Vernetzte Zusammenarbeit auch ohne Schreibtisch

Mitarbeitende vernetzen, den Austausch von Wissen fördern und eine Feedbackkultur etablieren; all das geht bei toom direkt über eine App – die toomunity-App. Damit greift die Kölner Baumarktkette als erste der Branche auf eine digitale Plattformlösung zurück, die alle Mitarbeitenden mit einbezieht. CHRO und CFO Martin Czoske gibt Einblicke in die Praxis.

Mit rund 300 Märkten in ganz Deutschland zählt toom Baumarkt zu den führenden Anbietern der Baumarktbranche. Das Unternehmen zählt etwa 18.000 Beschäftigte, die sich nicht nur auf die verschiedenen Standorte, sondern auch in Markt- und Büropersonal aufteilen. Den sehr unterschiedlichen Arbeitsrealitäten und damit auch Informationsständen aller Mitarbeitenden gerecht zu werden, ist eine kontinuierliche Herausforderung, der toom seit 2022 mit der Mitarbeitenden-App toomunity begegnet.

Die App richtet sich an alle Angestellten – sei es in den Filialen oder in der Kölner Zentrale. Ziel ist es, die Mitarbeitenden besser zu vernetzen, sie stärker in die Unternehmenskultur mit einzubeziehen und bei ihrer Arbeit zu unterstützen und so den Arbeitsalltag zu erleichtern. Dabei sollen vor allem jene von der digitalen Lösung profitieren, die nicht am Desktop, sondern auf der Fläche arbeiten.

Heute ist die Plattform aus dem Arbeitsalltag vieler Beschäftigter nicht mehr wegzudenken und fungiert als eine Art Drehkreuz und Absprungbasis in andere relevante Tools. Rund 11.000 Mitarbeitende nutzen die App, um – neben Zeitwirtschaft, Gehaltsportal und Informationen zum Jobrad – Aufgaben zu organisieren, auf das Schwarmwissen zurückzugreifen und um gemeinsam Erfolge zu feiern.

Von der Idee einer Kollaborationsplattform zur App

Was heute eine vielschichtige App mit verschiedenen Kanälen und Funktionen ist, entstand aus der ursprünglichen Idee einer klassischen Kollaborationsplattform. Schon 2018 bildete sich ein interdisziplinäres Team aus den Bereichen HR, IT, Unternehmenskommunikation, Vertrieb und Organisationsentwicklung, um die Idee in die Tat umzusetzen und einen passenden Plattformanbieter zu finden.

Der wahre Stellenwert des Projekts, wurde dann aber durch die Pandemie verdeutlicht. Schnell wurde klar: Es fehlt ein direkter Kommunikationskanal zu den operativen Mitarbeitenden. Denn diese sind in der Regel nicht mit Computern ausgestattet. Eine App sollte daher auch ihnen ermöglichen, per Knopfdruck alle Kolleg:innen zu erreichen und somit einen digitalen Kanal darstellen, der die Kommunikation direkt über die privaten Smartphones ermöglicht.

Um dies zügig umzusetzen, bildete sich eine Taskforce. Mit dem Stuttgarter Technologieunternehmen Flip wurde ein geeigneter Anbieter gefunden, der eine schnelle Umsetzung des Projektes ermöglichte und dabei optimal auf die Bedürfnisse der operativen Belegschaft einging.

Mitarbeitende durch Einbindung wertschätzen

Mit der toomunity-App wird eine flächendeckende Hilfskultur etabliert. Kolleginnen und Kollegen können eine Frage stellen, die in Echtzeit an andere Mitarbeitende ausgespielt wird. So werden große Distanzen zwischen den Märkten überbrückt und auch Filial- und Zentralmitarbeitende können sich nun direkt vernetzen und einander schnell helfen. Von dem dadurch angeregten Wissensaustausch profitieren alle: Zum einen können alle toomunity-Nutzenden auf das geteilte Wissen zurückgreifen, davon lernen oder es ergänzen.

Zum anderen ist es durch die toomunity-App möglich, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass ihr Wissen gebraucht und gesehen wird. Das steigert die Selbstwirksamkeit einzelner, stärkt ihre Bindung an das Unternehmen und fördert die respektvolle Kultur auf Augenhöhe. Vor allem Blue-Collar Mitarbeitenden wird durch die App ein Kanal geboten, den es so vorher nicht gab. Zuvor war ihre Sicht auf das Unternehmen vor allem durch den Markt, in dem sie arbeiten, geprägt. Durch die App können sie sich mit allen Mitarbeitenden vernetzen und sich dadurch als Teil einer großen Gemeinschaft verstehen, die sie individuell mitgestalten können.

