Seit dem wegweisenden Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) im Jahr 2019 ist die Arbeitszeiterfassung ein zentrales Thema in deutschen Unternehmen und spätestens seit dem BAG-Urteil 2022 nicht mehr von deren Agenda wegzudenken. Doch wie sieht die Umsetzung konkret in der Praxis aus? Und wie kommt die Zeiterfassung bei den Arbeitnehmenden an? Protime, ein Anbieter von Workforce Management Lösungen, hat über Yougov eine unabhängige Studie in Auftrag gegeben und die Einstellungen und Erfahrungen von Arbeitgeber*innen und Arbeitnehmenden in Bezug auf das moderne Zeitmanagement genau unter die Lupe genommen.
Trotz Digitalisierung: Knapp eine*r von drei hält an traditionellen Methoden fest
Eine digitalisierte Arbeitsumgebung ist für viele Beschäftigte in Deutschland mittlerweile gang und gäbe – so auch in Sachen Zeiterfassung. Die Mehrheit der Befragten bestätigt dies, wobei die Methoden der digitalen Zeiterfassung durchaus variieren. Während 41% Systeme auf dem PC oder Laptop nutzen, verwenden 12% mittlerweile Apps.
Überraschenderweise hält knapp ein Drittel (29%) immer noch an traditionellen Methoden fest: 15% bevorzugen die vertraute Excel-Tabelle, während 14% weiterhin auf Zettel und Stift setzen. Diese traditionellen Erfassungsmethoden bergen allerdings potenzielle Nachteile: Sie lassen mehr Raum für Unstimmigkeiten, da manuelle Eingaben anfälliger für menschliche Fehler sind – sei es durch falsche Einträge oder fehlende Dokumentation. Zudem bieten sie weniger Einblick, da automatisierte Berichterstattung fehlt, was die Analyse von Daten erschwert und fundierte Entscheidungen behindert.
Darüber hinaus verringern sie die Transparenz, da manuelle Aufzeichnungen schwer nachvollziehbar sind und es schwieriger ist, den Überblick über Arbeitszeiten und -aktivitäten zu behalten. Nicht zuletzt führen sie zu ineffizienteren Prozessen, da die manuelle Erfassung von Arbeitszeiten und -aktivitäten zeitaufwändig ist und den Arbeitsfluss unterbrechen kann – was letztendlich die Produktivität beeinträchtigt.
Eigenverantwortung trifft auf Nachzügler*innen: 18% erfassen ihre Arbeitszeit nicht
Bemerkenswert ist, dass nahezu die Hälfte der Befragten (47%) ihre Arbeitszeit bereits vor 2021 erfasst hat, noch bevor dies gesetzlich vorgeschrieben wurde. Dies unterstreicht das hohe Maß an Eigenverantwortung vieler Arbeitgeber*innen für Zeitmanagement, schon vor den gesetzlichen Anforderungen.
Ein Viertel (20%) begann 2022 mit der Erfassung, möglicherweise als direkte Reaktion auf die gesetzlichen Vorgaben. Trotz dieser gesetzlichen Richtlinien überraschend: Immer noch 18% der Befragten geben an, ihre Arbeitszeit nicht zu erfassen. Dies könnte auf verschiedene Faktoren zurückzuführen sein, wie beispielsweise unzureichende Ressourcen oder Unterstützung seitens des Unternehmens bei der Implementierung von Zeiterfassungssystemen. Zudem könnten einige Befragte nicht vollständig über die Vorteile der Zeiterfassung informiert sein, oder einige Unternehmen haben möglicherweise noch nicht den Schritt zur Modernisierung vollzogen.
Es ist von entscheidender Bedeutung, die möglichen Gründe zu erkennen und anzugehen, um sicherzustellen, dass Unternehmen und Mitarbeitende gleichermaßen von effektiven Zeiterfassungspraktiken profitieren können und um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, sobald diese in Kraft treten.
Einführung Zeiterfassungstools: Mehr als jede*r Dritte zeigt sich aufgeschlossen
Veränderungen am Arbeitsplatz bringen oft neue Chancen mit sich – so auch die Einführung von Zeiterfassungstools: Mehr als ein Drittel (35%) der Befragten zeigt sich aufgeschlossen. Das spricht dafür, dass derartige Tools als Chance gesehen werden, die Arbeitsweise effektiver zu gestalten und den Arbeitsalltag zu optimieren.
Unter den Befragten äußerten 31% Bedenken bei der Integration in den Arbeitsplatz, daher gilt es für Arbeitgeber*innen vor Inkrafttreten des neuen Gesetzes geeignete Lösungen für Ihre Mitarbeitenden bereitzustellen. Dies gilt ebenso gegenüber den 20% der Befragten, die erwähnten, dass sie sich über einen etwaigen Widerstand der Mitarbeitenden gegenüber Veränderungen sorgten. Unsicherheiten bezüglich der Kosten (8%) und andere Gründe wie Datenschutz, Privatsphäre, Kontrolle, zusätzlicher Aufwand und Gewohnheit spielen eine weniger bedeutende Rolle.
