Zeit, die Unternehmensführung restlos von der geschäftskritischen Relevanz moderner Personalarbeit und der Notwendigkeit für mehr und nicht weniger Investitionen in die konsequente HR-Digitalisierung zu überzeugen: 6 Gegenargumente zur Verwendung gegenüber dem Top-Management dafür, dass es mehr HR-Budget braucht, von Femke Huijbers, KiwiHR in diesem Advertorial.
Status Quo der Digitalisierung im HR
Der Status Quo der HR-Digitalisierung in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) zeigt ein gemischtes Bild. Eine Vielzahl von Unternehmen haben bereits erste Schritte unternommen, etwa bei der Lohnbuchhaltung. Hier enden Digitalisierungsprozesse jedoch oft, sodass sensible Daten zum Beispiel weiterhin in vereinzelten Dateien gespeichert werden.
Neben rechtlichen Risiken führt diese Teildigitalisierung zu Medienbrüchen und Ineffizienzen, die das volle Potenzial digitaler Prozesse unausgeschöpft lassen. Der gute Wille allein reicht hier oft nicht aus.
Gleichzeitig sind die Argumente gegen eine konsequente Digitalisierung der Personalarbeit seitens des Managements vielfältig:
- Fehlendes Management-Buy-In
- Mangelnde personelle und finanzielle Ressourcen, um HR-Software einzuführen und langfristig zu pflegen, die über “essentielle” Personalprozesse hinausgeht.
- Datenschutz- und Sicherheitsbedenken
- Allgemein fehlende digitale Kompetenzen und Ängste
- Ein (wahrgenommener) Mangel an passenden, bezahlbaren Lösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von KMU zugeschnitten sind.
HR als reiner Kostenverursacher
Zugrunde liegt vielen dieser Punkte die Haltung, HR sei eine reine Kostenstelle. Bei Personalthemen wird deshalb oft zuerst gespart. Dabei ist HR längst zum strategischen Partner für den Geschäftserfolg geworden, auch wenn das noch nicht bei allen Geschäftsführungen angekommen ist. Den meisten Personaler:innen ist klar: Eine Stagnation bei der HR-Digitalisierung wird langfristig zum Wettbewerbsnachteil.
Deutlich wird das im „Trend-Barometer People Management 2030„ des Beratungshauses PwC, der Universität St.Gallen und dem DGFP von 2022: Die dritte Ausgabe dieser Studie zeigt aus Sicht der Befragten im Vergleich zu 2019 einen deutlichen Bedeutungszuwachs bei Experimentierfreudigkeit (von 60 % auf 86 %) und digitalem Wissen (von 68 % auf 98 %) bis zum Jahr 2030.
Die Tipps für mehr HR-Budget
1. HR-Software: Weniger Papierkram und mehr Strategie
Das Argument: Durch HR-Software können sich HR-Mitarbeitende stärker auf beratende und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, statt sich mit „EDV-Sachbearbeitung“ zu plagen. Insgesamt erlaubt es ihnen, strategisch zu agieren statt nur zu reagieren, um zur Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beizutragen.
Manuelle Prozesse wie die Verwaltung von Personaldaten in Excel-Tabellen sind ineffizient, teuer und fehleranfällig. Im grundlegendsten Szenario beschleunigt Personalsoftware administrative Vorgänge wie die Verwaltung von Urlaubstagen, Krankmeldungen und Reiseabrechnungen. Auf alle Daten kann zentral zugegriffen werden und diese automatisch und sicher zwischen Systemen übertragen werden. Die Automatisierung führt zudem zu einer Standardisierung von Prozessen, was die Qualität der Ergebnisse verbessert.
Betrachtet man die Kostenseite, lässt sich Geschäftsführer:innen leicht vorrechnen, dass die Zeit, die für manuelle Prozesse und Fehlerbehebung aufgewendet wird, letztendlich teurer ist als der Einsatz einer HR-Software.
Ein einfaches Beispiel:
Wenn HR-Mitarbeitende täglich nur eine Stunde mit der manuellen Dateneingabe und -korrektur verbringen, summiert sich das auf über 220 Arbeitsstunden pro Jahr. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 30 Euro entstehen so jährliche Kosten von über 6.600 Euro pro Person – nur für diese Aufgabe! Eine HR-Software, die diese Arbeit automatisiert, amortisiert sich somit oft schon innerhalb weniger Monate.
