Führungskräfte haben eine entscheidende Rolle in der internen Kommunikation inne und wirken damit auf die Unternehmenskultur und Mitarbeiterbindung ein – das ist mittlerweile hinlänglich bekannt. Insbesondere gegenüber Non-Desk-Mitarbeitenden sind die Anforderungen noch höher, sagt Katja Freesdorf, Quiply, in diesem Advertorial.
Mitarbeiterbindung ausbaufähig
Auch in diesem Jahr meldet der Gallup Engagement Index wieder eine erschreckende Zahl zum Thema Mitarbeiterbindung: Nur 14% der Arbeitnehmer:innen in Deutschland sind engagiert und fühlen sich bei der Arbeit wohl. Im Bereich der Non-Desk-Worker, wie es beispielsweise Produktionsmitarbeitende oder mobile Mitarbeitende in der Pflege oder Logistik sind, erhalten diese Zahlen noch einmal ein ganz anderes Gewicht.
Die Remotely Interested Studie der Redefining Communications Ltd. verdeutlicht diesen Umstand: Non-Desk-Mitarbeitende widmen bis zu 90% ihrer Zeit ihren Aufgaben, was es schwierig macht, Zeit für die Unternehmenskommunikation zu finden. Dies stellt eine gewaltige Herausforderung dar – insbesondere für mittlere Führungskräfte und Abteilungsleiter:innen. Denn häufig sind sie die Schnittstellen zwischen dem oberen Management und den Mitarbeitenden und somit lastet auch die Verantwortung für die interne Kommunikation zum größten Teil auf ihren Schultern.
Non-Desk-Mitarbeitende haben andere Kommunikationspräferenzen
Da die Zeit der Deskless-Worker für Kommunikation innerhalb der Arbeitszeit begrenzt ist, sollten die angebotenen Inhalte relevant sein. Vor dem Hintergrund der vielfältigen globalen Krisen besteht bei den Menschen der Wunsch, dass Unternehmen darlegen, wie sich diese in einer unsicheren Welt zurechtfinden werden. Das beinhaltet für fast alle Mitarbeitende mehr Information zu Strategie und Entwicklung des Unternehmens. Wenn Klarheit und Transparenz diesbezüglich fehlen, gehen das Vertrauen und Engagement verloren.
Weiterhin wünschen sich Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Inhalte, die sich auf Ihre Arbeit beziehen, zum Beispiel Anleitungen, die ihnen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben helfen, laut Institute of Internal Communication im IC Index Report 2023.
Da gerade für Non-Desk-Worker immer noch die Mundpropaganda der wichtigste Kanal ist, ist die Rolle der Führungskräfte hier umso wichtiger. Kommunizieren Vorgesetzte schlecht, wird die gesamte Kommunikation als schlecht empfunden. Besteht kein Vertrauen zu den Vorgesetzten, verpufft die interne Kommunikation oder heizt im schlimmsten Fall den Flurfunk an.
Auf der anderen Seite geben beispielsweise 42% der Vorgesetzten von Non-Desk-Workern in Großbritannien an, dass sie die interne Kommunikation, die von der Organisation kommt, umschreiben müssen, da diese zu unverständlich ist.
Wie können Führungskräfte eine stärkere Verbindung zu den Mitarbeitenden aufbauen?
Eine der wichtigsten Voraussetzungen, um als Führungskraft eine starke Verbindung und Vertrauen aufzubauen, so dass überhaupt auch die Kommunikation auf ein offenes Ohr trifft, ist es, glaubwürdig zu sein.
Hier sind drei konkrete Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre Glaubwürdigkeit mit der Zeit zu steigern:
Seien Sie konsequent
Führungskräfte werden als vertrauenswürdig und glaubwürdig wahrgenommen, wenn sie konsequent kommunizieren und sich konsequent verhalten. Das bedeutet zunächst einmal, dass sie Entscheidungen treffen, die nicht widersprüchlich sind. Es bedeutet aber auch, sich so zu verhalten, dass die (ausdrücklichen und unausgesprochenen) Versprechen, die das Unternehmen seinen Mitarbeitenden und anderen Interessengruppen macht, eingehalten werden.
Rationalisierung der Abläufe
Wenn Sie konsequent an der Verbesserung von Organisationsstrukturen und Prozessen arbeiten und finanziell solide Abläufe aufrechterhalten, steigt Ihre Glaubwürdigkeit als Führungskraft. Die Abschaffung unnötiger Berichtsstrukturen und nachlässiger Ausgaben, die Einführung neuer strategischer Rollen oder Investitionen in Technologien, die die betriebliche Effizienz oder die geschäftliche Effektivität verbessern, sind einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um Ihre Glaubwürdigkeit als effiziente Führungskraft zu stärken.
Den Weg vorleben
Seien Sie sich über Ihre Werte und die Werte der Organisation im Klaren, damit die Mitarbeitenden und andere Interessengruppen erkennen können, warum Sie tun, was Sie tun. Die Kultur der Organisation wird von der Spitze geprägt. Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeitenden Ihnen vertrauen, müssen Sie zunächst zeigen, dass Sie ihnen vertrauen. Wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter:innen offen für Veränderungen sind, müssen Sie selbst bereit für Veränderungen sein.
