HR Outsourcing

Strategisches HR Outsourcing und HR Beratung im Mittelstand? Chancen, Herausforderungen und Best Practices

In einer Zeit, in der mittelständische Unternehmen mit zunehmenden Herausforderungen im Personalbereich konfrontiert sind, wird die Bedeutung einer effektiven HR-Strategie immer deutlicher. Wie kann ich noch passende Mitarbeitende finden? Mit welchen Strategien kann ich meine Mitarbeiter:innen langfristig an das Unternehmen binden? Welche Ansprüche und Vorstellungen haben die kommenden Generationen an die Unternehmenskultur? Wie digital muss ich als Arbeitgeber sein? Wie kann ich dem Bedarf an flexiblen Arbeitszeitmodellen, Gesundheitsförderung und Kinderbetreuung im Arbeitsalltag meiner Belegschaft gerecht werden? HR Outsourcing kann helfen, sagt Silvio Tietze, ARTS Experts GmbH, in diesem Advertorial.

Mittelstand gegenüber Großunternehmen unter Druck

Zum einen erhöht der Talent- und Fachkräftemangel die Konkurrenzsituation gegenüber größeren Unternehmen im allgegenwärtigen War for Talents. Bestehende Kolleg:innen müssen immer intensiver betreut werden, denn gerade die Mitarbeiterbindung und Mitarbeitermotiviation ist im deutschen Mittelstand essenzieller Erfolgsfaktor. Der allgegenwärtige Obstkorb ist kein zukunftsträchtiger Benefit mehr.

Aber was kann man als Mittelständler den Mitarbeitenden denn eigentlich bieten?

Des Weiteren müssen sich oft kleine Personalabteilungen mit einer Vielzahl arbeitsrechtlicher Themen auskennen – angefangen beim Arbeitsrecht, über Datenschutz und Arbeitssicherheit. Ja, es gibt zahlreiche Tools, die ein modernes HR-Management ermöglichen, aber die regelmäßigen Kosten sind für Mittelständler oft zu hoch oder deren Implementierung zu zeitaufwendig. Wenn sich dann das Unternehmen noch in einer starken Wachstumsphase befindet oder Umstrukturierungen anstehen, kann eine mittelständische Personalabteilung schnell an die eigene Leistungsgrenze kommen.

Eine effektive und strategische Personalarbeit ist erforderlich, um all diesen Anforderungen gerecht zu werden. Eine Herangehensweise in diesem Kontext bietet HR Outsourcing in Kombination mit HR Beratung.

Definition von HR-Outsourcing

Outsourcing im Personalwesen kann ganz unterschiedlich aussehen, auch in mittelständischen Unternehmen. Von der klassischen Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch Buchhaltungsbüros bis hin zum Recruiting durch Personalvermittler können auch die strategische HR Beratung oder die Entwicklung einer Employer Branding Strategie an einen qualifizierten HR Partner delegiert werden.

HR BPO (Business Process Outsourcing) ist eine der weitreichendsten HR Outsourcing Lösungen. Hier werden ganze Prozesse oder Teilprozesse, z.B. in den Bereichen Active Sourcing, Bewerbermanagement, Personalbetreuung oder Personalentwicklung, von HR Agenturen und Personaldienstleistern übernommen.

Wenn man den Begriff weiter auslegt, fallen auch Software-Lösungen für z.B. Bewerber- oder Personalmanagement in den Bereich des HR Outsourcings. Diese breite Palette an Outsourcing-Optionen ermöglicht es mittelständischen Unternehmen, flexibel auf Ihre spezifischen HR-Herausforderungen zu reagieren und gleichzeitig Ihre begrenzten Ressourcen effizient zu nutzen. Um eine komplette HR-Abteilung abzubilden, benötigen Unternehmen heute teilweise bis zu fünf verschiedene Experten:innen oder eben einen Partner, der alle Teilbereiche abdeckt.  Dieser Ansatz eröffnet neue Wege zur Optimierung der Unternehmensabläufe und zur Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit.

