XING Bewerbungsreport zur Entwicklung der Time-to-hire

70 Tage, 19 Bewerbungen und vier Interviews sind im Schnitt nötig, um eine Stelle neu zu besetzen: Das zeigt der aktuelle XING Bewerbungsreport 2025 auf Basis einer Analyse von 2,5 Millionen Bewerbungen aus dem onlyfy Bewerbungsmanager von XING im deutschsprachigen Raum.

Einblicke in den XING Report

Je nach Branche, Job-Rolle und Arbeitsmodell unterscheiden sich Tempo und Aufwand im Recruiting deutlich: So vergehen im Bereich Industrie & Maschinenbau rund 85 Tage bis zur Einstellung – bei nur 2,4 geführten Interviews pro Stelle. Deutlich schneller geht es im Pflegebereich, hier liegt die durchschnittliche Time-to-Hire bei knapp 58 Tagen. Remote-Arbeit wirkt als Turbo: Jobs mit dieser Option erhalten im Schnitt acht Bewerbungen mehr.

Die längsten Wartezeiten von Bewerbung bis Einstellung vergehen in IT & Softwareentwicklung sowie in Ingenieurwesen & Technik mit durchschnittlich 86,8 Tagen, gefolgt von Lehre, Forschung & Entwicklung (85,1 Tage) sowie von Industrie & Maschinenbau (84,9 Tage).

Fachkräftemangel bleibt Wachstumshemmnis

Trotz eines Arbeitsmarktes, der sich aus der Sicht von Unternehmen wieder etwas entspannt hat, bleibt der Fachkräftemangel besonders in Engpassbranchen ein zentrales Wachstumshemmnis. Der XING Bewerbungsreport 2025 zeigt: Wer im Recruiting auf einen Mix aus Active Sourcing und Stellenanzeigen und dabei verstärkt auf digitale Plattformen setzt, kann Stellen schneller besetzen.

So weisen Pflege- und Gesundheitsberufe wie Kranken- und Altenpflege oder Notfallsanitäter laut der Engpassanalyse der Bundesanstalt für Arbeit (BA) eine Vakanzzeit von mehr als 80 Tagen auf, während über XING Inserate durchschnittlich nach 57,6 Tagen eine Nachfolge gefunden worden ist.

Als Engpassberufe gelten Stellen in Branchen, die nicht innerhalb von 80 Tagen neu besetzt werden können. Ähnlich zeigt sich das Bild bei Erziehern oder Sozialpädagogen: Auch hier sind die durchschnittlichen Besetzungszeiten auf XING mit rund 67 bis 70 Tagen deutlich kürzer als die in der Engpassanalyse ausgewiesenen Schwellenwerte.

Der Vergleich macht deutlich: Der richtige Kanalmix beschleunigt die Besetzung selbst in stark umkämpften Berufsfeldern – und verschafft Unternehmen einen entscheidenden Zeitvorteil im Wettbewerb um Talente. Recruiting ist kein Massengeschäft, sondern eine Frage der Zielgenauigkeit.

Bewerbungen oft Mangelware

Der Fachkräftemangel spiegelt sich auch in der Zahl der eingehenden Bewerbungen wider. So gehen auf der Plattform die wenigsten Bewerbungen auf Stellen im Bereich Personaldienstleistungen (ø 9 Bewerbungen) ein. Hier ist auch die Trefferquote besonders gering: Für die Besetzung einer Stelle sind 6,4 Interviews nötig. Dafür wird in der Regel innerhalb von nur rund 50 Tagen der passende Kandidat für die Position gefunden.

Auch in den Bereichen Erziehung, Bildung & Wissenschaft (ø 13 Bewerbungen) sowie Gesundheit & Soziales (ø 14 Bewerbungen) sind Bewerbungen eher Mangelware. Trotzdem werden die Stellen schneller besetzt. Das zeigt: Eine kürzere Time-to-Hire heißt nicht zwingend, dass es viele Bewerbungen gibt. In Situationen, in denen die Auswahl begrenzt, aber der Bedarf hoch ist, stellen Unternehmen oft zeitnah ein.