Grundsätzlich sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass Ihre Angestellten Sie ständig genau beobachten, und wenn Sie wollen, dass sie sich auf eine bestimmte Art und Weise verhalten, müssen sie sehen, dass Sie das auch tun. Zeigen Sie Ihre Werte durch Ihr Reden und Handeln, um Glaubwürdigkeit und Authentizität als Führungskraft zu schaffen.
Wie binde ich Non-Desk-Worker in Kommunikationsprozesse ein?
Viele Non-Desk-Worker haben nicht das Gefühl, dass Vorgesetzte oder das Unternehmen ihnen zuhören oder dass das Feedback, das sie geben, in positive Maßnahmen umgesetzt wird. Deswegen ist es mit Personalumfragen allein nicht getan. Wer immer nur selbst spricht, bekommt die Belange des Teams gar nicht mit. Hören Sie deshalb aktiv zu und merken Sie sich die Informationen.
Darüber hinaus sollten Führungskräfte Mitarbeitende aktiv in den Kommunikationsprozess einbeziehen. Dies kann durch regelmäßige Feedback-Sitzungen, Mitarbeiterumfragen oder die Schaffung von Kanälen für den Informationsaustausch geschehen. Wenn Mitarbeitende das Gefühl haben, dass ihre Meinungen und Ideen gehört werden, steigert dies ihr Engagement und ihre Bindung an das Unternehmen.
Diese Art von interner Kommunikation und Inhalte wünschen sich Non-Desk-Worker
Non-Desk-Mitarbeiter:innen sind oft in ihrer Arbeit vertieft und haben möglicherweise nicht die Zeit, lange Textnachrichten zu lesen. Non-Desk-Mitarbeitende wünschen sich eine interne Kommunikation, die relevant, zugänglich und ansprechend ist. Sie benötigen Informationen, die direkt mit ihrer Arbeit und ihren täglichen Aufgaben in Verbindung stehen, um ihnen einen klaren Mehrwert zu bieten.
Visuelle Inhalte wie Bilder und Grafiken sind oft effektiver als rein textbasierte Kommunikation, da sie komplexe Informationen vereinfachen und auf einen Blick erfassbar machen. Zudem bevorzugen Non-Desk-Worker mobile Kommunikationswege, da sie oft unterwegs sind und keinen Zugang zu traditionellen Kommunikationsgeräten haben.
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Technologische Lösungen zur Verbesserung der Kommunikation
Da Non-Desk-Worker keinen oder eingeschränkten Zugang zu E-Mails oder einem Social Intranet haben, hat die Mund-zu-Mund Propaganda immer noch einen hohen Stellenwert. Dies ist jedoch häufig nicht im Sinne der Unternehmenskommunikation, da so schnell auch Gerüchte und Flurfunk entstehen, was wiederum rapide zu einem schlechten Arbeitsklima führen kann. Und aktuell ist es in vielen Unternehmen noch so, dass WhatsApp oder andere Messenger diese IT-Lücke für mobile Mitarbeitende füllt. Dies ist aber u.a. aus Datenschutzgründen keine zufriedenstellende Alternative.
Technologische Lösungen wie die Mitarbeiter App von Quiply können die Kommunikation mit Mitarbeitenden ohne Schreibtischarbeitsplatz verbessern, indem sie eine einfache und zugängliche Plattform für den Informationsaustausch bieten. Hier können Führungskräfte wichtige Informationen und Neuigkeiten über sogenannte Channels teilen oder auch Arbeitsanweisungen oder wichtige Dokumente mithilfe einer Bestätigungsfunktion rechtssicher abzeichnen lassen.
Aber nicht nur die Informationsverteilung wird so vereinfacht, auch der Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden wird erleichtert. Führungskräfte können sich nahbarer zeigen, beispielsweise durch kleine Einblicke in Ihren Arbeitsalltag.
Darüber hinaus fällt vielen Vorgesetzten ein Lob oder Feedback per App leichter. Und apropos Feedback und Mitarbeiterpartizipation: Natürlich können per App auch schnell und einfach Mitarbeiterumfragen versendet werden.
Um Inhalte oder Schulungsmaterialien zu teilen, können auf einfachem Wege Bilder, Sprachnachrichten oder Videos in die Channels geladen werden. Diese lassen sich leicht teilen und man hat auch als Non-Desk-Mitarbeitender immer Zugriff. Und wenn mal eben etwas mit dem Kollegen am anderen Standort besprochen werden muss, sind die Einzel- und Gruppenchats in der App eine gute Wahl. Das stärkt die Zusammenarbeit!
Effektive Kommunikation wesentlicher Erfolgsfaktor
Insgesamt ist eine effektive Kommunikation mit Non-Desk-Mitarbeitenden eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmens. Indem Führungskräfte klare Kommunikationswege etablieren, sich in effektiver Kommunikation schulen lassen, visuelle Hilfsmittel nutzen, Mitarbeitende einbinden, Konsistenz und Transparenz gewährleisten und technologische Lösungen einsetzen, können sie dazu beitragen, die Verbindung zu ihren Mitarbeitenden zu stärken und eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle Mitarbeiter:innen erfolgreich sein können.
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