?

Immer wieder wird die Frage diskutiert, in wie weit Mitarbeiterempfehlungsprogramme kontraproduktiv sind, was eine hohe Diversityquote angeht. Das hierbei verwendete Hauptargument: Mitarbeiter ziehen ihresgleichen an, die Vielfalt leidet.

Doch bedeutet eine Empfehlung von Bewerbern durch Mitarbeiter in erster Linie, dass die Empfehler davon ausgehen, dass die Empfohlenen gut zum Unternehmen passen. Bei nicht-anonymen Mitarbeiterempfehlungsprogrammen übernehmen sie gar eine Art „gefühlte Verantwortung“ dafür. Grundsätzlich gilt: Je diverser sich eine Belegschaft bereits zusammensetzt, um so diverser werden auch die Empfehlungen sein.

Und -ich hatte es bereits geschrieben- die Recruiter sollten so oder so die kulturelle Passung im Rahmen des Auswahlprozesses umfassend prüfen.

Prämien für Mitarbeiterempfehlungen als Incentives

Eines der wichtigsten Themen bei der Einführung von Mitarbeiterempfehlungsprogrammen ist die Einführung von Prämien als Incentives. Neben der Grundsatzfrage, ob es überhaupt Incentives geben soll, müssen vor allem folgende Fragen beantwortet werden:

  • Für welche Stellen werden welche Incentives angesetzt (alle gleich oder individuell)?
  • Wonach richtet sich die Höhe einer Prämie (z.B. nach Wertigkeit der Stelle oder dem Schwierigkeitsgrad der Besetzung)?
  • Wann wird die Prämie fällig (z.B. mit Unterschrift des Arbeitsvertrags durch die neuen Mitarbeiter oder nach dem Ende der Probezeit)?
  • Gibt es Teil- oder Staffelzahlungen?
  • Wer budgetiert die Prämien (HR oder Fachbereich)?
  • Was ist bei der Versteuerung anfallender geldwerter Vorteile zu beachten?

Der Einsatz von Prämien als Incentives wird sehr unterschiedlich bewertet. Monetäre Prämien schaffen kurzfristig einen hohen Anreiz. Allerdings erzeugen sie möglicherweise eine Mentalität, die dazu führt, dass ab sofort Empfehlungen nur noch gegen die Zahlung eine Prämie gegeben werden.

Alternative Prämien statt Geldzahlungen

Eine Reihe von Unternehmen hat ihr Mitarbeiterempfehlungsprogramm auf Basis nicht-monetärer Prämien aufgebaut. Dabei sind die alternativen Ideen nahezu unbegrenzt.

Eine kleine beispielhafte Auswahl:

  • Gutscheine (Tanken, Reisen, Erlebnisse)
  • Technische Geräte (Handys, Tablets, Sprachassistenten)
  • Freizeittage, Sichtbarkeit im Unternehmen (z.B. Mitarbeitermagazin)
  • Spenden für einen wohltätigen Zweck

Denkbar ist auch das Verlosen von „Trostpreisen“ für fleißige EmpfehlerInnen, unabhängig davon, ob die empfohlenen Bewerber letztlich eingestellt wurden oder nicht. Oder die zufällige Vergabe eines hochwertigen Preises unter allen Teilnehmer am Mitarbeiterempfehlungsprogramm innerhalb eines gewissen Zeitraums (zum Beispiel Jahresverlosung zu Weihnachten).

Die Beurteilung von Prämienzahlungen erfolgt dabei einzig nach der Fähigkeit, geeignet zu sein, die Empfehlungsbereitschaft der eigenen Mitarbeiterschaft zu stimulieren und aufrecht zu erhalten.

Kommunikation zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Um ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm langfristig am Laufen zu halten, ist in jedem Fall ein ausgeklügelter Kommunikationsplan sinnvoll. Achten Sie dabei insbesondere darauf, dass

  • der Sinn und Zweck des Mitarbeiterempfehlungsprogramms
  • die dem System zugrunde liegenden Prozesse (Wie erfahren die Mitarbeiter von ausgeschriebenen Stellen, wie können diese geteilt werden, usw.?)
  • die Arten der Incentives

klar und verständlich kommuniziert werden.

Auch sollten Sie überlegen, welchen Servicekanal Sie für Fragen zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm anbieten und welche Organisationseinheit diesen betreut.

