Verträge abschließen in wenigen Klicks: Mit der elektronischen Signatur (E-Signatur) ist das möglich. Sie kann in vielen Fällen die handschriftliche Unterschrift ersetzen. Allerdings gibt es je nach Dokument einiges zu beachten, damit die E-Signatur wirklich rechtsgültig ist. Das gilt besonders für den Arbeitsvertrag. Autorin Jasmine Oeschger, Skribble, zeigt in diesem Advertorial kurz und bündig, wie man den Arbeitsvertrag auf elektronischem Weg unterschreiben kann und dabei sämtliche rechtliche Vorgaben einhält.
Grundwissen: Die drei Standards der elektronischen Signatur
Zu Beginn ist es wichtig zu wissen, dass nicht jede elektronische Signatur gleich ist. Im Gegenteil – es gibt hier drei verschiedene Standards, die in der eIDAS-Verordnung der EU definiert sind:
- die einfache elektronische Signatur
- die fortgeschrittene elektronische Signatur
- die qualifizierte elektronische Signatur
Für jeden der drei E-Signatur-Standards gelten andere Anforderungen. Eine wichtige Rolle spielt dabei die sogenannte digitale Signatur. Was genau ist eine digitale Signatur? Nun, dabei handelt es sich um eine Verschlüsselungstechnik. Sie ist maßgeblich daran beteiligt, die E-Signatur fälschungssicher zu machen. Für die qualifizierte elektronische Signatur ist die digitale Signatur zwingend vorgeschrieben.
Die qualifizierte elektronische Signatur ist daher der sicherste der drei E-Signatur-Standards. Sie hat die höchste Beweiskraft vor Gericht. Außerdem ist sie der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und sogar bei jenen Dokumenten rechtsgültig, die per Gesetz der Schriftform bedürfen.
Um zu entscheiden, ob Sie für ein Dokument die einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronisches Signatur brauchen, können Sie diesem Schema folgen:
So viel zu den Grundlagen – widmen wir uns jetzt der Frage, was speziell bei Arbeitsverträgen zu beachten ist.
Arbeitsverträge rechtsgültig digital unterschreiben: So geht’s
Dürfen Arbeitsverträge ganz generell digital unterschrieben werden? Ja, das ist grundsätzlich möglich. Denn für den Arbeitsvertrag an sich gilt in Deutschland die Formfreiheit. Das bedeutet, dass er auch mit einer elektronischen Signatur gültig ist.
Allerdings gibt es einige Punkte zu beachten:
1. Inhalte prüfen: Befristungsabrede bzw. nachvertragliches Wettbewerbsverbot?
Wenn der Arbeitsvertrag bestimmte Klauseln enthält, dann gilt die Formfreiheit nicht. Das betrifft:
- Die Befristungsabrede: Ein befristeter Arbeitsvertrag muss in Schriftform vorliegen, ansonsten ist er nicht gültig.
- Das nachvertragliche Wettbewerbsverbot: Dieses soll den Wechsel von Spitzenkräften zur Konkurrenz Enthält der Arbeitsvertrag ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot, muss er ebenfalls die Schriftform aufweisen.
Möchte man einen Arbeitsvertrag digital unterschreiben, der eine dieser beiden Klauseln aufweist, dann ist auf jeden Fall die qualifizierte elektronische Signatur zu wählen.
2. Passenden E-Signatur-Standard wählen
Im zweiten Schritt wählen Sie den geeigneten E-Signatur-Standard. Wie oben erwähnt: Bei befristeten Arbeitsverträgen bzw. solchen mit nachvertraglichem Wettbewerbsverbot ist unbedingt die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich.
In allen anderen Fällen können Sie zwischen einfacher, fortgeschrittener und qualifizierter elektronischer Signatur wählen. Der Arbeitsvertrag wäre mit allen drei E-Signatur-Standards rechtsgültig. Empfehlenswert ist trotzdem die qualifizierte elektronische Signatur, denn im Falle eines Rechtsstreits besitzt diese maximale Beweiskraft.
3. Vertrag beidseitig digital unterzeichnen
Im dritten Schritt unterzeichnen beide Parteien den Arbeitsvertrag. Mit der E-Signatur ist dies schnell erledigt und kann ortsunabhängig geschehen. Dies ist zum Beispiel dann praktisch, wenn es um Verhandlungen mit gefragten Professionals geht, die möglichst rasch unter Dach und Fach sein sollen, bevor die Konkurrenz diese abwirbt. Mithilfe der E-Signatur können beide Seiten den Vertrag bequem online unterzeichnen.
