HR-Software – wie viele unterschiedliche Tools sind notwendig?

Die passenden Talente für das Unternehmen finden und binden, den Unternehmenserfolg ankurbeln und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern – die Aufgaben für HR- und Talent Acquisition-Verantwortliche sind vielfältig. In der modernen Geschäftswelt kommt zu der breiten Palette noch ein weiterer Aspekt hinzu: die Wahl der richtigen HR-Software zur erfolgreichen Durchführung der ambitionierten Recruiting-Strategien.

Wie Unternehmen ihre Recruiting-Prozesse mit der richtigen Talent Acquisition Software (TAS) optimieren und effizienter gestalten können, erklärt CRO Matthias Wolf, Radancy, in diesem Advertorial.

Die passende Talent Acquisition Software als Game Changer auf dem hart umkämpften Arbeitsmarkt

Der technologische Fortschritt ist im Recruiting-Alltag angekommen. Heute stehen HR- und Talent Acquisition-Verantwortliche vor der Aufgabe, aus einer Vielzahl von Anbietern und Lösungen die passendste HR-Software für ihre Aufgaben und Ziele auszuwählen. Tatsächlich umfasst die Auswahl von Talent Acquisition Software eine ganze Reihe digitaler Tools und Plattformen, um den Recruiting-Prozess zu unterstützen und zu automatisieren.

Das Angebot auf dem Markt deckt die gesamte Candidate Journey ab. Dabei sind die Möglichkeiten vielfältig, um etwa potenzielle Kandidatinnen und Kandidaten zu identifizieren, zu bewerten und zu verwalten. Es reicht von der Stellenausschreibung bis zur Einstellung und deckt Funktionen vom Bewerbermanagement, Onboarding über Analysen und das Berichtswesen ab.

Die Qual der Wahl – Best of Suite vs. Best of Breed

Sobald Unternehmen sich mit dem Thema Talent Acquisition Software befassen, stoßen sie auf die grundlegende Entscheidung – soll es eine Best of Suite oder Best of Breed Lösung sein?

Dazu sei kurz erklärt, dass es sich bei den sogenannten Best of Suite Lösungen um umfassende Softwarepakete mit einem breiten Spektrum an HR-Funktionen handelt. Es wird eine komplette Suite – eine All-in-One-Komplettlösung – von einem Hersteller mit den bereitgestellten Funktionen verwendet.

Das bedeutet, dass Unternehmen möglicherweise die angebotenen Funktionen in Kauf nehmen, die diese Suite-Lösung bietet, auch wenn sie nicht in allen Punkten den spezifischen Anforderungen entsprechen. Die wohl bekanntesten Anbieter abseits der Recruiting-Welt sind etwa Adobe Creative Cloud oder Salesforce Cloud.

Im Unterschied dazu sind Best of Breed Lösungen auf bestimmte Kriterien des Recruiting-Prozesses spezialisiert. Unternehmen wählen in diesem Fall für jede benötigte Anwendung die bestmögliche, hochspezialisierte Software-Lösung aus.

Das bedeutet, sie haben es mit einer Vielzahl von Einzel-Tools und unterschiedlichen Anbietern zu tun.

Kosten und Return of Investment (ROI) einer Talent Acquisition Software als Zünglein an der Waage

Vor der Anschaffung einer Talent Acquisition Software ist eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse erforderlich. Dazu zählt auch eine Kosten-Wirksamkeits-Analyse, etwa bei einem Vergleich der Alternativen – soll es eine Best of Breed oder Best of Suite Lösung sein? Es lohnt sich, einen Blick darauf zu werfen, wie die beiden Lösungen in der Analyse hinsichtlich Effektivität und Effizienz abschneiden.

In einem ersten Schritt sollten alle Kosten erfasst werden. Dabei handelt es sich etwa um die Anschaffungskosten (Lizenzgebühren, Kaufpreis, …), Implementierungskosten, laufende Kosten sowie eventuelle versteckte Kosten oder Schulungskosten.

