Bewerbermanagementsystem eine Übersicht zum Thema

Mit dem richtigen Bewerbermanagementsystem zur effizienten Personalakquise

Was ist eigentlich ein Bewerbermanagementsystem und wie hilft es im Recruiting und der Personalverwaltung? Und wie findet sich am Markt das zum eigenen Unternehmen am besten passende System? Daniel Werner, HR Rocket GmbH, gibt Einblicke in sein Wissen dazu.

Bewerbermanagementsysteme per Definition

Bewerbermanagementsysteme als smarte Softwarelösungen zur Mitarbeiterbeschaffung für den HR-Bereich, sind bereits in der breiten Masse moderner Unternehmen & Konzerne angekommen. Sie überzeugen nicht nur mit internen Erfolgsfaktoren wie Kosten- und Zeitersparnis, sondern tragen auch durch eine verbesserte Candidate Experience zu einer zuverlässig positiven Arbeitgebermarke bei.

Aber auch darüber hinaus profitieren Personalverantwortliche durch vielfältige Funktionen & Anwendungsbereiche von der Nutzung eines Bewerbermanagementsystems: Vom direkten Vergleich zweier Kandidat:innen über den Zugriff auf wichtige Kennzahlen bis hin zur automatisierten Erstellung von Reportings – Bewerbermanagementsysteme (auch Applicant Tracking System, ATS, genannt) werden zu softwaregestützten Lösungen für die Optimierung von Recruitingprozessen.

Professionelle Bewerbermanagementsysteme unterstützen die HR-Abteilung dabei ganzheitlich entlang des gesamten Bewerbungsprozesses und verändern die Zusammenarbeit bei der Mitarbeiterbeschaffung im Human-Ressource-Bereich nachhaltig zu einem kollaborativen, standortunabhängigen, nahtlosen Prozess.

Beachten Sie – Bewerbermanagementsystem ≠ HRIS

Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) ist eine Softwarelösung, die den gesamten Rekrutierungsprozess von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung von Kandidaten unterstützt. Ein Human Resources Information System (HRIS) hingegen ist ein umfassenderes System, das alle Aspekte der Personalverwaltung abdeckt, wie z. B. Mitarbeiterdatenverwaltung, Gehaltsabrechnung, Leistungsmanagement, Urlaubsverwaltung und vieles mehr. Ein BMS kann als Teil eines HRIS betrachtet werden oder als eigenständiges System existieren.

Die wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines Bewerbermanagementsystems

Die Bandbreite unterschiedlicher Bewerbermanagementsysteme auf dem Markt ermöglicht die Wahl einer individuellen Softwarelösung, zugeschnitten auf die Bedürfnisse des Unternehmens. Doch gerade durch die große Vielfalt an Anwendungsprogrammen und Anbietern sind Recherche und Auseinandersetzung mit dem Leistungsumfang verschiedener Angebote unausweichlich. Wir haben die wichtigsten Kriterien zusammengestellt, die Unternehmen bei der Auswahl eines BMS berücksichtigen sollten, um ihre unternehmensinternen Prozesse effektiv zu unterstützen:

  • Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzerfreundlichkeit eines Bewerbermanagementsystems ist ein entscheidender Faktor für dessen erfolgreiche Nutzung. So sollte die Software für die gängigsten Endgeräte optimiert sein. Darüber hinaus sind eine intuitive Bedienung und ein ansprechendes Design wichtig, um die Akzeptanz des Systems zu fördern.
  • Skalierbarkeit: Das BMS sollte in der Lage sein, mit dem Unternehmen zu wachsen und sich an seine sich ändernden Bedürfnisse anzupassen.
  • Integration: Es sollte sich gut in andere Systeme integrieren lassen, z.B. in das bestehende HRIS oder andere Recruiting-Tools.
  • Funktionsumfang: Es sollte die gesamte Bandbreite des Recruitingprozesses abdecken und eine Vielzahl von Funktionen bieten, z.B. Stellenausschreibungen, Bewerbertracking, Interviewplanung und Berichterstattung.
  • Kosten: Unternehmen sollten ein System wählen, das ihren Budgetanforderungen entspricht, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen.
  • Individualisierung: Ein gutes BMS sollte personalisierbar sein und an die Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können.
  • Support: Bei technischen Komplikationen sollte ein kompetenter Support zur Verfügung stehen, um die negativen Auswirkungen auf den Bewerbungsprozess zu minimieren. Es ist daher wichtig, bei der Wahl eines Bewerbermanagementsystems darauf zu achten, dass ein umfassender Support angeboten wird, der beispielsweise Telefonsupport und einen Helpdesk umfasst.