Erfolgreiche Umsetzung

Ein Projekt dieser Größenordnung ist mit Herausforderungen verbunden: Neben zahlreichen und umfangreichen Sicherheits- und Datenschutzvorkehrungen stand die Befähigung und Begleitung der Mitarbeitenden im Fokus. Es sprach sich schnell herum, dass die App ein nützliches Tool ist. So wich die Skepsis und viele Mitarbeitende konnten von der Installation überzeugt werden. Zudem wurde die Einführung kommunikativ begleitet und durch Schulungen und Sprechstunden ergänzt, um technische Fragen aber auch Bedenken aufzunehmen.

Die Einführung der App ging sehr schnell: Von den konkreten Gesprächen bis zur Nutzung auf der Fläche dauerte es nur etwa ein Jahr, sodass die App seit 2022 im Einsatz ist. Die Nutzerzahlen steigen seitdem kontinuierlich an und hatten einen hohen Peak nach Anbindung der digitalen Zeitwirtschaft. Mittlerweise sind mehr als 11.000 Kolleginnen und Kollegen in der App registriert und nutzen diese regelmäßig.

Viele Funktionen unter einem Dach

Die App bietet eine Vielzahl an Funktionen, die mit dem übergeordneten Ziel der Benutzerfreundlichkeit in Einklang gebracht werden sollten. Eine Channel-Übersicht vereinfacht den Überblick. Von dort aus können die Mitarbeitenden auf die unterschiedlichen Gruppen und Anwendungen zugreifen. Seien es Informationen zum Jobrad oder zur Ideenwerkstatt, Verknüpfungen zur Mitarbeitenden-Rabattkarte oder der Zugang zum Gehaltsportal.

Alle Anwendungen finden in der App ihren Platz. In der Gruppensystematik laufen Fragen und Infos in einem individuellen Newsfeed zusammen.   Hier werden Fragen wie „Wie habt ihr diese Aktion platziert?“ oder „Wer ist Ansprechpartner:in für…?“ beantwortet und mit Likes und Kommentaren interagiert. Neben den Gruppenchats können Personen auch direkt angeschrieben werden, was einen niederschwelligeren Kommunikationsweg als das Schreiben von Mails darstellt. Besonders praktisch für die Filialmitarbeitenden ist die Verknüpfung zur MyPlano-App. Darüber werden sie in die Dienstplanung mit einbezogen und können Arbeitszeiten, Urlaubsanträge oder Diensttausche von überall aus schnell und mobil einsehen und bearbeiten.

In Zukunft sollen noch mehr Informationskanäle und Anwendungen in der App zusammenlaufen, sodass diese zum zentralen Drehkreuz wird und „toom in der Hosentasche“ möglich macht.“, sagt Daria Ezazi Head of Corporate Communications bei toom Baumarkt.

Podcast-Folge zur toomunity Mitarbeiter-App

New Work im Baumarkt

New Work nimmt einen sehr relevanten Part für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden ein. Arbeitgeber sollten daher stets am Puls der Zeit bleiben und aktuelle Themen wie Digitalisierung, standortübergreifende Vernetzung von Mitarbeitenden, KI-Anwendungen und neue Berufsfelder nicht aus den Augen verlieren. Viele dieser Herausforderungen kann toom mit der toomunity App meistern und in diverse unternehmenspolitische Handlungsfelder integrieren.

Mit dem technischen und gesellschaftlichen Wandel ändern sich auch die Bedürfnisse von Arbeitnehmenden. Für toom ist hier – neben einem sehr guten (Tarif)Gehalt – auch eine lebensphasenorientierte Personalpolitik der Schlüssel. Mit einer flexiblen Home-Office-Regelung für Zentralisten und einem Test der 4-Tage-Woche im Vertrieb, möchte das Unternehmen Kolleginnen und Kollegen in ihrem Arbeitsalltag bestmöglich begleiten. Mit dem audit berufundfamilie, das die Baumarktkette bereits seit 2016 trägt, unterstützt toom die Mitarbeitenden in allen Lebensphasen. So auch mit einer flexibleren Schichtplanung, Betriebskitas an den Zentralstandorten, Sabbatical Optionen, Jobrad, Nachhilfe für Mitarbeitendenkinder und einem vollumfänglichen Gesundheitsmanagement. Darüber hinaus haben alle Mitarbeitenden bereits das zweite Jahr in Folge “Geburtstagsfrei”.

Mit all diesen Maßnahmen zeigt toom die tiefe Überzeugung, dass nur Unternehmen, die die Zukunft der Arbeit ganzheitlich und Schulter an Schulter mit den Mitarbeitenden gestalten, im Wettbewerb um Talente nachhaltig erfolgreich sein können.

Noch mehr zur toomunity-App gibt es in der neuen Folge Klartext HR mit Martin Czoske, Geschäftsführer in den Funktionen CFO (Chief Financial Officer) & CHRO (Chief Human Ressources Officer).

Martin Czoske

 

Martin Czoske ist Geschäftsführer in den Funktionen CFO (Chief Financial Officer) & CHRO (Chief Human Ressources Officer) bei toom Baumarkt GmbH.

>> LinkedIn-Profil von Martin Czoske 

>> Website toom als Arbeitgeber

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