Candidate Personas in 8 Schritten erstellen

Wie erstelle ich datenbasierte Candidate Personas? Leitfaden in 8 Schritten

Mit datenbasierten Candidate Personas gegen den Fachkräftemangel. Gastautor Stefan Rippler erklärt, wie Sie mithilfe von gezielten Informationen und detaillierten Profilen Ihre Bewerbenden besser verstehen und im Recruiting die perfekten Talente für Ihr Unternehmen finden.

Die Macht datenbasierter Candidate Personas

Die Suche nach den passenden Mitarbeitenden ist für viele klein- und mittelständische Unternehmen eine Herausforderung. Um erfolgreich die richtigen Talente anzuziehen und zu gewinnen, ist eine fundierte Kenntnis Ihrer Kandidat:innen-Zielgruppe entscheidend. Dabei helfen datenbasierte Candidate Personas. Das sind prototypische Zielgruppen-Vertreter, die Sie sofort in die Bedürfniswelt der Kandidat:innen eintauchen lassen. Dies ist möglich dank Daten zu beliebten Benefits, Mediennutzung, Painpoints im Job, textlicher und layouterischer Ansprache und mehr.

Entscheidung für die richtige Stelle: Welche Candidate Persona ist relevant?

Manchmal stehen Unternehmen vor der Frage, für welche Stelle sie eine Candidate Persona erstellen sollten, besonders wenn mehrere Positionen zu besetzen sind. Der erste Schritt besteht darin, die kritischen und strategisch relevantesten Positionen zu identifizieren.

Überlegen Sie, welche Stellen für den Erfolg Ihres Unternehmens besonders entscheidend sind oder welche offenen Stellen besonders schwer zu besetzen sind/waren. Konzentrieren Sie sich zunächst auf die Positionen, die einen großen Einfluss auf Ihre Unternehmensziele haben oder bei denen es an qualifizierten Bewerbenden mangelt.

Candidate Personas erstellen in 8 Schritten

Für diese ausgewählten kritischen Positionen sammeln Sie dann Daten aus den Bewerbungsunterlagen, Mitarbeitenden-Interviews, Analytics-Daten der Webseite oder sozialer Medien sowie dem Bewerbenden-Management-System, sofern vorhanden. Nutzen Sie diese Informationen, um die relevanten Merkmale und Eigenschaften der Bewerbenden zu identifizieren und datenbasierte Candidate Personas zu erstellen.

Schritt 1: Proto-Personas

Schließen Sie sich mit Recruiting-Mitarbeitenden und Vertreter:innen der Fachabteilung zusammen und sprechen Sie über die Kandidat:innen für die entsprechenden Stellen, zu denen Sie eine Candidate-Persona entwickeln wollen.

  • Wie sieht das aktuelle Team aus?
  • Wie ticken die Mitarbeitenden?
  • Welche Skills bringen sie mit?
  • Welche Ausbildungshintergründe haben sie?
  • Welche Benefits sprechen sie an?

Aus diesen Eindrücken heraus entsteht pro Stelle eine erste erfahrungsbasierte Persona – ein gemeinsames Bild der Kandidat.innen-Zielgruppe. Genau das gilt es jetzt mit Daten zu validieren, falsifizieren oder zu ergänzen.

Schritt 2: Datenerfassung und Analyse

Um aus den Proto-Personas datenbasierte Candidate Personas zu machen, benötigen Sie zuverlässige und aussagekräftige Daten. Diese Daten können aus verschiedenen Quellen stammen, wie zum Beispiel aus Bewerbungsunterlagen, strukturiert geführten Interviews mit Mitarbeitenden und/oder Bewerbenden, aus Analysedaten der eigenen Social-Media-Karriere-Kanäle, dem Bewerbermanagementsystem oder ähnlichen Quellen.

Ist all das nicht vorhanden, gibt es auch öffentlich zugängliche, repräsentative Studien für bestimmte Berufsfelder, die Sie anzapfen können – etwa durch eine Recherche bei der Bundesagentur für Arbeit, dem statistischen Bundesamt, dem Bundesinstitut für Berufsbildung, Statista, der ARD/ZDF-Online-Studie oder Anbietern, die genau diese Daten erheben.

Schritt 3: Segmentierung der Daten

Unterscheiden Sie bei den Kandidat:innen-Profilen am besten auch danach, welche Gruppe sie genau adressieren wollen. Es kann auch sein, dass es für eine Stelle unterschiedliche Personas geben sollte, zum Beispiel wenn unterschiedliche Erfahrungslevels gesucht werden:

  • Segment 1: „Berufseinsteiger“ – Junge Absolventen mit wenig Berufserfahrung, aber hoher Lernbereitschaft.
  • Segment 2: „Erfahrene Fachkräfte“ – Kandidaten mit mehrjähriger Berufserfahrung in Ihrem Fachgebiet.
  • Segment 3:Karriere-Umsteiger“ – Personen, die einen Branchenwechsel anstreben und ihre Fähigkeiten in Ihrem Unternehmen einbringen möchten.

