Die digitale Personalakte ist unerlässlich für remote Prozesse und Homeoffice

New Work und Homeoffice – auch für Personaler möglich?

Die Begriffe New Work und Homeoffice sind in aller Munde. Aber wie können auch Personalverantwortliche die Vorteile nutzen? Das fragt sich Thomas Eggert, BEGIS, und hat sehr ausführliche Antworten darauf, die er in diesem Advertorial vorstellt.

Die neue Art zu Arbeiten im Bereich Personalarbeit

New Work – kaum ein anderes Thema hat Unternehmen in der letzten Zeit so massiv beschäftigt, wie die „neue Art zu arbeiten“. Dabei hat New Work Einfluss auf viele Themen des Arbeitslebens. Im Zentrum steht die Idee, dass Arbeit nicht nur als Mittel zum Zweck betrachtet werden sollte, sondern als Teil des Lebens, der Selbstverwirklichung und der persönlichen Entfaltung. Es geht darum, die Möglichkeiten und Ressourcen der Mitarbeitenden besser auszuschöpfen und ihnen mehr Verantwortung und Autonomie zu geben.

Es ist ein Konzept, das sich immer mehr in Unternehmen durchsetzt und es ermöglicht, die Arbeitsbedingungen an die Bedürfnisse der Beschäftigten und die Anforderungen der digitalen Welt anzupassen. Es geht um die Schaffung von Arbeitsplätzen, die die Mitarbeitenden begeistern und ihnen ermöglichen, ihr Potenzial voll auszuschöpfen.

Doch welche Auswirkungen hat das Thema auf die Personalarbeit und ist es überhaupt möglich, dieses Konzept auch in der administrativen Personalarbeit umzusetzen?

Grundsätzliche Anforderungen

Um New Work in der Personalarbeit erfolgreich umzusetzen, sind einige Voraussetzungen notwendig:

Technologische Infrastruktur

Eine gute technologische Ausstattung und eine zuverlässige Internetverbindung sind wichtig, um von überall aus arbeiten zu können

Vertrauen und Verantwortung

New Work setzt voraus, dass Mitarbeiter Verantwortung für ihre Arbeit übernehmen und ihre Aufgaben selbstständig erledigen. Dies erfordert ein hohes Maß an Vertrauen seitens des Arbeitgebers.

Kommunikation und Zusammenarbeit

Um erfolgreich zusammenzuarbeiten, müssen Mitarbeitende in der Lage sein, schnell und effektiv miteinander zu kommunizieren. Dies kann durch die Nutzung von digitalen Tools erleichtert werden.

Flexibilität

New Work erfordert eine hohe Flexibilität von Unternehmen und Mitarbeitenden. Dies bedeutet, dass sich sowohl Arbeitszeiten als auch -orte an die Bedürfnisse der Beschäftigten und die Anforderungen der Arbeit anpassen müssen.

Führung

New Work erfordert eine neue Art der Führung, bei der die Mitarbeitenden stärker in die Entscheidungsfindung einbezogen werden und mehr Verantwortung übernehmen

Kulturelle Veränderung

New Work erfordert eine Veränderung der Unternehmenskultur, bei der die Mitarbeiterzufriedenheit und die Work-Life-Balance im Mittelpunkt stehen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Umsetzung von New Work nicht von heute auf morgen erfolgen kann, sondern ein Prozess ist. Unternehmen müssen ihre Strukturen und Prozesse anpassen und Mitarbeitende müssen sich an die neuen Arbeitsbedingungen gewöhnen, um erfolgreich zu sein.

Doch nicht alle Berufsgruppen können davon profitieren, insbesondere Berufe, die einen direkten Kundenkontakt erfordern oder in denen die Anwesenheit am Arbeitsplatz erforderlich ist:

  • Berufe im Gesundheitswesen: Ärzte, Krankenschwestern und andere medizinische Fachkräfte müssen oft direkten Kontakt zu Patienten haben
  • Berufe im produzierenden Gewerbe: Arbeiter in Fabriken, Werkstätten oder
  • Berufe in der Gastronomie und im Einzelhandel: Kellner, Köche und Verkäufer müssen oft direkten Kontakt zu Kunden haben und sind an feste Öffnungszeiten gebunden.
  • Berufe in der Sicherheitsbranche: Polizisten, Feuerwehrleute und Sicherheitspersonal müssen oft direkt am Arbeitsplatz sein.
  • Berufe in der Pflege: Pfleger und Betreuer müssen oft direkt bei den Patienten sein.

