Praxistipps hybrides Arbeiten – technische Themen im New Normal

Hybrides Arbeiten ist die Zukunft. Dieser Satz geht vergleichsweise leicht über die Lippen. Denn mitten im Widerstreit von Homeoffice und mobiler Arbeit einerseits und Präsenzpflicht andererseits, scheint dieser Ansatz fast wie ein Kompromiss. Allerdings bringen die vermeintlichen Lösungen auch neue Herausforderungen mit sich. Zeit für ein paar Praxistipps zu Technik-Themen, worauf Sie achten sollten, damit Ihnen hybrides Arbeiten besser gelingt.

Was ist hybrides Arbeiten?

Der Begriff „hybrid“ gehört mittlerweile zum Alltagssprachgebrauch, wenn es zum Beispiel um Automobile mit zweierlei Antrieben geht (Verbrenner und Elektro). Mit Blick auf die Arbeitswelt 4.0 umgibt das kleine Wort aber noch eine gewisse Aura des Unbekannten. So sind auch die Definitionen auf Google sehr heterogen.

Fest steht, dass es sich bei hybridem Arbeiten um ein Arbeitsmodell handelt, das einen Wechsel aus Arbeit im Büro oder anderen Orten im Unternehmen sowie Homeoffice beziehungsweise Formen mobiler Arbeit vorsieht sowie Mischformen vorsieht.

Arbeitszeit und Arbeitsort werden damit deutlich flexibler.

Was die Arbeit in einem hybriden Arbeitsmodell mit sich bringt

Die Zeiten des 100%-igen Homeoffice aufgrund der Corona Pandemie neigen sich einem Ende entgegen. Unternehmen versuchen das, was in den Medien immer wieder als „New Normal“ bezeichnet wird, in die Organisationen zu tragen. Dabei ergeben sich aus vier Basis-Varianten einer Kollaboration, nunmehr eine Vielzahl weiterer im Sinne einer hybriden Zusammenarbeit:

Vor Ort synchron

Dieses Arbeitsmodell kennen wir am besten aus der Zeit vor Corona. Alle aktiv arbeitenden Teammitglieder ist gemeinsam in enger physischer Umgebung tätig.

Virtuell, aber synchron

Der Klassiker während der Corona-Pandemie. Hier arbeiten Menschen zur gleichen Zeit gemeinsam virtuell mit digitalen Tools zusammen und halten beispielsweise Videokonferenzen ab, bei denen die Teammitglieder gleichzeitig vor den Bildschirmen sitzen.

Vor Ort asynchron

Mit diesem Arbeitsmodell haben vor allem Menschen in Schichtarbeit oder hochgradig flexibel arbeitende Teams zu tun.

Virtuell asynchron

Im Rahmen internationaler Zusammenarbeit über längere Zeitgrenzen hinweg ist diese Art der Kollaboration heute ebenfalls schon Standard. Auch asynchrone Video-Interview im Recruiting kennen wir im HR seit einiger Zeit.

Die neue hybride Zusammenarbeit besteht aus Mischformen

Hybride Arbeitsformen der Zukunft kombinieren nunmehr die oben genannten Varianten deutlich stärker als bislang. Eines der meiner Meinung nach wichtigsten Beispiele ist die Zusammenarbeit eines Teils des Team vor Ort mit einem weiteren Teil, der remote zugeschaltet ist. Diese Mischform aus vor Ort sowie virtuell bringt neue Herausforderungen sowohl für Führungskräfte als auch für die Teammitglieder und deren Arbeitsergebnisse.

Wesentlicher Faktor: Technologie

Es mag fast ein wenig banal klingen. Aber ich bin überzeugt davon, dass der Erfolg hybrider Zusammenarbeit zu einem großen Teil technologiegebunden ist. Während des Corona-bedingten Homeoffice haben wir bereits die Erfahrung gemacht, wie wichtig beispielsweise eine hochwertige Webcam abseits der eingebauten Linsen in Laptops oder auch iMacs ist. Gleiches gilt für die Tonqualität, die vor allem beim zwischenmenschlichen Kontakt eine große Rolle spielt. So geht beispielsweise bei einer klassischen Videokonferenz-Software ein gewisser Anteil des Ton-Spektrums aufgrund der starken Komprimierung verloren. Das macht mit Blick auf Bandbreiten und Datenvolumen absolut Sinn. Aber gleichzeitig verlieren wir einen Teil der für uns Menschen wichtigen „Zwischentöne“. Ein Grund übrigens, warum ich kein Fan von Podcast-Aufnahmen via Zoom und Co bin, sondern spezialisierte Online-Tools wie ZenCastr bevorzuge.

