Das Bürokratieentlastungsgesetz IV (BEG IV), seit dem 1. Januar 2025 in Kraft, verspricht dafür nun eine Entlastung. Doch wie lässt sich die neue Gesetzeslage in der Praxis umsetzen? Worauf muss HR achten und hält das BEG IV was es verspricht? Eine Einschätzung von Gastautorin Christina Mayer.
Anforderungen an HR hoch
Die Anforderungen an Personalabteilungen sind heute vielseitiger denn je. HR soll nicht nur durch Recruiting und die Weiterentwicklung der Mitarbeitenden den Unternehmenserfolg sichern, sondern auch administrative Tätigkeiten, wie Vertragsmanagement und Lohnabrechnungen ausführen und als strategischer Partner agieren. All das jedoch oftmals mit begrenzten Ressourcen. Gleichzeitig binden regulatorische Vorgaben erhebliche Kapazitäten.
Bürokratieentlastung dringend notwendig
Bürokratieentlastung ist mit Blick auf den Bürokratiekostenindex, der die bürokratische Belastung der Unternehmen darstellt, dringend geboten. Dieser Index verzeichnet seit Jahren einen kontinuierlichen Anstieg, der nicht nur Unternehmen belastet, sondern auch die gesamtwirtschaftliche Dynamik bremst.
Mit dem BEG IV soll dieser Trend gestoppt und die Bürokratiekosten reduziert werden. Ziel ist es, die Wirtschaft jährlich um rund 944 Millionen Euro zu entlasten, indem nicht notwendige Vorschriften abgebaut und insbesondere digitale Prozesse gefördert werden. Dadurch sollen Unternehmen von bürokratischem Aufwand befreit und Arbeitsabläufe effizienter gestaltet werden.
Auch für Personalabteilungen könnte dies eine erhebliche Erleichterung bedeuten: Weniger Dokumentationspflichten und vereinfachte Meldewege schaffen Raum für Aufgaben wie Recruiting und Talentmanagement. Allerdings gehen mit diesen Chancen der Arbeitserleichterung auch Herausforderungen einher. Die Implementierung digitaler Prozesse und die Anpassung interner Strukturen können HR-Abteilungen zunächst vor zusätzliche Aufgaben stellen, bevor die angestrebte Entlastung tatsächlich spürbar wird.
Status Quo: BEG IV für HR
Das BEG IV setzt einen klaren Schwerpunkt auf die Digitalisierung administrativer Vorgänge und bringt für HR einige Neuerungen mit sich. Arbeitsverträge und Änderungen von Arbeitsbedingungen können unter bestimmten Voraussetzungen nun komplett digital abgeschlossen oder übermittelt werden, was den bürokratischen Aufwand erheblich verringert.
Zusätzlich ermöglicht das Gesetz, mit Zustimmung der Arbeitnehmenden, Arbeitszeugnisse elektronisch auszustellen. Insbesondere die Möglichkeit, die qualifizierte elektronische Signatur (QES) als gleichwertige Alternative zur handschriftlichen Unterschrift zu nutzen, bietet noch mehr Potenzial für schnellere, flexiblere und rechtssichere Abläufe.
Weitere Vereinfachungen gibt es etwa bei der elektronischen Antragsstellung: Elternzeit oder Teilzeit während der Elternzeit können Beschäftigte nun bequem per E-Mail beantragen.
Hebel durch Digitalisierung von HR-Prozessen
Diese Maßnahmen versprechen nicht nur eine deutliche Zeitersparnis, sondern tragen auch zur Minimierung von Fehlerquellen und einer verbesserten Datenverfügbarkeit bei. Für HR-Abteilungen bedeutet dies schlankere Prozesse und die Chance, sich stärker auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Gesetze können die angestrebte Entlastung jedoch nicht allein vollbringen. Der Vorgang der Digitalisierung benötigt zudem die richtigen Werkzeuge, um das BEG IV smart umsetzen zu können. Anhand der qualifizierten elektronischen Unterschrift wird deutlich, wie sich dabei Potenziale und Herausforderungen gegenüberstehen.
QES im Arbeitszeugnis: Chancen und Stolpersteine
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist zentraler Bestandteil der digitalisierten HR-Prozesse und bietet eine Alternative zur handschriftlichen Unterschrift auf Arbeitszeugnissen. Bereits seit dem 1. August 2024 dürfen Ausbildungszeugnisse elektronisch mit der QES ausgestellt werden. Seit dem 1. Januar 2025 gilt dies nun auch für Arbeitszeugnisse. Hingegen ist die einfache oder fortgeschrittene elektronische Signatur dabei nicht zulässig. Es reicht nicht aus, eine eingescannte Unterschrift unter das Zeugnis zu setzen.