Auf der anderen Seite gibt es viele Berufsgruppen, die dafür prädestiniert sind, solange die notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Kreative Berufe: Berufe wie Grafikdesigner, Schriftsteller oder Programmierer können von der Flexibilität und der Möglichkeit, von überall aus arbeiten zu können, profitieren.
  • Beratende Berufe: Berufe wie Managementberater, Coaches oder Therapeuten können ihre Arbeit über Video- oder Telefonkonferenzen von überall aus erledigen.
  • Berufe im Bereich IT: Berufe wie Systemadministratoren, Netzwerkadministratoren oder Datenwissenschaftler können von der Möglichkeit profitieren, von überall aus arbeiten zu können und so flexibler auf die Anforderungen ihrer Arbeit reagieren zu können.
  • Berufe im Vertrieb und Marketing: Berufe wie Vertriebsmitarbeiter oder Marketing-Manager können von der Möglichkeit profitieren, von überall aus arbeiten zu können und so flexibler auf die Anforderungen ihrer Arbeit reagieren zu können.

Doch wie sieht die Umsetzung für die Personalabteilung selbst aus? Können auch Personaler:innen selbst von der neuen Arbeitswelt profitieren? Und welche technischen und organisatorischen Anforderungen müssen sichergestellt werden, um eine erfolgreiche Umsetzung zu gewährleisten? Und schließlich, wie kann die Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglicht werden?

Auswirkungen auf die Personalarbeit

New Work kann auf der einen Seite Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung haben, insbesondere in Bezug auf die Art der Bezahlung und die Berechnung von Überstunden und Spesen.

Das Einführen von flexiblen Arbeitszeiten ermöglicht es, dass Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten an ihre Bedürfnisse und die Anforderungen der Arbeit anpassen können. In diesem Fall kann es schwierig sein, die Arbeitszeiten zu überwachen und zu berechnen, was Auswirkungen auf die Berechnung von Überstunden und Spesen hat.

Eine andere Möglichkeit ist die Anpassung der Bezahlung an die geleistete Arbeit und nicht an die Anwesenheit am Arbeitsplatz. Dies erfordert eine klare und transparente Kommunikation über die Erwartungen und die Bedingungen, unter denen die Arbeit geleistet werden soll.

Ein weiteres wichtiges Element bei New Work ist die Möglichkeit von Remote Arbeit, d.h. die Möglichkeit von Zu Hause zu arbeiten. Dies kann Auswirkungen auf die Berechnung von Spesen haben, z.B. für Büromaterial, Internetkosten oder Ausrüstung.

Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung

Dabei ist es wichtig, dass Unternehmen die Auswirkungen auf die Gehaltsabrechnung sorgfältig prüfen und entsprechende Anpassungen vornehmen, um eine faire und transparente Bezahlung sicherzustellen. Somit wird es nicht unbedingt einfacher, sondern verkompliziert sogar die Durchführung einer Gehaltsabrechnung.

Doch auch im Hinblick auf die Personalprozesse verändert gerade das mobile Arbeiten LINK die Durchführung massiv. So kann New Work schon den Umgang mit Personalakten beeinflussen, indem es die Anforderungen an die Aufbewahrung und den Schutz von Personalakten erhöht:

  • Wenn Mitarbeitende von zu Hause arbeiten, kann es schwieriger sein, den Zugang zu Personalakten zu gewährleisten und sicherzustellen, dass diese vor unbefugtem Zugriff geschützt sind
  • New Work erhöht die Anforderungen an den Schutz von Daten, insbesondere im Hinblick auf die Aufbewahrung und den Zugang zu Personalakten. Personalakten müssen sicher aufbewahrt und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, um die Datenschutzbestimmungen einzuhalten