Schritt 4: Persona-Profile erstellen

Mithilfe der gesammelten Daten verwandeln Sie die Proto-Persona in datenbasierte Candidate Personas. Hier ein Beispiel für eine Young Professional Candidate Persona:

  • Name: Lisa Müller
  • Alter: 24
  • Ausbildung: Bachelor-Abschluss in Wirtschaftsinformatik
  • Erfahrung: Praktika im IT-Support und Webdesign während des Studiums
  • Motivation: Lernen und sich weiterentwickeln, um eine erfolgreiche Karriere im IT-Bereich zu starten
  • Herausforderungen: Mangelnde Berufserfahrung, aber hohe Motivation, diese Lücke zu schließen
  • Benefits, die sie liebt: Weiterbildungsangebote, Mentoring-Programme, Mobilitätspaket, Fitness/Gesundheitsförderung
  • Ziele: Arbeiten in einem innovativen Unternehmen, das Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten bietet
  • Werbetouchpoints: Instagram, TikTok, Podcasts, Festivals/Events, SEM, Jobbörsen, Karrierewebseiten
  • Wichtig bei der Bewerbung: es muss schnell gehen, Gamification wichtig, Video-/oder Foto-Einblicke ins Unternehmen, will geduzt werden
  • Stolpersteine bei der Bewerbung: Stellenanzeigen-Text ist langweilig geschrieben, kein Storytelling, irrelevante Benefits werden kompliziert erklärt, vor dem eigentlich Bewerben ist eine Registrierung nötig

Schritt 5: Validierung der Candidate Personas

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die erstellten Personas auf realen Daten basieren und nicht auf Annahmen.

Validieren Sie die Persona-Profile deshalb regelmäßig, indem Sie

  • diese mit Ihren Mitarbeitenden und Bewerbenden abgleichen. Führen Sie dazu Befragungen oder Interviews durch, um das Feedback und die Bestätigung der Personen einzuholen. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor.
  • die statistischen Daten aus externen Quellen wie Studien regelmäßig auf Aktualität prüfen – mindestens einmal im Jahr.

Schritt 6: Datennutzung und Personalbeschaffung

Integrieren Sie die erstellten datenbasierten Candidate Personas nun in Ihre Recruitingstrategie. Passen Sie Ihre Stellenanzeigen an die Bedürfnisse und Motivationen der verschiedenen Personas an. Und spielen Sie relevante Inhalte nur auf den Kanälen aus, die die Zielgruppe auch wirklich nutzt.

So werden aus Persona-Profilen Ihre Kommunikation zielgerichtet und die Candidate Journey wird für Ihre Zielgruppe zum Erfolgserlebnis. Dies gilt unabhängig davon, ob die Kandidat:innen eingestellt werden oder nicht.

Denn: Wer sich an einem passenden und guten Bewerbungsprozess erinnert, die Stelle dennoch nicht bekommt, bewirbt sich auf eine bessere zur eigenen Person passenden Stelle eher als eine Person, an der ein Bewerbungsprozess an wichtigen Bedürfnissen vorbeilief.

Schritt 7: Bewerbertracking und Anpassung

Verfolgen Sie die Bewerbungen, die aus Ihrer datenbasierten Strategie resultieren. Analysieren Sie die Ergebnisse und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen an den Persona-Profilen oder Ihrer Personalbeschaffungsstrategie vor, um sie kontinuierlich zu verbessern.

Schritt 8: Integration der Personas im Unternehmen

Die erstellten datenbasierten Candidate Personas sollten nicht nur in der Personalbeschaffung, sondern auch in anderen Unternehmensbereichen genutzt werden. Passen Sie Ihre Onboarding-Prozesse, Schulungen und die Mitarbeiterentwicklung an die Bedürfnisse der verschiedenen Personas an.

Nur so erwecken Sie sie zum Leben.

Fazit: Candidate Personas gegen den Fachkräftemangel

Die Erstellung datenbasierter Candidate Personas bietet Ihnen eine solide Grundlage, um Ihr Recruiting zukunftsfähig zu machen. Indem Sie Ihre Bewerbenden gezielt ansprechen und ihre Bedürfnisse verstehen, steigern Sie die Effektivität Ihrer Rekrutierungsmaßnahmen und fördern langfristig die Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit. Die kontinuierliche Anpassung und Verbesserung Ihrer Personas auf der Grundlage von Rückmeldungen und Ergebnissen ist entscheidend, um langfristig erfolgreich zu sein.

Podcast-Folge Klartext HR zum Thema Candidate Personas

Hören Sie einen 15-minütigen Impuls Klartext HR Podcast passend zum Thema Candidate Persona im kritischen Gespräch zwischen Persoblogger Stefan Scheller und dem Autor.

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Stefan Rippler

Gastautor Stefan Rippler

Stefan Rippler ist Fachbuchautor und Gründer des Persona Instituts – eine mehrfach ausgezeichnete Anlaufstelle für Unternehmen zum Thema datenbasierte Candidate Personas im Recruiting und Employer Branding.

Eine Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung, die Zielgruppen-Wissen bietet, um damit die Candidate Journey zu optimieren, streuverlustfreie Performance-Kampagnen zu fahren oder schneller Bewerbungen zu generieren.

>> LinkedIn-Profil von Stefan Rippler 

>> Mehr Infos zum Persona Institut

>> Fachbuch Persona Prinzip

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