Bürokratische Hürden: Wie Verwaltungsaufgaben Deutschlands Führungskräfte ausbremsen

Bremst die Bürokratie die Digitalisierung und damit den wirtschaftlichen Fortschritt in Deutschland? Diese Frage war Ausgangspunkt für eine breit angelegte Studie, die über 1.000 Personen in den deutschen Chefetagen befragt hat; darunter waren auch zahlreiche HR-Expert:innen. Die Relevanz der Ergebnisse wird durch aktuelle ifo-Zahlen verdeutlicht: Bürokratie in Deutschland kostet jährlich 146 Milliarden Euro an Wirtschaftsleistung.

Einblick in die Ergebnisse

Bürokratie, Digitalisierung, Stress am Arbeitsplatz  – Yousign, einer der führenden europäischen Anbieter für Vertragsmanagementlösungen, liefert in einer aktuellen YouGov-Umfrage Erkenntnisse zum Arbeitsalltag der deutschen Chefetagen. Die Umfrage zeigt zwar, dass die Digitalisierung und die damit einhergehende Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen, elektronischen Signaturen oder virtuellen Plattformen für viele Befragte sehr präsent ist. Dennoch bleibt die bürokratische Komplexität ein wesentlicher Stressfaktor in den Büros

• 32 Prozent der befragten Entscheider:innen rennen mindestens einmal täglich zwischen Scanner, Fax und Kopierer hin und her.
• 34 Prozent der befragten Geschäftsinhaber:innen verbringen täglich mehr als zwei Stunden mit Vertragsmanagement. Bei Vorstandsvorsitzenden sind es stolze 51 Prozent.
• 68 Prozent der Befragten empfinden Bürokratie als stressig bis sehr stressig. Dabei fühlen sich vor allem leitende Manager:innen und Direktor:innen besonders gestresst.

Bürokratieabbau und Digitalisierung als Schlüssel zu mehr Effizienz

Die Umfrageergebnisse zeigen: Digitalisierung hat großes Potenzial, Bürokratie zu reduzieren und den Arbeitsalltag zu erleichtern. Mit 52% berichtet mehr als die Hälfte der Befragten, dass sie sich durch digitale Tools – wie elektronische Signaturen, die schnell und einfach einsetzbar sind – weniger gestresst fühlen, die Hälfte der Befragten (50%) fühlen sich dadurch produktiver. Allerdings erleben 39% einen Produktivitätsrückgang, möglicherweise aufgrund von Problemen mit der Benutzerfreundlichkeit, der Individualisierbarkeit oder der Relevanz für ihre Aufgaben. Dies verdeutlicht den Bedarf an benutzerfreundlichen, intuitiven digitalen Lösungen und bedarfsorientierten Schulungen.

Zudem zeigt die Umfrage eine positive Einstellung zu elektronischen Signaturen:  57% verwenden elektronische Signaturen am Arbeitsplatz und fast die Hälfte (48%) nutzt sie auch privat. 74% sind der Meinung, dass elektronische Signaturen den bürokratischen Aufwand verringern können. Ein Teil der Führungskräfte ist jedoch nach wie vor skeptisch, was die Sicherheit digitaler Signaturen angeht – 34% haben immer noch Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Sicherheit, 61% fühlen sich bei elektronischen Signaturen bereits sicher. Dieser Skepsis mit transparenter Kommunikation zu begegnen, ist entscheidend, um die breite Akzeptanz digitaler Lösungen zu fördern.

Digitalisierung schreitet voran

Die Umfrage zeigt, dass viele Unternehmen schon große Schritte in Richtung Digitalisierung gemacht haben. Der Umgang mit der Bürokratie bleibt jedoch für viele ein zeitraubendes Hindernis. Mit digitalen Lösungen wie der elektronischen Signatur setzen wir genau dort an und unterstützen Unternehmen dabei, ihren Alltag zu vereinfachen und sich stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Außerdem liefert die Umfrage die Erkenntnis, dass die klassische handschriftliche Unterschrift für die Befragten ebenfalls Risiken birgt – unter anderem Fälschungen (42%), nachträgliche Änderung von Dokumenten und langsamere Bearbeitungszeiten (jeweils 34%).

Sicherheit und Datenschutz sind uns bei unserer digitalen Lösung besonders wichtig. Deshalb sorgen wir dafür, dass alle Daten nach europäischem Standard archiviert werden. Unsere eIDAS-zertifizierte Lösung erfüllt die DSGVO und garantiert die höchsten europäischen Sicherheitsstandards und die Daten werden ausschließlich in Europa gehostet – für maximale Sicherheit und Compliance.

Quelle: Pressemitteilung von PIABO Communications

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