Das HR-Startup agyleOS will mit seiner Online-Plattform Tools zur Verfügung stellen, um agile Arbeit ganzheitlich im Unternehmen softwareseitig zu unterstützen. Mitgründer Erdal Ahlatci gibt Einblicke, wie umfassend er Agilität dabei denkt und lebt. Und zeigt auf, warum so viele agile Transformationen scheitern beziehungsweise, wie es besser geht.
Was das Startup agyleOS anbietet
Hallo Erdal, magst Du euer Startup agyleOS bitte kurz vorstellen?
Bei einer agilen Transformation verändern sich nicht nur die Prozesse und die Art und Weise wie zusammengearbeitet wird, sondern die gesamte Struktur (Aufbau- und Ablauforganisation) und die Kultur des Unternehmens. Das bedeutet, dass mit herkömmlichen HR-Softwaresystemen, die meistens hierarchisch aufgebaut sind, ein agiles Unternehmen, mit selbstorganisierten Teams, nicht gesteuert und entwickelt werden kann.
Dies führt dazu, dass immer mehr zusätzliche analoge und digitale Tools (OKR, 360° Feedback, Surveytool, Skillmatrix, Organigramm usw.) eingeführt werden müssen, was wiederum alle Beschäftigten überfordert und die agile Transformation nicht nachhaltig ist.
Mit agyleOS bieten wir ein Operating System als SaaS für agile Organisationen. Eine Plattform, die im Gegensatz zu bestehenden HR-Softwaresystemen, alle notwendigen Tools für Agilität abdeckt und Konzepte der New Work unterstützt. Unsere Plattform ist sowohl für Unternehmen, die eine agile Transformation gemeistert haben und Tools für das Visualisieren, das Managen und für die Weiterentwicklung ihrer Agilität benötigen, als auch für Unternehmen, die eine digitale und agile Transformation vor sich haben, und Tools für eine erfolgreiche Umsetzung benötigen. Wir sind ein Team von Gründern und Gründerinnen, bestehend aus 9 Ex-KollegInnen mit jahrelanger Zusammenarbeit und viel Erfahrung im Bereich Agilität und Softwareentwicklung.
Modulare Tools
Welche Module beziehungsweise Tools deckt Euer System ab?
Den Kern bildet der agile Framework Manager, mit dem man eine agile Organisation designen (agile Frameworks) und visuell darstellen kann. Somit wird Agilität erstmal greifbar und die Visualisierung erzeugt Übersichtlichkeit und Transparenz, die wichtig sind im Changemanagement. Jede Änderung in der Organisation wird mit Versionen gekennzeichnet, damit die Weiterentwicklungen und Änderungen nachvollziehbar sind und auch eine Änderung wieder rückgängig gemacht werden kann. Es ist auch möglich, bekannte agile Skalierungsframeworks wie SAFe, LeSS oder das Spotify-Modell abzubilden.
Wir empfehlen ein individuelles Framework, das zum Produkt und zu der Kultur des Unternehmens passt.
Anhand von verschiedenen KPIs wird zum Framework der Reifegrad der Agilität angezeigt. Das Framework ist eine Art Landkarte des Unternehmens und ich kann mich durch die Teams und Bereiche durchklicken und sehe verschiedene nützliche Dashboards.
Ein weiteres Modul ist die Verwaltung von Personen und Rollen. Alle Beschäftigten haben ihre eigenen Dashboards und können gemeinsam mit der HR alle notwendigen Daten und Dateien verwalten, unter anderem auch ihre Skills.
Auch haben wir ein agiles OKR Modul integriert. Bei agiler Vorgehensweise ist es wichtig, dass ein langfristiges Unternehmensziel existiert, aber der Weg zum Ziel in Iterationen und in Inkrementen erfolgt. Ein Jahresziel wird in Quartalsziele beziehungsweise größere Epics heruntergebrochen und dann von den Teams in Sprintvisionen (Stories) zerlegt und umgesetzt. Anhand von Sprintreviews und Retros können die einzelnen Quartale verbindlicher geplant werden und Abhängigkeiten schneller gelöst werden. Diese Transparenz bei der Planung ist sehr hilfreich für selbstorganisierte Teams und erzeugt sehr viel Motivation und Sinnhaftigkeit.