19 Bewerbungen und 4 Interviews führen zum Besetzen einer Stelle

Keinen Engpass dagegen gibt es in kreativen Jobrollen wie Marketing, Grafikdesign oder PR. Für Jobs im Bereich Marketing & Werbung gehen durchschnittlich 35 Bewerbungen ein, bei Grafikdesign & Architektur sind es 32 und für Produktmanagement 25. Diese größere Auswahl bringt jedoch auch einen höheren Screening-Aufwand mit sich, was die Time-to-Hire verlängern kann. Bei der Auswertung der Daten zeigt sich auch, dass ortsunabhängiges Arbeiten hoch im Kurs steht. Im Schnitt erhalten Unternehmen acht Bewerbungen mehr, wenn sie diese Option anbieten.

Über alle Branchen hinweg vergehen nach der Veröffentlichung einer Stellenausschreibung im Schnitt 3,2 Tage bis zur ersten Bewerbung („Time-to-First-Application“) und 21 Tage bis zum ersten Interview („Time-to-First-Interview“). Nach 70 Tagen ist eine Stelle in der Regel besetzt („Time-to-Hire“). 19 Bewerbungen und vier Interviews führen im Durchschnitt zu einer Einstellung.

Zeitfresser nach dem ersten Interview: ohne digitale Prozesse droht Verzögerung

Besonders auffällig: Ein erheblicher Teil der Time-to-Hire entfällt auf die Zeit nach dem ersten Interview. Zwar vergehen im Schnitt nur 21 Tage bis zum ersten Gespräch, doch von dort bis zur finalen Einstellung ziehen sich die Prozesse oft unnötig in die Länge – im Schnitt weitere 49 Tage.

Die Gründe: manuelle Abstimmungen, fehlende Transparenz im Prozess und eine langsame interne Kommunikation. Hier sehen wir ein großes Potenzial zur Effizienzsteigerung. Digitale Bewerbermanagementsysteme helfen, Abstimmungen zwischen Fachabteilungen, HR und Kandidaten zu beschleunigen und reduzieren die Zeit zwischen Interview und Einstellung oft erheblich.

Längste und kürzeste Zeiten von Bewerbung bis Einstellung

Die durchschnittlichen Wartezeiten bis zur Einstellung variieren je nach Branche deutlich. Besonders lange dauert es in den Bereichen IT & Softwareentwicklung sowie Ingenieurwesen & Technik mit jeweils durchschnittlich 86,8 Tagen – dicht gefolgt von Lehre, Forschung & Entwicklung (85,1 Tage). Auch in Industrie & Maschinenbau sowie Transport & Logistik liegt die durchschnittliche Zeit bis zurEinstellung bei rund 85 Tagen. Besonders in Industrie & Maschinenbau finden nur sehr wenige Interviews (2,4) für eine Stelle statt, was die lange Time-to-Hire erklären kann.

Deutlich schneller geht es hingegen in anderen Bereichen: In Kunst und Kultur beträgt die durchschnittliche Wartezeit nur 43 Tage, Jobs im Bereich Personaldienstleistung werden in 50,2 Tagen besetzt. Auch in der Öffentlichkeitsarbeit & im Journalismus (53 Tage), im Tourismus & der Gastronomie (53,7 Tage) und im Gesundheitswesen (57,6 Tage) liegt die Dauer unter dem Gesamtdurchschnitt.

Grundsätzlich kommt es immer auf die Qualität der Bewerbungen an – eine hohe Anzahl allein bringt im Recruiting nicht viel. Aber natürlich bietet eine größere Menge von Bewerbungen gerade in Branchen, in denen kein Engpass herrscht, auch eine diversere Auswahl an potenziellen Mitarbeitenden.

Empfehlungen für das Recruiting

Für Unternehmen heißt das: Wer den Wettbewerb um Talente gewinnen will, braucht digitale Prozesse, schnelle Reaktionen, strukturierte Feedbackschleifen und eine klare Kanalstrategie. Das vermittelt auch einen professionelleren Eindruck bei begehrten Talenten und kann so die Zusagequote erhöhen. Darüber hinaus fungiert – wo möglich – das Angebot von Remote Work als Reichweiten-Booster. Active Sourcing und Talentpools für Engpassrollen sind ebenso wichtig wie niedrigschwellige Bewerbungswege (z. B. über Plattformen oder WhatsApp), die mehr Kandidaten ermutigen. Das Resultat sind weniger Streuverluste, höhere Sichtbarkeit, qualifizierte Bewerbungen und eine kürzere Time-to-Hire. Wer sich im Recruiting flexibel aufstellt, ist ganz klar im Vorteil.

Quelle: Pressemitteilung XING

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