Partizipative Dienstplanung hilft nicht nur zu mehr Flexibilität und damit höherer Work-Life-Balance, sondern steigert auch die Mitarbeiterzufriedenheit. Wie das Konzept konkret aussieht und warum immer mehr Unternehmen darauf setzen, verrät Jakob Toftgaard, CEO und Gründer von tamigo.
Mehr Flexibilität und Work-Life-Balance gefordert
Zahlreiche Arbeitnehmende fordern derzeit eine bessere Work-Life-Balance und mehr Flexibilität sowie Mitspracherecht bei der Gestaltung ihrer Arbeitszeiten. Gleichzeitig halten viele Unternehmen noch immer an Top-Down-Strukturen fest. Die Konsequenz des Ungleichgewichts ist in vielen Branchen ein massiver Personalmangel.
Um diesem Problem in den kommenden Jahren entgegenzuwirken, ist es entscheidend, die Forderungen der Angestellten ernst zu nehmen und mitarbeiterfreundliche Strukturen zu implementieren. Die sogenannte „partizipative Dienstplanung“ könnte hierbei zu einem vielversprechenden Hilfsmittel werden.
Doch was genau verbirgt sich hinter dem skandinavischen HR-Konzept, und wie können Unternehmen dieses erfolgreich umsetzen?
Die Herausforderung des modernen Arbeitslebens
Die angespannte Personalsituation ist für viele Personalabteilungen in Deutschland nach wie vor ein drängendes Problem. Kein Wunder: Der Fachkräftemangel liegt weiterhin auf einem hohen Niveau. Im Mai 2023 waren laut Bundesagentur für Arbeit noch immer rund 767.000 offene Stellen gemeldet. Gleichzeitig überlegt laut Forsa-Umfrage aktuell knapp jeder Fünfte Beschäftigte in Deutschland den Job zu wechseln.
Neben dem fortschreitenden demografischen Wandel sind vor allem die veränderten Anforderungen an den Beruf dafür verantwortlich. Denn Remote Work, Flexibilität und Teilhabe bei der Arbeitszeitgestaltung sind für viele Beschäftigte heute nicht mehr nur Benefits, sondern wichtige Kriterien bei der Berufswahl.
Das Schlüsselwort: Work-Life-Balance. Allerdings ist dies für sogenannte Deskless Workers, wie beispielsweise Angestellte im Gastgewerbe oder Einzelhandel kaum möglich. Demzufolge ist der Arbeits- und Fachkräftemangel insbesondere in diesen Bereichen zu einem der größten Bremsklötze geworden.
Der Weg zu mehr Flexibilität: Partizipative Dienstplanung
Wie können Unternehmen in Branchen, in denen Homeoffice und Flexarbeit nur bedingt möglich sind, mit diesem Problem langfristig umgehen? Eine Möglichkeit ist die partizipative Dienstplanung. Immerhin können, neben ausreichend Weiterbildungs- und Aufstiegsmöglichkeiten, insbesondere flexible Arbeitszeitmodelle und partizipative Personalansätze die Attraktivität von Arbeitgebern in den kommenden Jahren effektiv steigern. Denn die Investition in mehr Vertrauen und Einbindung zeigt nicht nur Wertschätzung, sondern stärkt auch die Bindung an das Unternehmen.
Dabei ist die partizipative Dienstplanung ein modernes Personalkonzept, das seinen Ursprung in den skandinavischen Ländern hat. Dort konnte es bereits große Erfolge verzeichnen und ist seit vielen Jahren fest in den HR-Strukturen vieler Unternehmen verankert. Im Gegensatz zur traditionellen „Top-Down-Planung“ ermöglicht das Modell den Mitarbeitenden eine aktive Rolle bei der Gestaltung ihrer Dienstpläne. So haben sie die Möglichkeit, ihre Dienstpläne und Arbeitszeiten aktiv mitzugestalten, indem sie beispielsweise ihre individuellen Bedürfnisse sowie Präferenzen einbringen, auf Schichten bieten oder diese selbstständig untereinander tauschen können.