Als Kanäle für die Kommunikation zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm bieten sich je nach Unternehmen insbesondere an:

  • E-Mail, Newsletter, Intranet, interne Blogs, Social Collaboration Systeme
  • Schwarzes Brett, Plakat-Aushänge
  • Meetings sowie Sonderveranstaltungen

Über Mitarbeiterzeitschriften und -magazine sowie unternehmenseigene Social Media Kanäle sollte das Mitarbeiterempfehlungsprogramm immer wieder Thema sein. Zum Beispiel können besondere Success Storys aus dem Mitarbeiterempfehlungsprogramm via Storytelling ansprechend aufbereitet werden. Im Grunde steht Ihnen die gesamte Bandbreite des (internen) Marketing- und Kommunikationsmixes zur Verfügung.

Checkliste zum Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Nehmen Sie sich für die Einführung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms die notwendige Zeit. Je nach internem Abstimmungsaufwand mit allen Stakeholdern, können dies durchaus einige Monate sein. Informieren Sie sich bei Systemanbietern über Referenzprojekte von anderen Unternehmen und gehen Sie ins Gespräch.

Um Ihnen die Etablierung eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms weiter zu vereinfachen, biete ich Ihnen auf meinem HR-Studien Download Portal noch eine kleine selbsterstellte Checkliste zum Herunterladen an.

So oder so wünsche ich Ihnen für die Einführung Ihres Mitarbeiterempfehlungsprogramms viel Erfolg und freue mich über einen Erfahrungsaustausch zum Thema in den Kommentaren unter diesem Beitrag.

 

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Stefan Scheller

Abbinder: Persoblogger Stefan Scheller

Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und HR-Szene Influencer betreibe ich diesen Blog und das gleichnamige HR-Portal für Praktiker. Vielen Dank für das Lesen meiner Beiträge und Hören meines Podcasts!

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2 Antworten

  1. Lieber Stefan,
    auch dieser Blogbeitrag hat wieder viel Spaß gemacht, ich möchte ganz viele Haken an Deine Punkte setzen. Nur bei den Prämien und hier insbesondere bei den nicht-monetären fehlte mir der Aspekt der persönlichen Anerkennung: Ich würde wetten, dass außer im Niedriglohnsektor für die meisten Mitarbeiter ein persönlicher Dank nicht nur von HR, sondern vom Abteilungs- oder Bereichsleiter, für den man eine Stelle besetzen half, eine viel nachhaltigere Motivation ist als 250 €. Die sind schnell ausgegeben und vergessen, aber wenn mal ein Direktor in der Abteilung persönlich auftaucht und sich bei dem Empfehlenden coram publico für seine Hilfe bedankt (und bitte ehrlich, authentisch, nicht „ich soll mal“) spricht sich das im ganzen Laden rum, macht Schule. Der Motivationshebel weit über die weitere Mitarbeit im Empfehlungsprogramm ist gigantisch!

    Und auch bspw. von den Firstbird-Kollegen höre ich immer wieder ganz tolle Beispiele für Formen der Anerkennungen, auf die man selbst gar nicht kommen würde, aber die – wenn passend zur jeweiligen Kultur des Unternehmens – tolle, nachhaltig wirksame Symbole und Zeichen sind.

    Ein gutes Tool für professionelles Empfehlungsmanagement kann man kaufen (siehe Deine Liste), um die Wirksamkeit dann aber so richtig zu hebeln braucht es ein HR, das weiß, was zur jeweiligen Kultur und den Mitarbeitern (ggf auch je nach Bereich) passt, bereit ist zu testen, Effekte zu messen, kontinuierlich zu optimieren… Da ich weiß, dass Du Dich mit Tools für HR eben nicht nur akribisch von der formalen Seite, sondern auch intensiv hinsichtlich des Effektes auf die MitarbeiterInnen beschäftigst, wollte ich das gern noch einwerfen.

    Herzliche Grüße
    Ekkehard

    1. Lieber Ekkehard,
      herzlichen Dank für diese wertvollen Ergänzungen.
      Du hast absolut Recht: Anerkennung und aufrichtige Wertschätzung sind oftmals die beste aller Entlohnungen.
      Da sprechen Deine Kollegen bei Firstbird wahre Worte. Aber es sind ja auch Experten beim Thema Mitarbeiterempfehlungsprogramme.
      Einen schönen Abend noch und viele Grüße nach Wien aus dem wunderschönen Nürnberg
      Stefan

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