Chancen von HR Outsourcing und HR Beratung

Die HR Agentur ARTS fand in ihrer HR BPO Studie 2023 heraus, dass bereits ⅓ der Unternehmen HR BPO Services nutzen, d.h. ganz oder teilweise HR Prozesse outsourcen. Die Erfahrungen damit wurden als überwiegend positiv bewertet.

HR BPO Studie 2023 – Herausgeber: ARTS Experts GmbH unterstützt durch Hochschule Zittau / Görlitz

Aber was ist der wirkliche Mehrwert? Die Studie nennt 5 Hauptgründe für die Auslagerung von Personalprozessen:

  • Kapazitätssteigerung
  • Konzentration auf Kernkompetenz
  • Effizienzsteigerung
  • Aneignung von externem Fachwissen
  • Digitalisierung

Kapazitätssteigerungen können sich ergeben, wenn z.B. Themen wie Recruiting, Bewerbermanagement, Lohnabrechnungen und Mitarbeiterbetreuung durch Dienstleister erbracht werden. Mittelständler profitieren hier vor allem durch eine hohe Kostenkontrolle, da Unternehmen nur für die tatsächlich in Anspruch genommenen Dienstleistungen bezahlen. 36 % der Studienteilnehmer:innen gaben an, dass sie mit einem Kostenvorteil durch ein HR Outsourcing rechnen. Abrechnungsmodelle reichen von der Abrechnung pro Mitarbeitenden bis hin zu Vergütungsmodellen je Stunde. Dies ermöglicht eine flexibel skalierbare HR-Unterstützung, die sich den sich ändernden Anforderungen und dem Unternehmenswachstum individuell anpassen können.

Ein unbestreitbarer Vorteil, v.a. bei der Inanspruchnahme von HR-Beratungsleistungen, ist der Zugang zu einem breiten Spektrum an Fachwissen und Ressourcen. Durch die Zusammenarbeit mit HR-Agenturen können Mittelständler auf Expertenwissen in Bereichen wie Employer Branding, Personalbeschaffung, Personalmanagement und Compliance zurückgreifen, ohne interne Ressourcen binden zu müssen. Außerdem können Mittelständler durch HR Outsourcing auf moderne softwaregestützte HR Tools zugreifen, ohne die vollen Kosten einer solchen Lösung tragen zu müssen. Egal ob Stellen-Multiposting, Active Sourcing Tools oder Bewerbermanagementsystem, die Lizenzkosten der Software ist in den Gesamtkosten oft inkludiert.

Herausforderungen von HR Outsourcing und HR Beratung

Viele Mittelständler zögern noch ihre Personalprozesse auszulagern, hauptsächlich aufgrund von Sicherheits- und Datenschutzbedenken, wie die ARTS Studie zeigt. Ratsam bei der Partnerauswahl ist, dass man sich vorab mehrere Angebote einholt und besonders auf aussagekräftige Referenzen achtet. Seriöse Anbieter ermöglichen den Austausch mit bestehenden oder ehemaligen Kunden. Beim Vertragsabschluss sollten rechtliche Anforderungen, Verantwortlichkeiten und Geheimhaltungsklauseln festgehalten werden. Es empfiehlt sich, die eigenen Mitarbeitenden im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit dem externen Partner zu schulen. Welche Informationen dürfen und müssen geteilt werden und welche nicht.

Laut der ARTS Studie wiegen mit jeweils 65 % ein befürchteter Kontrollverlust sowie mögliche Kommunikationsprobleme beim HR Outsourcing noch stärker als rechtliche Bedenken. Für beides gilt: Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation. Ein HR Outsourcing Projekt kann nur funktionieren, wenn neben den Verantwortlichkeiten des Dienstleisters auch dessen Grenzen klar definiert sind. Regelmäßige und transparente Kommunikation muss selbstverständlich sein. Es empfiehlt sich eine eigene interne Kontrollinstanz, der oder die zum einen fachlich in der Lage ist, die Leistung des Partners professionell einzuschätzen und die zum anderen den Überblick über den HR Outsourcing Prozess behält.

