Welcome Day im Onboarding - Schön, dass Du da bist!

Mitarbeiterbindung durch perfektes Onboarding – Praxisbeispiel DATEV eG

Alle reden über Personalgewinnung, Recruiting und die Bedeutung von Employer Branding für den Gesamtprozess. Vergleichsweise wenig geredet wird über die massiven Auswirkungen auf das Ankommen und Wohlfühlen im Unternehmen durch ein professionelles Onboarding neuer Mitarbeiter.

Wie ein recht traditioneller Einarbeitungsprozess in ein modernes Onboarding-Programm transformiert wurde, zeige ich heute am Praxisbeispiel der DATEV eG.

Was bedeutet Onboarding genau?

Wörtlich übersetzt bedeutet Onboarding das An-Bord-Nehmen neuer Kolleginnen und Kollegen durch das Unternehmen. Dabei beinhaltet Onboarding deutlich mehr als nur Maßnahmenpläne zum klassischen Einarbeiten. Moderne Onboarding-Programme sind vielschichtig und haben neben dem grundlegenden informativen Charakter zunehmend auch eventartige Züge, fördern die Vernetzung der Belegschaft und leisten Hilfe zur Selbsthilfe, indem sie Orientierung zum Einstieg bieten.

Onboarding als Teil des Employer Brandings

Employer Branding wird fälschlicherweise häufig nur als vorgelagerter Teil des Recruiting-Prozesses betrachtet, der zur Imagebildung im Rahmen der Auswahl relevanter Arbeitgeber dient. Tatsächlich erstreckt sich das Employer Branding über den gesamten Lifecycle von Mitarbeitern, also vom ersten Kontakt mit dem Unternehmen bis zum Verhalten des Arbeitgebers gegenüber ehemaligen Mitarbeitern.

Im Rahmen des Onboardings kann die während des Recruiting-Prozesses im engeren Sinne aufgebaute Erwartungshaltung neuer Mitarbeiter (das Markenversprechen) erneuert und konkretisiert sowie mit weiteren Inhalten und Erfahrungen aufgeladen werden. Diese sollen den Einstieg ins Unternehmen so angenehm und motivierend wie möglich gestalten.

Aus alt mach neu: Aufbruch in Richtung modernes Onboarding-Programm

Viele Jahrzehnte lang begann das Onboarding der DATEV mit den sogenannten Einführungstagen („Willkommenstage“). Dabei wurden an drei Seminartagen bis zu siebenmal jährlich jeweils rund 60 neue Beschäftigte massiv mit Informationen versorgt – um nicht zu sagen „bombardiert“. Neben grundlegenden Informationen zum Unternehmen, dem Kerngeschäft, zu Märkten und Kunden, dem Personalbereich, Betriebspartnern, über hochgradig im Unternehmen relevante Themen wie Datenschutz, bis hin zu Unterweisungen für den Brand- und Notfall, gab es Wissen pur.

Mit dem Konzept konnten neue Kolleginnen und Kollegen (mit Blick auf die wichtigste Markenfarbe) schon mal etwas „eingegrünt“ wurden. Ein durchaus aufwändiger Prozess. Nicht nur für die Teilnehmer, sondern auch für Dutzende Referenten aus dem Haus und natürlich die Organisatoren der Personalabteilung, die sich um die Koordination von Terminen und mehr kümmern mussten.

Die digitale Transformation erforderte einen disruptiven Schnitt

Auch wenn die Überschrift ein wenig Buzzword-lastig scheint, so trifft sie den Kern doch genau. Denn zum Start des Onboarding-Projekts Anfang 2018 war klar: Mit kleineren Anpassungen ist es nicht getan. Wir starteten also komplett neu auf der grünen Wiese. Und dachten radikal neu. Einerseits digitaler, andererseits noch näher an den Menschen.

Dass so ein Redesign sowohl arbeits- als auch zeitintensiv sein würde, war allen Projektverantwortlichen von Anfang an bewusst. Aber Onboarding wurde spätestens seit diesem Zeitpunkt als wichtiges strategisches Thema geführt. Und in solche Themen müssen Arbeitgeber investieren.

Der Re-Design-Workshop: Powertage „Willkommen@DATEV“

Wer innovative und disruptive Ideen entwickeln will, der braucht dazu entsprechende Arbeitsräume und Methoden. Mehrere Kreativarbeitsräume sowie eine auf vier Tage verkürzte „WeekOff“ waren der Auftakt.

Das Ziel: Wichtige Stakeholder und Innovatoren im Haus einbeziehen. Und gleichzeitig ganz offen das vorher eingeholte Feedback zum bestehenden Veranstaltungsdesign zu diskutieren. Via Design Thinking und weiteren Methoden entwickelten die Projektteilnehmer dann erste Ideen und Ansätze. Noch mit viel „Wünsch-Dir-was“– Anteil. In weiteren Schritten entstanden dann erste Prototypen via Lego Serious Play.

