Der digitale Arbeitsplatz ist längst Realität geworden. Homeoffice und remote work erreichten über die Corona-Pandemie den Mainstream. Auch New Work Konzepte haben einen starken Push bekommen. Nunmehr geht es um die Optimierung der digitalen Workflows: Und Software für eine verbesserte Kommunikation und Kollaboration, sagt Maximilian Haselhoff, d.velop AG.
Was ist ein digitaler Arbeitsplatz?
Remote Work ist in aller Munde und wird von vielen Fachkräften mittlerweile als Grundvoraussetzung im Arbeitsalltag genannt. Bei StepStone ist der Anteil der Suchanfragen nach Jobs mit Homeoffice-Option 2021 im Vergleich zum letzten Jahr um 105% gestiegen. Das zeigt, wie wichtig es für Organisationen ist, die eigenen Arbeitsplätze mobil und digital zu gestalten. Damit die Zusammenarbeit auf virtuelle Art und Weise funktioniert braucht es einen entsprechenden digitalen Arbeitsplatz sowie ein Konzept, welches digitale Arbeitsprozesse und digitale Arbeitsumgebungen zusammenbringt. Und: Es braucht entsprechende Tools zur Kommunikation und Kollaboration.
Einen Vorteil, den Unternehmen bei der Umsetzung von „Digital Workplace Konzepten“ haben, ist, dass die Generation der heranwachsenden Talente bereits digitaler aufgestellt ist als viele Unternehmen. Der Umgang mit entsprechenden Softwarelösungen zur Zusammenarbeit fällt somit leichter. Zudem sollten sich Unternehmen Folgendes bewusst machen: Wer in Zukunft seinen Mitarbeitenden kein digitales Umfeld zur Zusammenarbeit schafft, wird nachhaltig Probleme haben, Mitarbeitende zu finden und zu binden.
Was gehört zu einem digitalen Arbeitsplatz?
Die Etablierung von Kommunikations- und Kollaborationslösungen im Unternehmen legt die Basis für eine vollständige digitale Vernetzung. Damit ein „Digital Workplace Konzept“ funktioniert, sind folgende Bestandteile notwendig:
- Eine digitale Unternehmensstrategie
- Ein digitales Umfeld für alle Mitarbeitenden
- Zentralspeicher für alle Dokumente und Daten
- Die Automatisierung und Vereinheitlichung aller Unternehmensprozesse
- Tools für die reibungslose Remote-Zusammenarbeit
Durch sogenannte „Groupware Lösungen“, welche ein Softwareumfeld zur Kollaboration für Arbeitsgruppen bereitstellen, wird ein digitaler Arbeitsplatz im Unternehmen gesteuert. Funktionen wie Aufgabenplanung, File-Sharing, Dokumentenmanagement, gemeinsame Informationsablage und mobile Anwendungen wie eine Mitarbeiter-App legen den Grundstein für eine ganzheitlich digitale Zusammenarbeit.
Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch eine innovative, schnelle und selbstständige Arbeitsweise verlieren Mitarbeitende zusätzlich nicht mehr so viel Zeit beim Suchen von Dokumenten oder Dateien. Und können dadurch sowohl fokussierter Arbeiten als auch Aufgaben schneller erledigen. Prozesse können rasch abgewickelt und so natürlich auch die Kundenzufriedenheit deutlich gesteigert werden. Außerdem fördern zentrale Arbeitsplattformen für alle Mitarbeitenden auch den unternehmensweiten Wissensaustausch. Das ist vor allem bei globalen Unternehmen oder Unternehmen mit mehreren Standorten ein großer Vorteil und vereinfacht sowie verkürzt viele Prozesse.
Im Wesentlichen möchte ich fünf Vorteile nennen, die sowohl die Organisation als auch jeden einzelnen Mitarbeitenden betreffen.