Ein Beispiel für hybride synchrone Zusammenarbeit: Hybrides Meeting

Nehmen wir mal den klassischen Fall eines Teammeetings und versetzen es in einen hybriden Arbeitsmodus. Das heißt, dass 60% des Teams, sagen wir mal 6 Personen, im unternehmenseigenen Bürogebäude und die anderen 40% über eine Videokonferenz- oder sonstige Online-Kollaborationssoftware angebunden zum Meeting zusammenkommen. Vorausgesetzt, dass alle nicht Anwesenden die gleiche Software für die Anbindung verwenden, könnten wir diese somit auf einem Monitor gemeinsam in altbekannter Kachel-Übersicht sichtbar machen. Die Zusammenarbeit funktioniert allerdings nur dann gut, wenn auch die Sprachausgabe der virtuellen Teilnehmer im Raum entsprechend laut zu vernehmen ist. Häufig scheitert es hier schon daran, dass kein geeignet ausgestatteter Raum zur Verfügung steht und die Mitarbeitenden im Homeoffice nur über einen kleinen Notebook-Bildschirm dargestellt werden und auf die Laptop-Lautsprecher angewiesen sind. An diesem einfachen Beispiel wird bereits klar, dass die Sichtbarkeit und Interaktionsfähigkeit der beiden Gruppen deutlich voneinander abweichen. Aber auch der umgekehrte Weg, also das Übertragen der Tonsignale aller vor Ort Anwesenden in die digitale Welt kann schnell zum Ärgernis werden. In Laptops eingebaute Mikrofone haben häufig eine sehr gerichtete und nur kurze Reichweite. Das hat zur Folge, dass lediglich die nahe am Gerät sitzenden Personen angemessen laut vernommen werden können. Äußerungen von weiter entfernt positionierten Teammitgliedern können hingegen nicht mehr ausreichend laut wahrgenommen werden. Gesteigert wird die Herausforderung noch, wenn ein gewisser Lautstärke-Pegel im Raum herrscht. Beispielsweise weil in kleinen Grüppchen diskutiert oder gar fachlich gestritten wird.

Vor-Ort Buddy für die Remote-Teammitglieder

Es empfiehlt sich auf jeden Fall, eine Person vor Ort für jeweils eine digital teilnehmende Person zu definieren, die dafür Sorge trägt, dass remote alles Wesentliche über die entsprechende Kamera zu sehen und via Mikrofon zu hören ist. Darüber hinaus ist die Person als eine Art „Buddy“ dafür zuständig zu prüfen, ob die Remote-Verbindung noch steht und ob die Person am anderen Ende sich zu Wort melden möchte. Sie verstärkt deren Präsenz somit und verhilft ihr zu mehr Sichtbarkeit und Durchsetzungskraft. Insofern sei an dieser Stelle angemerkt, dass trotz aller technischen Themen, soziale Aspekte im Team wichtiger denn je werden.

Technische Ausstattung aufrüsten

Um hier zu einer professionellen hybriden Zusammenarbeit zu kommen, empfehlen sich spezialisierte Video-Konferenz-Systeme, beispielsweise mit mehreren (vielleicht sogar sprachaktivierten und beweglichen) Raumkameras. Gleiches gilt für die Anzahl der Mikrofone im Raum. Soll hier gleichberechtigt miteinander interagiert werden, müssen im sprichwörtlichen Sinne auch „alle Stimmen gehört“ werden. Wir reden also über ein Invest in:

• Kameras
• Mikrofone
• Lautsprecher
• oder All-in-one-Systeme

In hybriden Welten Prozessumkehr gilt: Digital first

Es hat sich gezeigt, dass es für produktives Arbeiten hilfreich ist, das Motto „digital first“ einzuhalten. Das bedeutet, dass bei eingeschränkten technischen Möglichkeiten alle gemeinsam auf digitale Lösungen wechseln, um auf Augenhöhe zusammenarbeiten zu können. Eine Umstellung mag das dann sein, wenn bisher nach der Mehrheit entschieden wurde und somit, um in unserem Beispiel zu bleiben, sich die virtuell zugeschalteten vier Teammitglieder zusätzlich einer Metaplan-Wand im Besprechungsraum gegenüber sahen, auf die sie ohne Hilfe Ihrer Kolleginnen und Kollegen keine Einflussmöglichkeiten hatten. Bei einer „digital first“-Denkweise würden stattdessen alle auf ein virtuelles Board wechseln. Dies erfordert jedoch klare Absprachen und bestenfalls auch eine Konsent-Entscheidung über die Vorgehensweise. Denn nunmehr treten die möglicherweise vorhanden Interessen der Mehrheit zur Nutzung eines realen Boards hinter der Arbeitsfähigkeit der Gesamtgruppe zurück.

