effectem: HR-Prozesse toolübergreifend automatisieren

HR-Prozesse zu automatisieren klingt verlockend. Trotzdem schrecken noch immer viele Personalverantwortliche davor zurück. Wenn das aber sogar toolübergreifend möglich wäre, könnte das den Durchbruch bedeuten. Das HR-Startup effectem setzt genau hier an. Ich spreche dazu mit Co-Founder Marc Stratmann.

Was bietet effectem?

Hallo Marc, magst Du Dich und Euer Startup effectem bitte kurz vorstellen?

Hallo zusammen, ich bin Marc und einer der Köpfe hinter effectem. Gemeinsam mit meinem Geschäftspartner Peter haben wir nach dem erfolgreichen Abgeben unseres ersten Startups beschlossen, ein neues Projekt ins Leben zu rufen und das ist der HR-AUTOPILOT, der die Personalabteilungen von Unternehmen revolutioniert, indem er deren Prozesse automatisiert.

Wie funktioniert das? Ganz einfach: Wir verbinden sämtliche HR-Systeme miteinander und bieten einen integrierten Workflow-Baukasten an, mit dem die Prozesse nahtlos automatisiert werden können. Bereits jetzt haben wir über 160 HR-Systeme erfolgreich integriert. Ein anschauliches Beispiel ist der Einstellungsprozess eines Bewerbers: Vom Ausfüllen zusätzlicher Formulare über die Genehmigung durch den Betriebsrat bis hin zur nahtlosen Integration aller relevanten Daten in die Lohnabrechnung sowie die Zuweisung von Benutzerberechtigungen – alles läuft zu 100% automatisiert und fehlerfrei ab.

Unser Ansatz bietet einen neuen Weg im Bereich Schnittstellen und Datenmanagement für HR-Abteilungen. Wir sind davon überzeugt, dass diese innovative Lösung den Personalabteilungen weltweit dabei helfen wird, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, während wir die lästige administrative Arbeit übernehmen.

Effektiver Arbeiten im HR

Welche Herausforderungen löst Ihr mit Eurem Angebot?

In der zunehmend digitalisierten Arbeitswelt stehen HR-Abteilungen vor der Herausforderung, effektiver zu arbeiten und den hohen Anforderungen an Mitarbeiterführung gerecht zu werden. Oftmals wird jedoch die Effektivität zwischen den verschiedenen Bereichen im Personal vernachlässigt. Bei effectem haben wir festgestellt, dass diese Herausforderung im Kern jeder HR-Abteilung mit vier gängigen „Ansätzen“ angegangen wird:

• All-in-One-Systeme: Diese Lösungen enthalten alle Bereiche in Modulen, sind jedoch oft sehr teuer und konzentrieren sich funktional eher breit als tief. Dies kann besonders in spezialisierten Branchen problematisch sein.
• Eigenentwicklung von Schnittstellen: Die Entwicklung eigener Schnittstellen ist teuer, erfordert oft interne Ressourcen, ist aufwändig und kostenintensiv in der Wartung.
• Auswahl von Systemen mit standardisierten Schnittstellen: Diese Vorgehensweise ist mit erheblichen Einschränkungen verbunden, da häufig Abstriche gemacht werden müssen und die vorhandenen Schnittstellen nicht ausreichen.
• Manuelle Workarounds: Daten werden manuell exportiert, aufbereitet und wieder importiert. Dies ist fehleranfällig, aufwändig und trägt nicht zur Wertschöpfung bei.

Für uns stellen all diese Ansätze „Gegen-den-Wind“-Lösungen dar. Unsere Antwort auf die Herausforderungen der HR-Abteilungen ist der HR-AUTOPILOT. Wir vernetzen IT-Systeme standardisiert und ermöglichen es, jeden Prozess über Workflows abzubilden. Dies markiert einen vollkommen neuen Ansatz in der Welt der HR-Technologie.

Herausforderung HR-IT Landschaft

Die HR-IT Landschaft ist voller Tools und Plattformen, die in sich selbst jeweils eine Automatisierung von HR-Prozessen anbieten. Wie funktioniert das Tool-übergreifend?

Es liegt uns besonders am Herzen zu betonen, dass wir keinesfalls in die Fachbereiche der einzelnen HR-Systeme eingreifen. Unsere Kolleginnen und Kollegen sind absolute Experten in ihren jeweiligen Systemen, sei es im Bereich Recruiting, Stammdatenverwaltung, Zeiterfassung oder Lohnabrechnung. Wir sehen uns als den nächsten logischen Schritt, nachdem unsere Kunden ihre Prozesse effektiv gestaltet und die richtigen Systeme für ihre spezifischen Anforderungen ausgewählt oder implementiert haben: die Automatisierung der Prozesse zwischen diesen Systemen.

Unser Ansatz besteht darin, absolut im Hintergrund zu agieren. Dies ermöglicht nicht nur eine reibungslose Einführung, sondern auch die nahtlose Integration übergeordneter Themen – sogar in Systeme außerhalb der HR-Welt.

Schnittstellenmanagement outsourcen

Eine Herausforderung für die jeweilige Unternehmens-IT ist die stetige Aktualisierung der benötigten Schnittstellen. Welche Vorteile hat eine Abwicklung über einen Dienstleister wie effectem?

Das ist ein sehr wichtiger Aspekt! Neben der Automatisierung der Prozesse ist die Wartung und Pflege von Schnittstellen ein entscheidendes Thema. Bei selbst entwickelten Schnittstellen müssen diese stets auf dem neuesten Stand gehalten werden, was zu hohen Kosten und der Verantwortung führt, sicherzustellen, dass alle Änderungen zeitnah umgesetzt werden – ansonsten könnten die Schnittstellen ihre Funktion verlieren.