5 Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes
- Ortsunabhängige Zusammenarbeit
Durch einen digitalen Arbeitsplatz sind Mitarbeitende nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz gebunden. Menschen erledigten Aufgaben werden aus dem Zug heraus, erteilen Freigaben von zu Hause und schließen Projekte international ab. Teams arbeiten ortsunabhängig zusammen, wodurch auch die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten oder Partnern digital abgebildet werden kann.
- Virtuelle Kommunikation
New Work und moderne Business-Modelle rücken die Mitarbeitenden wieder mehr in den Fokus. Auch die Kommunikation bekommt einen neuen Stellenwert im Unternehmen. Durch einen barrierefreien Informationsfluss über alle Hierarchieebenen LINK hinweg kann die digitale interne Kommunikation Unternehmenszugehörigkeit und -kultur stärken.
- Zentrales Verwalten
Als Basis eines digitalen Arbeitsplatzes hilft ein Dokumentenmanagement-System, welches Schnittstellen zu weiterer Software bietet. Dieses ist in der Lage, den gesamten Prozess entlang eines Dokumenten-Lebenszyklus abzubilden und sorgt für ein einheitliches Ablagesystem und zentrales Verwalten von Dokumenten.
- Digitale Prozesse
Durch Software in Form einer Unternehmens-App haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf digitale Dokumente – sozusagen Ihr persönliches Dokumentenmanagement-System in Ihrer Hosentasche. Insbesondere für Mitarbeitende im Außendienst ist die Groupware ein Gamechanger. Als Beispiele dienen: Zeiterfassungen, Krankmeldungen und Urlaubsanträge, welche per App in das HR-System übermittelt werden können.
- Ganzheitliche digitale Transformation
Jeder digitale Arbeitsplatz sollte idealerweise auf die gesamte Digitalisierungsstrategie im Unternehmen einzahlen. Unternehmen und Abteilungen, die digitale Transformation auf Basis jedes Mitarbeitenden denken, können strategisch deutlich schneller von innen heraus zu ganzheitlicher Transformation gelangen.
Digitalisierung von HR-Prozessen für mehr Employee Experience
Wir haben gemerkt, dass es beim Thema „Digital Workplace“ immer auch um die Verbesserung von Prozessen geht. Doch in der Praxis müssen die Anwendung und Bereitstellung auch den Ansprüchen der eigenen Mitarbeitenden gerecht werden.
Die apetito AG aus Rheine hat mit der Umsetzung der digitalen Lohn- und Gehaltsabrechnung all ihre Angestellten in die Unternehmensprozesse mit einbezogen. Statt im Briefkasten landet die Gehaltsabrechnung hier digital auf dem Smartphone – für die empfangsberechtigte Person zu jeder Zeit und von überall aus abrufbar. Der Ort des eigenen Arbeitsplatzes ist kein Thema mehr. Denn es werden alle Mitarbeitenden gleichberechtigt und digital erreicht. Gleichzeitig spart sich die Personalabteilung Druckkosten und jede Menge Zeit, da aufwändige Prozesse wie Drucken, Kuvertieren und der postalische Versand wegfallen.
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Über 11.000 Beschäftigte erhalten zukünftig ihre Gehaltsdokumente per digitaler Post.
Wie genau das Projekt ablief, welche Herausforderungen und Learnings es gab, erfahren Sie im kostenlosen Praxis-Case.
Fazit: Ein digitaler Arbeitsplatz als Standardkonzept?
Zusammenarbeit funktioniert heutzutage digital. Spätestens seit der Corona-Pandemie sollte das jede Organisation verstanden haben. Wer klein anfängt und einzelne kollaborative Prozesse digitalisiert wird schnell merken, dass ein ganzheitliches Konzept notwendig wird, um die Komplexität zu reduzieren und eine professionelle Basis für die gesamte Belegschaft zu schaffen.
Ein Digital Workplace vereinfacht die Kommunikation und Wissensverteilung innerhalb des Unternehmens. Dadurch verbessert sich wiederum die virtuelle Zusammenarbeit. Zudem machen Sie das Arbeiten von unterwegs und im Homeoffice möglich. Langfristig steigern Sie außerdem die Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit innerhalb einer Organisation.
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