Anwendungsbereiche des Bewerbermanagementsystems entlang des Bewerbungsprozesses

Entlang des Bewerbungsprozesses lassen sich zahlreiche Phasen des Bewerbungsprozesses mithilfe eines Bewerbermanagementsystems erfolgsbringend unterstützen. Von der Genehmigung der offenen Vakanz über die Kommunikation mit dem potenziellen Bewerber – Unternehmen können auf vielfältige Weise vom Einsatz eines Bewerbermanagementsystems profitieren:

Genehmigungs- und Freigabemanagement neuer Stellen

Eine hochwertige Bewerbermanagementsoftware schließt einen intuitiven Workflow zur Antragstellung & Genehmigung neuer Stellen ein. So ist es gängige Praxis, dass Führungskräfte die notwendigen Anträge an übergeordnete Zuständige stellen. Diese werden nach eingängiger Prüfung zur Veröffentlichung in den Jobbörsen freigegeben. Erst jetzt beginnt der eigentliche Recruitingprozess.

Erstellung der Stellenanzeigen

Ein BMS bietet die Möglichkeit, Stellenanzeigen mithilfe von Vorlagen & Stellenanzeigen-Generatoren zu erstellen. Mit diesem Baukastenprinzip können Anzeigen so den spezifischen Bedürfnissen des Unternehmens angepasst werden, ohne den Blick für schnelle Abläufe zu verlieren.

Normierte Stellenausschreibungen tragen zudem zu einer einheitlichen Arbeitgebermarke bei und helfen bei der Schaffung eines positiven Employer Brandings. Softwareintern können weiterführend nützliche Einstellungen für individuelle Vakanzen getroffen werden: Handelt es sich z.B. um einen internen oder externen Bewerbenden?

Veröffentlichung von Stellenanzeigen

Ein BMS ermöglicht die Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf verschiedenen Marketing-Kanälen wie Online-Stellenbörsen. Multiposting und Multichannel-Marketing wird durch das Bewerbermanagementsystem dabei durch eine Vielzahl an Schnittstellen zu einschlägigen Stellenportalen erleichtert. Mit wenigen Klicks können HR-Manager ihre Stellenausschreibungen so auf den wichtigsten Jobportalen positionieren. In der Regel veröffentlichen Unternehmen ihre Stellenausschreibungen im selben Atemzug auch auf der firmeneigenen Karriereseite.

Bewerbereingangsmanagement & Auswahl der Bewerber

Im weiteren Verlauf folgen mehrere Verwaltungsschritte, die je nach Unternehmensgröße und Auslastung automatisiert oder manuell gestaltet werden können. So spielen Verlaufstracking der Bewerbungen, Eingangsbestätigungen und die weiterführende Kommunikation extern mit den Kandidaten und intern mit im Recruitingprozess beteiligten Mitarbeitern eine wichtige Rolle.

Bei der Auswahl des richtigen Bewerbers unter der Masse an Bewerbungseingängen erleichtern die vielfältigen Cluster- und Sortierfunktionen des BMS den Recruitingprozess. So können Kandidaten beispielsweise nach Status und Organisationseinheit gefiltert werden. Die dazugehörigen Dashboards dienen zum schnellen Überblick zum aktuellen Stand im Bewerberfunnel. Auch Notizen und Kommentare können für einzelne Kandidaten hinterlegt werden & sind so in Echtzeit für alle Stakeholder nachvollziehbar.

