Gehaltserhöhungen in der Personalkostenplanung – worauf CHROs und CFOs achten müssen

Wenn es um die Personalkostenplanung geht, erhält die Planung von Gehaltserhöhungen oft nicht die Aufmerksamkeit und Bedeutung, die sie tatsächlich verdient. Dieser Artikel von Gastautor Jakob Schubert, Co-Founder Cartha, konzentriert sich darauf, den richtigen Ansatz und die richtigen Annahmen für Ihre Budgetplanung festzulegen, um sicherzustellen, dass Sie die finanziellen Auswirkungen weder unterschätzen noch überschätzen. Es geht weniger um die Mechanik der Gehaltsüberprüfungen, sondern vielmehr darum, diese Steigerungen in die umfassendere Personalkostenplanung zu integrieren.

Warum ein genauer Plan für Gehaltserhöhungen für das Endergebnis entscheidend ist

Gehaltssteigerungen gehören zu den bedeutendsten – und oft unterschätzten – Faktoren in der Budgetplanung. Zum Beispiel, in einem Unternehmen mit 200 Mitarbeitenden, die durchschnittlich 70.000 € jährlich verdienen, würde selbst eine moderate Gehaltserhöhung von 4 % die jährlichen Kosten des Unternehmens um 560.000 € erhöhen.

Darüber hinaus muss das Budget bereits realisierte Gehaltserhöhungen und deren Zeitpunkt berücksichtigen, was die Prognose weiter verkompliziert. Es gibt drei bekannte Ansätze, um Gehaltserhöhungen durchzuführen.

Jede der vorgestellten Methoden hat ihre Daseinsberechtigung. Allerdings ist es entscheidend, den jeweiligen Unternehmenstyp sowie die konkrete Situation sorgfältig zu analysieren, um die passende Methode auszuwählen. Im Folgenden werde ich die verschiedenen Ansätze im Detail vorstellen und eine grobe Heuristik anbieten, die als Orientierungshilfe für den Entscheidungsprozess dienen kann.

Ansätze zur Budgetierung von Gehaltssteigerungen

Top-Down-Ansatz

Viele Unternehmen wenden einen festen Erhöhungssatz (z.B. 4 %) einheitlich auf die gesamte Organisation an. Da nicht individuell auf die Mitarbeitenden geschaut wird, und sozusagen von oben herab grob eine Prozentzahl festgelegt wird, nennt sich diese Methode “Top-Down”.

Alternativ segmentieren einige ihre Belegschaft (z. B. nach Abteilungen, Job-Ebenen oder indem sie die am niedrigsten bezahlten Mitarbeitenden identifizieren) und wenden feste Sätze auf diese Gruppen an. So kann zum Beispiel entschieden werden, dass die Erhöhung für Geringverdienende pauschal höher sein soll als in einer bestimmten Abteilung, die bereits ein hohes Lohnniveau hat.

Vorteile:

• Einfache Budgetierung: Dieser Ansatz ist leicht zu berechnen und umzusetzen, was die Integration in das Gesamtbudget unkompliziert macht. Er reduziert den Verwaltungsaufwand für die Finanzplanungsteams.
• Kostenvorhersehbarkeit: Bietet eine vorhersehbare Auswirkung auf das gesamte Lohnbudget, was die Finanzprognose und -kontrolle erleichtert und Überraschungen im Geschäftsjahr minimiert.

Nachteile:

• Fehlende Flexibilität: Es fehlt die Anpassungsfähigkeit, um auf spezifische finanzielle Ziele oder Marktbedingungen zu reagieren, was es schwieriger macht, die Kosten in verschiedenen Bereichen des Unternehmens zu optimieren.
• Potenzielle Budgetineffizienz: Einheitliche Erhöhungen spiegeln möglicherweise nicht die tatsächlichen Geschäftsanforderungen oder die Leistung der Mitarbeitenden wider, was zu einer suboptimalen Zuteilung des Kapitals führen könnte.

Bottom-Up (Leistungsbasierter) Ansatz

Dieser Ansatz umfasst die Überprüfung der Leistung jedes Mitarbeitenden und die Planung von Gehaltserhöhungen auf Leistungsbasis, wodurch gezieltere Anpassungen möglich sind, und keine pauschalen Steigerungen entstehen. Es bedeutet jedoch auch, dass zuerst die einzelnen Mitarbeitenden betrachtet werden, bevor die Gesamtauswirkungen auf das Unternehmen berechnet wird.

Vorteile:

• Gezielte Budgetzuteilung: Ermöglicht eine präzise Zuweisung von Gehaltserhöhungen, basierend auf der erbrachten Leistung und dem Beitrag zum Firmenerfolg.
• Ausrichtung an finanziellen Zielen: Erhöhungen können eng mit individuellen oder abteilungsbezogenen Leistungskennzahlen verknüpft werden, sodass die Gehaltsausgaben direkt zur Erreichung der Unternehmensziele beitragen. Es lässt sich somit auch einfacher ein Return on Investment berechnen.

