Technologische HR-Trends wie Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz (KI) oder Machine Learning (ML) halten Einzug auch in deutsche Personalabteilungen. HR sichert sich damit zunehmend einen Platz am Entscheidertisch in Unternehmen. Beispielsweise als strategischer Sparring-Partner, Richtungsweiser in Ausnahmesituation, Schnittstelle zwischen Mitarbeitenden und Führungsriege sowie als administrativer Motor in Unternehmen. Somit ist die Aufgabenliste der HR-Kolleginnen und Kollegen lang.
Zeit also, die Frage nach einem Effizienz-Check zu stellen. Gastautor Wieland Volkert hat Antworten.
Prozess-Automation zwischen Effizienz und Employee Experience
Wie schafft es die HR-Funktion, nicht nur selbst effizient zu agieren, sondern auch eine Erleichterung und positive Erlebnisse auf Mitarbeiterseite zu erzeugen?
Hier kommen Robotic Process Automation (RPA), künstliche Intelligenz und Machine Learning ins Spiel. Doch unter einer Bedingung: KI muss von Menschen gesteuert werden, nicht umgekehrt.
RPA verändert die Arbeitsweise von HR
Die Prozessbeschleunigung via RPA ist ein wunderbares Beispiel dafür, wie KI die Arbeitsweise von HR positiv verändern kann. Denn durch die intelligente Automatisierung administrativer Prozesse werden selbst komplexe, manuelle Arbeitsabläufe standardisiert.
Das schafft Platz für den Fokus auf strategische Initiativen, die der gesamten Organisation zugutekommen und das Change-Management unterstützen.
Studien belegen immer wieder, dass Personaler nach wie vor in zu viele administrative Tätigkeiten verstrickt sind.
Der Einsatz von RPA sorgt für eine Reduzierung der Fehlerquote, schnellere Abwicklungen, transparente Abläufe, beschleunigte Kommunikation und die standortunabhängige Zugänglichkeit – Das sind positive, direkt spürbare Effekte der Prozessautomatisierung im Personalwesen.
Sorgenfrei durch Prozessautomatisierung?
Laut PWC-Studie „People-Management 2025” liegt eine der größten Herausforderungen im Daten- und Technologiemanagement mit einem Vorbereitungsdefizit von rund 42%. Die Digitalisierung der operativen Arbeit ist daher ein Schlüsselprojekt für die HR, um sich zukunftsstark aufstellen zu können. Die Transformation wird umso erfolgreicher, wenn von Anfang an die Mitarbeiterbedürfnisse in Betracht gezogen werden.
Mitarbeitereinbezug als Voraussetzung für RPA, KI & Co
In erster Linie ist es wichtig, die eigenen Beschäftigten und die konkreten Anforderungen an die HR-Prozesse zu verstehen. So können PersonalerInnen zum Beispiel in einem Workshop vor dem Einsatz von KI-unterstützten Tools eine Prozessmodellierung vornehmen und das entwickelte Prozessmodell als Grundlage für die Prozessautomatisierung nutzen.
Das Process Mining, die datenbasierte Visualisierung von Prozessen, illustriert in der Regel die Komplexität der HR-Prozesse und hilft, Muster zu erkennen. Wo viele systemübergreifende Prozesse gemanagt werden müssen, bringt der Einsatz von RPA einen deutlichen Vorteil.
Ein Praxis-Beispiel:
Ein Mitarbeiter möchte seine Arbeitszeit anpassen von Vollzeit auf Teilzeit. Um diesen Vorgang anzustoßen und erfolgreich abzuschließen, sind viele unterschiedliche HR-Systeme erforderlich: Arbeitszeiterfassung, Core HR, digitale Personalakte, usw.
RPA ermöglicht nahtlose Interaktionen und Arbeitsabläufe zwischen einzelnen Applikationen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da ein Unternehmen im Durchschnitt oft mehr als 11 einzelne HR-Systeme einsetzt. Das ist die Erfahrung, die Wieland Volkert, Country Manager bei UKG dazu gemacht hat.
Im Schnitt kann durch RPA zwischen 40 – 50% Zeitersparnis für solche oder ähnliche Prozesse erzielt werden.
