Was früher nicht wegzudenken war, genügt heute schon lange nicht mehr. Die traditionelle Art und Weise, einen Dienstplan zu erstellen und die entsprechende Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erfassen, kommt immer mehr an ihre Grenzen. Excel und weitere manuelle Planungsoptionen wurden bislang tagtäglich dafür genutzt, um möglichst schnell und effizient zu arbeiten. Doch Unternehmen benötigen transparentere und anpassungsfähige Lösungen, um den Anforderungen der Angestellten gerecht zu werden.
Der Arbeitsmarkt wird immer moderner und Veränderungen treten rasant schnell ein. Die digitale Dienst- und Zeiterfassung bietet daher einige nennenswerte Vorteile, die dem Verantwortlichen unterstützend unter die Arme greifen, sagt Gastautor Alexander Wiemann in seinem Advertorial.
Herausforderungen der traditionellen Dienstplanung und Zeiterfassung
Die klassischen Planungswege, die in den meisten Fällen vollkommen manuell ablaufen, haben einige Nachteile, die die Effizienz vermindern und Kosten in die Höhe schießen lassen. Leider funktionieren viele gängige Optionen nicht, obwohl einige Unternehmen noch daran festhalten.
Die Schwierigkeiten, die bei der Nutzung von diesen Planungsarten sichtbar werden, sind dabei nicht von der Hand zu weisen. Vielleicht ist Ihre Zeiterfassung und Dienstplanung auch davon betroffen, aber Sie sind sich dessen noch nicht bewusst geworden. Es lohnt sich in jedem Fall, einen Blick auf die nächsten Abschnitte zu werfen.
Im folgenden Verlauf erhalten Sie einen Überblick über die häufigsten Herausforderungen:
- Hoher Zeitaufwand
Dienstpläne bei Bedarf anzupassen oder einzelne Bereiche zu aktualisieren, ist zeitintensiv. Dies geschieht dann, wenn das Tauschen von Schichten oder kurzfristige Ausfälle umorganisiert werden muss. Die gesamte Erstellung eines neuen und passenden Dienstplans dauert selbstverständlich noch länger. Selbst einfache Tools helfen meist nicht weiter, da die meisten Hilfsmittel äußerst unflexibel sind und nicht an die individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten angepasst werden können. - Zahlreiche Fehler
Wenn man alles manuell eingeben muss, ist die Fehlerquote deutlich höher als bei qualitativen Softwares, die diesen Vorgang unterstützen. So kommt es schnell zu doppelten Schichten oder vergessenen Verfügbarkeiten bei der Dienstplanung. Zudem erhöhen unübersichtliche Einteilungen (Tabellen) die Planung zusätzlich. Dies kann auch zu Streitigkeiten innerhalb des Teams führen. - Fehlende Transparenz
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wünschen sich mehr Übersichtlichkeit, erhalten aber in den meisten Fällen keine Echtzeit-Updates. Wünsche und Verfügbarkeiten sowie auch Änderungen müssen stets umständlich und manuell kommuniziert werden. - Gesetzliche Aspekte
In Europa gelten einige gesetzliche Regelungen, wenn es um die Planung des Dienstes geht. Um die Arbeitszeiterfassung korrekt durchzuführen, zum Beispiel nach EU-Recht, oder um Vorgaben zu Pausen und Arbeitszeiten einzuhalten, wird einiges von der zu planenden Person abverlangt. Die Gesetze und deren Einhaltung sind komplex und manuell eine echte Herausforderung.
Interessante Vorteile digitaler Lösungen
Im Gegensatz dazu gibt es hilfreiche Vorteile bei der Nutzung von digitalen Lösungen bei der Dienstplanung und Zeiterfassung.
- Steigerung der Effizienz
Eine effiziente Arbeitsweise ist notwendig, wenn man Zeit sparen möchte und dadurch mehr Raum für andere Tätigkeiten schafft. Automatisierte Dienstpläne erleichtern das Organisieren und geben Änderungen in Echtzeit an. Über die Cloud werden wichtige Inhalte synchronisiert und sowohl der Manager als auch die Angestellten erhalten jederzeit Zugriff. - Vermeidung von Fehlern
Anstelle von zahlreichen manuellen Fehlern können ausgeklügelte Systeme durch Automatisierung Aufgaben wie Prüfung von Verfügbarkeiten, gesetzliche Arbeitszeiten und deren Regelungen und Urlaubsansprüche koordinieren. Sollte es dennoch eine Fehlerquelle geben, so wird diese deutlich sichtbar und schnell angezeigt, wie beispielsweise bei doppelten Schichten und Regelverstößen. - Einhaltung von Gesetzen
Gesetzliche Anforderungen können schnell überfordern, wobei die Arbeitszeiterfassung mit digitalen Lösungen sehr zuverlässig ist. Abschließende Auswertungen und Berichte können beim Nachweisen und Prüfen ebenfalls helfen. - Verschiedene Anpassungen
Jeder Dienstplan sollte flexibel sein, da sich Gegebenheiten in wenigen Stunden oder sogar Minuten ändern können. Insbesondere kurzfristige Änderungen wie Ausfälle (Krankheiten) oder der Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern wird mit der digitalen Anpassungsfähigkeit um ein Vielfaches vereinfacht. Außerdem ist die Planung für verschiedene Teams und unterschiedliche Größen skalierbar. - Fokus auf Mitarbeiterzufriedenheit
Natürlich spielt die Mitarbeiterzufriedenheit bei der Erstellung des Dienstplans eine erhebliche Rolle. Mit digitalen Lösungen sind auch Angestellte glücklicher, denn sie können ihre Schichten einsehen, Wünsche äußern, Verfügbarkeiten melden und bei Bedarf einen Tausch vorschlagen. Dieser Aspekt sorgt für deutlich mehr Transparenz und Mitspracherecht im Vergleich zur klassischen Dienstplanung.