Kommunikation & Interviewgespräch

Auch nach der Wahl eines geeigneten Kandidaten können Bewerbermanagementsysteme einen großen Beitrag zur Unterstützung der Human-Ressource-Abteilung leisten. Outlook-Integrationen erleichtern die Terminfindung mit dem Kandidaten, Schnittstellen zu Anbietern virtueller Meetings versprechen intuitives Mobile Recruiting und vorher festgelegte Terminslots können zentral zu- und abgesagt werden.

Vertrags- und Onboardingsmanagement

Bei erfolgreichem Fortschreiten im Bewerberfunnel durch den positiven Ausgang des Vorstellungsgesprächs, können mit der HR-Lösung Verträge im Baukastensystem erstellt und an die zugehörigen Stakeholder zur Genehmigung verschickt werden. Bewerber:innen erhalten den Vertrag auf digitalem Weg und können die unterschriebenen Unterlagen im System hochladen. Darüber hinaus enthält Bewerbermanagementsoftware auch Funktionen für das Onboarding ins Unternehmen wie den Zugriff zu Schulungen, Arbeitsplatzanweisungen und Kantinenkarten.

Talent Pool & Bindung abgesagter Kandidaten

Manch eine Entscheidung für eine Kandidatin, muss keine Entscheidung gegen andere Kandidaten sein. Attraktive Bewerbungen, die nicht passgenau auf die vakante Stelle gepasst, aber durch ihr Qualifikationsprofil überzeugt haben, können durch ein Bewerbermanagementsystem für zukünftige Positionen erfasst werden.

Die wichtigsten Funktionen eines Bewerbermanagementsystems im Überblick

Kommunikationsplattform

Ein gutes Bewerbermanagementsystem bietet eine einfache und nachvollziehbare Möglichkeit zu kommunizieren. Interne Nachrichten, E-Mails und Kommentare können genutzt werden, um alle am Recruiting-Prozess Beteiligten jederzeit über den aktuellen Stand des Entscheidungsverfahrens zu informieren.

Rechtevergabe

Die Vergabe von Zugriffsrechten ist ein weiterer wichtiger Aspekt im Bewerbermanagementsystem. Unternehmen sollten sicherstellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Daten haben.

Mobiler Zugriff

Eine wichtige Funktion in modernen Bewerbermanagementsystemen ist der mobile Zugriff. Die Möglichkeit, mobil auf das System zuzugreifen, gewährleistet Flexibilität und eine effektive Nutzung auch außerhalb des Büros.

Termin-Koordination

Für den Fall, dass sich passende Menschen beworben haben, müssen Termine für Vorstellungsgespräche gefunden werden. Einige Systeme sind mit dem Terminkalender verknüpft und koordinieren die Einladungen für Job-Interviews selbstständig.

Kandidatenpool / Active Sourcing

Einige Bewerbermanagementsysteme verfügen über einen eigenen Kandidatenpool, der Unternehmen bei der gezielten Suche nach potenziellen Bewerbenden unterstützt. Hierfür werden Bewerbungsdaten gespeichert und können später verwendet werden, um eine Stelle zu besetzen. Im Prinzip handelt es sich dabei um eine digitale Personalkartei, die es Unternehmen ermöglicht, potenzielle Mitarbeitende zu identifizieren und direkt anzusprechen.

Multiposting

Die Basisfunktionen eines Bewerbermanagementsystems sind das Multiposting und die Erfassung von Bewerbungen. Beim Multiposting werden Stellenanzeigen auf verschiedenen Jobportalen und sozialen Netzwerken automatisch veröffentlicht. So erreicht das Unternehmen eine größere Anzahl von potenziellen Kandidaten.

8 Vorteile von Bewerbermanagementsoftware auf einen Blick

1.     Effizienzsteigerung

Ein BMS automatisiert viele zeitaufwändige Aufgaben im Rekrutierungsprozess, wie das Erfassen von Bewerbungen, das Verfolgen von Kandidat:innen und das Planen von Interviews. Dadurch können HR-Teams effizienter arbeiten und sich auf andere wichtige Aspekte des Recruitingprozesses konzentrieren.

