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Mitarbeiterbefragungstools - worauf Sie achten sollten

Wirkungsvolle Mitarbeiterbefragungen – Zeit für einen Realitätscheck

Mitarbeiterbefragungen sind schon seit einiger Zeit ein Standardinstrument der Personalabteilung. Doch auf einmal gibt es einen Hype um das Einholen von Feedback der Mitarbeitenden. Warum? Die Stimme der Mitarbeitenden spielt eine zentrale Rolle in der Gestaltung einer attraktiven Arbeitskultur. Die Bewegung hin zu einem mitarbeiterzentrierten HR-Ansatz, kombiniert mit dem durch die Pandemie beschleunigten Digitalisierungsdrang, zwingt viele Personalabteilungen das Instrument der Mitarbeiterbefragung auf den neuesten Stand zu bringen, sagt Anne Sturm von functionHR.

Bisherige Befragungstools werden Anforderungen nicht mehr gerecht

Die Diskussion dreht sich allerdings nicht nur um das „Warum“. Viel entscheidender ist das „Wie“. Die bisherigen Tools und Vorgehensweisen werden den heutigen Anforderungen häufig nicht mehr gerecht. Darum begeben sich viele auf die Suche nach einem modernen Anbieter oder innovativen Softwarelösungen für Mitarbeiterbefragungen.

Die Grundidee ist dabei Folgende: es soll mehr als ein simples Befragungstool sein. Einerseits besteht immer noch die Anforderung agile Befragungen mit verschiedenen Befragungstypen und hoher Flexibilität durchzuführen. Darüber hinaus wird aber auch zunehmend Wert auf fortgeschrittene und automatisierte Analysen gelegt, sodass ein Analytics Tool ebenfalls Teil des großen Ganzen sein sollte.

Im privaten Leben sind wir bereits an schlanke digitale Ergebnisse und intuitive Oberflächen gewöhnt. Das soll nun auch am Arbeitsplatz und für Befragungstools durch moderne Lösungen und maßgeschneiderte Dashboards zum Alltag werden.

Die Suche nach der optimalen Lösung beginnt

Ein modernes Befragungs- und Analysetool kann diese Anforderungen grundsätzlich gut umsetzen. In der Praxis zeigt sich jedoch, dass die Entscheidung für ein neues Tool gar nicht so leicht ist und viel Potential von Mitarbeiterbefragungen ungenutzt bleibt.

Das mag unter anderem an der rasant zunehmenden Anzahl von Softwaretools am Markt liegen. Die Vielzahl an Begrifflichkeiten ist ein Indiz für das unüberschaubare Angebot: Feedback-Tools, Online-Umfragen, Software für Mitarbeiter-Feedback, Engagement Tools, Umfragetool, Befragungstool, Feedback Plattform, agile Mitarbeiterbefragung, Do-It-Yourself-Tools, Mood Analytics usw.

Im Auswahlprozess muss für diese Vielzahl von Tools geprüft werden, ob die Funktionalitäten den Anforderungen entsprechen.

Der (Un-)Sinn einer Befragung steht und fällt mit dem softwaregestützten Veränderungsprozess

Es versteht sich von selbst, dass einer Mitarbeiterbefragung ein konkretes Befragungsziel (z.B. Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit, Senkung der Fluktuationsrate, Verminderung der Fehlzeiten) zu Grunde liegen muss. Doch die Katze beißt sich in den Schwanz, wenn der Schritt von einem Befragungsziel zu einer erzielten Wirkung und positiven (und vor allem messbaren) Veränderung nicht gelingt.

Die Nachfrage nach neuen Befragungstools ist nachvollziehbar. Doch die Herausforderung mit einem neuen Tool eine Verbesserung zu bewirken, bleibt weiterhin bestehen. Der Knackpunkt sind die Umsetzung und Messbarkeit von Folgeprozessen.

Was bedeutet das für die optimale Befragungslösung? Die Software soll nicht nur der Befragung dienen, sondern auch die darauffolgenden Prozessschritte optimal begleiten. Denn die Auswahl und Evaluation von Folgeprozessen machen einen zentralen Bestandteil der Zielerreichung aus. Dafür müssen jegliche Veränderungen mit Daten erfasst und evaluiert werden. Daher ist die Integration von softwaregestützten Folgeprozessen eine besonders wichtige Anforderung an moderne Befragungstools.

Die entscheidende Frage lautet also:

Kann die Befragungssoftware die notwendigen Prozessschritte von der Formulierung bis zur Erreichung des Befragungsziels abdecken?

Wie eine Befragungssoftware hilft, Veränderungen zu gestalten

Mit einer ganzheitlichen Befragungssoftware ist es problemlos möglich, sowohl die Befragung als auch Folgeprozesse datengestützt zu begleiten. Eine effektive Softwarelösung bildet demnach den gesamten Prozess ab und unterstützt auf allen Stufen. Der gesamte Prozess lässt sich in drei übergreifende Schritte unterteilen:

  • Vorbereitung und Durchführung der Befragung
  • Automatisierte und fortschrittliche Auswertung der Befragungsdaten
  • Integrierte Folgeprozesse mit Handlungsempfehlungen und Evaluation der Veränderungen

Das Befragung-Analytics-Veränderung-Framework (BAV) kombiniert diese drei zentralen Bestandteile für effektive Befragungen. Eine wirksame Mitarbeiterbefragung benötigt also eine vollständig integrierte Softwarelösung über den gesamten Prozess.

