HR-Tech steht Unternehmen schon seit einiger Zeit zur Verfügung. Dennoch nutzen viele Organisationen das Potenzial nicht ausreichend. Dabei lassen sich durch effiziente Recruitingprozesse sowohl die Mitarbeiterbindung stärken als auch Unterstützungsprozesse datenbasiert zielgerichtet managen, sagt Melanie Wagner, hiBob in ihrem Advertorial.
Größtes Hindernis: Digitalisierungsbedarfe
Die Mitarbeitenden sind der Motor eines jeden Unternehmens – ohne sie läuft gar nichts. Für unbesetzte Stellen fallen laut Studien für Unternehmen Kosten im hohen fünfstelligen Bereich an.
Neues Personal zu finden, einzustellen und zu halten, gestaltet sich komplex. Die Arbeitnehmerlosigkeit, der War for Talents, Qualifikationsdefizite (Skills und Talent Gaps) sowie die anhaltende unsichere Marktlage stellen Recruiter:innen und Personalteams vor Herausforderungen.
Das größte Hindernis für HR-Teams ist allerdings ein internes: der Digitalisierungsbedarf, unzusammenhängende Arbeitsabläufe und veraltete Prozesse.
Das hat eine Studie des Marktforschungs- und Beratungsinstituts Lighthouse Research & Advisory ergeben. Demnach kämpfen 75% der HR-Teams damit, den Personalbedarf ihres Unternehmens zu planen. 58% von ihnen haben ihren Einstellungsplan im vergangenen Jahr verfehlt.
Produktiver durch sicheren Datenaustausch
Unternehmen, die ihre Einstellungspläne reißen, gefährden damit ihren gesamten Geschäftsplan. HR- und Talentakquise-Teams arbeiten in ihren Unternehmen nicht isoliert: Ihre Arbeit steht immer in Wechselwirkung mit der Geschäftsführung und der Finanzabteilung. Entkoppelte Prozesse verhindern den notwendigen Datenfluss und somit das planmäßige Umsetzen der Wachstumsstrategie des Unternehmens.
Es entstehen gefährliche Datensilos. Reaktive oder übermäßige Neueinstellungen, ungeeignete Stellenbesetzungen und langwierige Einstellungsrunden sind die Folge – horrende Personalkosten, Entlassungen und zu hohe Mitarbeiterauslastung inklusive.
Was können Unternehmen tun, um Personalmanager:innen und Recruiter:innen ihre Arbeit zu erleichtern?
Sie können ihnen das geben, was sie benötigen: eine einzige, umfassende Datenquelle, von der aus sie den gesamten Employee Lifecycle (Mitarbeiterlebenszyklus) überblicken können. Auf einer HR-Plattform lassen alle Bereiche eines Unternehmens – HR, Finanzen, Geschäftsführung und Mitarbeitende – ihre Daten zusammenfließen.
Wenn die Personalbedarfe, das Recruiting, die Unternehmensstrategie und die Finanzen automatisiert ineinandergreifen, werden Arbeitsabläufe effizienter, schneller und weniger fehleranfällig.
Recruiting und Talentakquise: Bewerber:innen effizient managen
Dafür kann ein Bewerbermanagement-Tool (Applicant Tracking System, kurz: ATS), das in eine HR-Plattform integriert wird, ins Spiel kommen. Eine Lösung wie „Bob Recruiting“ von HiBob ist zum Beispiel in der Lage, offene Stellen in mehr als 420 Jobportalen in Deutschland und europaweit auszuschreiben und so einen breiten Talentpool auszuheben.
Über die HR-Plattform lassen sich außerdem interne Stellen ausschreiben. Das motiviert die Mitarbeitenden, Stellenwechsel und Karrieren im eigenen Unternehmen anzustreben. Über ein Bewerbermanagement-Tool können Recruiting-Teams ihren Talentpool gemeinsam verwalten und Aufgaben effizient untereinander verteilen.
Die Kommunikation mit den Bewerber:innen läuft über das System, aus dem heraus E-Mails im Look and Feel des Unternehmens verschickt werden können. Zudem gehen automatische Nachrichten an die Talente heraus, wenn sie zum Beispiel erfolgreich ihren Lebenslauf hochgeladen haben. Recruiter:innen können über das ATS ein Bewerbungsformular anlegen und so die Daten aller Bewerber:innen erfassen, die sie für ihren Auswahlprozess benötigen. Auch Vorstellungsgespräche können über die Plattform vereinbart werden.
