In modernen Arbeitsumgebungen hat sich das Konzept des Desk Sharings zunehmend verbreitet. Dabei teilen sich Mitarbeitende Arbeitsplätze und nutzen diese je nach Bedarf, statt feste Arbeitsplätze zu haben. Diese Praxis verspricht eine effizientere Nutzung von Büroflächen und eine Flexibilisierung der Arbeitsweise. Jedoch gibt es eine kontinuierliche Diskussion über die Vor- und Nachteile dieser Arbeitspraxis. Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von deskbird, gibt eine Einschätzung und zeigt auf, wie das hybride Büro mit den richtigen Lösungen wieder zum bevorzugten Arbeitsumfeld werden kann.
Herausforderungen von Desk Sharing
Mangelnde Privatsphäre
Einige Mitarbeitende ziehen es vor, an einem festen Arbeitsplatz zu arbeiten, da dies ein Gefühl von Kontinuität und Privatsphäre vermittelt. Ein persönlicher Arbeitsplatz bietet eine gewisse Stabilität und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sich besser auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, da sie sich in ihrer gewohnten Umgebung wohlfühlen. Das Fehlen eines solchen persönlichen Raums kann zu einem Gefühl der Unsicherheit oder des Unbehagens führen, was sich negativ auf die Produktivität auswirken kann.
Schwierigkeiten bei Teamkommunikation und Organisation
Die Dynamik ständig wechselnder Arbeitsplätze kann auch die Kommunikation innerhalb von Teams beeinträchtigen. Ohne klare Planung und Zuordnung können Mitarbeitende Schwierigkeiten haben, ihre Kolleg:innen zu finden oder sich mit ihnen auszutauschen, was die Zusammenarbeit erschweren kann.
Darüber hinaus besteht die Gefahr, dass bei unzureichender Organisation, insbesondere ohne die Unterstützung geeigneter digitaler Tools, das Desk Sharing schnell im Chaos enden kann. Ohne klare Buchungs- oder Reservierungssysteme können Konflikte über die Nutzung von Arbeitsplätzen entstehen.
Einfache Excel-Tabellen sind im Vergleich dazu deutlich fehleranfälliger. Insbesondere in Umgebungen, in denen mehrere Personen Zugriff auf die Dateien haben, besteht z. B. die Gefahr, dass Buchungen von Kolleg:innen gelöscht werden – sei es aus Versehen oder sogar absichtlich. Eine effektive Verwaltung und Koordination sind daher entscheidend, um ein reibungsloses Funktionieren des Desk Sharings zu gewährleisten und potenzielle Probleme zu vermeiden.
Technische Herausforderungen
Ausreichenden technischen Support bereitzustellen kann ebenfalls zur Herausforderung werden. Jeder Arbeitsplatz benötigt beim Desk Sharing eine zuverlässige Internetverbindung und Zugang zu den nötigen Geräten und Ressourcen. Darüber hinaus müssen verschiedene Arbeitsplätze flexibel ausgestattet und konfiguriert werden können, um den unterschiedlichen Anforderungen der Nutzer:innen gerecht zu werden.
Dies erfordert eine sorgfältige Planung und Implementierung der IT-Infrastruktur sowie die kontinuierliche Überwachung und Wartung der Systeme. Das ist unerlässlich, um Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, stellt aber auch zusätzliche Anforderungen an die Ressourcen und das Management.
Neben den potenziellen Herausforderungen, die mit Desk Sharing einhergehen können, hält das Modell aber vor allem große Vorteile bereit. Desk Sharing birgt ein enormes Potenzial, das Unternehmen nutzen können, um ihre Arbeitsumgebung zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Professionell aufgesetzt, können sie die Vorteile von Desk Sharing voll ausschöpfen und eine flexible sowie effiziente Arbeitsumgebung schaffen, die sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die Unternehmensziele unterstützt.
Benefits von Desk Sharing
Raumoptimierung
Einer der Hauptvorteile von Desk Sharing liegt in der effizienten Nutzung von Büroflächen: Indem sich Mitarbeitende ihre Arbeitsplätze teilen, können Unternehmen ihre Kosten senken und vorhandene Ressourcen besser planen und nutzen. Diese Planbarkeit wird aber erst möglich, wenn Mitarbeitende Ressourcen wie Meetingräume oder auch Schreibtische mit Hilfe entsprechender Tools für das digitale Workplace Management buchen.
Diese Lösungen ermöglichen es, auf Basis der Buchungsdaten die Auslastung der Büroflächen zu analysieren und stark frequentierte Bereiche zu identifizieren. Durch diese Analyse können Führungskräfte auch ungenutzte Flächen erkennen und den Ressourcenverbrauch reduzieren, beispielsweise durch die Umwandlung von Einzelarbeitsplätzen in Besprechungsräume.
Auch der Bedarf an weiteren Ressourcen wie beispielsweise Nahrungsmitteln in der Kantine lässt sich mittelfristig anhand der Büroauslastung einfacher und präziser prognostizieren. Auf diese Weise lässt sich eine Senkung der Bürokosten um bis zu 30 Prozent erreichen.
Flexibilität
Mitarbeitende erlangen durch Desk Sharing weiterhin die Freiheit, ihren Arbeitsplatz je nach Bedarf und Zeitplan auszuwählen, was es ihnen ermöglicht, ihre Arbeitsumgebung immer an ihre aktuellen Anforderungen anzupassen. Brauchen sie Ruhe und Konzentration für eine Aufgabe, können sie sich in einen stillen Bereich zurückziehen. Suchen sie nach Möglichkeiten zum Austausch und zur Zusammenarbeit, ist der Schreibtisch in Teamnähe die beste Wahl – an stressigen Tagen bestenfalls sogar nah an der Kaffeemaschine.