Zudem reduziert die Software das Risiko kostspieliger Fehler, wie falsche Gehaltsabrechnungen oder verpasste Fristen, die nicht nur finanzielle Folgen haben, sondern auch das Arbeitgeberimage schädigen können. Die Investition in eine HR-Software ist letztlich nicht nur eine Frage der Effizienz oder Kosten, sondern auch der langfristigen Personalstrategie, die auf alle Geschäftsbereiche einen Einfluss hat.
2. HR-Software ist für jede Unternehmensgröße zu haben
Argument: Spezialisierte HR-Software für KMU ist eine lohnenswerte Alternative zu Excel und Co., da sich HR-Aufgaben so effizienter und zuverlässiger digital abbilden lassen.
Viele KMU haben Bedenken, dass sie für dedizierte HR-Software zu klein seien. Der Blick scheint oft verengt auf die Enterprise-Anbietende oder negative Erfahrungen mit Anbietenden, die über ihre ursprüngliche Kundschaft hinaus gewachsen sind.
Doch schon Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden können von dedizierten HR-Softwarelösungen profitieren. Es gibt spezialisierte Anbietende, die genau auf die Bedürfnisse kleinerer Unternehmen eingehen und die weder überdimensioniert, unflexibel oder überteuert sind.
3. HR Analytics: fundierte Entscheidungen und greifbarer ROI
Argument: Eine HR-Software bietet nicht nur Effizienzgewinne, sondern auch wertvolle Einblicke in die Personalprozesse selbst. Durch automatisierte Analysen und Berichte können Personalabteilungen fundiertere und begründete Entscheidungen treffen, statt sich nur auf ihre Intuition zu verlassen.
Wenig verwunderlich: Im Trend-Barometer People Management 2030 klettert die Relevanz von Big-Data- und People-Analytics-Kompetenzen aus Sicht von Personaler:innen von 60 im Jahr 2019 auf 89 Prozent bis 2030.
Gerade zahlenorientierte Geschäftsführer:innen sollten schnell den Mehrwert begreifen, relevante Datenpunkte wie Fluktuationsraten, Mitarbeiterleistungen und Gehaltsbenchmarks unkompliziert erfassen und auswerten zu können. Bei einer Überarbeitung der Gehaltsstruktur können beispielsweise aktuelle Marktdaten und interne Gehaltsverteilungen abgeglichen werden, um faire und wettbewerbsfähige Gehälter anzubieten.
Genauso lässt sich der Return on Investment (ROI) von Maßnahmen im Recruiting und HR klar nachweisen: Über welchen Kanal kamen beispielsweise die besten Kandidat*innen und wie hoch waren demgegenüber die Kosten.
Je transparenter Sie darstellen können, welche Vorteile Ihnen die HR-Software bei Ihren Analysen bietet, desto schneller werden Sie die Geschäftsführung davon überzeugen können, dass die Digitalisierung in diesem Bereich längst überfällig ist.
4. Vereinfachte Compliance dank digitalisierter HR-Prozesse
Argument: Eine HR-Software ermöglicht, dass Compliance-Richtlinien einfacher und zuverlässiger eingehalten werden, wodurch Unternehmen rechtliche Risiken minimieren und ihren Erfüllungsaufwand insgesamt reduzieren können.
Die Einhaltung von Datenschutz- und Compliance-Richtlinien ist in der modernen Arbeitswelt unerlässlich. Allerdings haben laut einer Umfrage des Branchenverbands Bitkom aus diesem Jahr erst 23% Unternehmen, auch sechs Jahre nach ihrem Inkrafttreten, die DSGVO vollständig umgesetzt. HR-Softwaresysteme bieten Funktionen, mit denen Sie rechtliche Sicherheit gewährleisten können, wenn Sie den Regelungen folgen. Sie automatisieren beispielsweise die Verwaltung von Daten, z. B. durch die konsequente Einhaltung von Lösch- oder Speicherfristen, wodurch das Risiko von Datenschutzverletzungen und kostspieligen Strafen erheblich minimiert wird.