Studiendownload ARTS
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Milana Schreiber, Teamlead HR as a Service & HR Consulting bei ARTS, kennt verschiedene Modelle: “Im Rahmen unserer HR as a Service Projekte gibt es Kunden, mit denen wir täglich im Austausch sind, um z.B. Fragen der Mitarbeitenden  oder rechtliche Vertragsmodalitäten fachgerecht zu klären. Andere Kunden beauftragen uns bspw. mit Recruiting-Tätigkeiten, in denen wir von der Stellenbeschreibung bis zum Vorstellungsgespräch alles eigenverantwortlich übernehmen. Der Kunde erhält hier lediglich eine Einstellungsempfehlung von uns. Vorstellbar ist fast alles.”

Zukunft HR Outsourcing für den Mittelstand

Die zukünftige Optimierung der HR-Abteilungen in mittelständischen Unternehmen wird maßgeblich durch HR Outsourcing und HR Beratung beeinflusst werden. Die voranschreitende technologische Entwicklung im Personalwesen ist ein Haupttreiber dieser Veränderung. Eine effektive und nachhaltige HR-Arbeit erfordert zunehmend den Einsatz moderner KI-Technologien, beispielsweise für die Rekrutierung, das Leistungsmanagement und die Analyse der Mitarbeiterbindung. Es wird immer deutlicher, dass der erfolgreiche Einsatz dieser Tools und das geforderte Maß an Fachexpertise in unterschiedlichen HR-Themenbereichen durch die begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden in einer mittelständischen HR-Abteilung kaum zu bewältigen ist.

Als Folge wird der Mittelstand langfristige Partnerschaften mit Anbietern anstreben, die über Fachkenntnisse in mehreren HR-Bereichen verfügen. Neben der operativen Unterstützung mittels HR BPO müssen diese zukünftig auch HR Beratungskompetenzen vorweisen. Während einer kontinuierlichen Prozessbegleitung können so Verbesserungspotentiale identifiziert und HR Prozesse nachhaltig optimiert werden.

Auf der anderen Seite müssen HR-Outsourcing-Anbieter flexiblere Formen der Leistungserbringung anbieten, um den individuellen Anforderungen des Mittelstands gerecht zu werden. Dies kann von maßgeschneiderten Rekrutierungsprozessen bis hin zu flexiblen Abrechnungsmodellen reichen. Aufgrund strengerer Datenschutzbestimmungen und steigender Compliance-Anforderungen müssen Unternehmen verstärkt in die Sicherheit und den Schutz sensibler Personaldaten investieren. Nur so können sie das Vertrauen ihrer Kunden gewinnen und langfristig halten.

Insgesamt wird die Zukunft des HR Outsourcings von einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit geprägt sein, die auf Fachkenntnissen, Effizienz und Vertrauen basiert.

HINWEIS: Die HR BPO Studie 2023 wurde herausgegeben von ARTS Experts GmbH unterstützt durch die Hochschule Zittau / Görlitz

Silvio Tietze

Silvio Tietze – General Manager der ARTS Experts GmbH, einer 360° HR Agentur, welche seit über 20 Jahren branchenübergreifend Kunden in den Bereichen Employer Branding, Personalmarketing, Recruiting, Mitarbeiterbetreuung und Personalentwicklung betreut. ARTS bietet umfassende HR Services von der HR Beratung, über die strategische Planung und Konzeption bis hin zur Umsetzung für alle temporären sowie permanenten Bedarfe entlang der gesamten Candidate und Employee Journey.

>> LinkedIn-Profil von Silvio Tietze

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