BAV-Framework Mitarbeiterbefragung - Infografik functionHR
Quelle: functionHR – BAV-Framework für Mitarbeiterbefragungen mit eingebautem Veränderungsprozess

Technisch betrachtet handelt es sich dabei um zwei Bestandteile: Zum einen die Befragungsplattform und zum anderen ein Analysetool mit integrierten Folgeprozessen. Durch die vollständige Integration der beiden Bestandteile können Veränderungsmaßnahmen nach der Analyse ausgewählt und mit Folgebefragungen immer wieder evaluiert werden. Dafür werden Maßnahmenkataloge direkt hinterlegt und darauf basierende Handlungsempfehlungen KI-gestützt ausgesprochen (z.B. Soft-Skills-Training für die Führungskraft oder Zielvereinbarungen mit Mitarbeiter:innen).

Die derartige Evaluation von Maßnahmen direkt im Tool ist bisher unüblich. Der große Vorteil liegt jedoch auf der Hand: Der iterative Prozess von Mitarbeiterbefragungen ist in einer einzigen Softwarelösung gebündelt.

Schauen wir uns die drei Schritte Befragen-Analysieren-Verändern etwas mehr im Detail an.

1.     Mangelhaftes Fragebogendesign löst kritische Dominoeffekte aus

Garbage in – garbage out. Dieses Statement trifft auch auf das Einholen von Feedback in Form von Befragungsdaten zu. Die Qualität der Befragungsdaten ist ausschlaggebend für alle darauffolgenden Schritte. Einen guten Fragebogen zu konzipieren ist kein Zuckerschlecken. Es geht darum, die notwendigen Informationen abzufragen und dabei historische Daten oder Fragebögen sowie verschiedene Richtlinien (z.B. zur Abfrage mentaler Gesundheit) zu beachten. Moderne Befragungstools stellen dafür eine Vielzahl von Befragungsformaten und Vorgehen zur Verfügung.

Die Befragungsplattform – Unternehmensübergreifendes oder punktuelles Feedback in jederlei Form erheben.

Je nach Befragungsziel müssen ein passendes Format sowie sinnvolle Zeitabstände für Befragungen gewählt werden.

  • Soll eine klassische unternehmensübergreifende Mitarbeiterbefragung oder ein 360-Grad Feedback für individuelle Führungskräfte durchgeführt werden?
  • Werden Pulsbefragungen als Kontrollinstrument eingesetzt?
  • Welche Kombination aus offenen und / oder geschlossenen Fragen im Fragebogen ist geeignet?
  • Welche historischen Daten sollen ergänzt werden?
  • Wie können Produktionsmitarbeitende an der Befragung teilnehmen?

Eine digitale Befragungsumgebung muss derartige Anforderungen IT-seitig abbilden und eine gewisse Flexibilität mitbringen. Best-Practice Fragebogenkataloge können abrufbar hinterlegt werden und die Umfrageteilnahme wird in Echtzeit getrackt.

2.     Schlechte Auswertungen sind leider immer noch weit verbreitet

Die Auswertung und Interpretation der Daten ist von zentraler Bedeutung für den Erfolg einer Mitarbeiterbefragung. Üblicherweise werden einfach Mittelwerte aus den erhobenen Daten gebildet. Das führt zu fatalen Interpretationsfehlern. Folglich wird Geld für nicht zielführende Maßnahmen aus dem Fenster geschmissen.

Wie werden also relevante Erkenntnisse und zutreffende Insights aus den Daten generiert?

Die Auswertung – die Analyse. Hier gilt es über den Tellerrand zu schauen und sich an komplexere Zusammenhänge zu trauen. Mittelwerte reichen nicht mehr aus.

Erkenntnisse, die wirklich etwas bringen: Es gilt Zusammenhänge zu erkennen und zu nutzen.

  • Wie hängen verschiedene Konstrukte zusammen?
  • Was sind positive oder negative Einflussfaktoren?
  • Wie wirken diese auf verschiedene Kennzahlen ein?
  • Zeigt sich zum Beispiel ein Zusammenhang zwischen Führungsqualität und Mitarbeiterzufriedenheit?
  • Wie sieht die Bleibe-Intention über die Abteilungen hinweg aus?

Wirkzusammenhänge lassen sich analytisch abbilden, die wesentlichen Stellhebel können identifiziert werden und zielgenaue Maßnahmen werden abgeleitet.

Moderne Befragungslösungen führen diese Analysen im Hintergrund automatisiert durch und spielen die Ergebnisse an die relevanten Stakeholder aus.