Diese Flexibilität fördert nicht nur die individuelle Produktivität, indem man immer den richtigen Platz zur richtigen Zeit wählen kann. In Kombination mit den richtigen digitalen Lösungen erleichtert sie auch die Zusammenarbeit: Dadurch, dass die Teammitglieder in einem Buchungstool jederzeit sehen können, wo die Kolleg:innen sich gerade befinden, können sie sich leichter organisieren und vernetzen.
Kollaboration und Innovation fördern
Ein weiterer bedeutender Vorteil von Desk Sharing ist die Förderung der Interaktion zwischen Mitarbeitenden verschiedener Teams. Indem sie ihre Arbeitsplätze teilen und nicht immer am selben Ort sitzen, kommen etwa Kolleg:innen aus dem Marketing an einem Tag in Kontakt mit dem Finance-Team, am anderen mit Engineerging-Kolleg:innen. Somit können die Mitarbeitenden einfacher Einblicke in verschiedene Bereiche des Unternehmens erhalten und selbst teilen.
Diese Vielfalt an Kontakten und Perspektiven erleichtert informelle Gespräche und die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Teams. Durch den regelmäßigen teamübergreifenden Kontakt und Austausch werden zudem neue Ideen und Innovationen gefördert. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, von den Erfahrungen und Fachkenntnissen anderer zu profitieren, was dazu beiträgt, kreative Lösungsansätze zu entwickeln. Diese direkte Interaktion stärkt so nicht nur den Teamgeist, sondern kann auch die Gesamtleistung des Unternehmens verbessern.
Best Practices für die Implementierung von Desk Sharing
Um die Herausforderungen zu bewältigen und die Vorteile von Desk Sharing voll auszuschöpfen, ist es wichtig, bestimmte Aspekte bei der Implementierung ins Unternehmen zu beachten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen:
Klare Kommunikation
Eine transparente Kommunikation über die Vorteile und Herausforderungen von Desk Sharing ist von entscheidender Bedeutung, um das Verständnis und die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden für das Konzept zu fördern. Dies bedeutet, dass Unternehmen offen und klar kommunizieren müssen, warum sie Desk Sharing einführen und welche Auswirkungen dies auf die Arbeitsumgebung haben wird.
Es ist wichtig, die möglichen Vorteile wie Kostenersparnisse, Flexibilität und verbesserte Zusammenarbeit zu betonen, aber auch die Herausforderungen wie mögliche Anpassungsprobleme oder anfängliche logistische Schwierigkeiten anzusprechen. Führungskräfte sollten die Bedürfnisse, Meinungen und Erfahrungen der Mitarbeitenden ernst nehmen und in den Implementierungsprozess einbeziehen.
Dies bedeutet, dass sie offen für Feedback sein, regelmäßige Kommunikationskanäle für die Mitarbeitenden öffnen und Möglichkeiten schaffen sollten, damit sich alle unterstützt und gehört fühlen. Indem Führungskräfte eine Atmosphäre des Vertrauens und der Offenheit schaffen, können sie das Engagement und die Motivation der Mitarbeitenden steigern und den Erfolg des Desk Sharings fördern.
Flexible Arbeitsumgebung schaffen
Verschiedene Arbeitsbereiche bereitzustellen, die den unterschiedlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen, kann die Akzeptanz von Desk Sharing erhöhen und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern. Dies bedeutet, dass Unternehmen die Arbeitsumgebung schaffen sollten, die den unterschiedlichen Arbeitsstilen und -präferenzen ihrer Belegschaft gerecht wird, seien es mehrere offene Bereiche für kollaboratives Arbeiten, ruhige Ecken für Tätigkeiten, die Konzentration erfordern, oder flexible Bereiche für informelle Treffen.
Technische Unterstützung
Nicht zuletzt ist eine zuverlässige technische Infrastruktur unerlässlich, um die reibungslose Nutzung von Desk Sharing und eine effektive Zusammenarbeit zu gewährleisten. Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Mitarbeitenden Zugang zu den erforderlichen Ressourcen haben, seien es ein zweiter Bildschirm, moderne Geräte oder eine ausreichende Unterstützung bei technischen Problemen.
Auch der Einsatz digitaler Lösungen wie Workplace-Management-Tools ist entscheidend, da sie die Planung gemeinsamer Arbeitstage für Mitarbeitende und von Ressourcen für Unternehmen vereinfachen. Entscheidend für eine erfolgreiche Implementierung der Lösungen: Lassen sie sich unkompliziert in bestehende Systeme integrieren, steigert das die Adoption immens.
Fazit
Desk Sharing kann zunächst Hürden mit sich bringen, die es zu überwinden gilt, bevor die Vorteile vollständig zur Geltung kommen können. Dafür braucht es die richtige Umsetzung: Um Mitarbeitende möglichst schnell an das neue System zu gewöhnen und die Vorteile von Desk Sharing voll auszuschöpfen, ist eine sorgfältige Planung und Implementierung unerlässlich.
Workplace-Management-Tools sind hier die Lösung, um Chaos zu vermeiden, Büroflächen effizient zu nutzen und so den Ressourcenverbrauch zu senken. Zudem fördern sie die Flexibilität und Interaktion der Mitarbeitenden, da sie ihre Arbeitsumgebung je nach Bedarf anpassen können.
Richtig umgesetzt bietet Desk Sharing Unternehmen damit die Möglichkeit, sich als moderner Arbeitgeber zu positionieren und einen Arbeitsplatz zu schaffen, den die Belegschaft liebt und von dem Mitarbeitende und Unternehmen gleichsam profitieren – eine Win-Win-Situation auf dem Weg zur Future of Work!
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