Internationale Mitarbeiter: Experte warnt vor fünf häufigen Fehlern von Unternehmen

Da die internationale Personalbeschaffung für Unternehmen immer wichtiger wird, um an die benötigten Fachkräfte zu gelangen, müssen Sicherheit und Compliance von Anfang an berücksichtigt werden. Aktuelle Daten zeigen, dass 43% der Unternehmen im letzten Jahr Opfer einer Cybersicherheitsverletzung oder eines Angriffs wurden. Daher sollten Unternehmen prüfen, wie ihre internationalen Mitarbeiter auf Systeme und Daten zugreifen. Klare Prozesse in Bezug auf Einarbeitung, Zugriff, Geräte und Austritt können Unternehmen dabei helfen, eine globale Belegschaft aufzubauen, ohne unnötige Sicherheitsrisiken zu schaffen.

1. Das internationale Onboarding wie ein normales inländisches Onboarding behandeln

Das Onboarding internationaler Mitarbeiter bedeutet Unterschiede hinsichtlich der Geräte, des Zugriffs, der Identitätsprüfung, der Sicherheitsrichtlinien und der lokalen Anforderungen. Unternehmen sollten von Anfang an Maßnahmen ergreifen, wie beispielsweise die Einrichtung einer Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA), die Sicherstellung, dass Konten über genehmigte Systeme angelegt werden, und die Einrichtung einer angemessenen Endpunktsicherheit, bevor Mitarbeiter Zugriff auf sensible Informationen erhalten.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter im Ausland erfordert aufgrund länderspezifischer Arbeitsunterlagen und lokaler Vorschriften mehr Planung als die Einarbeitung im Inland. Aus Risikosicht sollten Unternehmen von Anfang an klar festlegen, welche Informationen erfasst werden, wer Zugriff darauf benötigt und welche Teams für die einzelnen Schritte des Prozesses verantwortlich sind.

2. Missachtung der Datenschutzbestimmungen in verschiedenen Ländern

Unternehmen müssen die Datenschutzanforderungen kennen, die für ihre internationale Belegschaft gelten, und sicherstellen, dass ihre Prozesse diesen entsprechen.

Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass sich ihre inländischen Prozesse einfach auf die internationale Personalbeschaffung übertragen lassen. In Deutschland hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei jedem System, das zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet ist. Überwachungsinstrumente, Endpunktmanagement und Produktivitätssoftware sind in diesem Zusammenhang besonders sensibel.

In Frankreich muss die Überwachung gerechtfertigt, verhältnismäßig und transparent sein und darf niemals kontinuierlich oder systematisch erfolgen. In Italien kann für Fernüberwachungstools eine vorherige Zustimmung der Gewerkschaft oder eine Genehmigung der Arbeitsaufsichtsbehörde erforderlich sein, selbst wenn der Grund in der Sicherheit oder der Organisation liegt. Damit sind der invasiven Endgeräteüberwachung und dem Gerätemanagement Grenzen gesetzt.

3. Mangelhafte Offboarding-Prozesse für internationale Mitarbeiter

Die Sicherheit sollte nicht enden, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Konten und Berechtigungen umgehend gesperrt, Unternehmensgeräte und -daten zurückgewonnen und der Zugriff auf Unternehmenssysteme entzogen werden. Dazu kann die Deaktivierung von Benutzerkonten sowie die Sperrung des Zugriffs auf Cloud-Anwendungen und andere Unternehmensressourcen gehören.

Lokale Beschäftigungsprozesse können Einfluss darauf haben, wann das Arbeitsverhältnis eines Mitarbeiters formell endet. Genau hier unterlaufen internationalen Arbeitgebern am häufigsten Fehler.

In weiten Teilen Europas wird eine Kündigung erst wirksam, wenn festgelegte Schritte abgeschlossen sind und eine formelle Kündigung zugestellt wurde. Werden alle Zugriffsrechte zu früh entzogen, kann dies diesen Prozess beeinträchtigen. In der Untersuchungsphase sollten Arbeitgeber nur diejenigen Zugriffsrechte einschränken, die ein echtes Sicherheits- oder Beweisrisiko darstellen.

Während der Kündigungsfrist oder der Freistellung sollten Sie die Zugriffsrechte gemäß dem Arbeitsvertrag und den lokalen Gesetzen einschränken, dabei jedoch alles offenhalten, was der Mitarbeiter zur Ausübung seiner Rechte benötigt. Zum offiziellen Kündigungstermin können Arbeitgeber den Zugriff auf alle Systeme sperren und lediglich den kontrollierten Zugriff beibehalten, der für die Gehaltsabrechnung, Steuerangelegenheiten, Beteiligungen oder die Zusammenarbeit nach dem Verlassen der Firma erforderlich ist.

4. Mitarbeitern die Nutzung ungesicherter, privater Geräte gestatten

Private Laptops, Smartphones und andere Geräte verfügen selten über dieselben Sicherheitsmaßnahmen wie von Unternehmen verwaltete Geräte. Unternehmen sollten grundlegende Endpunkt-Sicherheitsmaßnahmen in Betracht ziehen, wie beispielsweise Geräteverschlüsselung, Sicherheitsupdates, Schutz vor Schadsoftware sowie die Möglichkeit, Unternehmensdaten bei Bedarf aus der Ferne zu sperren oder zu löschen.

Ein privates Gerät kombiniert Arbeitsdaten mit privaten Informationen. Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen dürfen, sollte dies auf freiwilliger Basis geschehen, wobei ein Unternehmensgerät als echte Alternative zur Verfügung stehen sollte.

Unternehmen sollten einen getrennten Arbeitsbereich oder verwaltete Apps nutzen, Maßnahmen wie Multi-Faktor-Authentifizierung und Verschlüsselung anwenden und transparent darlegen, auf welche Daten der Arbeitgeber Zugriff hat. Soweit möglich, sollten sie zudem lokale Downloads von risikoreichen Personal-, Kunden-, Finanz- oder Daten besonderer Kategorien einschränken.

5. Die Risiken öffentlicher WLAN-Netze nicht zu erkennen

Wenn ein internationaler Mitarbeiter im Homeoffice arbeitet, sollten Arbeitgeber berücksichtigen, wo genau der Mitarbeiter arbeitet. Befindet er sich an einem öffentlichen Ort wie einem Café oder einem Coworking Space, entsteht ein zusätzliches Risiko beim Zugriff auf Unternehmenssysteme über ungesicherte öffentliche Netzwerke.

Unternehmen sollten den Standort, die Sensibilität der abgerufenen Informationen sowie die Risiken einer Beschlagnahmung des Geräts, lokaler Zugriffsanforderungen oder unsicherer Netzwerke berücksichtigen. Mitarbeiter, die von Cafés, Coworking-Spaces oder anderen öffentlichen Orten aus arbeiten, sollten nach Möglichkeit vom Unternehmen genehmigte Sicherheitsmaßnahmen wie die Multi-Faktor-Authentifizierung und verschlüsselte Verbindungen nutzen.

Quelle: Pressemitteilung von teamed

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