Wie wird Workation heute bereits von Unternehmen genutzt? Ist es nur ein Trend oder ein zukunftsweisender Mitarbeiterbenefit. Inspirierende Gedanken von Pieter Manden.
Wichtige Erkenntnisse von führenden Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden erlauben, vorübergehend aus dem Ausland zu arbeiten.
Immer häufiger beantragen Arbeitnehmer, vorübergehend aus dem Ausland zu arbeiten. Obwohl Arbeitgeber grundsätzlich offen für diese Möglichkeit sind, stoßen sie auf Herausforderungen bei der Ausarbeitung einer Betriebsvereinbarung, die die Wünsche der Mitarbeiter, im Ausland zu arbeiten, mit den unternehmerischen Interessen in Einklang bringt – darunter die Einhaltung von Steuervorschriften und Gesetzen.
Um ein tieferes Verständnis für die aktuellen Trends und Herausforderungen von Workations zu gewinnen, haben wir in Zusammenarbeit mit der Workation Alliance eine Umfrage unter 35 HR- und GM-Spezialisten führender Unternehmen im DACH-Raum durchgeführt. Im Folgenden fassen wir die wesentlichen Erkenntnisse und bewährten Praktiken zusammen, die anderen Unternehmen helfen können, ihre Strategien für mobiles Arbeiten effektiv zu gestalten.
„Workation“ klingt englisch, ist aber eigentlich deutsch?
Das Konzept der „Workation“ vereint die Begriffe Arbeit und Urlaub, beschreibend für die Situation, in der ein Arbeitnehmer während seines Urlaubs weiterhin beruflichen Verpflichtungen nachgeht – anders ausgedrückt, von einem Ort aus arbeitet, der üblicherweise für Freizeit genutzt wird. Die Begriffe „Work„, „Vacation“ und „Workation“ mögen zwar eindeutig englischen Ursprungs sein, dennoch erfreut sich das Phänomen der Workations in Deutschland großer Beliebtheit.
„In unserem Unternehmen scheint es, dass Workations vor allem in Deutschland ein beliebter Trend sind“, sagt Dr. Felix Stoecker, Legal Director Central Europe bei Robert Half. „Wenn ich mit Kollegen aus anderen Ländern spreche, kennen die meisten von ihnen den Begriff „Workation“, aber die Nachfrage nach Workation ist nicht so stark wie in Deutschland, vielleicht aufgrund einer anderen Medienberichterstattung!“. Dies wirft die Frage auf, ob Workations trotz ihres englischen Klangs möglicherweise eher ein deutsches Phänomen sind.
Workations als internationaler Trend
Trotz der Erfahrungen von Dr. Stoecker, die von 19% der Teilnehmer geteilt werden, hatte die Mehrheit der Befragten eine abweichende Perspektive; 67% verneinten die Frage, ob Workations hauptsächlich ein deutsches Thema seien (die übrigen 15% antworteten mit „Weiß nicht„).
Tobias Nehls, Leiter des globalen Mobilitätsmanagements bei Siemens, betont: „Workations sind bei Siemens ein sehr internationales Thema. Wir testen diesen Vorteil derzeit in mehreren Ländern, aber Mitarbeiter aus vielen weiteren Ländern haben Interesse gezeigt. Ein Beispiel: Wir prüfen gerade die Vereinigten Arabischen Emirate. Die meisten dortigen Mitarbeiter haben einen internationalen Hintergrund, sodass die Einführung dieser Leistung es ihnen ermöglichen würde, mehr Zeit in ihren Herkunftsländern zu verbringen.“
Der Familienbesuch ist zum wichtigsten Anwendungsfall für Workations geworden
Die Bemerkung von Herrn Nehls bezieht sich auf die Nutzung von Workations für Familienbesuche. Vor einem Jahr war der primäre Anwendungsfall für Workations, wie bereits erwähnt, das Arbeiten von einem Urlaubsort aus. Internationale Mitarbeiter, die ihre Herkunftsländer besuchen, wurden als sekundärer Anwendungsfall betrachtet.
