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Spesen-Kultur in deutschen Unternehmen: Studienergebnisse

Umfrage zu regelmäßigen geschäftlichen Auslagen und Spesen

Das Fintech-Unternehmen Payhawk hat eine Umfrage unter 2.000 Arbeitnehmern durchgeführt, die regelmäßig geschäftliche Auslagen und Spesen bei Arbeitgebern abrechnen. Die Ergebnisse der Befragung verraten, in welchem Ausmaß Arbeitnehmer Auslagen vorstrecken, wie viel Zeit zwischen Abrechnung und Erstattung im Schnitt vergeht und wie zufrieden die Befragten mit aktuellen Abrechnungsprozessen des Arbeitgebers sind.

Ausgaben für Dienstreisen zunächst aus eigener Tasche zahlen

In vielen Unternehmen ist es gängige Praxis, dass Mitarbeiter sämtliche geschäftlichen Ausgaben, wie für Dienstreisen oder die Verpflegungspauschale, zunächst aus eigener Tasche zahlen. Die Kosten werden dann später erstattet. Die Umfrage zeigt, dass fast jeder zweite Arbeitnehmer, der häufig geschäftliche Auslagen tätigt, für seinen Arbeitgeber regelmäßig mit mehr als 250 Euro in Vorkasse geht. Jeder Zehnte streckt im Schnitt sogar mehr als 1.000 Euro vor. Auffällig ist, dass extrem hohe Auslagen in keiner anderen Altersklasse so üblich sind, wie bei den Berufseinsteigern – eine Gruppe mit eher eingeschränkter Liquidität. 10% der Arbeitnehmer unter 30 Jahren gaben an, mehr als 2.000 Euro vorstrecken zu müssen. Bei den Arbeitnehmern im Alter zwischen 30 und 39 Jahren sagen das nur noch 2,6%.

Infografik: Höhe Auslagen Spesen-Erstattung
Quelle: Payhawk

Wartezeit bis zur Erstattung von dienstlichen Auslagen

Aus der Befragung geht hervor, dass jeder dritte Angestellte nach Abgabe der Abrechnung mehr als zwei Wochen warten muss, ehe der Arbeitgeber den buchstäblich zinslosen Kredit zurückbezahlt. Nur jeder Vierte erhält Spesen relativ zügig innerhalb von zwei Tagen erstattet. Angestellte über 65 Jahren erhalten Erstattungen deutlich zügiger als jüngere Kollegen. Ob ein Zusammenhang mit der beruflichen Position in den Unternehmen besteht, lässt sich nur vermuten. Mehr als ein Drittel in der Altersgruppe über 65 Jahren erhält sein Geld nach zwei Tagen zurück, bei den unter 30-Jährigen sind es nur 19,4%.

Infografik: Dauer Erstattung dienstliche Auslagen und Spesen
Quelle: Payhawk

Bei der Frage, ob der Prozess rund um die Auslagenabrechnung verbessert werden sollte, zeigen sich die Arbeitnehmer zwiegespalten (Mehrfachnennungen waren möglich). Jeder zweite Arbeitnehmer ist zwar zufrieden mit dem aktuellen Erstattungsprozess, jeder Fünfte sieht aber Verbesserungsbedarf. 14,6% der Befragten geben an, die Abrechnungen seien frustrierend und 10,8% fühlen sich wie eine Bank, wenn sie immer wieder für den Arbeitgeber in Vorkasse treten sollen.

Quelle: Payhawk

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Stefan Scheller

Autor und Speaker Persoblogger Stefan Scheller

Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und Top HR-Influencer (Personalmagazin 05/22) betreibe ich diese Website und das gleichnamige HR Praxisportal. Vielen Dank für das Lesen meiner Beiträge und Hören meines Podcasts Klartext HR!

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