Prototyp Lego Serious Play Onboarding Programm DATEV
Prototyping via Lego Serios Play

Ich finde es immer wieder spannend, die eigenen Gedanken spielerisch zu vergegenständlichen, damit zu visualisieren und im wörtlichen Sinne „greifbar“ zu machen.

Ausrichtung an der Employee-Journey im Rahmen des Onboardings

Im neuen Konzept sollte das Onboarding deutlich früher beginnen. Ausgerichtet an der Employee-Journey sogar schon vor dem ersten Arbeitstag. Auch wenn das Abspringen von Kandidaten im Zeitraum zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag eher die absolute Ausnahme ist, wirkt eine emotionale Bindung zu dieser Zeit nur positiv.

Einbindung neuer Mitarbeiter schon vor dem ersten Arbeitstag

Bereits einige Wochen vor dem Arbeitsantritt neuer Mitarbeiter wollen wir die Lust auf die Mitarbeit wecken und die persönlichen Beziehungen intensivieren. Zum einen geschieht dies nunmehr durch die Einladung zu Abteilungsevents, wichtigen Besprechungen oder auch privaten Teamtreffen, zum Beispiel nach Feierabend.

Da mit Blick auf die rechtliche Situation (Versicherung, Arbeitszeit, Vertraulichkeit, Zugang zu gesicherten Gebäuden u.v.m.) erheblicher Beratungsbedarf bei den Führungskräften gesehen wurde, entstand gleichzeitig ein Intranetportal für derartige Interaktionen vor dem vertraglich vereinbarten Arbeitsantrittstermin.

Premails mit informativen Nachrichten als ein Schritt im Onboarding-Prozess

Zum anderen erhalten neue Kolleginnen und Kollegen schon 9 Wochen vor dem Arbeitsantritt informative Nachrichten zu wissenswerten und für den Neueinstieg hilfreichen Themen.

Unter anderem geht es um

  • eine Übersicht der verschiedenen Standorte zur Orientierung
  • Informationen zur Kantine sowie den kleinen Läden in den Standorten, die für eine kontinuierliche Versorgung mit Essen und Trinken sorgen
  • Hinweise zum betrieblichen Gesundheitsmanagement: Von der Betriebsärztin, Beratung zum ergonomischen Arbeitsplatz und Entspannungsräumen mit Massageliegen, über diverse Sport- und Gesundheitsangebote bis hin zu themenspezifischen Veranstaltungen und Informationswebseiten zur gesunden Ernährung.

Insgesamt neun dieser E-Mails erhalten die Neuen an Ihre private E-Mail-Adresse. Jede Woche eine. Zusätzlich weisen wir auf unser Engagement auf der Arbeitgeberbewertungsplattform kununu hin und fragen Feedback dazu ab, wie sie den Bewerbungsprozess erlebt haben. Und vor allem, was wir noch verbessern können.

Welcome Package – der Einstand als DATEV-Fan

Das vormals ausgegebene sogenannte „Markenpaket“ wurde modernisiert. Heute beinhaltet das neue Welcome Package unter anderem

  • die praktische Umhängetasche für mobile Devices
  • einen DATEV Zipper für den Mitarbeiterausweis (elektronische Zugangskontrolle zu Gebäuden, Besprechungsräumen und immer mehr Büros)
  • ein DATEV Maskottchen Stofftier für die (kleinen und großen) Kinder zu Hause
  • sowie eine Vielzahl kleinerer hilfreicher Büro-Artikel und Gimmicks.

Für viele Beschäftigten ist das der Einstieg in eine echte Fanschaft zum Unternehmen. Denn zahlreiche DATEV-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind derart stolz auf ihren Arbeitgeber, dass Sie aus jährlich zwei (Hochglanz-)Katalogen eine Menge DATEV-gebrandete Haushaltswaren, Büroartikel, Spielsachen, Kleidungsstücke für Beruf und Freizeit, Geschenke und ähnliches für sich und ihre Familien und Freunde kaufen.

Das Welcome Package liefern wir  direkt mit der hausinternen Post an den Arbeitsplatz. Dort übergibt es die Führungskraft am ersten Tag persönlich, um für ein herzliches Willkommen zu sorgen.

Zusätzlich geht ein Welcome Ticket im Stile eines Festival-Tickets für den Welcome-Day in einem schönen DATEV-Umschlag an den Wohnort der Mitarbeiter.