Einfluss auf Personalprozesse

New Work kann die Personalprozesse beeinflussen, indem es die Art und Weise verändert, wie Arbeitszeiten und Spesen erfasst werden sowie die Anforderungen an die Kommunikation und Zusammenarbeit erhöhen. Hier sind einige Beispiele:

  • Flexible Arbeitszeiten: Wenn Mitarbeiter flexibel arbeiten dürfen, erfordert dies Anpassungen in den Personalprozessen, um diese zu erleichtern und transparenter zu gestalten
  • Remote Arbeit: Wenn Mitarbeiter von zu Hause arbeiten, erfordert dies Anpassungen in den Personalprozessen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit zu erleichtern und eine effektive Zusammenarbeit in virtuellen Teams zu unterstützen
  • Elektronische Personalprozesse: New Work kann die Nutzung elektronischer Personalprozesse fördern, um die Effizienz und Transparenz der Personalprozesse zu erhöhen
  • Führung und Management: New Work erfordert eine neue Art der Führung und Management, bei der die Mitarbeiter stärker in die Entscheidungsfindung einbezogen werden und mehr Verantwortung übernehmen

Somit ergeben sich drei wesentliche Faktoren, um es auch in der administrativen Personalarbeit möglich zu machen, ortsunabhängig und flexibel zu arbeiten

  • Digitale Personalakte
  • Digitale Prozesse
  • Moderne Kommunikationstools

Die Digitale Personalakte ist die Basis für das Homeoffice

Eine digitale Personalakte ist die Basis, um Arbeiten remote zu ermöglichen. Ich selbst habe die ersten Versuche zur Einführung einer Digitalen Personalakte 1997 für eine Bank gemacht. Wir wollten damals 16.000 Akten digitalisieren und online verwalten. Zu dieser Zeit war das fast ein unmögliches Unterfangen, denn allein schon Internetleitungen – damals gab es noch ISDN – waren so langsam, dass eine Übertragung von Daten oder Dokumenten nicht den Bruchteil einer Sekunde, sondern vielmehr mehrere Minuten bis hin zu Stunden gedauert hätten. Doch in den letzten 25 Jahren hat sich technologisch so viel verändert, dass die Digitale Akte heute ein zuverlässiges und schnelles Tool mit der notwendigen Sicherheit darstellt.

Doch warum ist sie für die Personalarbeit so wichtig?

Aufbewahrungspflicht von Personalakten

Laut dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Arbeitnehmerdatenschutzgesetz (ADG) müssen Unternehmen Personalakten aufbewahren und dafür sorgen, dass diese vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies erfolgt klassisch durch Papierakten, die von der Personalabteilung angelegt und gepflegt werden. Dass dieser manuelle Prozess sehr aufwändig ist, liegt auf der Hand. Für jedes Schriftstück muss die Akte geholt, das Schriftstück abgelegt und die Akte wieder aufgeräumt werden. Genau so verhält es sich auch bei der Suche nach Dokumenten. Schwierig wird es, wenn Dritte auf die Akte zugreifen müssen – Führungskräfte, Mitarbeitende oder andere berechtigte Personengruppen. Dies ist in der Regel nur durch persönliches Erscheinen möglich.

Dies ist bei einem mobilen Arbeiten oder Arbeiten aus dem Homeoffice nicht möglich. Und so verhindert schon ein einfaches Thema wie die Dokumentenablage das Homeoffice und die Möglichkeit, dass auch Personaler die Vorteile der flexiblen Arbeitsplatzgestaltung genießen können.

Abhilfe schafft hier die digitale Personalakte, denn sie bringt alles mit, um die Ablage und Recherche von Personaldokumenten ortsunabhängig zu erledigen. Sie ermöglicht den Zugriff von jedem Ort aus und kann auch über mobile Endgeräte genutzt werden.

Die Funktionen einer Personalakte

Digitale Personalakte – noch zu selten genutzt

In den letzten 25 Jahren hat sich die Digitale Personalakte zu einem Standard-Instrument entwickelt, das sowohl in der Einführung als auch beim laufenden Betrieb keine großen Hürden mehr mit sich bringt. Und auch die Erst-Digitalisierung kann durch erfahrene Dienstleister so durchgeführt werden, dass beim Unternehmen keinerlei Aufwände mehr erforderlich sind.