2.     Verbesserte Organisation

BMS ermöglichen es, alle Bewerbungsdaten und -dokumente an einem zentralen Ort zu speichern und zu verwalten. Dies erleichtert den Zugriff und die Verwaltung von Informationen und sorgt für eine strukturierte und organisierte Rekrutierung.

3.     Bessere Kommunikation

Die Systeme ermöglichen eine schnellere und effektivere Kommunikation zwischen HR-Teams, Führungskräften und Bewerbern. Sie können automatische Benachrichtigungen, Erinnerungen und personalisierte E-Mails versenden, um den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten.

4.     Erhöhte Transparenz

Ein BMS bietet Einblick in den gesamten Rekrutierungsprozess, sodass alle Beteiligten über den aktuellen Status von Kandidat:innen informiert sind. Dies fördert eine transparente und faire Auswahl von Bewerbenden.

5.     Controlling & Optimierung des Recruitingprozesses

Durch die Sammlung und Analyse von Daten können Unternehmen den Erfolg ihrer Rekrutierungsstrategien messen und optimieren. Das BMS kann dabei helfen, Engpässe und Verbesserungspotenziale zu identifizieren, um bessere Entscheidungen im Recruitingprozess zu treffen.

6.     Employer Branding

Ein effektives BMS trägt zur Verbesserung des Employer Brandings bei, indem es Bewerbenden ein benutzerfreundliches und professionelles Bewerbungserlebnis bietet. Dies kann dazu beitragen, qualifizierte Kandidat:innen anzuziehen und einen positiven Eindruck bei potenziellen Mitarbeitenden zu hinterlassen.

7.     Kosteneinsparungen

Durch die Automatisierung von Prozessen und die Verringerung manueller Arbeitsaufwände kann ein BMS dazu beitragen, die Kosten für den Rekrutierungsprozess zu senken. Darüber hinaus kann eine optimierte Rekrutierung zu einer schnelleren Besetzung von offenen Stellen führen, was wiederum die Produktivität und den Geschäftserfolg fördert.

8.     Datenschutz

Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie Datenschutzgesetze einhalten und die personenbezogenen Daten der Bewerbenden nur für den Zweck verwenden, für den sie erhoben wurden. So können in Bewerbermanagementsystemen Einstellungen zu automatischen, routinierten Löschvorgängen getroffenen werden. Aber auch die Anonymisierung von Kandidatenprofilen und die Fristüberwachung bei Aufbewahrungspflichten von Bewerbungsunterlagen spielen eine wichtige Rolle.

Ein Überblick über die wichtigsten Lösungen auf dem Markt

Für wen eignet sich welches Bewerbermanagementsystem?

  1. Softgarden: Ein benutzerfreundliches Bewerbermanagementsystem mit Funktionen wie Multiposting, eigenem Talentpool und automatisierten E-Mail-Benachrichtigungen. Es handelt sich um eines der beliebtesten Bewerbermanagementsysteme. Softgarden eignet sich für Unternehmen aller Größen.
  2. Haufe Bewerbermanagement: Ein leistungsstarkes Bewerbermanagementsystem, das innovative Funktionen wie Multi-Channel-Posting, einfache Bearbeitungsmöglichkeiten für eine einheitliche Corporate Identity und Schnittstellen zu bekannten Jobportalen bereitstellt. Haufe Bewerbermanagement ist bei HR-Experten sehr geschätzt und eignet sich hervorragend für Unternehmen aller Größen.
  3. Recruitee: Das Bewerbermanagementsystem eignet sich hervorragend für die kollaborative Zusammenarbeit im Team. Im Leistungsumfang sind dabei nicht nur das intuitive Multi-Channel-Posting enthalten, sondern auch Schnittstellen zu einschlägigen Jobportalen und eine Recruiting-API zu eigenen Karrierewebsite, die mit recruitee erstellt werden kann.
  4. Personio: Ein HRIS, das speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde, einschließlich eines Bewerbermanagementsystems. Personio eignet sich für kleinere bis mittelständische Unternehmen.
  5. Talention: Ein Bewerbermanagementsystem, das den gesamten Recruitingprozess abdeckt und Funktionen wie Multiposting und Analysewerkzeuge bietet. Talention eignet sich für Unternehmen aller Größen.
  6. rexx systems: Ein Anbieter von HR-Software, der auch ein Bewerbermanagementsystem anbietet. rexx systems ist aufgrund seiner Skalierbarkeit und umfassenden Funktionen für mittelständische bis große Unternehmen geeignet.
  7. Onlyfy One: Es handelt sich um ein cloudbasiertes Bewerbermanagementsystem, welches durch seinen modularen Aufbau an die Arbeitsprozesse und Bedürfnisse jeglicher Unternehmensgrößen angepasst werden kann. Auch Karriereseiten können individuell erstellt werden.
  8. Persis: Dieses Bewerbermanagement spezialisiert sich auf mittelgroße Unternehmen ab 200 Mitarbeiter und überzeugt mit den wichtigsten Funktionen für die digitale Personalakquise entlang eines intuitiven Designs.