25 Welcome Mails, die den Einstieg erleichtern

Als täglicher Tipp mit hilfreichen Informationen, beispielsweise zu

  • Beteiligungsmöglichkeiten an internen Diskussionen via Social Intranet und Mitarbeiter-App
  • den Möglichkeiten zur Nutzung von Chats oder internen Skype Business Videokonferenzen
  • Wissenswertem rund um Nachhaltigkeit und Umweltschutz bei DATEV

geht es dann in den Arbeitsalltag. In der ersten E-Mail, die neue Beschäftigte am ersten Arbeitstag erwartet, erfolgt eine Begrüßung mit dem eigens zu diesem Zwecke gedrehten extrem emotionalen Welcome-Video.

Ein sehr emotionales Welcome Video

Im Welcome Video senden Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Bereichen nebst Vorstand sehr persönliche Grußworte. Damit das Video für die neuen Kolleginnen und Kollegen tatsächlich noch neu ist, kann ich es hier leider nicht zeigen. Das ist zwar schade, aber sicher nachvollziehbar.

Onboarding-Plattform im Intranet

Informationen rund um den Einstieg bei DATEV wurden im Rahmen des Projekts gebündelt und optisch ansprechend aufbereitet zu einer Onboarding-Plattform im Intranet. Hier erfahren neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unter anderem, welche speziellen Seminare und Workshops für sie durch unseren internen Weiterbildungsbereich (Learning & Development) empfohlen werden.

In den Lern-Modulen geht es beispielsweise um die DATEV Strategie, die Vision, die Besonderheiten einer Arbeit in einer Genossenschaft, die Kunden und Produkte und weitere relevante Themen.

Über einen eigenen Button auf dem Onboarding-Portal, können die neuen Kolleginnen und Kollegen zusätzlich Fragen stellen, die das Onboarding-Projektteam zeitnah beantwortet.

DATEV Welcome Day - Höhepunkt des Onboarding-Programms

Welcome Day – Schön, dass Du da bist!

Ein echtes Highlight ist der komplett neu gestaltete Welcome Day unter dem Motto „Schön, dass Du da bist“ Statt einseitiger Wissensvermittlung steht nunmehr fünfmal pro Jahr ein interaktiver Mix aus Informationen, Workshops, Erlebnissen mit ganz viel Vernetzung auf dem Programm. Begleitet werden die rund 130 Neuen von sogenannten Welcome Guides. Diese Bereichs- und Hierarchie-übergreifend organisierten Freiwilligen übernehmen die Rolle von Tutoren, Vernetzern und führen ihre Teams durch den Tag.

Unterstützung bei der Selbstorganisation steht im Mittelpunkt. Lernen, was es gibt, wer wo wie helfen kann. Dazu der Aufbau eines eigenen Netzwerks aus Kolleginnen und Kollegen.

Information, Interaktion, Emotion und Networking

Auszugsweise einige wenige Einblicke in die rund 20 Stationen und Sessions, die im Wechsel besucht werden können:

In der Session „Von der Idee zum Produkt“ erfahren die Teilnehmer, wie marktfähige Lösungen entstehen, in „Agilität erleben“ geht es vor allem um Methoden und Mindset. Spielerisch aufbereitet für alle, die damit bisher noch nicht zu stark in Berührung gekommen sind.

In der Session zur Marke DATEV lässt sich diese ebenso spielerisch erleben über eine Rätselrallye via VR-Brille in einem digitalen Labyrinth. Ein schönes Beispiel für internes Employer Branding.

Onboarding zum Thema Arbeitgebermarke
Die Marke DATEV am Welcome Day spielerisch fahren: im Labyrinth mit VR-Brille.

Neben den Sessions, die flexibel auch aktuelle Unternehmens-Themen aufgreifen können, haben die neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, an einer Diskussionsrunde mit Mitgliedern des Vorstands und der Geschäftsleitung teilzunehmen.

Weitere wichtige Lern-Module: Datenschutz und IT-Sicherheit

Zu festen Kursen zum Datenschutz und zur IT-Sicherheit erfolgt eine zentrale Einladung innerhalb der ersten Arbeitswochen. Zusammen mit der Führungskraft und den Einarbeitungspaten im jeweiligen Fachbereich erstellen die neuen Mitarbeiter ihren Weiterbildungsbedarf. Dieser beinhaltet auch die spezifische Einarbeitung ins persönliche Arbeitsumfeld.

Reunion Day nach dem Ende der Probezeit

Pünktlich nach dem Ende der meist sechsmonatigen Probezeit steht der sogenannte Reunion Day auf dem Programm. Im Rahmen der großen Netzwerkveranstaltung treffen sich die Teilnehmer der letzten Welcome Days, um Erfahrungen der ersten Monate beim Barbecue auszutauschen. Ein emotionaler Dialograum zum Netzwerken und gemeinsamen Lernen.

In diesem Rahmen holen wir noch einmal explizit Feedback ein. So wollen wir wissen, in wie weit wir in unserer Arbeitgeberkommunikation ein realistisches Markenversprechen abgegeben haben und aktivieren die Teilnehmer erneut zur intensiven Mitgestaltung mit Blick auf die Unternehmenskultur.