Hochwertige Headsets für produktives Arbeiten

Damit beim Switch auf virtuelle Zusammenarbeit auch vor Ort nicht ein wildes Durcheinander ausbricht und durch die Nutzung von eingebauten Systemlautsprechern keine Hall- oder sonstigen Störgeräusche entstehen, empfiehlt sich als elementare Grundausstattung ein hochwertiges Headset für alle Teammitglieder. Zum Einsatz geeigneter Video-Software, habe ich ja in meinem Praxisleitfaden Homeoffice und mobiles Arbeiten bereits geschrieben.

Digitale Boards zur Visualisierung und Konzeption

Mit Conceptboard habe ich in der Praxis die meiste Erfahrung. Die Möglichkeiten der Software sind in der Regel ausreichend für die wichtigsten Anwendungsfälle. Neben der Visualisierung von Inhalten, kreativen Sessions mit Interaktionen aller Beteiligten, lässt sich die Software auch gut zum Präsentieren nutzen (gesteuerte Moderation). Ebenfalls ab und an genutzt habe ich die Boards von Miro sowie innerhalb von Microsoft Teams. Darüber hinaus finden sich weitere größtenteils kostenfreie Tools, wie zum Beispiel:

• Trello
• Asana
• Zenkit
• Kanbantool
• Wekan
• Meistertask
• Kanboard
• Restyaboard
• YouTrack

In jedem Fall sollten Sie sich frühzeitig entsprechende Lizenzen besorgen, um den kompletten Funktionsumfang dauerhaft nutzen zu können.

Virtuelle Aufgaben / ToDo-Listen

Gleiches gilt für die im Rahmen von „digital first“ benötigten digitalen Ablagemöglichkeiten und Aufgabenlisten. Hierfür haben die meisten Organisationen allerdings bereits brauchbare, häufig cloudbasierte Lösungen, gefunden. Neben dem Speichern von Inhalten in der Cloud, bieten mobile Lösungen heute auch interessante Features zur Aufgabenverwaltung und ToDo-Listen.Der wichtigste Tipp hierbei: Sorgen Sie für durchgängige Prozesse und reibungslose Datenübergaben zwischen den von Ihnen genutzten IT-Lösungen. Denn häufig haben Sie hier nur die Auswahl zwischen einer standardisierten All-round-Lösung, bei der Sie Kompromisse eingehen müssen. Oder einer Vielzahl von sehr spezialisierten Tools, die im Rahmen eines IT-Gesamt-Konzepts hinterher zusammengeführt werden müssen.

Die Rolle von Augmented und Virtual Reality

Während die oben beschriebenen Lösungen noch stark im hier und jetzt aufsetzen, zeichnet sich am Horizont bereits der Siegeszug von Augmented und Virtual Reality Lösungen ab. So hat jüngst Facebook gezeigt, was es sich unter der Zusammenarbeit der Zukunft vorstellt. Virtuelle Lösungen in 3D sowie der Einsatz entsprechender VR-Brillen unter dem Namen „Horizon Workrooms“. Virtuelle Konferenzen und Teammeeting im Stile von Second Life mit Avataren, die den Beteiligten bis ins Detail ähnlich sehen, werden immer wahrscheinlicher. Im Learning-Umfeld haben Anbieter wie TriCat schon seit Jahren ähnliche Ansätze verfolgt, um virtueller Begegnung mehr soziale Tiefe zu verleihen. Nunmehr springt auch das Zuckerberg Imperium auf den Zug auf.Blogger-Kollege Jo Diercks hat sich in diesem Zusammenhang jüngst Gedanken gemacht, wie es wäre, wenn beispielsweise Assessment Center zukünftig in solchen virtuellen Umgebungen stattfinden würden.

Nicht zu vergessen: Das Thema Datenschutz!

Ein geeigneter Anlass zwischen all den Möglichkeiten der schönen neuen digitalen Arbeitswelt das Thema Datenschutz hier nochmals explizit zu erwähnen. Ihre Business-Daten sollten in jeder Hinsicht und zu jeder Zeit sicher sein. Für HR-Daten rund um die Bewerbung gilt das natürlich um so mehr. Und da verbietet sich eine Lösung aus dem Hause des Datensammlers Facebook eigentlich von selbst. Aber generell sind solche Lösungen aus meiner Sicht zukunftstauglich, wenn sie inklusiv gedacht werden und die dafür benötigte Hardware nicht Unmengen an zusätzlichem Strom verbraucht und in Masse erschwinglich ist. Sehr spannend fände ich übrigens auch die Möglichkeit bei der hybriden Zusammenarbeit auf Hologramme zu setzen, die virtuell zugeschaltete Teammitglieder darstellen, um sie sozusagen ebenfalls in 3D mit in den Raum zu holen. Wer weiß, wenn hier die ersten Lösungen aus dem Games-Bereich auf das Business überspringen. Bis es soweit ist, sollten wir hybrides Arbeiten bestmöglich mit den schon zur Verfügung stehenden Mitteln gestalten.