Dennoch nutzen aus meiner Erfahrung heraus erst 30% aller Unternehmen diese Systeme. Dies liegt im Wesentlichen an zwei Gründen. Unternehmen befürchten hohe personelle Aufwände für die Einführung und die Budgets für ein solches System sind nicht vorhanden. Dabei ist gerade die Einführung einer Digitalen Personalakte mittlerweile zu einem Standard-Projekt geworden. Sie kann in wenigen Wochen mit einem geringen Aufwand und zu pauschalen – und somit klar planbaren – Kosten eingeführt werden. Um die entsprechenden Budgets zu erhalten, gibt es einfache Berechnungsmethoden, um den ROI einer Akte zu berechnen.

Whitepaper BEGIS: ROI digitale Personalakte

Anzeige:

Wir haben dies in einem Whitepaper „ROI-Berechnung der Digitalen Personalakte“ anhand mehrerer Kundenbeispiele konkret berechnet.

Download des Whitepapers: „ROI Berechnung der Digitalen Personalakte“ der BEGIS GmbH:

QR-Code - Berechnung ROI digitale Personalakte

Somit ist es sofort nachvollziehbar, warum die Digitale Akte ein wesentlicher Baustein der modernen Personalarbeit ist und die Grundlage, um Remote Work auch für das Management der Personalbelege zu ermöglichen

Aber erst digitale Prozesse ermöglichen Remote Work

Doch was nützt die beste digitale Ablage, wenn die Personalprozesse nach wie vor manuell und papierbehaftet durchgeführt werden. Die Ablage ist in der Regel nur der Abschluss und steht am Ende eines vorher komplexen Prozesses mit vielen einzelnen Prozessschritten. Dabei geht es um Anträge, Genehmigungen, Informationen, Dokumentenerstellung mit Signatur und auch die Pflege der Daten des Personalsystems.

Um welche Prozesse handelt es sich hier?

Das können einfache Employee-Self-Service (ESS)-Szenarien – also Prozesse, die Mitarbeiter selbst ausführen können – aber auch komplexe Themen wie ein Eintritt, eine Versetzung etc. sein, bei denen mehrere Personen oder Bereiche direkt beteiligt werden müssen – vom Vorgesetzten über die Mitarbeitervertretung oder die Personalabteilung bis hin zum Mitarbeitenden selbst. Umgesetzt werden solche Themen in der Regel durch Workflow-Systeme.

Ein Workflow-System ist eine Software, die die Automatisierung von Prozessen unterstützt, indem sie Regeln festlegt, welche Schritte in einem Prozess ausgeführt werden sollen und in welcher Reihenfolge. Es kann die Zuständigkeiten von Benutzern definieren, die erforderlichen Ressourcen bereitstellen und die Kommunikation zwischen den Beteiligten steuern. Workflow-Systeme werden häufig in Unternehmen eingesetzt, um die Effizienz und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsprozessen zu verbessern.

Einfache ESS-Szenarien

So kann eine einfache Adressänderung einer Mitarbeiterin zum Stolperstein für das Homeoffice werden. Denn entweder sendet die Mitarbeiterin einen Beleg an die Personalabteilung – soll sie diesen ins Homeoffice eines Personalers senden? Oder sie teilt die Veränderung der Personalabteilung via E-Mail mit. Dann benötigen die Personaler im Homeoffice Zugriff auf das E-Mail- und das Abrechnungssystem, um die Daten entsprechend im System zu verändern.

Und wie wird dann die E-Mail in der Personalakte abgelegt, wenn diese noch manuell geführt wird? Ausdrucken und ablegen – das ist wirklich EDV zu Fuß.

Viel einfacher ist es doch, wenn die Mitarbeiterin in unserem Beispiel direkt in einem Portal ihre Daten ändern kann und diese auch sofort im Abrechnungssystem aktualisiert werden. Bei kritischen Themen erfolgt die Aktualisierung erst nach Freigabe durch die Personalabteilung – natürlich auch digital direkt am System. Bei Themen, die einen Nachweis erfordern, kann die Mitarbeiterin auch zum Beispiel eine Heiratsurkunde zur Namensänderung hochladen, idealerweise auch als Foto übers Smartphone. Und diese Nachweise werden nach Freigabe vollautomatisch in der Digitalen Personalakte abgelegt. Darüber können auch zum Beispiel Urlaubsanträge erst vom Vorgesetzten genehmigt werden, um dann die Urlaubsdaten in einem Zeitwirtschaftssystem zu hinterlegen.