Drei Fragen an die Projektkoordinatorin des Onboarding-Programms: Mira Kolb

Liebe Mira, Ihr habt hier ja wirklich etwas ganz Neues geschaffen. Magst Du kurz ein paar Einblicke geben, wie Ihr das Onboarding-Projekt organisiert habt?

Sehr gerne. Insgesamt ist das Onboarding-Projektteam von Beginn bis jetzt von Phase zu Phase stetig gewachsen. Mit unseren Welcome-Guides, die jeden Welcome Day neu durchwechseln, geht es immer weiter. Gestartet sind wir mit einem recht kleinen Kernteam von zwei bis drei Leuten während der Research-Phase. Dann waren wir circa 15 Kolleginnen und Kollegen aus verschiedenen Bereichen beim Design-Thinking Workshop. Weiter ging es je nach Konzeptions-Phase mit immer mehr Ideengebern, Abstimmpartnern, Entscheidungsträgern bis hin zu den unternehmensinternen Communities.

Zudem haben wir jeweils Arbeitspakete und Abschluss-Zeitpunkte definiert. Im Kernteam hatten wir dafür jeweils eine Art Product Owner.

Praktisch beim täglichen Doing waren unsere internen Online-Tools im Social Intranet (OneDrive, Gitlab, Newsfeed, SharePoint etc.). Diese Kanäle haben wir regelmäßig dazu genutzt, aktuelle Infos zu posten oder Ideen zu sammeln. Beispielsweise mit der Frage: „Stellt euch vor, ihr bekommt in den ersten Tagen im Unternehmen ein Geschenk überreicht. Über was würdet ihr euch freuen?“

Wichtig war die interne Projekt-Plattform (SharePoint), die für über 7.500 DATEVianer einsehbar war. Hier haben wir die Arbeitspakete transparent dargestellt und über den jeweils aktuellen Stand informiert.

Projektraum Onboarding
Blick in einen der Projekträume

Was waren für Dich die größten Herausforderungen dabei?

Die einzelnen Bestandteile des Onboarding-Konzepts waren zu einem relativ frühen Projekt-Stadium relativ klar. Doch gerade bei der Konzeption und Ausgestaltung des Welcome Day, der sich stark vom vorherigen Format unterscheidet, bestanden viele Abhängigkeiten. Schließlich gestalten unterschiedliche Akteure des Unternehmens den Welcome Day gemeinsam. 

Zu Beginn durften wir Menschen vom neuen Konzept überzeugen. Und das obwohl wir noch nicht genau sagen konnten, wie der Tag am Ende konkret aussieht. Gleichzeitig ging es darum, die Inhalte des Welcome Day zusammenzustellen und dabei Akteure zu akquirieren. Die mussten bereit sein, interaktive Formate einzusetzen und dadurch klassische Präsentations-Formate abzulösen. Dabei rückten wir wieder den Netzwerk-Charakter und das „Big Picture“ der Veranstaltung in den Vordergrund. Letztendlich sind die vorherigen Inhalte ja nicht verloren-, sondern in einem neuen Format aufgegangen.

Eine bleibende Herausforderung ist es, immer wieder auf aktuelle Entwicklungen im Haus zu reagieren. Denn neue Themen wollen wir am Welcome Day gleich erlebbar zu machen.

Welche Tipps würdest Du anderen Unternehmen geben, die ebenfalls ihr Onboarding modernisieren und optimieren wollen?

Jedes Unternehmen ist vielfältig. Daher kann und darf ein neues Onboarding-Konzept nicht im stillen Kämmerlein „zusammengeschustert“ werden. Es braucht abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Multiplikatoren, konstante Ansprechpartner im Kernteam, stetige Kommunikation und regelmäßige Feedback-Schleifen.

Es lohnt sich zudem, die aktuellen Onboarding-Abläufe zu recherchieren, kritisch zu hinterfragen und möglichst unterschiedliche Meinungen einzuholen. Natürlich braucht es auch den Rückhalt der Entscheidungsträger. Diese müssen erkennen, wie wichtig ein lebendiger Onboarding-Prozess für die Unternehmenskultur ist.

Also nicht zu klein denken und stets mutig und mit Begeisterung dabei sein!

Vielen Dank für Deine Mühen und weiterhin viel Erfolg für das Onboarding-Programm bei den anstehenden Reviews!


Stefan Scheller

Abbinder: Persoblogger Stefan Scheller

Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger betreibe ich diesen Blog und das gleichnamige HR-Portal für Praktiker. Als HR-Manager in einem IT-Unternehmen und Szene-Influencer, danke ich Ihnen für das Lesen meiner Beiträge und hören meines Podcasts.

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