4. Bei Arbeitsbeginn: Nachweispflicht in Papierform erfüllen
Im letzten – und sehr wichtigen – Schritt müssen Sie als Arbeitgeber die gesetzliche Nachweispflicht laut Nachweisgesetz erfüllen. Das bedeutet: Sie müssen neuen Mitarbeitenden die wesentlichen Vertragsbedingungen vorlegen, und zwar in Papierform und mit handschriftlicher Unterschrift des Arbeitgebers. Denn: Bei der Erfüllung der Nachweispflicht ist die elektronische Form explizit ausgeschlossen.
Wann Sie die Nachweispflicht erfüllen müssen, hängt von den einzelnen Inhalten ab. Einige Informationen müssen Sie schon am ersten Arbeitstag vorlegen. Dazu zählen: Name und Anschrift der Vertragsparteien, Zusammensetzung, Höhe und Fälligkeit des Arbeitsentgelts, Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten. Weitere Inhalte sind innerhalb einer Woche bzw. innerhalb eines Monats vorzulegen.
Was passiert, wenn die Nachweispflicht nicht erfüllt wird?
Die Neufassung des Nachweisgesetzes 2022 sieht eine Geldstrafe von bis zu 2.000 Euro vor, wenn die Nachweispflicht nicht (rechtzeitig) erfüllt wird. Der Arbeitsvertrag an sich bleibt aber gültig.
Achtung: Anders sieht es aus, wenn ein befristeter Arbeitsvertrag nicht mit dem passenden E-Signatur-Standard unterzeichnet wurde. Bei befristeten Arbeitsverträgen ist die Schriftform vorgeschrieben und diese kann auf digitalem Weg nur mit der qualifizierten elektronischen Signatur erfüllt werden. Werden befristete Arbeitsverträge mit den niedrigeren E-Signatur-Standards – also der einfachen oder fortgeschrittenen E-Signatur – unterschrieben, dann ist die Befristungsabrede ungültig und das Arbeitsverhältnis gilt als unbefristet.
Ein solcher Fall ist 2021 bereits vor Gericht gelandet.
Wie erstelle ich elektronische Signaturen?
Das hängt maßgeblich davon ab, welchen E-Signatur-Standard Sie anstreben. Am einfachsten zu erstellen ist naturgemäß die einfache elektronische Signatur: Hierfür können Sie z. B. ein gescanntes Bild der Unterschrift zum Dokument hinzufügen oder auch direkt am Touchscreen unterzeichnen („Sign on Glass“). Auch eine E-Mail-Signatur kann als einfache elektronische Signatur gelten.
Für die fortgeschrittene und qualifizierte elektronische Signatur benötigen Sie ein digitales Zertifikat. Dieses verknüpft Ihre Identität mit dem unterschriebenen Dokument. Das digitale Zertifikat erhalten Sie von einem Anbieter für Vertrauensdienste. Dafür müssen Sie sich einmalig identifizieren. Bei der fortgeschrittenen elektronischen Signatur reicht für die Identifikation häufig bereits eine E-Mail-Adresse oder Mobiltelefonnummer aus. Die Identifikation für die qualifizierte elektronische Signatur muss mit einem amtlichen Ausweis erfolgen und ist strenger geregelt. Hier stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung, etwa per Video-Call, Online-Banking oder persönlich vor Ort.
Kurz gesagt, heißt das: Eine fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signatur können Sie nur über einen entsprechenden Signatur-Anbieter erstellen. Dieser stellt sicher, dass alle rechtlichen Vorgaben erfüllt werden. In der täglichen Anwendung ist das Signieren mit fortgeschrittener oder qualifizierter elektronischer Signatur aber sehr einfach. In der Regel ist es in wenigen Klicks erledigt.
Elektronisch unterschreiben – auch auf Arbeitsverträgen möglich
2022 wurde vom Gesetzgeber noch einmal bekräftigt, dass die Erfüllung der Nachweispflicht nur in Papierform möglich ist. Vielerorts war dann zu lesen, dass eine elektronische Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag nicht mehr erlaubt ist. Das stimmt jedoch nicht: Denn die Nachweispflicht muss nicht direkt mit dem Arbeitsvertrag erfüllt werden.
Die Informationen über die wesentlichen Vertragsbedingungen können auch separat, am ersten Arbeitstag, ausgehändigt werden. Somit ist es möglich, den Arbeitsvertrag elektronisch zu unterschreiben. Das kann in vielen Fällen, z.B. wenn es um kritisches Führungspersonal oder um Personal im Ausland geht, von großem Vorteil sein, um Verträge schnell abzuschließen.
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