Die Teilnehmer der hiesigen Umfrage wurden gefragt, welcher Prozentsatz der Workations in ihren Unternehmen auf den Anwendungsfall von Familienbesuchen entfällt. Die erzielten Antworten offenbarten bemerkenswert hohe Zahlen. Von den 12 Unternehmen, die über entsprechende Daten verfügten, gaben lediglich zwei einen Wert unter 50% an. Dies bedeutet, dass für 10 von 12 Unternehmen Familienbesuche mittlerweile den vorrangigen Anwendungsfall für Workations darstellen. In vier der Unternehmen macht dieser Anwendungsfall sogar die überwältigende Mehrheit von 80% oder mehr aus.
Workations sind gekommen, um zu bleiben…oder doch nicht?
Auf die Frage, ob Workations langfristig bestehen werden, antworteten alle Teilnehmer der Austauschrunde eindeutig mit „Ja„. Iaroslav Mynov, Director Cross-Border Solutions bei der Karl Storz Gruppe, betont: „Unabhängig davon, ob sie es tatsächlich nutzen, schätzen Arbeitnehmer die Flexibilität, für eine gewisse Zeit im Ausland arbeiten zu können. Es liegt an uns Arbeitgebern, die richtigen Richtlinien und Prozesse einzuführen, um sie zu managen.“
Carmen Andronesei, Lead Crossborder bei der Allianz, fügt hinzu: „Seit die Allianz diese Leistung eingeführt hat, haben die Mitarbeiter sie fast 4.500 Mal in Anspruch genommen. Eine Leistung mit einer so hohen Akzeptanzrate innerhalb eines so kurzen Zeitraums ist zweifellos von Dauer, vorausgesetzt, sie wird ordnungsgemäß und effizient verwaltet.“
Workation als entscheidendes Kriterium für junge Talente
In einer weiteren Untersuchung zu demografischen Mustern bei Workation-Anträgen haben wir festgestellt, dass mehr als 75% aller Anträge von der Generation Y gestellt werden.
Die beigefügte Grafik verdeutlicht diese Verteilung, aufgeschlüsselt nach den Geburtsjahren der Mitarbeiter. Mehr als 75% aller Workation Anträge entfallen auf die Generation Y (in rosa).
Die PwC-Deutschland-Studie „Zwischen Wunsch und Wirklichkeit“ zeigt, dass über 80% der Angehörigen der Generation Y und Generation Z die Möglichkeit einer Workation als (sehr) wichtig bei der Jobsuche betrachten.
Mit dem Eintritt der Generation Z ins Berufsleben ist zu erwarten, dass diese Gruppe mindestens genauso stark Workations anfragt wie ihre Altersgenossen der Generation Y.
Workations sind nicht nur ein Trend
Viele Unternehmen haben Regelungen für hybride Arbeitsformen eingeführt und/oder ihre Leistungspakete entsprechend angepasst – eine Entwicklung, die auch bei vielen der in der Umfrage vertretenen Unternehmen zu beobachten ist. Mehr als 60% der Teilnehmer der Austauschrunde bestätigten, dass ihr Workation-Programm Teil eines umfassenderen Pakets zur Gestaltung der Zukunft der Arbeit im Unternehmen ist. Zusätzlich gaben die Hälfte der Teilnehmer an, dass der Wandel hin zu flexiblerer Arbeit im Unternehmen in letzter Zeit (sehr) ernst genommen wurde.