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Viel Potential von Befragungen wird durch unzureichenden Auswertungen vergeudet. Lesen Sie in diesem Beitrag von functionHR, was State-of-the-Art Analysen ausmacht:

>> Vermeiden Sie Interpretationsfehler mit State-of-the-Art Analysen

State of the art Analysen von functionHR

3.     Mangelhafte Folgeprozesse verhindern positive Veränderungen

Kritisch in Bezug auf die Wirksamkeit einer Mitarbeiterbefragung ist der Aspekt der Folgeprozesse, die aufgrund der Ergebnisse angestoßen werden. So bieten Befragungen für die Mitarbeitenden eine Chance, ihre ehrliche Meinung gegenüber dem Unternehmen oder der Führungskraft kundzutun. Wenn das Feedback und die Auswertung der Befragungsdaten allerdings in der Schublade verschwinden, sorgt dies für Unzufriedenheit und Frust in der Belegschaft. Positive Veränderungen finden nur dann statt, wenn die Problemstellen nicht nur erkannt, sondern im Nachgang auch aktiv adressiert werden.

Über die Ergebnisdarstellung hinaus müssen also Veränderungsprozesse transparent erklärt und langfristig begleitet werden. Das bedeutet, dass passende Handlungsmaßnahmen in die Wege geleitet und evaluiert werden müssen.

Dabei stellt sich die Frage:

Kann die Software den Zuständigen die nötige Unterstützung für die Folge- und Veränderungsprozesse liefern?

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Informieren Sie sich, warum die Hawthorne-Experimente zeigen, dass Befragungsergebnisse nicht in der Schublade verschwinden dürfen:

>> Nutzen Sie Befragungsergebnisse in einem Folgeprozess

Daten aus Mitarbeiterbefragungen weiterverwenden

Nach der Befragung ist vor der Befragung – Auswahl und Evaluation von Maßnahmen

Nicht alle Softwarelösungen bilden diese dritte Komponente des Befragungsprozesses mit ab. Im Idealfall sollten integrierte Maßnahmenkataloge in der Software zur Verfügung stehen. Basierend auf den Ergebnissen schlägt die Software passende Handlungsempfehlungen vor, welche von den Führungskräften und HR-Mitarbeitende im Tool ausgewählt und dokumentiert werden können.

In Folgebefragungen findet dann eine Evaluation dieser Maßnahmen im Hinblick auf ihre Wirksamkeit statt. Aus den Daten lernt die Software und kann durch internes Benchmarking über die Zeit die Handlungsempfehlungen noch besser auf die Bedürfnisse des Unternehmens abstimmen.

Eine Software für alles – Mitarbeiterbefragungstool mit eingebautem Veränderungsprozess

Mit Blick auf das oben dargestellte BAV-Framework wird schnell klar: Mitarbeiterbefragungssoftware ist ein Mittel zum Zweck, um von einem konkreten Befragungsziel zu einer wirksamen Veränderung zu gelangen. Eine Software ist dann besonders innovativ und einzigartig, wenn die 3 BAV-Bestandteile in einer Lösung technisch integriert sind. Die Kombination der 3 Schritte von der Befragungsdurchführung (B) über die fortschrittlichen Analysen (A) bis hin zur Begleitung von Folgeprozessen (V) macht die Mitarbeiterbefragung so zu einem wirksamen Instrument.

In diesem Sinne ist es Zeit für eine nüchterne Betrachtung eingesetzter Tools. Mit der breiten Auswahl von Befragungs- und Analysetools müssen Personalerinnen und Personaler dringend ein gutes Verständnis für die einzelnen Schritte des ganzheitlichen Befragungsprozesses und die softwaregestützte Begleitung haben. Sie müssen die Lösungen am Markt kritisch betrachten und evaluieren können, wie verschiedene Befragungstools funktionieren, welche Befragungsformate und Fragebogenelemente abgebildet werden können, wie weit die analytischen Fähigkeiten reichen und wie sehr die Folgeprozesse im Tool und durch Daten begleitet werden.

Das kann schnell komplex und langatmig werden. Wer sich auf die Suche nach einem modernen Anbieter macht, sollte sich deswegen vorab sehr gute Gedanken über das „Wie“ machen und die perfekten Funktionen für die eigene Organisation in einer Anforderungscheckliste sammeln.

Und dann heißt es „Augen auf bei der Anbieterauswahl“!

Anne Sturm

Anne Sturm von functionHR

Anne Sturm ist eine passionierte Employee Experience Expertin. Sie vertritt ihren Standpunkt, dass das gekonnte Zuhören und Einsammeln von Feedback der Mitarbeitenden, kombiniert mit datengestützter Personalarbeit, HR zum strategischen Partner am Verhandlungstisch macht. Dabei betrachtet sie People Analytics als entscheidendes Instrument für die gezielte Gestaltung von zukunftsfähigen Arbeitsplätzen und relevanten Mitarbeitererfahrungen.

Ihre Leidenschaft für das Thema lebt sie beim Softwareunternehmen functionHR aus. Mit ihren Beiträgen und Veröffentlichungen verfolgt sie das Ziel den Wissens- und Erfahrungsaustausch in der wachsenden People Analytics Community im deutschsprachigen Raum zu fördern.

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