Hier liegt jedoch unser Vorteil: Wir können diese Schnittstellen zentral pflegen und sie gleichzeitig allen unseren Kunden zur Verfügung stellen. Diese Serviceleistung ist bereits in den monatlichen Hosting-Gebühren enthalten, sodass sich die Kunden nicht um die Wartung und Pflege kümmern müssen, bei gleichzeitiger 100%iger Kostenkontrolle.

Alle HR-Tools übergreifend automatisieren

Welche Tools bzw. welche Art von HR-Tools könnt Ihr miteinander prozessual verbinden? Über welche Anzahl sprechen wir da?

Wir bieten eine umfassende Abdeckung aller HR-Bereiche und konzentrieren uns dabei stets auf die besten und leistungsfähigsten Produkte. Aktuell haben wir bereits erfolgreich knapp 160 Systeme angebunden, und diese Zahl wächst kontinuierlich. Das Besondere an unserem Service ist, dass es für den Kunden unerheblich ist, ob alle von ihnen genutzten Systeme bereits an den HR-AUTOPILOTEN angebunden sind oder nicht.

Sollte ein System noch nicht integriert sein, bieten wir die Möglichkeit, es direkt und kostenfrei an unseren HR-AUTOPILOTEN anzubinden. Auf diese Weise erweitern wir kontinuierlich unsere Palette an unterstützten Tools, um sicherzustellen, dass unsere Kunden stets Zugang zu den neuesten Technologien und Lösungen haben. Gleichzeitig natürlich eine enorme Kostenersparnis auf Seiten der Kunden.

HR-Autopilot

Ihr versprecht eine Automatisierung von 100% der bisherigen manuellen Tätigkeiten sowie eine Effizienzsteigerung von 80%. Das klingt erst einmal paradiesisch. Aber lassen sich überhaupt alle Workflows tatsächlich schon automatisieren?

Natürlich gibt es Prozessschritte, bei denen eine manuelle Tätigkeit unerlässlich ist. Aus unserer Sicht handelt es sich dabei um wertschöpfende oder verpflichtende Aufgaben, wie Genehmigungen, Beurteilungen oder Entscheidungen bei Sonderfällen. Jedoch können nicht wertschöpfende Tätigkeiten, wie das Kopieren von Stammdaten oder das Erinnern von Kollegen, durch Workflows automatisiert werden.

Sollten die Schnittstellen der eingesetzten HR-Systeme bestimmte Funktionen nicht unterstützen, können wir flexibel darauf reagieren, um uns dem Ziel der vollständigen Automatisierung zu nähern. Unser Ziel ist es stets, dass diese Prozesse vollständig automatisiert ablaufen, und wir arbeiten kontinuierlich daran, dieses Ziel zu erreichen.

Workflows selbst gestalten

Was passiert nach der Ersteinrichtung? Welche Möglichkeiten bestehen für die Kunden von effectem, ihre Workflows zukünftig selbst zu pflegen? Wie viel eigene Programmierkenntnis ist dafür notwendig?

Bei der Ersteinrichtung erhält der Kunde ein System, das auf die aktuellen Prozesse zugeschnitten ist, sowie Zugang zum Workflow-Baukasten. In diesem Baukasten kann der Kunde die Workflows selbst anpassen und verändern, und das ganz ohne Programmierkenntnisse. Wir bieten die Möglichkeit, so viele Zugänge für Mitarbeiter zu erhalten, wie benötigt werden, wobei wir empfehlen, hier sorgfältig vorzugehen.

Sollten spezielle Trigger, Bedingungen oder Aktionen für einen Workflow erforderlich sein, hat der Kunde die Möglichkeit, ein Skript hinterlegen zu lassen, das von der internen IT entwickelt werden kann. In den meisten Fällen, die gleichzeitig etwa 99% der manuellen Tätigkeiten ausmachen, kann der Kunde jedoch die Workflows eigenständig per Drag & Drop anpassen.

 Wie sich effectem weiterentwickelt

Welche Planungen habt Ihr für effectem in 2024 sowie in den nächsten Jahren?

Im Jahr 2024 starten wir mit unserem HR-AUTOPILOTEN richtig durch. In den letzten Monaten und Jahren haben wir intensiv entwickelt und den Autopiloten mit Kunden unterschiedlicher Größenordnungen und Komplexitäten getestet. Nun können wir mit Überzeugung sagen, dass wir eine neue Ära der Schnittstellen für die HR-Welt geschaffen haben. Dabei ist es uns besonders wichtig, dass viele HR-Abteilungen von unserer Innovation profitieren.

Unser konkretes Ziel ist es, HR-AUTOPILOT Implementierungen voranzutreiben und weitere Systeme anzubinden, um eine immer größere Marktabdeckung zu garantieren. Wir sind entschlossen, unsere Technologie kontinuierlich zu verbessern und sicherzustellen, dass sie für Unternehmen jeder Größe und Komplexität von Nutzen ist.

Vielen Dank für Deine Antworten, Marc. Ich drücke für Euer Startup Effectem meine Daumen!

Anzeige:

Über den Interviewten

Marc Stratmann ist Gründer von effectem. Er hat erkannt, dass die Vernetzung von IT-Systemen im HR-Bereich sowie die Automatisierung von Prozessen enormes Potenzial bieten.

Mit über 10 Jahren Erfahrung und mehr als 50 erfolgreichen Kundenprojekten, darunter namhafte Unternehmen wie DHL, das Deutsche Rote Kreuz und Currenta, hat er bedeutende Erfolge erzielt und ist bereit, noch mehr Unternehmen auf ihrem Weg zum Erfolg zu begleiten.

>> LinkedIn-Profil von Marc Stratmann

>> Website von effectem