10 Gründe, warum 90% der Stellenbeschreibungen für Recruiting, Eingruppierung, Karriere und Marktgehaltsklärung nicht genutzt werden können. Und was Sie in HR dringend dagegen tun sollten.

Über kaum ein anderes HR-Instrument wird so viel gestritten wie über Stellenbeschreibungen. Denn Stellenbeschreibungen könnten – richtig eingesetzt – einen wertvollen Beitrag im HR-Management für Recruiting, Eingruppierung, Karriere und Vergütung leisten. Dies setzt aber voraus, dass dieses Instrument richtig angewendet wird. Dr. Friedrich A. Fratschner möchte Ihnen die 10 Handlungsfelder aufzeigen, mit denen Sie Ihre Stellenbeschreibungen zu einem echten Erfolg für Ihr Haus machen.

Abbildung der Organisationsdynamik statt klassischer Berichtswege

Die Basis vieler Stellenbeschreibungen umfasst organisatorisch neben der Stellenbezeichnung vor allem eine Beschreibung der Berichtswege und Berichtspflichten und stellt damit eine textliche Darstellung der klassischen Organigramme dar.

Nur wenige Stellenbeschreibungen sind in der Lage, die für die Zukunft organisatorisch relevanten Veränderungsthemen in der Stellenbeschreibung abzubilden. Wenn es gelingt diesen Change aufzuzeigen, wird die Stellenbeschreibung von einer starren „Historienbewältigung“ zu einem Changetreiber. Das fängt bei den Zielen und Aufgaben an.

Ergebnisrelevante Aufgaben statt Auflistung von ToDo‘s

Die meisten Stellenbeschreibungen verfügen über eine fast beliebige Aufzählung von Einzelaufgaben. Oft gibt es sogar den Wunsch dort alle Themen aufzunehmen, die „gerade nicht zu erledigen sind“.

Wem hilft das? Wer soll sich dafür interessieren? Die Auflistung einzelner Aufgaben ist für Berufsanfänger interessant, für Profis (m/w/d) hat dies sicher keinerlei echte Relevanz.

Wenn Sie schon Aufgaben in die Stellenbeschreibung aufnehmen wollen, dann bitte in der Form, dass auch deutlich wird, welche Herausforderungen im Mittelpunkt stehen. Das bedient die Elemente Personalentwicklung und Organisationsentwicklung. Ansonsten verzichten Sie besser auf diese oft wertlose Auflistung.

Und vor allem: Gestalten Sie die Listung konsequent ergebnisrelevant: Statt „Erstellung Soll-Ist-Analysen“ schreiben Sie besser „Erstellung von Soll-Ist-Analysen um dem Management wichtige Hinweise zu geben zu den Themen ….“

Klare Stellenziele statt sinnloser Aufgabenauflistung

In den wenigsten Unternehmen findet man eine klare und nachvollziehbare Beschreibung der „Ziele der Stelle“.

Im Kontext der sinnvollerweise angestrebten Leistungskultur und der Frage „erreichen wir mit der Stelle eigentlich das was wir anstreben“ helfen aber Aufgabenauflistungen garantiert nicht weiter.

Im Mittelpunkt muss eine klare und bewertbare Zielbeschreibung der Stellen stehen. Ziele und Aufgaben lassen sich heute in wenigen Sekunden  – das zeigen wir im HR Online Manager – durch die Verknüpfung von Stellenbewertungslogik und KI erstellen. Die Kombination von Stellenbewertungslogik und KI ist zudem durch die dahinterliegenden Stellenwerte je Stelle jedem allgemein formulierten KI-Promt deutlich überlegen.

Konsequente Klärung der Anforderungswertigkeit je Stelle statt unklarem Freitext

Stellenbeschreibungen müssen deutlich machen, wie sich Stellen verschiedener Anforderungsniveaus untereinander unterscheiden. Denn die isolierte jr.-sen-Diskussion führt ohne Darstellung des Kontext oft nicht weiter.

Dies ist ganz wesentlich für die Themen „Fach-, Projektmanager- und Führungskarriere“ sowie die dahinter liegenden Karriere- und Eingruppierungsfragen.

Unterscheiden Sie deswegen Anforderungsdimensionen wie die Fachanforderung, Planungsanforderung, Kommunikationsanforderung, Denkanforderung und den Verantwortungsrahmen der Stellen. Dann erreichen Sie echte Anforderungsklarheit und über den Vergleich der Stellen miteinander echte Anforderungsgerechtigkeit auch über Organisationsgrenzen hinweg.

Bild 1: Das Baumgartner & Partner-Stellenbewertungssystem, über das jeder Nutzer im HR Online Manager zugreifen kann

Konsequente Karriereklarheit und Stellenwertigkeit in Punkten statt gut gemeinter Freitext-Erläuterungen

Stellenbeschreibungen sollen ein klares Bild vom Stellenwert und der Einordnung der Stellen im Unternehmen geben. Gelingt das? Nein, in den meisten Fällen leider nicht.

Durch die Kombination der Stellenbeschreibung mit der Stellenbewertungslogik des HR Online Manager entsteht aus jeder Stellenbeschreibung ein klarer skalierbarer Anforderungswert.

Dieser kann auf Knopfdruck für die Zuordnung jeder Stelle in das Karrieresystem verwendet werden. Dadurch ist eine direkte Verknüpfung des jeweiligen Stellenwertes der Stelle und der Zugehörigkeit der Stelle zur Karrierestufe (vgl. Career Builder im HR Online Manager) auf Knopfdruck möglich. Karrieren können damit abgebildet und Stellen über organisationsübergreifende Quervergleiche verglichen werden.