Breites Portfolio an Tools und Werkzeugen
Mit einem Umfrage-Tool ist es möglich durch gezielte Fragen die Unternehmenskultur zu ermitteln und auf die Bedürfnisse der Beschäftigten einzugehen. Durch sogenannte Micro-Feedbacks, das heißt statt langer Umfragen werden in regelmäßigen Abständen ein bis zwei Fragen gestellt, werden umfangreiche Daten zum agilen Mindset ermittelt. Anhand dieser Daten können interne oder externe Agile Coaches gezielt und punktuell unterstützen.
Ein wichtiges Modul ist das Retro Actions Tool. Retrospektiven sollen dafür sorgen, dass die Arbeit im Team stetig verbessert wird. Die Qualität der Retrospektiven ist also sehr entscheidend für Agilität und kann bei uns gemessen werden. Ob die gemeinsam beschlossenen Maßnahmen auch die gewünschte Wirkung entfalten, muss regelmäßig überprüft werden. Auch hier unterstützt unser Tool.
Des Weiteren gibt es ein integriertes 360° Feedbacktool, um aus verschiedenen Perspektiven Feedback zu erhalten und zu geben.
Das Skillmatrix-Modul, ein integriertes Kompetenzmanagement-System, gibt Teams einen Überblick über ihr kollektives Skill-Level. Eine Matrix-Tabelle, die aus bestehenden und benötigten Kategorien, Skills und Skill-Leveln generiert wird, erlaubt Beschäftigten, ihr eigenes Wissen, ihre Fähigkeiten und ihre Erfahrung selbst einzuschätzen und künftige Ziele zur Verbesserung festzulegen.
Darüber hinaus ist es möglich mit Dashboards und Filtern Agilitäts-, Diversity- und Remotelevel, Unternehmens- und Teamsziele, Verfügbarkeiten, Vision und Mission, Teamwerte und Vereinbarungen zu sehen.
Woran die agile Transition in Unternehmen scheitert
Agilität wird sowohl als Mindset, Methode aber auch operationalisierte Arbeitsweise immer stärker für Unternehmen relevant. Trotzdem scheitern die meisten Organisationen an der agilen Transition. Woran liegt das aus Deiner Sicht?
Ein Grund ist immer, wenn es halbherzig umgesetzt wird. Also wenn keine wirkliche Überzeugung dahintersteckt. Sondern es gemacht wird, weil derzeit alle irgendwie agil arbeiten. Agilität muss meines Erachtens immer top down passieren, da das Management die Unternehmenskultur maßgeblich beeinflusst. Wenn Agilität auch vom Management gewollt und unterstützt ist, gibt es drei Herausforderungen warum Unternehmen scheitern.
Lost in Transformation:
Die agile Transformation ist ein Dauerzustand. Es ist nicht klar was genau das Ziel ist. Die Teams werden mit agilen Methoden wie Scrum und Kanban trainiert, neue Rollen werden festgelegt usw. Aber es fehlt häufig ein langfristiges Ziel, das am Ende erreicht werden und wie Agilität aussehen soll.
Keine Visualisierung:
Es gibt ganz wenige Unternehmen, die ihre agilen Organisationen auch visuell darstellen können. In den meisten Unternehmen ist der Einsatz von analogen Scrumboards mit bunten Zetteln schon Agilität, es wird weiterhin mit klassischen Organigrammen gearbeitet. Aber es gibt kein einziges Diagramm, das die Agilität anhand von einem Schaubild zeigt. Wenn ich nichts sehe, kann ich es auch nicht weiterentwickeln und auch keine Probleme erkennen.