Der Clou: Die Personalverantwortlichen behalten stets die Kontrolle, sodass zu jeder Zeit eine reibungslose und effiziente Planung gewährleistet werden kann. Somit kann die partizipative Dienstplanung als Zwischenstufe zwischen Top-Down-Dienstplanung und der vollkommenen Selbstplanung angesehen werden.
Die vier Formen der partizipativen Dienstplanung
Rotationssysteme
Bei sogenannten Rotationssystemen wechseln die Mitarbeitenden regelmäßig ihre Arbeitszeiten. Es können beispielsweise Wochenpläne oder Dienstpläne erstellt werden, die einen gerechten und gleichmäßigen Wechsel der Arbeitszeiten ermöglichen. Durch diese Form der partizipativen Dienstplanung wird eine faire Verteilung der Arbeitsbelastung und eine bessere Work-Life-Balance angestrebt.
Mitarbeiterbeteiligung
Bei dieser Form werden die Mitarbeitenden aktiv in die Dienstplanerstellung einbezogen. Sie haben die Möglichkeit, ihre bevorzugten Arbeitszeiten anzugeben, und der Dienstplan wird, soweit es möglich ist, unter Berücksichtigung dieser Präferenzen erstellt. Dadurch haben die Angestellten eine gewisse Flexibilität und Einflussnahme auf ihre Arbeitszeiten, was zu einer höheren Zufriedenheit und Motivation führen kann.
Schichttausch und Bewerbung
In dieser Form der partizipativen Dienstplanung können die Mitarbeitenden Schichten selbstständig untereinander tauschen. Dies ist insbesondere hilfreich, wenn eine Person ihre Schicht nicht wahrnehmen kann. In diesem Fall können Tauschpartner gewunden werden, die bereit sind, die Schicht zu übernehmen. Dabei muss der Tausch stets mit den Vorgesetzten abgestimmt werden, um sicherzustellen, dass die Schichtabdeckung gewährleistet ist. Zusätzlich haben Mitarbeitende die Möglichkeit, sich auf offene Schichten zu bewerben.
Selbstorganisierte Dienstplanung
Die letzte Form der partizipativen Dienstplanung ist die vollkommene Selbstorganisation. Hier überlassen Unternehmen die Dienstplanung weitgehend der Belegschaft selbst. Die Mitarbeitenden legen eigenständig ihre Arbeitszeiten fest und sprechen sich bei der Dienstplangestaltung untereinander ab. Dies erfordert eine hohe Verantwortung und Teamarbeit, ermöglicht aber das größte Maß an Autonomie.
Die Vorteile der partizipativen Dienstplanung
Die partizipative Dienstplanung hat sich in skandinavischen Unternehmen bereits seit geraumer Zeit als wirkungsvolles Konzept bewährt. Und auch deutsche Unternehmen können von dem neuartigen Personalansatz profitieren. Schließlich bietet es Unternehmen zahlreiche Vorteile, die nicht nur dem Personalwesen, sondern dem gesamten Unternehmen zugutekommen.
- Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit: Durch die Einbindung der Angestellten in die Planungsprozesse fühlen sie sich wertgeschätzt und ernst genommen. Dies stärkt das Vertrauen und trägt maßgeblich zur gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit bei.
- Höheres Mitarbeiter-Engagement: Die Möglichkeit, sich aktiv auf bevorzugte Dienste zu bewerben oder Schichten flexibel untereinander zu tauschen, steigert das Engagement der Mitarbeitenden. Sie erhalten deutlich mehr Kontrolle über den eigenen Arbeitsalltag und können ihr Privatleben besser mit dem Berufsleben vereinbaren. Das gestärkte Autonomiegefühl fördert die Motivation im gesamten Team.
- Effizientere Dienstplanung: Ein weiterer großer Pluspunkt ist die Möglichkeit, dass alle Mitarbeitenden sich aktiv auf Schichten bewerben und ihre Präferenzen angeben können. So entsteht eine effizientere Dienstplanung, die den individuellen Bedürfnissen gerecht wird und den administrative Aufwand reduziert.
- Gesteigerte Mitarbeiterbindung: Die partizipative Dienstplanung fördert das Gefühl der Verbundenheit mit dem Unternehmen. Schließlich fühlen sich Mitarbeitende, die aktiv an der Arbeitszeitgestaltung mitwirken können, meist stärker wertgeschätzt und enger mit dem Betrieb verbunden.