Bild 2: Prinzipdarstellung des 50-stufigen und beliebig erweiterbaren Karrieresystems für mittelständische Unternehmen mit komplett ausformulierten Teilkarrieren

Eingruppierungsklarheit statt

Die Unklarheit der Stellenbeschreibungsinhalte setzt sich oft darin fest, dass Unternehmen auf Basis der wenig aussagenden Stellenbeschreibungen versuchen Eingruppierungsklarheit zu erreichen. Dies ist aber auf der Basis unklarer Stellenbeschreibungen definitiv nicht möglich.

Deswegen wird dann viel zu oft neben dem Stellenbeschreibungsprozess ein separat laufender Eingruppierungsprozess mit Doppelarbeiten und Redundanzen aufgesetzt. Dies folgt dem Grundsatz: Was die Stellenbeschreibung nicht hilft zu klären versuchen wir neben der Stellenbeschreibung ergänzend zu klären.

Dies ist aber extrem zeitraubend und höchst unwirtschaftlich. Dass Führungskräfte dieses Prozessablauf extrem oft anprangern erstaunt deswegen nicht.

Zukunftsbetrachtung statt „Blick in den Rückspiegel“

Stellenbeschreibungen stellen zu 90% einen Blick in den Rückspiegel dar. Dabei sollten gerade Stellenbeschreibungen aufzeigen, wohin die Reise (Organisationsentwicklung) geht.

Dafür ist es aber notwendig, den „Change“ in der Stelle aufzuzeigen. Und es ist wichtig eine Frage zu stellen: Worin liegen die Herausforderungen der Stelle in der Zukunft? Welche Themen und Schwerpunkte werden an Bedeutung gewinnen, welche Themen werden an Bedeutung verlieren?

Nachvollziehbare Erfolgsfaktoren statt Diskussionen über Aufgaben

Warum funktioniert das Leistungsmanagement in vielen Häusern nicht? Dies liegt an der Aufgabenorientierung statt dem Fokus auf den Erfolgsfaktoren der Stelle. Denn letztere werden im Rahmen der meisten Stellenbeschreibungen erst gar nicht beschrieben.

Dabei wäre es so einfach, die Anforderungen der Stelle konsequent mit den stellenspezifischen Erfolgstreibern zu verknüpfen. Damit würde die Stellenbeschreibung erheblich an ökonomischer Relevanz gewinnen. Und die Schnittstelle zum Leistungsmanagement würde endlich gelingen.

Konsequente Verknüpfung von Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung statt diverser „Nebenprozesse“

Stellenbeschreibungen und Stellenausschreibungen laufen in vielen Unternehmen immer weiter auseinander. Dabei sollten beide Themen systematisch verknüpft werden. Denn was hilft es der Organisation Stellen besonders wertvoll auszuschreiben, wenn im Innenverhältnis eine leider viel zu oft „frustrierende Aufgabenauflistung“ verbleibt?

Prof. Kanning von der Universität Osnabrück hat bei einer Analyse von mehr als 200 Unternehmen z.B. festgestellt, dass bei der Bewertung von Bewerbungen 47% der Unternehmen keine klaren stellenbezogenen Kriterien verwenden und im Einstellungsinterview nur 1% der Unternehmen (!!) über eine vollständige stellenbezogene Kriterienliste verfügen.

Das sollte ein deutliches Alarmzeichen sein. Denn wie viel Zufall in der Stellenbesetzung – denn mehr ist es nicht wenn das Matching dann wirklich einmal passt – kann sich ein Unternehmen leisten?

Bild 3: Umfrageergebnisse Prof. Kanning / Universität Osnabrück

Marktgehaltstransparenz auf Basis klarer Stellenwerte statt Entscheidung auf Basis aktueller Knappheiten

Stellenbeschreibungen führen zu einer verbesserten Marktvergütungstransparenz? In den meisten Unternehmen leider Fehlanzeige. Denn aufgrund der oft unklaren Stellendefinitionen ist die Verknüpfung der Stellenbeschreibung zum Gehalt bzw. der Bewertung einer marktgerechten Vergütung genauso diffus wie zum Recruiting.

Dabei wäre es so einfach. Wenn die Stellenbeschreibung eine eindeutige Analyse der Anforderungen zulässt ist das Thema „Karriere und Vergütung“ eng miteinander verzahnt und das marktgerechte Gehalt lässt sich über die ermittelten Stellenwerte schnell ermitteln.

Im HR Online Manager können Sie aus jeder Stellenbeschreibung den Stellenwert der jeweiligen Stelle punktgenau ermitteln und erhalten daneben

• eine hoch präzise Stellenbeschreibung inkl. der Top-Ausschreibungsmerkmale
• verlässliche Stellenwertvergleiche über Organisationsgrenzen und Hierarchien hinweg
• ein Eingruppierungsbenchmarking (z.B. Chemietarifvertrag, ERA, TVöD…),
• eine Zuordnung der jeweiligen Stelle zum Karrieresystem (Career Builder)
• eine Listung der relevanten Soll-Verhaltensmerkmale sowie selbstverständlich auch
• eine Aussage zur marktgerechten Vergütung der Stelle.

Dieser sechsfache Quick-Win optimiert jede Stellenbeschreibung und hebt Ihre Stellenbeschreibung auf ein neues Level.

Bild 4: In 7 Schritten zur Profi-Stellenbeschreibung

Bild 5: Compensation- und Benefit-Management benötigt Stellen- und Marktklarheit