Eine App mit verschiedenen digitalen Assistenzen für den Einsatz rund um den Employee Lifecycle. Das HR-Startup work.mate will die deutsche HR-Welt ins digitale Zeitalter führen. Mitgründer Sascha Burghaus im Interview mit mir.
Was bietet work.mate?
Hallo Sascha, magst Du Dich und work.mate bitte kurz vorstellen?
Wir, das sind Michael Müller (Appentwickler) und Sascha Burghaus (HR) – haben es uns zur Aufgabe gemacht, Mitarbeitende und Personalabteilungen von Eintritt bis Austritt virtuell zu assistieren. Unsere App passt sich in der Oberfläche und den Funktionen stets der aktuellen Phase der Mitarbeitenden im Mitarbeiter-Lebenszyklus an. Sie zeigt immer nur die Funktionen und Features, welche in der jeweiligen Lebensphase besonders hilfreich und relevant sind. Keine redundanten Informationen, keine komplexen Untermenüs und Checklisten. Eine App die Spaß macht und wenig Rüstzeit benötigt. HR is a service – das ist unser Credo.
Digitale Assistenz
Durch das Boomen generativer KI erscheinen immer mehr virtuelle Assistenz-Systeme für den Einsatz im HR. Was macht Eure Lösung so besonders?
Immer mehr Unternehmen suchen nach App-basierten Kommunikationsmöglichkeiten. Der Bedarf geht häufig von der Personalabteilung aus, welche vor allen Dingen die eigenen Anforderungen abgedeckt haben möchte. Daraus entwickelten sich unzählige Mitarbeiterapps von bekannten sowie unbekannteren Anbietern. Nahezu alle verbinden jedoch genau zwei Dinge: Sie adressieren Betriebe ab einer gewissen (in der Regel hohen) Belegschaftsanzahl und/oder sie sind lediglich auf das Streuen von Informationen oder die Abwicklung von Prozessen unter KI Einsatz ausgelegt.
Beides davon ist wichtig und beides bieten auch wir. Jedoch verstehen wir uns nicht als klassische Mitarbeiterapp, sondern als virtueller Assistent. Für uns bedeutet das proaktiv mit unseren Features auf die Mitarbeitenden zuzugehen, mehrere Aspekte der Personalarbeit (neben Prozessen und Informationen) virtuell zu assistieren und ein Sparringspartner der Mitarbeitenden im Alltag zu sein.
Das Ganze über den rationalen Nutzen hinaus und unter der Einbeziehung der Arbeitgebermarke, welche durch work.mate im Arbeitsalltag spielerisch erlebbar wird. Und das auf Wunsch schon vor dem ersten Arbeitstag.
Virtuelle Unterstützung rund um den Employee Lifecycle
Wie können wir uns Euren virtuellen Assistenten konkret vorstellen? Welche Prozesse im Rahmen des Employee Lifecycle werden dabei abgedeckt?
Wir haben sechs Assistenten entlang des Employee Lifecycle im Angebot, welche entweder nahtlos ineinandergreifend (=an den Lifecycle automatisch anpassend) oder auch einzeln als Solo-Modul gebucht werden können.
Die Assistenten sind im einzelnen:
- Bewerbungsassistent (Kontakthalten in der Bewerbungsphase)
- Einarbeitungsassistent (Vorbereitung und Begleitung von der Vertragsunterschrift bis zum Ende der Probezeit)
- Mitarbeiterassistent (selbsterklärend)
- Elternzeitassistent (unterstützen und begleiten der Elternzeitphase)
- Führungsassistent (Unterstützung der Führungskräfte)
- Austrittsassistent (Austrittsbegleitung sowie bei Bedarf Unterstützung im Wiedereinstieg)
Darüber hinaus arbeiten wir derzeit auch an einem Azubiassistenten. Im Einzelnen bieten wir u.a. Funktionen wie:
- Erfassung der Personalstammdaten (Personalfragebogen) digital in der App
- Vermittlung von Wissen in Forn von KI generierten oder real produzierten Videokursen
- Versenden von Personalentwicklungsimpulsen entlang des Employee Lifecycles
- Gamification Elemente wie Quizze oder interaktive Challenges
- Erfassen von Feedback zu verschiedenen Themen
- Übersichtliche Darstellung wichtiger Informationen wie der digitalen Onboarding- Mappe
Prozessautomatisierung
work.mate bietet die Möglichkeit, verschiedene Prozesse zu automatisieren. Wo liegen hier die besonderen Vorteile für HR bzw. die Mitarbeitenden, die Euer System einsetzen?