Komplexe HR-Prozesse

Doch neben so einfachen, in der Regel ein- bis zwei-stufigen Prozessen ist auch die digitale Abwicklung komplexer Personalprozesse in einem Workflow-System möglich.

Diese Prozesse haben eins im Grunde gemeinsam. Es wird von einer Stelle ein Antrag gestellt. Dieser Antrag muss von einer anderen Einheit freigegen bzw. genehmigt werden. Nach der Freigabe wird ein Dokument erstellt, signiert und abgelegt und der gesamte Vorgang wird im Personalsystem entsprechend eingegeben. Bei einzelnen Prozessschritten erfolgt noch zusätzlich eine Information an bestimmte Bereiche.

Führt man diese Prozesse manuell und papierbehaftet durch, liegt es auf der Hand – wie soll ein Personaler dies im Homeoffice durchführen? Wie kommt der Antrag zu ihm nach Hause, wo druckt er das Dokument und wie erfolgt die Übermittlung des Dokuments für weitere Unterschriften und zur Ablage in der Papier-Personalakte. Das geht nur im Büro im Unternehmen, will man nicht alles einzeln per Post versenden und somit die längeren Laufzeiten und auch Kosten in Kauf nehmen.

Doch wozu ein komplexes Workflow-System, wenn es Systeme für digitalisierte und automatisierte Dokumentenprozesse gibt? Diese werden doch häufig zur Prozessverbesserung angeboten.

Ganz einfach: weil Dokumentenprozesse nur einen kleinen Teilbereich des gesamten Prozesses abbilden. Damit wird sicherlich der reine Dokumentenprozess vereinfacht, doch um die gesamte digitale Abwicklung des gesamten Vorgangs zu ermöglichen, reicht es bei weitem nicht.

Infografik: digitaler Workflow (BEGIS)

Ein Beispiel: Die Versetzung eines Mitarbeiters

Schauen wir uns einmal ein konkretes Beispiel in Form einer Versetzung an und wie diese komplett digital umgesetzt werden kann. Der Start erfolgt in unserem Beispiel durch den Vorgesetzten. Dieser kann im Portal den entsprechenden Prozess aufrufen und sucht über ein „Suchfeld“ den betroffenen Mitarbeiter aus. Das Workflow-System holt sich nun die notwendigen Daten der Mitarbeiterin aus dem Personalsystem und stellt diese übersichtlich dar. Nun können über dropdown-Felder die neue Kostenstelle, das Versetzungsdatum, die neue Vorgesetzte oder eventuelle Gehaltsänderungen angegeben und der Antrag abgesendet werden. Dabei können die Felder sowohl inhaltlich als auch in der Darstellung unternehmensindividuell gestaltet werden.

In unserem Beispiel muss nun die Personalabteilung die Versetzung genehmigen. Dazu erhält ein Personalverantwortlicher im gleichen System eine Übersicht seiner offenen Workflows und kann nun diese Versetzung am Bildschirm prüfen und mit einem Klick freigeben. Dies kann nun über mehrere Stufen und Beteiligte erfolgen, um damit auch die Genehmigung durch die Mitarbeitervertretung oder eine letzte Genehmigung durch die Geschäftsführung eingeholt werden. Dabei können die Prozesse unternehmensindividuell dargestellt werden und sogar nach verschiedenen Kriterien unterschiedlich Wege gehen, zum Beispiel wenn bei der Versetzung einer Führungskraft noch zusätzliche Genehmigungen einzuholen sind.

Wurden alle für den Prozess notwendigen Genehmigungen eingeholt, kann nun vollautomatisch das Versetzungsschreiben über Vorlagen und die Daten der Mitarbeiterin erstellt werden und steht nun zur weiteren Bearbeitung als digitales Dokument in dem Workflow zur Verfügung. Dieses Dokument wird von der Mitarbeiterin und dem Vorgesetzten digital unterschrieben. Nachdem alle Unterschriften erfolgt sind, ist der Vorgang erledigt.