Wichtige Funktionen einer digitalen Dienstplan- und Zeiterfassungslösung
Immer mehr Unternehmen suchen nach geeigneten Möglichkeiten, um ihre Dienstplanung und Zeiterfassung zu optimieren. Den meisten ist bewusst geworden, dass die traditionellen Wege einst sehr gut funktioniert haben, aber in der Zwischenzeit überholt sind. Deswegen macht es nur Sinn, dass durch die erhöhte Nachfrage nach Digitalisierung auch viele scheinbar gute Angebote zu finden sind. Doch was macht eine digitale Software oder App zur Dienstplanung erfolgreich und für den Nutzer tatsächlich hilfreich?
Machen Sie sich zunächst klar, welche Funktion für Ihr Unternehmen im Fokus steht. Schließlich hat jede Firma und jedes Team bestimmte Eigenheiten und unterschiedliche Bedürfnisse, die nicht jede Digitalisierung erfüllen kann. Ein kleines Unternehmen hat außerdem andere individuelle Wünsche als ein Großkonzern. Trotzdem kann es für beide Unternehmensgrößen funktionieren, wenn man sich darüber bewusst wird, welche Punkte sinnvoll und dringend benötigt werden.
Die folgende Aufzählung zeigt an, woran Sie sich orientieren können, wenn Sie nach einer digitalen Dienstplan- und Zeiterfassungslösung suchen.
Übersichtlichkeit bei der Schichtplanung
Schichtplanungen gehören zu den anspruchsvollsten Organisationsbedürfnissen von Unternehmen, da es hier schnell zu Fehlern und Konflikten kommen kann. Achten Sie bei einem Programm darauf, dass es eine einfache Erstellung von Plänen mit Tages-, Wochen- und Monatsübersichten ermöglicht. Extrapunkte gibt es, wenn man die unterschiedlichen Verfügbarkeiten und Präferenzen der einzelnen Mitarbeiter angeben kann.
Stempeluhr-Erfassung
Viele Zeiterfassungen laufen mit Stempeluhren ab. Digitalisierungen erfassen diese am besten per Smartphone, Tablet oder Desktop. Wenn eine Integration in den Schichtplan möglich ist, werden Missverständnisse vermieden und man kann nicht nur Ärger aus dem Weg gehen, sondern auch noch Zeit und Kosten sparen.
Urlaube und Abwesenheit
Die Verwaltung von Urlaubsanträgen und Abwesenheiten sollten automatisiert werden können. Zudem sollten alle Beteiligten sehen können, wie es um ihre Urlaubsansprüche steht (aktueller Stand).
Verfügbarkeiten
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen die Möglichkeit erhalten, ihre Verfügbarkeiten einzutragen. Das vermeidet sehr viele Planungskonflikte. Außerdem ist es nur logisch, dass die Gesamtstimmung verbessert wird. Sowohl zwischen den Angestellten als auch zwischen Management und Team.
Auswertungen
Eine optimale Automatisierung führt dazu, dass das Management Berichte zu Überstunden, Fehlzeiten und Arbeitszeiten erhält. Gerade bei wichtigen Entscheidungen und der Lohnabrechnung kann das sehr nützlich sein.
Stundenkonten
Mit der Automatisierung einer Software oder App sollten Übersichten über Arbeitsstunden, Resturlaub und Überstunden nachvollziehbar werden. Das bedeutet, Sie erhalten noch mehr Transparenz für Mitarbeiter und Management.
Erstellung einer Mitarbeiterakte
Wichtige Daten wie etwa Verträge, Qualifikationen und Kontaktinfos werden von klugen Automatisierungen gespeichert und an einem zentralen Ort gelagert. Das sorgt für einen hilfreichen Überblick über einzelne Mitarbeiter und erleichtert die Kommunikation.
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Fazit
In der heutigen Arbeitswelt mit all ihren modernen und raschen Veränderungen wird das Integrieren von digitalen Tools unumgänglich. Selbst komplexe Anforderungen werden so gebündelt und effizient bewältigt. Die Zeiterfassung und Dienstplanung stößt schnell an ihre Grenzen, insbesondere, wenn es zu häufigen Fehlern und Kritik seitens der Mitarbeiter kommt. Traditionelle Methoden können der Flexibilität und der praktischen Handhabung von digitalen Lösungen nicht das Wasser reichen.
Zahlreiche Studien belegen, dass Unternehmen erfolgreicher sind, wenn sie die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter fokussieren. Dazu muss man auch an einer flexibleren und transparenteren Dienstplanung arbeiten. Für das Unternehmen selbst sind digitale Methoden zur Zeiterfassung und Planung enorm vorteilhaft. Die Genauigkeit nimmt zu und die Fehlerquote nimmt ab, ein entscheidender Vorteil, wenn es um gesetzliche Vorgaben geht.
Datenbasierende Entscheidungen werden einfach mit Hilfe von Auswertungen und Berichte getroffen und die Zeitersparnis entlastet das Management ebenfalls.
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