Die Vorteile liegen insbesondere in der einfachen Sprache für alle Berufsgruppen, in der einfachen Nutzerführung (maximal drei Klicks nötig) sowie den zahlreichen Hilfestellungen beispielsweise im Personalfragebogen: „Wo finde ich meine Sozialversicherungsnummer?“. Darüber hinaus ist work.mate so konzipiert, dass es kaum Schnittstellenerfordernisse gibt und dass es von HR Experten mitentwickelt worden ist, was in der äußerst bedarfsgerechten und übersichtlichen Darstellung von work.mate sichtbar wird.
Darüber hinaus kennen wir die HR Prozesse aus eigener Erfahrung und berücksichtigen sowohl bei der Implementierung als auch später im laufenden Prozess das „davor“ und „danach“.
Persönlicher Kontakt als Bindungsinstrument
Wie schafft Ihr es, trotz virtueller Assistenz und digital automatisierte Prozesse eine persönliche Bindung von Mitarbeitenden zum Unternehmen zu stärken?
Zu allererst preisen wir work.mate nicht als Tool an, welches die Personalverantwortlichen ersetzt sondern lediglich ergänzt. Das sagen wir im Vertriebsprozess gleich zu Beginn ganz klar. Wir sind nicht die Lösung, sondern ein Teil der Lösung, welche immer auch aus persönlichen Komponenten bestehen sollte.
Wir bieten bilaterale Kommunikationsmöglichkeiten in unserer App und darüber hinaus die Möglichkeit, verschiedene Appinhalte wie die Personalentwicklungsimpulse für den „echten“ Austausch zu nutzen, beispielsweise indem diese in realen Gesprächen aufgegriffen oder auch für den Beziehungsaufbau genutzt werden. Wir zeigen neben KI Inhalten auch echte Menschen in unseren Wissenskursen und darüber hinaus werden die verantwortlichen Ansprechpartner stets prominent mit Bild und Kontaktdaten sowie einem Profil in der App platziert, was eine ständige echte Unterstützung nicht nur suggeriert sondern auch real ermöglicht.
App auf dem privaten Smartphone nutzen
Wie gehen Mitarbeitende damit um, dienstliche Apps auf dem privaten Smartphone zu nutzen?
Sicherlich kann man hier die Bereitschaft der Mitarbeitenden zur Nutzung dienstlicher Apps auf dem Smartphone nicht pauschalisieren. Im Rahmen unserer wissenschaftlichen Begleitstudie durch den European Digital Innovation Hub (Universität Siegen und Fachhochschule Südwestfalen) haben wir festgestellt, dass unsere User einen hohen persönlichen Nutzen in work.mate erkennen, was die Bereitschaft zur Nutzung unserer App auf dem privaten Smartphone spürbar erhöht.
Weiterentwicklung von work.mate
Was habt Ihr an Weiterentwicklungen für Work.mate in 2025 beziehungsweise den kommenden Jahren geplant?
Neben dem bereits erwähnten Azubiassistenten und der Qualitätssteigerung bisheriger Assistenten, liegt ein Fokus auf „study.mate“ – der Onboardinglösung für Studierende an Hochschulen, wozu wir bereits mit der Fachhochschule Westküste ein Pilotprojekt am Laufen haben. Voraussichtlich werden wir auch die praktische Unterstützung unserer Kunden während der Implementierung aber auch während der Nutzung der App im Beratungskontext verstärken.
Vielen Dank für Deine Antworten, Sascha. Für Euer Startup work.mate wünsche ich weiterhin viel Erfolg!
Über den Interviewten
Sascha Burghaus ist 26 Jahre alt und kommt aus dem schönen Sauerland. Nach dem Abbruch seiner Ausbildung machte er sich erfolgreich im Bereich der Personalentwicklung und HR Software als Unternehmer selbstständig und engagiert sich darüber hinaus im Landesfachausschuss für Wirtschaft, Industrie und Mittelstand im Landtag Nordrhein- Westfalen. Seine Hobbys sind die Natur und seine Viszla- Hündin Mira.
Mein Name ist Stefan Scheller. In meiner Rolle als Persoblogger und Top HR-Influencer betreibe ich diese Website und das gleichnamige 
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