Die Vorteile der Digitalen Personalakte

Denn der Workflow hat das unterschriebene Dokument bereits in der Digitalen Personalakte abgelegt, die neuen Daten sind im Abrechnungssystem geändert und die Mitarbeiterin hat in ihrem Portal eine digitale Kopie ihres Dokuments erhalten. Gleichzeitig erfolgt zum Beispiel eine Nachricht an die IT, da die Mitarbeiterin an ihrem neuen Arbeitsplatz vielleicht eine neue oder zusätzliche Technik benötigt. Und natürlich können auch weitere Systeme mit den neuen Daten versorgt werden, zum Beispiel ein Zeitwirtschaftssystem.

Sehr schnell sieht man hier vier wesentliche Vorteile des digitalen Workflows:

  • Das Dokumentenmanagement ist nur ein kleiner Teil des gesamten Prozesses, der gesamte Vorgang kann digital umgesetzt werden
  • Sämtliche Aufgaben können remote und somit von jedem Standort aus durchgeführt werden
  • Die Durchlaufzeit hat sich massiv verringert und Nachvollziehbarkeit erhöht
  • Der aktuelle Stand des Prozesses kann jederzeit festgestellt werden

Beispielhafte Prozesse, die digital abgewickelt werden können

  • Eintritt
  • Versetzung
  • Entsendung
  • Kostenstellenverteilung
  • Gehaltsänderung
  • Kündigung
  • Arbeitszeitänderung
  • Darlehen Antrag
  • Überstunden Management
  • Auszahlung Überstunden
  • Beschäftigung während Elternzeit
  • Wiedereintritt
  • Austritt
  • Ausbildungsberuf wechseln
  • Übernahme AZUBI
  • Zeugniserstellung

Vielzahl an Workflow-Systemen verfügbar

Am Markt gibt es mittlerweile eine Vielzahl an Workflow-Systemen. Standard-System aus der Cloud, Low-Code- oder sog. Non-Code-Systeme, integrierte Workflows im Personalsystem oder umfangreiche Systeme, wie zum Beispiel EDIB® Workflow der BEGIS, die neben einer direkten Anbindung an Personalsysteme eine individuelle Gestaltung der Prozesse und Abläufe ermöglichen.

Low-Code-System/ Non-Code System

Ein Low-Code- bzw. Non-Code-System ist eine Art von Plattform oder Framework, das es Benutzern ermöglicht, Anwendungen zu erstellen, ohne dass sie über tiefgehende Kenntnisse in Programmierung verfügen müssen. Stattdessen können Anwender mithilfe von visuellen Werkzeugen, Drag-and-Drop-Funktionen und vorgefertigten Bausteinen Anwendungen erstellen. Low-Code- / Non-Code-Systeme sind in der Regel einfacher zu verwenden und ermöglichen es, schneller Anwendungen zu entwickeln als herkömmliche Programmiermethoden.

Sie werden häufig in Unternehmen eingesetzt, um die Produktivität von Entwicklern zu steigern und die Zeit- und Kosteneffizienz von Projekten zu verbessern. Low-Code- / Non-Code-Systeme haben auch Nachteile, zum Beispiel eine eingeschränkte Funktionalität. Sie bieten in der Regel eine begrenzte Anzahl von Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten im Vergleich zu herkömmlichen Programmiermethoden.