Liste mit Vorteilen anlegen

Im Anschluss hilft es, eine Liste zu den Vorteilen  anzulegen. Bei einer Best of Suite Software etwa führen die automatisierten Prozesse zu einer Effizienzsteigerung, zum Beispiel durch die Reduktion manueller Aufgaben und einer Zeitersparnis für die TA-Teams. Daneben bedeutet es auch eine Kostenersparnis dank reduzierter administrativer Aufwände und einer geringeren Fehlerquote. Entscheidungen für HR-Maßnahmen können mit Hilfe von umfassenden datengestützten Analysen basierend auf fundierten Erkenntnissen erfolgen.

Zahlen zum Investment spielen auch bei einem Blick auf den langfristigen Nutzen und die Perspektiven mit der ausgewählten Software eine entscheidende Rolle. Dabei stehen Themen wie merkliche Einsparungen, dauerhafte Effizienzvorteile, Flexibilität oder die technologische Weiterentwicklung der Software im Fokus.

Nicht zuletzt zahlt der Einsatz der passenden Talent Acquisition Software in eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit ein. Schnellere Prozesse und eine verbesserte Benutzerfreundlichkeit können sowohl die Produktivität als auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Unternehmen steigern.

HR Software – Was User wirklich wollen

Neben dem Blick auf das Angebot von erhältlichen Talent Acquisition Plattformen mit all ihren Vor- und Nachteilen, ist es für Unternehmen wichtig sich auch die Frage zu stellen, was wollen wir? Wie soll diese HR-Softwarelösung für uns sein?

Die wohl wichtigste Eigenschaft ist eine einfache Bedienbarkeit mit benutzerfreundlichen und intuitiven Oberflächen. Gleich danach folgt der Wunsch nach der Anpassung an spezifische Bedürfnisse und Arbeitsabläufe. Die gewählte Software soll die HR-Prozesse vereinfachen, automatisieren und die Effizienz steigern. Sowie zuverlässige Daten und aussagekräftige Berichte erstellen.

Unternehmensprozesse auf dem Prüfstand – Was wollen wir erreichen?

So weit so gut, nun stehen Talent Acquisition-Verantwortliche vor Fragen wie:

• Welche Anwendungen benötigen wir?
• Wie viele unterschiedliche Tools wollen wir einsetzen?
• Welche Unternehmensziele wollen wir erreichen und
• Mit welcher HR-Software kommen wir erfolgreich an unsere Ziele?

Während Best of Breed Lösungen spezialisierte Funktionen für einen bestimmten Bereich im Recruiting-Prozess anbieten, besteht aufgrund der Nutzung von einzelnen Tools die Gefahr der Schaffung von Datensilos. Das bedeutet, die Daten sind in den verschiedenen Einzelsystemen gespeichert. Das erschwert die für eine erfolgreiche Talent Acquisition nötige Datenanalyse.

Das Ergebnis sind inkonsistente Daten und Ergebnisse, auf die sich keine Strategien zur Verbesserung oder gar Optimierung stützen können. Darüber hinaus erweist sich die Integration von Best of Breed Lösungen in bestehende HR-Systeme oft als komplex, zeitaufwendig und problematisch in der Kompatibilität.

Login-Namen und Passwörter

Auch aus Sicht der Enduser:innen stellt sich die Frage: Wie viele unterschiedliche Login-Namen und Passwörter sind zumutbar, um effizient arbeiten zu können? Wer kennt das nicht: Die Liste der einzelnen Login-Daten zu einer Vielzahl an Anwendungen wird immer länger und die Zeit, sich an das richtige Passwort zu erinnern, bedeutet verschwendete Zeit, einige Fehlversuche und schlechte Laune.

Dieser Aufwand entfällt bei der Nutzung einer Best of Suite Lösung. Die integrierte Plattform ermöglicht eine nahtlose Integration mit anderen HR-Funktionen, wie Bewerbermanagement- und Supportsystemen und bietet eine konsistente sowie einheitliche Erfahrung für die Benutzer:innen.