Overtooling:
Wie ich oben schon erwähnt habe, werden sehr viele zusätzliche Tools verwendet, um eine agile Unternehmenskultur einzuführen, agiles Projektmanagement durchzuführen und Ziele zu verwalten. Zusätzlich gibt es noch unzählige analoge Tools, wie Scrumboards, Skill-Matrix an der Wand usw. In solchen Organisationen ist die Agilität meistens personenbezogen und der Erfolg hängt von diesen Personen ab. Wenn diese Personen, die Agilität eingeführt haben und das Wissen über Tools haben, das Unternehmen verlassen, ist meistens auch die Agilität weg. Es fehlt an Nachhaltigkeit.
Was wäre denn ein erfolgversprechenderer Ansatz?
Von Anfang an das Ziel der agilen Transformation klar formulieren und visuell darstellen. Das Betriebssystem des Unternehmens muss Agilität sein und deswegen müssen zentrale Tools, die im Einsatz sind, Agilität unterstützen. Anhand von Softwaretools und KPIs muss möglich sein, Agilität zu messen und sichtbar zu machen. Agile Prozesse und agile Strukturen sollten nicht nur in der Hand von einzelnen Personen (Agile Coaches) liegen. Ein agiles Framework muss bestehende Organigramme ablösen. Jede Änderung der agilen Prozesse und Strukturen muss mit Versionisierung gekennzeichnet werden, damit jede Änderung nachvollziehbar ist und es möglich ist, eine Änderung zu revidieren.
Transparenz hoch drei
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der agilen Arbeit ist das Thema Transparenz. In Eurer Software sind daher die Ziele, Werte, Scores und Meetings aller Beschäftigten für alle transparent. Welche Erfahrungen habt Ihr in dieser Hinsicht mit dem deutschen HR-Markt gemacht?
Die Unternehmen können grundsätzlich entscheiden, wieviel Transparenz sie möchten, indem sie bestimmte Funktionieren aktivieren oder deaktivieren. Wir empfehlen aber maximale Transparenz. Voraussetzung für eine hohe Transparenz ist eine Vertrauenskultur im Unternehmen. Agilität setzt auch eine Vertrauenskultur voraus. Da alle Daten von den Teams selbst erhoben werden und alles auch auf Selbsteinschätzung basiert, haben Beschäftigte kein Problem mit maximaler Transparenz bisher.
Welchen Einfluss haben Betriebsräte in diesem Zusammenhang?
Mitbestimmung ist in der deutschen Arbeitskultur sehr wichtig und wir unterstützen das auch. Ich habe in der Vergangenheit auch Betriebsräte über Agilität beraten. Ich empfehle jedem Unternehmen, frühzeitig den Betriebsrat in die agile Transformation einzubeziehen.
Ein Betriebsrat bietet eine indirekte Mitbestimmung der Beschäftigten. Agilität bietet sogar eine direkte Mitbestimmung und sorgt für selbstorganisierte Teams. Wenn der Betriebsrat frühzeitig in die agile Transformation eingebunden und gut beraten wird, entdeckt er auch die Vorteile für sich und treibt maßgeblich die Transformation voran. Es darf kein Misstrauen zwischen dem Betriebsrat und dem Management geben, sie sollten sich gegenseitig nicht als Blockierer sehen, sondern Hand in Hand die notwendige agile Transformation umsetzen.
Software für Agilität einführen
agyleOS ist eine ganzheitlich gedachte Software. Wie lässt sich diese in eine bestehende HR-IT Landschaft einbeziehen?
Unsere Plattform ist offen, was die Integration in bestehende Systeme angeht, und natürlich unterstützen wir Single Sign On. Da wir genau das Problem von Overtooling beheben wollen, legen wir besonderen Fokus auf Integrationen. Unsere Plattform ist eine gute Ergänzung für bestehende HR-Systeme und Projektmanagement- und Ticketsysteme.