Dies kann dazu führen, dass bestimmte Anforderungen nicht erfüllt werden können. So können Probleme bei der Skalierung von Anwendungen auftreten, insbesondere wenn die Anforderungen an die Anwendung komplexer werden. „Limited Technical Knowledge: Even though it’s easier to use, it’s harder to understand the underlying technology and to troubleshoot when things go wrong.“

Übersicht der Vorteile und Nachteile einzelner Systeme

Standard Cloud-System haben folgende Vorteile beziehungsweise Nachteile:

+ sofort aus der Cloud verfügbar

+ Zugang über Webbrowser oder mobile Endgeräte

– Nicht oder nur sehr aufwändig individualisierbar

– Keine oder wenig Datenaustausch zu anderen Systemen

– Berechtigungswesen kann nur schwer automatisiert werden

Low Code / Non Code Systeme haben ebenfalls Vor- und Nachteile:

+ können durch Personalabteilung selbst gepflegt werden

– Anbindung an mehrere Systeme nicht oder nur mit hohem Aufwand möglich

– Hohes technisches Verständnis für digitale Vorgänge notwendig

– Evtl. schwierige Berechtigungssteuerung

Gleiches gilt für Integrierte Workflow-Systeme:

+ im Personalsystem bereits hinterlegt, keine Schnittstelle notwendig

– Häufig sehr unflexibel

– Kein oder nur schwieriger Datenaustausch zu anderen Systemen (z.B. Zeitwirtschaft)

– Alle Mitarbeitenden benötigen Zugang zum Personalsystem

Vorteile und Nachteile von individuellen Workflow-Systemen:

+ individuell gestaltbare Prozesse

+ auch hohe Komplexitäten möglich

+ Schnittstellen zu anderen Systemen möglich

+ Zugang über Webbrowser oder mobile Endgeräte

– müssen individuell eingerichtet werden

Kommunikationstools

Im privaten Umfeld hat sich die Kommunikation schon längst verändert. E-Mails sind „out“. Vielmehr werden Tools wie WhatsApp, Telegram oder andere Messenger-Dienste verwendet. Und zur Information nutzen wir Facebook, LinkedIn oder andere Medien. Doch wie läuft dies in vielen Unternehmen? Da finden wir noch „schwarze Bretter“ oder „Beikuvertierungen zur Gehaltsabrechnung“ um Mitarbeiter zu informieren und das gute Outlook dient der direkten Kommunikation.

Wenn wir die Kommunikation auch im Zusammenhang mit New Work betrachten, schafft sich das schwarze Brett eigentlich schon von selbst ab. Und die E-Mail entspricht auch nicht den aktuellen Anforderungen. Doch allgemeine Tools wie zum Beispiel WhatsApp auch für das Unternehmen zu nutzen, ist aus datenschutzrechtlichen Gründen mehr als kritisch anzusehen. Es ist ein Unding, dass zum Beispiel Personaldaten über amerikanische Server von WhatsApp laufen und Chats aus Versehen auch außerhalb des Unternehmens verschickt werden können – eine Katastrophe!

Doch auch hier können Systeme wie zum Beispiel EDIB® Kommunikation der BEGIS für Abhilfe sorgen. Bieten sie doch die gleichen Funktionalitäten mit dem Vorteil des Betriebs in einem deutschen Rechenzentrum und der Abgrenzung nur für das entsprechende Unternehmen.

Mein persönliches Fazit

Auf dem klassischen Weg ist es für die Mitarbeitenden der Personalabteilung so gut wie unmöglich, die Vorteile von New Work zu genießen. Doch durch die Einführung von professionellen Systemen zur Digitalisierung der Personalprozesse, Personalakte und Kommunikation ist Remote Work von jedem Platz der Welt auch in der Personalwirtschaft möglich. Egal ob Sie im Homeoffice sitzen oder am Strand von Spanien.

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Buchdeckel BOMAG

Wie so ein Projekt umgesetzt werden kann, hat die Firma BOMAG vorgemacht. Als Finalteilnehmer der Deutschen Personalwirtschaftspreises 2022 im Bereich „HR Tech & Digital“ konnten Sie ihr Projekt präsentieren und interessierte Leser finden die Projektbeschreibung auch auf unserer Homepage.

Thomas Eggert

Thomas Eggert, BEGIS

 

Thomas Eggert ist seit mehr als 30 Jahren im Personalwesen  unterwegs. Nach der Personalleitung bei einer großen deutschen Bank übernahm er die Geschäftsführung eines Outsourcing-Unternehmens für die administrative Personalarbeit.

Schon immer hat ihn die Digitalisierung der Personalarbeit begleitet und so ist er jetzt seit 10 Jahren bei der BEGIS, dem Spezialisten für digitale HR-Prozesse.

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