Wie integrativ ist eine Lösung?

Daher ein Tipp für die Suche nach der passenden Talent Acquisition Software: Prüfen Sie vor der Entscheidung, ob die von Ihnen gewählte HR-Plattform mit Ihren Systemen – etwa dem Applicant Tracking System (ATS) – kommunizieren kann. Achten Sie darauf, ob und mit welchen Plattformen und Anwendungen sich die Talent Acquisition Software Ihrer Wahl integrieren lässt, um für Ihre Talent Acquisition Strategie die besten Ergebnisse zu erzielen.

In diesem Hinblick gestaltet eine One Suite Anwendung den Arbeitsalltag von Talent Acquisition Teams effizienter, denn hier greifen die einzelnen Funktionen nahtlos ineinander. Nicht ganz unwesentlich ist der geringere Schulungsaufwand für alle Benutzer:innen im Unternehmen, denn der reduziert sich auf eine Software.

Das bestätigte eine von Radancy in Auftrag gegebene Forrester Total Economic Impact Study, die ergab, dass Unternehmen mit der Wahl einer One Suite Lösung ihre Ausgaben an Drittanbieter um bis zu 75% reduzieren können.

Schlüsselfaktor einheitliche Datenbasis für eine erfolgreiche Talent Acquisition

Neben den Optionen ganzheitliche Plattform oder Einzellösungen ist ein Aspekt für eine erfolgreiche Talent Acquisition Strategie besonders wichtig: eine korrekte, umfassende, einheitliche Datenbasis.

Das ist der Ausgangspunkt, um auf dem viel umkämpften Arbeitsmarkt die Nase vorne zu haben. Der große Vorteil einer All-in-One-Komplettlösung sind die Möglichkeiten zu detailreichen und ausführlichen Daten und Metriken zu kommen, die für Unternehmen wesentlich sind. Das ist mit Einzellösungen unmöglich zu schaffen. Gemeint sind hier etwa wichtige Insights in Branchen-Benchmarks, ein holistischer Blick auf die Daten, um bessere Entscheidungen treffen zu können.

Ein Tipp ist, eine Talent Acquisition Software zu wählen, die ein umfassendes Reporting ermöglicht. So können HR- und Talent Acquisition-Verantwortliche direkten Einblick in relevante Daten rund um gesetzte Talent Acquisition-Maßnahmen erhalten. Dazu zählen Berichte zu Kennzahlen wie die Aktivität der Bewerber:innen, Job-Performance oder Nutzungsdaten.

Darüber hinaus unterstützen Reports die Candidate Journey zu optimieren. Dabei kann es sich um Berichte zur Performance von E-Mail-Kampagnen oder Ergebnisse zu Umfragethemen wie Employer Branding, Diversity, Equity & Inclusion (DE&I) oder der Candidate Experience auf der Karriereseite und vieles mehr handeln. Eine einheitliche oder besser noch gesamtheitliche Datenbasis ermöglicht es HR- und Talent Acquisition-Verantwortlichen zu analysieren, welche Talent Acquisition-Kanäle und -Maßnahmen die besten Ergebnisse bringen.

Herausforderungen für mittel- bis langfristige Planungsziele für die Talent Acquisition

Die sich schnell verändernden Bedürfnisse auf dem Arbeitsmarkt, der Druck, offene Stellen so schnell wie möglich zu besetzen und der Einsatz isolierter Systeme erschwert oft den Blick in die Zukunft und die strategische Langzeitplanung. Dazu kommt die Notwendigkeit, sich in der digitalen Welt von der Masse abzuheben.

Der Einsatz einer  ganzheitlichen Talent Acquisition Plattform, die eine umfassende Strategie zur Gewinnung von passenden Fachkräften umfasst, bringt hier die nötige Durchschlagskraft. Denn im “War for Talents” bedarf es einer authentischen Präsentation des Unternehmens im Internet, inklusive klarer Employer Branding Strategie und der glaubhaften sowie nachvollziehbaren Vorstellung von Unternehmensvision und -mission.