„Unternehmen sollten flexible Arbeit tatsächlich sehr ernst nehmen“, betont Dan Bieler, Principal Analyst „Future of Work“ bei Forrester Research. „Unsere Untersuchungen zeigen eindeutig, dass die ‚Back to the Office‘-Bewegung nicht funktioniert. Arbeitgeber sollten vielmehr darauf achten, flexible Arbeit besser umzusetzen. Ein zentraler Aspekt dabei ist sicherzustellen, dass die Mitarbeiter gut für die Zukunft der Arbeit ausgerüstet sind, sowohl in Bezug auf Soft- als auch auf Hardware. Zudem sollten die Mitarbeiter für eine veränderte Art der Zusammenarbeit und des Managements sensibilisiert und geschult werden. Themen wie gegenseitiges Vertrauen, asynchrone Zusammenarbeit und die Messung der Produktivität sollten dabei besonders Beachtung finden.“
Compliance bleibt die größte Herausforderung
Es gibt viele Gründe, die für Workations sprechen. Natürlich haben die Teilnehmer der Umfrage nicht teilgenommen, weil sie gegen Workations sind – ganz im Gegenteil. Dennoch sind sie sich der Herausforderungen bewusst, die mit Workations einhergehen.
Die größte Hürde stellen steuerliche und rechtliche Aspekte. Diese reichen von der Körperschaftssteuer bis zur Sozialversicherung und vom Arbeitsrecht bis zum Datenschutz. Für interne HR- oder GM-Teams ist es schwierig, all diese Bereiche für alle potenziellen Workation-Destinationen abzudecken, ohne auf teure (Steuer-)Anwälte zurückgreifen zu müssen oder eine kosteneffizientere Compliance-Software zu nutzen.
Vor diesem Hintergrund haben wir die Richtlinien von 100 Unternehmen analysiert. Das Diagramm auf der rechten Seite zeigt die Zielgebietsbeschränkungen.
Mehr als die Hälfte der Unternehmen erlaubt Workations in EU-Länder. Eine EU+-Politik, wie sie von 14% der untersuchten Unternehmen verfolgt wird, erlaubt Workations in EU-Länder und eine begrenzte Anzahl weiterer Länder. Zu diesen Ländern gehören häufig die Schweiz und das Vereinigte Königreich.
Viele Richtlinien sehen auch eine Ausnahme für das Herkunftsland des Mitarbeiters vor. Dies unterstützt Familienbesuche, und da Staatsangehörige in der Regel dort keine Arbeitserlaubnis benötigen, ist dies aus Sicht der Compliance akzeptabler.
Praxiserprobte Tipps zur Umsetzung
Die Entwicklung einer Workation-Richtlinie und die Implementierung eines Verfahrens zur individuellen Bewertung jedes Antrags sind zwei bewährte Praktiken, die von den Teilnehmern der Austauschrunde häufig angewandt werden. Bei der Erstellung solcher Richtlinien ist es entscheidend, besondere Aufmerksamkeit auf die internationale Arbeitnehmerpopulation des Unternehmens zu legen, da deren Familienbesuche wahrscheinlich den Hauptnutzen des Programms darstellen.
Eine weitere bewährte Praxis besteht darin, diese Initiative in ein umfassenderes flexibles Arbeitsprogramm zu integrieren. Und schließlich, als wahrscheinlich wichtigste bewährte Praxis, sollte Offenheit bewahrt werden. Workations sind sowohl für Arbeitnehmer als auch für Unternehmen neu und im Allgemeinen eine innovative Konzeption. Es ist herausfordernd, genau zu wissen, was die Mitarbeiter wollen, und die Auswirkungen auf die Einhaltung von Vorschriften genau zu verstehen. Daher ist es ratsam, dass Personal- und GM-Experten Feedback von Mitarbeitern und Managern einholen und sich aktiv an Diskussionen mit Kollegen und Experten aus anderen Unternehmen beteiligen.
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Diesen Leitfaden können Sie hier kostenlos herunterladen und an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen.
Pieter Manden, LLM, MBA, ist Mitgründer von WorkFlex, einer All-in-One Compliance Software für Workations und Geschäftsreisen. Nach seiner Karriere als Steueranwalt bei PwC widmet er sich der Entwicklung einer skalierbaren Software. Diese soll es ermöglichen, vollständige Compliance bei Workations und Geschäftsreisen sicherzustellen.
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