- Employer Branding als Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die eine partizipative Dienstplanung anbieten, werden oft als attraktive Arbeitgeber wahrgenommen. Dies macht das Unternehmen für potenzielle neue Talente besonders interessant.
Erfolgsfaktoren für die Einführung der partizipativen Dienstplanung
Die erfolgreiche Implementierung der partizipativen Dienstplanung erfordert einen gezielten sowie sorgfältig vorbereiteten Prozess und den Mut, etwas Neues auszuprobieren. Schließlich gelingt die Umsetzung nicht einfach binnen weniger Tage. Um den Prozess so reibungslos wie möglich zu gestalten, sollte die Personalabteilung demzufolge einige Faktoren beachten.
Zunächst sind Transparenz und eine offene Kommunikationskultur im gesamten Unternehmen entscheidend. Denn so kann das Vertrauen der Mitarbeitenden gewonnen werden. Dabei sollten die Personalverantwortlichen alle Angestellten über die spezifischen Anforderungen und Einschränkungen der neuen Dienstplanung aufklären. Weiterhin erfordert die erfolgreiche Umsetzung in der Regel eine Veränderung der Unternehmenskultur und der internen Prozesse. Schulungen und ein gezieltes Change-Management sind nicht zuletzt deswegen unerlässlich. So können die Mitarbeitenden auf die neue Arbeitsweise vorbereitet werden und mögliche Widerstände überwunden werden.
Sobald die partizipative Dienstplanung erfolgreich im Unternehmen eingeführt wurde, ist es essenziell für Stabilität bei der Dienstplanung zu sorgen. Zudem sollte bei der Planerstellung ausreichend Vorlaufzeit eingerechnet werden, da dies für eine gewisse Planungssicherheit sorgt. Kurzfristige Dienstplanänderungen sollten deswegen, soweit es möglich ist, vermieden werden.
Das Geheimnis: Kontrolle ohne Einschränkung
Eine häufige Sorge von Führungskräften in Bezug auf die partizipative Planung von Dienstleistungen ist die Angst, die Kontrolle durch das Management zu verlieren. Vor allem, wenn die Planung traditionell Top-Down erfolgt, erscheint es riskant, die Mitarbeitenden in wichtige Kernprozesse einzubeziehen.
Es ist jedoch wichtig zu betonen, dass die Partizipation ausschließlich innerhalb der unternehmensinternen regulatorischen Leitplanken stattfindet. Der Einsatz ganzheitlicher Workforce-Management-Lösungen spielt hier eine entscheidende Rolle. Denn so wird der Prozess erheblich erleichtert. Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, ihre Verfügbarkeit anzugeben, geplante Dienste einzusehen und Schichten flexibel untereinander zu tauschen, ohne dabei gesetzliche Vorgaben zu missachten oder den Dienstplan durcheinanderzubringen. Ebenso können Verstöße gegen das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) problemlos vermieden werden, indem automatisch Ruhezeiten eingehalten und die gesetzlichen Vorgaben zur werktäglichen Arbeitszeit sowie Sonn- und Feiertagsarbeit beachtet werden.
Partizipation: Die Erfolgsformel für zeitgemäßes Personalmanagement
Um mit den modernen Herausforderungen der Arbeitswelt Schritt zu halten, ist es für Unternehmen in Deutschland künftig essenziell, die Arbeitsbedingungen attraktiver zu gestalten und alle Mitarbeitenden an Entscheidungen zu beteiligen. Neuartige HR-Konzepte wie die partizipative Dienstplanung können hier Wunder bewirken. Denn sie helfen Unternehmen dabei, ihren Mitarbeitenden mehr Autonomie und Mitspracherecht bei der Arbeitszeitgestaltung einzuräumen, ohne den Führungspersonen die Kontrolle zu entnehmen. Eine echte Win-win-Situation: Die Angestellten fühlen sich geschätzt und können ihr berufliches sowie privates Leben besser miteinander vereinbaren, während das Unternehmen von motivierten und loyalen Mitarbeitern profitiert.
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