Regelmäßige Prozess-Evaluation von KI, ML und RPA nötig
Damit KI-gesteuerte Technologien wie Machine Learning oder RPA langfristig Mehrwert generieren, ist es wichtig, dass HR seine Prozesse regelmäßig evaluiert und bei Bedarf anpasst. So können mögliche Veränderungen in einer Organisation, zum Beispiel bei einer Fusion oder Übernahme, agil gemanagt werden.
Auch Veränderungen von Arbeitsmodellen, zum Beispiel hin zu einem Hybrid-Modell, können dadurch effizient im System mit begleitenden HR-Prozessen unterstützt werden.
Fakten-Check: Welche Vorteile bringen KI-gesteuerte Tools?
RPA führt zu gesteigerter Effizienz und Produktivität
Intelligente Prozessautomatisierung via RPA führt zu gesteigerter Effizienz und Produktivität. Aber wodurch genau?
Das Management von täglichen Routineaufgaben wird erleichtert, in dem To Do‘s durch einen oder verschiedene Workflows automatisch zugeordnet und Benachrichtigungen oder Erinnerungen an alle Beteiligten versendet werden. Weitere Erleichterungen entstehen durch die automatische Generierung, Klassifizierung und Zustellung von Dokumenten, die vereinfachte Verwaltung und Sicherung von Dokumenten sowie die Nachvollziehbarkeit der Aufgabenbearbeitung und des Fortschritts innerhalb eines Prozesses durch Case-Management-Lösungen.
Auch die schnelle Abwicklung durch integrierte elektronische Unterschriften bei Standardprozessen wie bei der Beantragung einer Arbeitgeberbescheinigung, gehört zu den klaren Vorteilen beim Einsatz von KI-Technologien.
Durch all dies entsteht nicht nur eine enorme Zeitersparnis und ein Pluspunkt bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien, sondern gleichzeitig ein hoher Grad örtlicher Unabhängigkeit. Ein Kriterium, das besonders in Zeiten von Homeoffice oder Hybrid-Work-Modellen wichtig ist.
Auswirkungen der Entlastung durch RPA
HR-Beschäftigte haben durch diese technischen Erleichterungen mehr Kapazität, sich um komplexere Mitarbeiterbelange und neue, strategische Fragen des Personalmanagements zu kümmern.
„In einer Zeit des allgemeinen Umbruchs ist es umso wichtiger, dass die HR ihre Aktivitäten priorisiert,” weiß auch Personalmanagement-Experte Professor Armin Trost. Und durch digital abgebildete und verknüpfte Prozesse kann HR wertvolle Daten nutzen, um die Produktivität datenbasiert zu verbessern und Projekte zu priorisieren, die die Unternehmensziele insgesamt fördern.
Chatbots als digitale HR-Ansprechpartner? – Wo bleibt der Mensch?
Ein Ansatz, um Mitarbeiter individuell abzuholen, wenn sie akute Fragen haben und nach ad-hoc Informationen oder Antworten suchen, ist der Einsatz von KI-gesteuerten Chat-Funktionen.
In vielen Unternehmensbereichen, wie auch im eCommerce, sind Chatbots bereits fest ins Erscheinungsbild integriert. Warum nicht in der HR?
Diese Frage hat auch UKG im Rahmen der Chatbot-Studie in Kooperation mit HR.com in 2020 gestellt. Und herausgefunden, dass 45% der befragten HR-Organisationen in Europa bereits Chatbots im Personalwesen einsetzen und weitere 43% diese Funktionalität in den nächsten vier Jahren implementieren wollen.
Die Studie „Digitalisierung im Personalwesen“ von IDG Research Services in Zusammenarbeit mit UKG (München 2021) legt sogar noch niedrigere Zahlen vor: Nur 33,8% der Befragten in der DACH-Region setzen KI-gestützte Lösungen im Personalbereich ein. 46,5% planen einen Einsatz.
Doch auch hier gilt: Chatbots sind nur so gut, wie wir Menschen sie gestalten. Personalverantwortliche müssen sich fragen, welche Tätigkeiten der digitale Assistent uns abnehmen kann und soll und inwiefern der Einsatz von Chat-Funktionalitäten tatsächlich eine Entlastung bietet.