Muss ich für die Nutzung einer Plattform wie agyleOS eigentlich erst die passende Unternehmenskultur schaffen oder gelingt auch umgekehrt initiiert durch Eure Software?
Die Unternehmenskultur muss nicht zwingend bereits agil sein, sollte aber offen für eine agile Transformation sein und sollte auch vom Management unterstützt werden. Unsere Software ist eine sehr starke Unterstützung für externe und/oder interne Beraterinnen und Berater bei der agilen Transformation und macht diese sichtbar, messbar und nachhaltig.
Die weiteren Planungen von agyleOS
Was plant Ihr als nächstes? Wie entwickelt Ihr Eure Plattform weiter?
Wir beschäftigen uns derzeit unter anderem mit Intervall-Arbeitszeiten, die durch die Pandemie aber auch durch ein neues Verständnis für Familie und Arbeit aktueller wird. Intervall-Arbeitszeit bedeutet, dass Menschen nach individuellen, ihren Persönlichkeiten und privaten Umständen entsprechenden Arbeitszeiten arbeiten, statt 9.00 – 18.00 Uhr am Tag und 40 Stunden die Woche.
Ich persönlich kann derzeit nicht acht Stunden am Stück arbeiten, da ich eine zweijährige Tochter habe, die ich in die Kita bringen und abholen muss. Deswegen arbeite ich den ersten Teil des Tages zwischen 9.15 – 15.00 Uhr. Dann hole ich meine Tochter von der Kita, verbringe ein bisschen Zeit mit ihr, übergebe sie an meine Partnerin, die auch Vollzeit als Lehrerin arbeitet, koche das Essen für die Familie. Nach einem gemeinsamen Abendessen und nachdem wir das Kind ins Bett gebracht haben, arbeite ich dann meistens noch drei bis vier Stunden als zweiten Teil des Tages. Ich versuche immer, das Wochenende, zumindest bis abends, mit der Familie zu verbringen.
Andere im Team haben keine Kinder oder andere Bedürfnisse und wählen andere Arbeitszeiten, beziehungsweise wollen nicht klassisch immer fünf Tage arbeiten und zwei Tage frei haben, sondern lieber vier Tage jeweils 10 Stunden arbeiten und dann drei frei.
Modul für Arbeitszeit-Modelle
Wir wollen ein Modul in unserer Plattform einbauen, das die unterschiedlichen Arbeitszeit-Modelle unterstützt und die Teams dabei hilft, die richtigen Zeiten für gemeinsame Meetings zu finden. Und Sprintplanungen danach ausrichtet, jedoch ohne Überwachung der Arbeitszeiten und Verletzung der Privatsphäre.
Wie bei allen Modulen, die wir auf unserer Plattform entwickeln, ist unser Ansatz zuerst lang zu recherchieren und mit Expertenrunden zusammenzuarbeiten. Wer sich mit diesem Thema gut auskennt oder Ideen hat, kann sich bei uns melden. Wir würden uns sehr über einen Austausch freuen.
Vielen Dank für Deine Antworten. Ich bin gespannt, wie sich Euer Startup agyleOS weiterentwickelt.
Über den Interviewten
Erdal Ahlatci hat Informatik studiert und nach seinem Studium als Dozent, Sozialarbeiter und als Softwareentwickler gearbeitet. Als Mitgründer und Geschäftsführer hat er bei movingimage entscheidend die agile Kultur geprägt. Und ein individuelles agiles Framework für das gesamte Unternehmen entwickelt.
Er ist ein ein Experte für agile Führung und agile Organisationsentwicklung. Mit Vorträgen und Workshops berät er Unternehmen bei der agilen Transformation. Mit Ex-KollegInnen hat er agyleOS gegründet und stellt eine SaaS Plattform zur Verfügung, um agile Arbeit ganzheitlich im Unternehmen softwareseitig zu unterstützen.
Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und Top HR-Influencer (Personalmagazin 05/22) betreibe ich diese Website und das gleichnamige 
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