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Fachkräfte finden und binden – Mit einer optimierten Candidate Journey

Eine Single Suite Talent Acquisition Software kann HR- und Talent Acquisition-Verantwortliche dabei unterstützen, Kandidatinnen und Kandidaten entlang der Candidate Journey eine einheitliche, personalisierte Candidate Experience zu bieten.

Zu Beginn geht es darum, potenzielle Bewerber:innen dort anzuziehen und für das Unternehmen zu gewinnen, wo sie sich aufhalten. Dabei unterstützt ein vielschichtiger, automatisierter Ansatz und verhilft so zu einer größeren Reichweite der  Stellenanzeigen. Es lohnt sich für Unternehmen, dabei auf eine Anzahl unterschiedlicher Maßnahmen zu setzen, etwa eine optimierte Karriereseite, Job Ads, ein Candidate Relationship Management (CRM), ein internes Mobilitätsprogramm, Mitarbeiterempfehlungen und vieles mehr.

Im zweiten Schritt geht es darum, die Kandidatinnen und Kandidaten über offene und auf ihr Profil passende Stellen zu informieren und im Idealfall zu begeistern. Dabei unterstützt die passende HR-Software mit einer datengesteuerten, personalisierten Erfahrung für die potenziellen Bewerbenden. Ausgangspunkt dafür ist eine gut geplante auf die Bedürfnisse der Besucher:innen abgestimmte Karriereseite.

Sogenannte Advanced Job Descriptions bieten den potenziellen Bewerbenden neben den Standardinformationen zur ausgeschriebenen Stelle weitere wertvolle Informationen, um sich ein Bild von  Unternehmenskultur, – vision und -werten zu machen.

Darüber hinaus erfahren die Kandidatinnen und Kandidaten, welche Fähig- und Fertigkeiten für die ausgeschriebene Stelle gesucht werden. Sie erhalten von Mitarbeitenden des Unternehmens authentische Einblicke in einzelne Jobs und das Unternehmen.

Pipeline für qualifizierte Fachkräfte aufbauen

Ist die zweite Phase gelungen, ist es im nächsten Schritt wichtig für Unternehmen, eine Pipeline mit qualifizierten Fachkräften zu bilden. Dafür sammeln sie mit einer ganzheitlichen Talent Acquisition Plattform Daten über die gesamte Candidate Journey hinweg.

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Talent Acquisition Software dafür Funktionen wie Job-Benachrichtigungen oder die Möglichkeit, sich für spezielle Events zu registrieren, bereit hält. Das hilft Unternehmen, ihre Pipeline aufzubauen und mit qualifizierten Fachkräften in Beziehung zu treten.

Im vierten und letzten Schritt erheben und bewerten die HR- und Talent Acquisition-Verantwortlichen dank optimierter und automatisierter Prozesse ihrer One Suite HR-Software die passendsten Kandidatinnen und Kandidaten. Ein leistungsstarkes CRM unterstützt durch KI-getriebenen Bewerber:innenabgleich ein Ranking zu erstellen, das HR- und Talent Acquisition-Verantwortliche bei der Suche nach den passenden Talenten unterstützt.

Fazit

Talent Acquisition spielt in der modernen Geschäftswelt eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Denn, seien wir ehrlich, ob die passenden Talente gefunden und gebunden werden, kann den Unterschied ausmachen, ob sich ein Unternehmen großartig weiterentwickelt oder auf der Stelle tritt.

Unsere Erfahrung aus den Gesprächen mit unseren Kundinnen und Kunden, globalen Enterprise Unternehmen, zeigt, dass isolierte Talent Acquisition Funktionen mit uneinheitlichen Systemen oder Einzellösungen zu einem direkten Anstieg der Gesamtkosten für die Talent Acquisition führen. Dazu kommen höhere IT Kosten und eine geringere Qualität der Bewerbungen.

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