Nachteile:

• Administrative Komplexität: Erfordert erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand, um die individuelle Leistung genau zu bewerten, was die Budgetplanung erschwert und das Risiko von Fehlern in der Finanzplanung erhöht. Bei Firmen mit 200 Mitarbeitenden ist es je nach “Span of Control” üblich, dass an die 30 Manager:innen in die Planung involviert sind
• Budgetvariabilität: Schafft Unvorhersehbarkeit im gesamten Gehaltsbudget, was die finanzielle Kontrolle erschwert. Um diesen Aspekt etwas einzugrenzen, geben CFOs häufig eine grobe Erhöhungsspanne vor.

Marktbasierter Ansatz

Dieser Ansatz beinhaltet die Anpassung der Gehälter basierend auf externen Marktdaten und umfassenden Benchmarking-Prozessen, um sicherzustellen, dass die Vergütung wettbewerbsfähig bleibt. Tools wie Figures LINK oder Ravio LINK können hilfreich sein, um diese Echtzeit-Marktbenchmarks bereitzustellen.

Vorteile:

• Informierte Finanzplanung: Stützt sich auf aktuelle Marktdaten, die genauere und gerechtfertigte Budgetentscheidungen ermöglichen, die im Einklang mit den Branchenstandards und dem Firmenstandort stehen.
• Wettbewerbspositionierung: Sichert, dass die Vergütungsstrategie des Unternehmens an die Marktbedingungen angepasst ist.

Nachteile:

• Volatilität in der Budgetplanung: Marktraten können erheblich schwanken, was zu potenziellen Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung der Budgetstabilität führen kann.
• Ressourcenintensiv: Erfordert kontinuierliche Investitionen in Marktdaten-Tools und Analysen (bei vielen Firmen es ist üblich, dass diese Analyse nur einmal im Jahr erstellt wird)

Häufige Fehler bei der Planung von Gehaltserhöhungen

Bei der Planung von Gehaltserhöhungen sollten Sie die folgenden Faktoren berücksichtigen:

• Historische Erhöhungen: Analysieren Sie frühere Gehaltstrends in Ihrem Unternehmen, um Muster zu erkennen und realistische Erwartungen für zukünftige Erhöhungen festzulegen.
• Inflationsanpassungen: Berücksichtigen Sie angesichts steigender Lebenshaltungskosten, ob inflationsbasierte Erhöhungen in Ihr Budget aufgenommen werden sollen, um die Kaufkraft der Mitarbeitenden zu erhalten.
• Neue Mitarbeitende: Berücksichtigen Sie die potenziellen Gehaltsanpassungen für neue Mitarbeitende, um sicherzustellen, dass es keine Nachteile im Wettbewerb um die besten Talente gibt.

Was jetzt?

Häufig sind die drei Methoden nicht vollkommen trennscharf und manchmal macht es Sinn, Komponenten zu kombinieren. Es gibt drei Fragen, die Sie sich stellen sollten, um Ihre Gehaltsplanung vorzubereiten:

1. Wie dynamisch wird Ihr nächstes Jahr sein? Erwarten Sie ein starkes Wachstum, bei dem es schwierig ist, die Anzahl der Mitarbeitenden genau zu bestimmen? Ein Top-Down-Ansatz kann Ihnen Spielraum verschaffen und Zeit sparen.
2. Wie genau müssen Sie Ihre Kosten im Auge behalten? Versuchen Sie, das Unternehmen profitabel werden zu lassen oder sogar die Kosten zu senken? Der Bottom-Up-Ansatz ermöglicht es, leistungsbasiert zu planen.
3. Gab es Beschwerden über faire Vergütung? Wurde Intransparenz angesprochen? Dann könnte es an der Zeit sein, einen marktbasierten Benchmark durchzuführen.

Grundsätzlich ist der Bottom-Up-Ansatz mittlerweile der üblichste Weg Gehaltserhöhungen durchzuführen. Komplexität und Aufwand sind für die meisten Firmen hinnehmbar, wenn es bedeutet, dass alle Mitarbeitenden genau evaluiert werden. Darüber hinaus sollte in regelmäßigen Abstand, mindestens alle 1,5 Jahre ein Gehaltsbenchmarking durchgeführt werden, welches dann in den Bottom-Up Ansatz mit einfließt

Umsetzung in der Praxis

Die meisten Firmen nutzen für diesen Prozess Excel-Kopien, die jede Abteilungsleitung ausfüllen und an die Planungsinstanz zurückschicken soll. Dieser Prozess kann funktionieren ist jedoch durch die Limitierung in der Kollaboration fehleranfällig und enorm aufwendig in der Ausführung.

Es gibt mittlerweile auch Software, die sich direkt mit den bestehenden Systemen (z.B. Stammdatenverwaltung) integrieren und somit die Arbeit der Verantwortlichen stark vereinfachen. Systeme, wie zum Beispiel Cartha bieten Flexibilität in der Planung und unterstützen sowohl Top-Down- als auch Bottom-Up-Ansätze.

Unabhängig davon, ob Sie eine einheitliche Erhöhung oder eine differenzierte, leistungsbasierte Anpassung bevorzugen, bietet Software Funktionen, um die gewählte Strategie effektiv umzusetzen. Dazu gehört zum Beispiel, dass historische Erhöhungen transparent sind und das verantwortliche Team nicht mühsam Daten sammeln und konsolidieren muss.

Unabhängig vom Ansatz und Software sollte das Ziel sein, dass die Personalkostenplanung durch alle Beteiligten fehlerlos und zügig abgeschlossen werden kann.