Bewerbungen über WhatsApp: Warum sich Unternehmen dafür öffnen sollten

Wie kann WhatsApp im HR-Bereich effektiv eingesetzt werden? Andreas Grohn, rexx systems, zeigt Ihnen in diesem Advertorial, welche Vorteile die Nutzung in der Praxis bietet und gibt einen Ausblick auf mögliche zukünftige Möglichkeiten bei der Nutzung eines Bewerbermanagement-Systems.

WhatsApp auf nahezu allen Smartphones verfügbar

Im Zeitalter der Digitalisierung erfreuen sich One-Click-Bewerbungen und Bewerbungen über Social-Media-Kanäle oder Messenger-Dienste wie z. B. WhatsApp immer größerer Beliebtheit. Für Unternehmen ist es darüber hinaus wichtig, dass Bewerbungsprozesse schnell, unkompliziert und damit effektiv ablaufen. Insbesondere in Branchen mit einfachen Stellenanforderungen, wie zum Beispiel in der Gastronomie oder auch Einzelhandel, ist eine schnelle und einfache Bewerbungsmöglichkeit von großer Bedeutung. Fast 90 Prozent der Generationen Y und Z verwenden WhatsApp zur privaten Kommunikation. Was liegt also näher, als wenn Unternehmen diesen gelernten Kommunikationskanal auch für die Besetzung von Vakanzen anbieten? Bietet doch dieses schnelle Medium im Recruiting-Bereich enorme Chancen. Aktuell setzen Leute stark auf Mobilität und Social Media und lassen sich dadurch viel leichter erreichen und ansprechen. Deswegen sollten sich Personalabteilungen aktuell verstärkt auf die spezifischen Eigenschaften der Generation Z einstellen. Während die letzten Vertreter der Generation Y den Arbeitsmarkt betreten, wird der Anteil der Generation Z kontinuierlich steigen.

Häufige Jobwechsel der Generation Z

Die neue Generation zeichnen sich durch einen häufigen Wechsel des Arbeitgebers aus, was Unternehmen dazu zwingt, ihre Herangehensweise zu überdenken. Die Generation Z kann nicht durch die gleichen Maßnahmen gebunden werden wie die Generation Y. Im Gegensatz zu Führungsverantwortung scheut sie sich nicht vor anspruchsvollen Aufgaben im Arbeitsalltag. Stattdessen sucht sie nach Herausfordernden und abwechslungsreichen Projekten. Die Unternehmenskultur spielt zudem eine immer wichtigere Rolle für junge Mitarbeiter. Wenn sie nicht mit den eigenen Vorstellungen übereinstimmt, ist die Verweildauer im Unternehmen oft von kurzer Dauer. Die Bindung der Generation Z an ein Unternehmen hängt auch davon ab, wie die Zusammenarbeit bewertet wird und ob das Unternehmen langfristig als sinnvoller Partner angesehen wird, der zudem Entwicklungsmöglichkeiten und andere Vorteile bietet.

Wie tickt Generation Z auf dem Arbeitsmarkt?

Erfolgreiches Recruiting bei der Generation Z erfordert einen transparenten, professionellen und authentischen Online-Auftritt. Unternehmen sollten über Arbeitgeberbewertungsplattformen präsent sein und Social-Media-Kanäle nutzen, um sich von ihrer besten Seite im Einklang mit ihrer Corporate Identity zu zeigen. Um eine zeitgemäße Bewerbungsmöglichkeit anzubieten, ist bei Anbietern wie zum Beispiel rexx systems, bereits heute die Funktion „Bewerben mit WhatsApp“ direkt in der Bewerbermanagement-Software integriert.

Das sind die Vorteile einer WhatsApp-Bewerbung

Bewerbung in 5 Minuten über WhatsApp: So klappt‘s

Interessierte Bewerber können sich unkompliziert über WhatsApp bewerben, indem sie den angegebenen Kanal in der Stellenanzeige aufrufen. Anstatt zeitaufwendig Unterlagen einzureichen, stellt ein Chatbot ihnen dort eine Reihe von relevanten Fragen. Hierzu ist in der rexx Software zum Beispiel ein festes Fragenpaket hinterlegt.  Zukünftig wird es aber auch möglich sein, die Anzahl und den Inhalt der Fragen individuell anzupassen. Doch der Status quo ist nicht die Endstation. rexx systems arbeitet kontinuierlich an der Weiterentwicklung des Moduls „Bewerben per WhatsApp“. Einige mögliche Szenarien für die Zukunft:

Direkte Kommunikation zwischen Bewerbern und Bewerberinnen und HR-Abteilung

Die Kommunikation über WhatsApp ist besonders vorteilhaft. Anrufe stellen Bewerbende oft vor eine Hürde und können zum Beispiel zeitlich gerade unpassend sein. E-Mails bleiben auf Bewerberseite gerne mal unbeantwortet, wenn hier – entgegen zum Berufsalltag – kein regelmäßiger Blick ins private E-Mail-Postfach erfolgt. Dadurch gestaltet sich die Terminvereinbarung oft schwierig. Mit WhatsApp sind die Kandidat:innen für die HR-Abteilung gut und schnell erreichbar. Kurze Rückfragen können unbürokratisch und unmittelbar erledigt werden. Langes Warten gehört der Vergangenheit an. Der direkte Kontakt zwischen HR und Bewerber:innen bietet beiden Seiten hohen Komfort.

Vorsortierung von Anfragen durch den Chatbot

Chatbots können der Personalabteilung auch in anderen Bereichen das Leben erleichtern: In großen Unternehmen können über WhatsApp viele Anfragen eingehen. Um den Überblick nicht zu verlieren, ist es ratsam, Anfragen vorab zu sortieren. Hier kann ein Chatbot auf automatisierter Basis eingesetzt werden, um zu erfragen, ob der Bewerbende die Stellenanzeige einsehen, Fragen klären oder sich direkt bewerben möchten. Je nach Anliegen kann der Bot weitere Details direkt abfragen. Dadurch erhält die HR-Abteilung konkrete Informationen, um die weitere Kommunikation aufzunehmen.

Bewerbungen per Video

In einigen Berufsfeldern ist Kreativität und das Präsentieren neuer Ideen wichtiger als die harten Fakten im Lebenslauf. Eine Videobewerbung bietet hier das ideale Format, um solche Fähigkeiten zu präsentieren. Über WhatsApp können solche Videos einfach aufgenommen und an den Arbeitgeber geschickt werden. Die Bewerbung kann so in nur einer Minute erfolgen. Dank WhatsApp wird dies möglich.

Bewerbungen mit WhatsApp: Wie steht’s mit dem Datenschutz?

Die Nutzung von WhatsApp im Recruiting-Bereich wirft immer wieder Fragen zum Datenschutz auf, da zahlreiche personenbezogene Daten übermittelt werden. Aufgrund der Serverstandorte des WhatsApp-Betreibers in den USA ist es schwierig, die DSGVO vollständig einzuhalten. Zudem liest und übermittelt WhatsApp im Normalfall automatisch das gesamte Adressbuch des genutzten Endgeräts, was ebenfalls unzulässig ist. Eine Lösung für diese Herausforderungen ist die Verwendung der WhatsApp Business API. Dabei kommt kein Smartphone oder Tablet mit WhatsApp zum Einsatz, sondern eine spezielle Software mit einer Schnittstelle zu den WhatsApp Servern. So wird verhindert, dass das US-Unternehmen Meta auf das Adressbuch zugreift und es speichert. Diese API steht jedoch nur kommerziellen Anbietern zur Verfügung, mit denen auch rexx systems an dieser Stelle kooperiert. Darüber hinaus basieren WhatsApp-Chats mittlerweile auf einer EU-DSGVO-konformen Verschlüsselung, die die unautorisierte Erfassung personenbezogener Daten zwischen den beiden Kommunikationspartnern verhindert. Dies ermöglicht Unternehmen die datenschutzkonforme Nutzung von WhatsApp.

Voraussetzungen für eine Bewerbung via WhatsApp – Das ist erforderlich

Für die Nutzung der Funktion „Bewerben via WhatsApp“ ist ein rexx Enterprise Recruitment erforderlich. Um die Funktion nutzen zu können, muss ein Business Manager Account bei Meta (der WhatsApp, Facebook und Instagram Muttergesellschaft) existieren. Die entsprechenden Daten werden später in den Systemeinstellungen der rexx systems Software verknüpft. Das Aktivieren der Bewerbungsmöglichkeit via WhatsApp ist dann auf Stellenbasis in der Vakanzakte möglich.