Die Zukunft von Bewerbermanagementsystemen und softwaregestützem Recruiting verspricht neue Maßstäbe

In der Zukunft werden Bewerbermanagementsysteme und Recruiting-Softwarelösungen immer intelligenter und leistungsfähiger werden. Einige Trends, die die Zukunft dieser Systeme prägen könnten, sind:

  1. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen: Die Integration von KI und maschinellem Lernen in Bewerbermanagementsysteme könnte die Automatisierung des Recruitingprozesses weiter vorantreiben, die Qualität der Kandidatenauswahl verbessern und bessere Personalentscheidungen ermöglichen.
  2. Datenanalyse und Leistungsmessung: Zukünftige Softwarelösungen könnten erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen bieten, die Unternehmen dabei unterstützen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und ihre Rekrutierungsstrategien kontinuierlich zu optimieren.
  3. Personalisierung und Benutzererfahrung: Die Anpassung des Recruitingprozesses an die individuellen Bedürfnisse und Erwartungen von Bewerbenden wird immer wichtiger. Zukünftige Systeme könnten fortschrittliche Personalisierungsfunktionen bieten, um ein positives Bewerbungserlebnis zu schaffen und qualifizierte Kandidat:innen zu gewinnen.
  4. Integration und Zusammenarbeit: Bewerbermanagementsysteme werden voraussichtlich stärker in andere HR-Systeme und -Tools integriert werden, um eine nahtlose Zusammenarbeit und einen reibungslosen Informationsfluss zwischen verschiedenen Abteilungen und Prozessen zu gewährleisten.
  5. Mobile und Cloud-Technologie: Die Nutzung von mobilen und cloudbasierten Lösungen wird weiter zunehmen, um Unternehmen eine flexible und standortunabhängige Rekrutierung zu ermöglichen.

Insgesamt wird die Zukunft der Recruiting-Softwarelösungen von kontinuierlichen Innovationen und der Integration neuer Technologien geprägt sein, um den Rekrutierungsprozess effizienter, erfolgreicher und zukunftssicher zu gestalten.

Fazit zum Thema Bewerbermanagement

Die Auswahl des richtigen Bewerbermanagementsystems ist entscheidend für den Erfolg des Recruitingprozesses in einem Unternehmen. Dabei sollten Unternehmen verschiedene Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Funktionsumfang, Integration und Kosten berücksichtigen.

Es ist wichtig, die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens zu analysieren und verschiedene Systeme zu evaluieren, um die am besten geeignete Lösung zu finden. Die Nutzung eines passenden Bewerbermanagementsystems kann die Effizienz, Organisation und Kommunikation im Rekrutierungsprozess erheblich verbessern, was letztendlich zu einer schnelleren und erfolgreichen Besetzung von offenen Stellen führt.

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Daniel Werner

Daniel Werner von HR Rocket

 

Daniel Werner ist Gründer und CEO der HR Rocket GmbH. Dort finden Unternehmen Talente über Online-Stellenanzeigen, Google-Recruiting, Social Media Recruiting und Personalvermittlung. Daneben betreibt er die Internetagentur Webfeinschliff und betreibt als zertifizierter SEO und Digital Marketing Manager (SHB) Social Media Marketing.

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