Diese Neuerung birgt erhebliche Potenziale: Digitale Zeugnisse mit der QES zu unterzeichnen, spart Druck- und Versandkosten, schont Ressourcen und reduziert die Arbeitszeit durch den Wegfall aufwendiger Postwege und Digitalisierungsschritte.
Einwilligung für digitale Signatur notwendig
Doch die praktische Umsetzung bleibt komplex. Unternehmen müssen zunächst die Einwilligung der Mitarbeitenden einholen, um Zeugnisse digital signieren und übermitteln zu dürfen – ein bürokratischer Mehraufwand. Beschäftigte haben zudem weiterhin das Recht, Zeugnisse mit Originalunterschrift auf Papier zu verlangen.
Die QES selbst stellt zusätzliche Hürden dar: Das Ausstellungsdatum von Arbeitszeugnissen muss immer dem letzten Arbeitstag entsprechen. Wenn ein Zeugnis nicht rechtzeitig fertiggestellt und unterschrieben werden kann, wenn etwa die Führungskraft abwesend ist oder Unklarheiten beim Zeugnisinhalt bestehen, muss das Zeugnis rückdatiert werden.
Ein späteres oder früheres Datum kann zu nicht erlaubten negativen Schlussfolgerungen führen. Die QES ist aber mit einem unveränderlichen Zeitstempel versehen, der eine Rückdatierung unmöglich macht. Eine rechtskonforme QES kann nur am letzten Arbeitstag erfolgen. In solchen Fällen bleibt eine händische Unterschrift erforderlich.
Trotz der geschilderten Herausforderungen bietet die Einführung elektronischer Zeugnisse mit QES Potenzial und Entlastung, welche auch dringend benötigt wird.
Klarer Appell aus der HR-Praxis
Die Haufe Zeugnis-Studie verdeutlicht die dringende Notwendigkeit, den Zeugniserstellungsprozess spürbar zu vereinfachen, und hebt die Bedeutung einer nahtlosen Integration der elektronischen Signatur hervor, die diesen Prozess zudem erheblich beschleunigen kann. Dies wäre ein echter Gamechanger für HR. Denn derzeit bearbeiten laut Studie HR-Verantwortliche und Führungskräfte durchschnittlich 41 Zeugnisse pro Monat – eine Aufgabe, die (noch) viel Zeit in Anspruch nimmt.
Der Studie zufolge dauert die Erstellung von drei Vierteln aller Zeugnisse bis zu zwei Wochen, während in jedem vierten Unternehmen der Prozess sogar einen Monat oder länger benötigt. Diese Verzögerungen belasten nicht nur die Personalabteilungen, sondern auch die wartenden Mitarbeitenden. Mit geeigneten digitalen Tools und einer unkomplizierten Nutzung der e-Signatur ließen sich diese Abläufe deutlich straffen.
Doch die Studie zeigt auch: Gesetze allein reichen nicht. Ohne praxistaugliche Werkzeuge bleibt die Bürokratieabbau-Agenda ein theoretisches Konzept. Die Digitalisierung muss so gestaltet sein, dass sie den Alltag tatsächlich erleichtert – mit einfachen, rechtssicheren und smarten Lösungen.
Bürokratieabbau mit smarten Tools
Moderne Softwarelösungen ermöglichen es, den gesamten Prozess von der Beantragung bis zur Unterschrift vollständig digital abzubilden. Dies beschleunigt und vereinfacht die Zeugniserstellung erheblich. Durch die qualifizierte elektronische Signatur (QES) können Zeugnisse standortübergreifend digital signiert, sicher per E-Mail versendet und elektronisch archiviert werden – schnell und mit voller Transparenz über den Bearbeitungsstatus.
So leisten smarte Tools, wie das für die Erstellung von Zeugnissen einen wichtigen Beitrag zur Entbürokratisierung. Auch wenn weiteres Optimierungspotenzial besteht, z. B. bei der Datierung der Zeugnisse.
Entlastung erfordert mehr als gute Absichten
Das BEG IV setzt die richtigen Impulse, doch seine Wirkung wird maßgeblich davon abhängen, wie gut Unternehmen die digitale Transformation umsetzen. Denn die Entbürokratisierung ist ein komplexes Vorhaben, das nicht allein durch Gesetze gelöst wird. Smarte Tools können beim Bürokratieabbau unterstützen, Personalabteilungen entlasten und die Effizienz steigern.
Wenn Gesetzgebung, Technologie und Praxis Hand in Hand gehen, kann HR die Rolle als strategischer Partner voll ausfüllen – und damit den Weg in eine zukunftsorientierte Arbeitswelt ebnen.
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