Die digitale Erfassung und Verwaltung, etwa von Arbeitsverträgen, Leistungsbewertungen, vorgeschriebenen Schulungen, erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Bei Prüfungen durch Behörden oder internen Audits können alle relevanten Daten schnell und übersichtlich bereitgestellt werden, ohne langwierige Suchprozesse.
5. Nahtloser Übergang zwischen Recruiting und Onboarding: Ein Muss im Wettbewerb um Talente
Argument: HR-Software ermöglicht einen nahtlosen Übergang von einem reibungslosen Recruitingprozess zu einem strukturierten Onboarding-Prozess sorgt dafür, dass Unternehmen Talente leichter gewinnen und langfristig halten können.
In Zeiten des Fachkräftemangels können sich KMU keine ineffizienten Bewerbungsprozesse leisten. Potenzielle Mitarbeitende erwarten heutzutage moderne, digitale Recruiting-Prozesse. Wie wäre es mit dem Experiment, die Geschäftsführung zu bitten, sich selbst einmal unter den gegebenen Bedingungen auf eine Stelle zu bewerben? Vielleicht ergeht es ihnen wie knapp 30% der Schüler*innen bzw. potenziellen Azubis, die schon einmal eine Bewerbung abgebrochen haben – unter anderem wegen zu geringer, zu intransparenter und zu langsamer Kommunikation seitens der Unternehmen.
Doch die Herausforderungen beim Talentmanagement enden nicht mit der Vertragsunterschrift. Laut Gallup Engagement Index von 2023 sind vier von zehn Mitarbeitender innerhalb eines Jahres so frustriert, dass sie sich wieder aktiv auf Jobsuche begeben. Ein gut organisierter Onboarding-Prozess kann solcher Frühfluktuation entgegenwirken.
Auch hier kann eine HR-Software unterstützen, indem sie neue Mitarbeitende mit allen notwendigen Ressourcen versorgt. Z. B. dadurch, dass Zugänge, Accounts und Trainings von Tag eins an automatisch angelegt sind. So fühlen sich Mitarbeitende insgesamt schneller eingebunden und wertgeschätzt.
6. Mitarbeiterbindung durch digitale Nähe
Argument: HR-Digitalisierung schafft Freiräume für direkten Kontakt mit Mitarbeitenden, was zu einer höheren Mitarbeiterbindung beiträgt.
In inhabergeführten KMU weiß man um die Bedeutung persönlicher Beziehungen, doch administrative Aufgaben nehmen oft die Zeit für den echten Austausch. Die Digitalisierung routinemäßiger HR-Prozesse gibt kleinen Personalabteilungen die Möglichkeit, sich wieder verstärkt auf den persönlichen Kontakt zu konzentrieren. Unternehmen, die ihre HR-Prozesse digitalisieren, profitieren dadurch von einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit und einer geringeren Fluktuation.
Neben bereits erwähnten Funktionen in einer Software, die der HR-Abteilung Zeit einspart, gibt es beispielsweise Umfragetools, die fortlaufend Stimmungsbilder erfassen können und ein frühzeitiges Gegensteuern gegen Negativtrends erlauben.
Fazit: Investition statt Stagnation
Ohne konsequente HR-Digitalisierung werden insbesondere kleine Personalabteilungen ihren wachsenden Aufgaben nicht mehr gerecht werden können. Schon heute kommen Menschen, die Vollzeit im HR arbeiten laut dem Gartner Budget & Efficiency Benchmarking Survey von 2023 auf jeweils 58 Mitarbeitende.
Dedizierte HR-Softwarelösungen bieten KMU die Möglichkeit, Personalarbeit effizienter, rechtssicherer und strategischer zu gestalten. Die hier vorgebrachten Argumente zielen allesamt darauf ab, der Geschäftsführung zu vermitteln, dass eine volldigitale Personalarbeit kein Nice-To-Have ist, sondern eine rationale Investition in die Zukunft des Unternehmens repräsentiert.
Nutzen Sie gerne diese Argumente, um bei Ihrem nächsten Gespräch gut vorbereitet zu sein.
Und damit: Viel Erfolg bei der nächsten Budgetverhandlung!
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