Dabei interessant: Obwohl ältere Generationen im Vergleich zu jüngeren als unflexibler angesehen werden, zeigt die Studie, dass die Gen Z (57%) zu Beginn die größte Skepsis hinsichtlich der Integration der neuen Tools mit bestehenden Arbeitsprozessen hat. Ebenso die Millennials mit 44%. Dahingegen sehen es die älteren Generationen entspannt: Der Großteil der Gen X (42%) und Babyboomer (62%) zeigt sich aufgeschlossen.
Diese Ergebnisse verdeutlichen, dass Veränderungen sorgfältig kommuniziert und implementiert werden müssen, damit sie von Mitarbeitenden aller Altersgruppen positiv aufgenommen werden können, was letztlich zu einer stärkeren Zusammenarbeit und einem effizienteren Arbeitsumfeld führen kann.
Effizienzbooster: Jede*r Fünfte findet, dass Zeiterfassung die Effizienz verbessert
Erst einmal eingeführt, scheinen etwaige Bedenken im Nu verflogen. Knapp jede*r Dritte empfindet Zeiterfassungstools als sehr effektiv bei der Überstunden- und Stressreduktion. Überhaupt sehen 59% der Befragten sie als vorteilhaft an, wobei jede*r Fünfte findet, dass Zeiterfassung dabei hilft, die Produktivität und Effizienz zu verbessern. Dies wird dadurch ermöglicht, dass Arbeitszeiten und -leistungen klar erfasst und kommuniziert werden können, wodurch Mitarbeitende einen klaren Überblick über ihre Arbeitsstunden und Aufgaben erhalten, ihre Zeit besser nutzen und ihre Pflichten besser organisieren können. Das trifft heute mehr denn je zu, da unsere Arbeitszeitpläne durch die Kombination von Präsenzarbeit im Büro und Arbeit im Home-Office vollkommen durcheinander geraten sind.
Besonders angetan sind die jüngeren Generationen: 69% der Gen Z betrachten die Maßnahmen als vorteilhaft, bei den Millennials sind es 66%. Zusätzlich zeigt sich, dass jüngere Generationen die Wirksamkeit von Zeitmanagement-Tools bei der Reduzierung von Stress und Überstunden tendenziell höher einschätzen als ältere Generationen. Zum Beispiel finden 39% der Gen Z und der Millennials die Zeitmanagement-Tools ihrer Arbeitgeber*innen sehr effektiv, im Vergleich zu nur 26% der Generation X und einem Fünftel der Babyboomer. Es fällt auf, dass Generation X und die Babyboomer allgemein zurückhaltender sind. Nur 47% der Generation X betrachten die Maßnahmen als vorteilhaft, und bei den Babyboomern sind es 46%.
Hohe Wertschätzung für Work-Life-Balance
Die erhöhte Wertschätzung für die Work-Life-Balance in der Gen Z im Vergleich zu früheren Generationen könnte diese positive Einstellung gegenüber Zeiterfassungstools erklären. Sie erkennen möglicherweise die direkte Verbindung zwischen effektivem Zeitmanagement, der Reduzierung von Überstunden und Stress sowie einer verbesserten Work-Life-Balance. Da sie diese Werte als besonders wichtig erachten, sind sie möglicherweise begeisterungsfähiger für Werkzeuge, die ihnen helfen, ihre Arbeitszeit effizienter zu nutzen und gleichzeitig genügend Zeit für persönliche Interessen und Freizeitaktivitäten zu haben.
Gesamt verdeutlichen die Ergebnisse eine breite Akzeptanz von Zeitmanagement-Tools in deutschen Unternehmen. Besonders die jüngeren Generationen sind gegenüber Zeitmanagement-Tools sehr positiv eingestellt und schätzen die Wirksamkeit solcher Tools bei der Reduzierung von Stress und Überstunden.
Die Implementierung effektiver Zeiterfassungspraktiken trägt daher nicht nur bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen bei sobald diese in Kraft treten, sondern dient dem Wohl der Mitarbeitenden, indem sie damit einen Überblick über ihre Arbeitszeit gewinnen und sie dadurch effizient und zu ihrem Wohlergehen nutzen können.
Die Untersuchung zeigt, dass Zeiterfassung bereits heute einen bedeutenden Unterschied für viele Arbeitnehmende macht und zu einem effizienten Zeitmanagement führen kann – ein Aspekt, der in der dynamischen Welt von heute von großer Bedeutung ist. Angesichts ständiger Veränderungen benötigen Mitarbeitende Flexibilität. Um diesem Bedürfnis gerecht zu werden, ist es unerlässlich, genau zu wissen, wie die Zeit für verschiedene Aufgaben genutzt wird. Effektives Zeitmanagement ermöglicht es, die Arbeit sorgfältig zu planen und gleichzeitig genug Zeit für einen selbst und die Liebsten zu finden.
Über die Studie
Im Rahmen der Studie wurden im Zeitraum vom 23. Mai bis 29. Mai 2024 2.048 Beschäftigte befragt, um die Einstellungen und Erfahrungen der Einzelpersonen in Bezug auf Zeitmanagement und -erfassung im Arbeitsumfeld zu untersuchen. Die Umfrage wurde mittels Online-Interviews mit Teilnehmenden des YouGov Panel Deutschland durchgeführt.
Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und Top HR-Influencer betreibe ich diese Website und das gleichnamige 
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