Denn wenn es um die Employee Experience geht, liegt das Augenmerk nach wie vor – wenn nicht sogar mehr denn je – auf der persönlichen Interaktion. Stehen Chatbots also nicht im Widerspruch zu diesem Ansatz?
Chatbots sollen menschliche Kommunikation durch RPA nicht verdrängen
Wenn die Chatbot-Strategie, zum Beispiel der Einsatz in der HR-Administration oder beim Help Desk, das Ziel verfolgt, Ressourcen für mehr Menschlichkeit in komplexen Mitarbeiterbelangen zu schaffen, dann kann die Integration eines Chatbots durchaus erfolgreich sein.
Ein Chatbot sollte jedoch keinesfalls die gesamte Kommunikation zwischen Mitarbeiter und HR übernehmen. Durch Filterfragen kann allerdings schnell festgestellt werden, ob der Mitarbeitende ein einfaches Formular oder die Antwort auf eine gängige Frage sucht oder ob die Angelegenheit weitreichender betreut werden sollte.
Ein solches Setup erleichtert nicht nur den Workload der Personalabteilung. Auch Mitarbeitende müssen weniger Zeit aufwenden persönlich im Personalbereich vorbeizugehen oder telefonisch nachzufragen.
Suchende können Formulare oder Artikel zu bestimmten Themen komfortabel vom Chatbot angezeigt bekommen und dann direkt Prozesse anstoßen. Dabei werden im Idealfall auch nur die Inhalte angezeigt, die für den jeweiligen Beschäftigten relevant sind.
Praxisbeispiel für RPA durch einen Chatbot
Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter fragt den Chatbot „Wie kann ich eine Arbeitgeberbescheinigung beantragen?”. Der Chatbot, der RPA-getrieben ist, sucht in der verknüpften Wissensdatenbank nach dem entsprechenden Ergebnis und zeigt dem Mitarbeiter den passenden Artikel an.
Jetzt können direkt eine Reihe von Prozessen angestoßen werden: Zuerst die Dokumentengenerierung, danach die benötigte eSignature (die Bescheinigung muss ja entsprechend unterschrieben werden). Und am Ende wird die Bescheinigung automatisch in dem persönlichen, elektronischen Schließfach des Mitarbeiters abgelegt, wo der Mitarbeitende sie von jedem mobilen Endgerät aus abrufen kann.
Top 3 Vorteile einer RPA durch Chatbots
Laut UKG-Studie sind die Top 3 Vorteile einer Chatbot-Funktion in der Personalabteilung
- die ganztägige Erreichbarkeit der HR-Services (unabhängig von regulären Arbeitszeiten)
- die Sicherstellung einer positiven Employee Experience (Menschen sind im Privatleben digitalen Customer Service gewöhnt) sowie
- die verbesserte Kommunikation mit Beschäftigten, die keinen festen Arbeitsplatz haben.
Es bleibt also mehr Zeit für die eigentliche Arbeit ohne großen administrativen Aufwand.
Fazit zu Robotic Process Automation (RPA)
Der Einsatz von KI-gesteuerten Tools im HR bietet enorme Potentiale für Effizienzsteigerungen. Aber auch spürbare Entlastung bei administrativen Routineaufgaben, eine reduzierte Fehlerquote und den Ausbau eines modernen, agilen HR Services.
Letztendlich fördern Machine Learning, RPA oder Chatbots die Employee Experience. Wenn sie von vorneherein zielführend aufgestellt sind.
Maschinelle Lösungen sind dabei jedoch nur so gut und hilfreich wie die Menschen im Hintergrund der Nutzeroberfläche. Das heißt, dass Unternehmen erst ihre Prozesse verstehen und optimal aufsetzen müssen, bevor sie diese an einen Bot übergeben. Denn Prozesse mit unstrukturierten Daten sind für viele Bots nicht geeignet.
Besonders Verzerrungen sind eine Schwäche von Algorithmen, die dadurch entstehen, dass die künstliche Intelligenz nur auf solche Informationen zurückgreifen kann, die ihr im Backend zur Verfügung gestellt wurden.
Jedoch durch das richtige Zusammenspiel von Mensch und Maschine können solche Verzerrungen auf ein Minimum reduziert werden.
Newsletter