Zur Vereinheitlichung und Automatisierung des Einstellungsprozesses tragen auch benutzerdefinierte Scorecards (Bewertungsbögen) bei. Die Recruiter:innen und die verantwortlichen Führungskräfte können hier die Bewertung einzelner Kandidat:innen für den Auswahlprozess hinterlegen und einsehen. Den passenden Kandidat:innen können Recruiter:innen die Vertragsunterlagen mit e-Sign-Funktion über die HR-Plattform zusenden und die unterzeichneten Dokumente darüber verwalten.
Danach sind es nur ein paar Klicks, um Bewerber:innen im System als neue Mitarbeitende zu hinterlegen. Das bedeutet einen stufenlosen Übergang vom Pre-Boarding zum Onboarding.
HR-Teams: Personalbedarf planen mit Überblick
Die richtige ATS-Lösung ermöglicht HR-Teams zudem eine Verknüpfung mit dem Personalplanungs-Tool ihrer HR-Plattform. So lassen sich Bedarfe planen, Bewerber:innen managen, Kandidat:innen einstellen und durch das Unternehmen begleiten. Analysefunktionen ermöglichen dem Personalmanagement und Recruiting datenbasierte Strategieplanungen.
HR-Teams verlieren somit nie den Überblick über akute Personalbedarfe, Vakanzen und interne Stellenwechsel. Ihre Zeit- und Einstellungspläne können stets von den Führungskräften und der Geschäftsleitung eingesehen werden. Die Führungskräfte können über das Tool jederzeit Neubesetzungen für ihre Teams anfordern.
Bewerber:innen: Mit offenen Armen empfangen
Für neue Mitarbeitende, die die HR-Plattform mit ihrer intuitiven Bedienbarkeit schon aus ihrem Bewerbungsprozess kennen, heißt dies: eine einladende Candidate Experience (Bewerbererfahrung), die fließend in eine positive Employee Experience (Mitarbeitererfahrung) übergeht. Wer als Neuankömmling in einem Unternehmen bereits vor der Einstellung eine offene und herzliche Unternehmenskultur spürt, erlebt einen guten und motivierenden Start. Das zahlt nachhaltig auf die Mitarbeiterbindung ein.
Kandidat:innen können über das Bewerberportal jederzeit den aktuellen Status ihrer Bewerbung einsehen sowie Informationen zur Stelle und zum Unternehmen abrufen. Das Portal dient außerdem der Compliance und garantiert den Datenschutz. Mit ihrem Einverständnis bleiben geeignete Kandidat:innen, die bis dato nicht für Stellen ausgewählt wurden, den Recruiter:innen in der Talent-Pipeline erhalten und können bei Bedarf erneut kontaktiert werden.
Geschäftsführung und Finanzen: Datenbasierte Strategie mit Weitblick
Recruiter:innen und HR-Teams gewinnen mit der richtigen HR-Plattform die volle Kontrolle über ihre Einstellungsprozesse. Finanz-Teams erhalten Überblick über Einstellungspläne und die dazugehörigen Kosten. Finanzmanager:innen können über die Plattform die Personalbedarfe mit der Wachstumsstrategie der Geschäftsleitung abgleichen.
Der wechselseitige, automatisierte Austausch der Daten gewährleistet allen beteiligten Teams Transparenz und Effizienz. Die Geschäftsleitung kann mit wenigen Klicks alle relevanten Daten einsehen. Das erleichtert das Entwerfen oder Anpassen der Unternehmensstrategie.
Mitarbeiterbindung vom ersten Kontakt an
Nicht nur unbesetzte Stellen, auch das Finden neuer Mitarbeitender, ist für Arbeitgebende kostspielig. Bis zu 30% des Jahresgehalts einer zu besetzenden Stelle fallen in der Regel für Unternehmen bei Neueinstellungen an. Es ist daher umso wichtiger, dass Arbeitgebende ab dem ersten Kontakt mit Kandidat:innen auf die Mitarbeiterbindung setzen. Eine HR-Software kann mit einer positiven Candidate Experience maßgeblich dazu beitragen.
Sie ist zudem eine Erleichterung für die HR- und Recruiting-Teams. Der Datenaustausch wird beschleunigt und vereinfacht. Arbeitsabläufe unter den Teams werden effizienter miteinander verflochten. Durch die Investition in HR-Tech ermöglichen es Unternehmen ihren HR-Teams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: auf die Mitarbeitenden.
Dadurch wird eine positive Unternehmenskultur schon vor dem Jobstart spürbar – und Mitarbeitende bleiben gern, um den Motor ihres Unternehmens voranzutreiben.
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