Die Wahrheit über Candidate Experience – Praxiswissen

Eines der Buzzwords in den letzten Monaten war „Candidate Experience“, also das bewusste Achten auf das Erleben des Recruitingprozesses durch die Bewerber. Dabei wurden neben Blog-Paraden und Veranstaltungen auch ganze Bücher darüber geschrieben.

Ja, Candidate Experience ist wichtig. Aber es ist noch wichtiger zu wissen, was Candidate Experience an Nebenwirkungen mit sich bringt und gerne verschwiegen wird. Ein kritischer Beitrag aus der Unternehmenspraxis, lesenswert für Personaler und Bewerber.

Persönliche Kommunikation mit Recruitern

Eine der Erkenntnisse, die im Employer Branding schon länger bekannt waren, nämlich die authentische und persönliche Kommunikation via eigener Mitarbeiter (genannt Testimonials) hat im Recruiting Einzug gehalten. Bewerber wollen mit Menschen kommunizieren, nicht mit Unternehmen.

Die anonyme E-Mail-Adresse bewerbung@unternehmenXYZ.de wurde von zahlreichen Unternehmen gestrichen zugunsten der persönlichen E-Mail-Adressen der Recruiter. Das sieht in Stellenanzeigen dann beispielhaft so aus:

Persönliche Kontaktdaten erhöhen den Kommunikationsaufwand

Für das Bewerbererleben positive Effekte einer persönlichen Erreichbarkeit der Recruiter via E-Mail oder Durchwahltelefonnummer werden jedoch oft erkauft mit steigendem Kommunikationsaufwand. Jetzt mag der clevere Leser einwenden „Ja, aber jeder Touchpoint mit dem Bewerber ist doch eine gute Möglichkeit, diesen für das Unternehmen zu begeistern und zu gewinnen!“.

Stimmt. Trotzdem kann der gestiegene Aufwand schnell zu einem Ressourcen-Thema werden.

Das Online-Bewerbungsformular umgehen

Zum Beispiel wird die angegebene E-Mail-Adresse der Recruiter häufig dazu genutzt, um die Bewerbungsunterlagen nicht mehr über das bei vielen größeren Unternehmen standardmäßig präferiert Online-Bewerbungsformular direkt ins ATS (Application Tracking System) zu übermitteln, sondern diese in den persönlichen E-Mail-Posteingang zu senden.

E-Mail-Bewerbung ins ATS übertragen

Ein sauberer Prozess (Stichworte: Vertretungsregelungen, Datenschutz, Löschfristen, usw.) bedarf einer (häufig manuellen) Zusammenführung der Bewerbungen im Bewerbermanagementsystem. Konkret: Die E-Mail-Bewerbungen und PDF-Anhänge müssen ins System übertragen werden, was je nach ATS durchaus aufwändig werden kann.

Telefonkreise und Anrufbeantworter

Durchwahltelefonnummern der Personalverantwortlichen bzw. Recruiter ermöglichen eine direkte Kontaktaufnahme und vermeintlich beschleunigte Informationsprozesse, z.B. bei Rückfragen zu Inhalten der Stellenanzeige. Aber nur, wenn gleichzeitig eine akzeptable Erreichbarkeit sichergestellt wird.

Auch Recruiter sind in Vorstellungsgesprächen und Auswahlterminen, nehmen an Meetings teil und gehen auf Messen. Es bedarf einiger prozessualer Anpassungen, zum Beispiel der technischen Einrichtung sogenannter Telefonkreise (geht an einem Apparat keiner ran, wechselt der Anruf zum nächsten Recruiter). Ansonsten bleibt nur der klassische (bestenfalls markenkonform besprochene) Anrufbeantworter. Der allerdings ist auch nicht unbedingt der Candidate Experience letzter Schluss.

Social Media Profile der Recruiter

Vor Bewerbungsgesprächen steigen die Aufrufe auf meinem XING-Profil via Google-Suche stets an. Viele Bewerber wollen sich schon vorab informieren, mit wem sie unternehmensseitig zusammenkommen. Das ist aus meiner Sicht eine faire Sache, weil damit ein gewisser Grad an Augenhöhe erzeugt wird – immerhin hat der Recruiter umgekehrt über die Bewerbungsunterlagen die Möglichkeit etwas über den Bewerber zu erfahren.

Die Möglichkeiten eines professionellen XING Portfolios nutzen

Wenn also die Wahrscheinlichkeit steigt, dass Bewerber sich vorab in sozialen Netzwerken über Recruiter oder Fachbereichsverantwortliche informieren, dann sollte dieser Markenkontaktpunkt professionell gestaltet und prozessual durchdacht werden.

Das sogenannte XING Portfolio bietet die Möglichkeit, rollenrelevante Informationen als Markenbotschafter bereit zu stellen und diese bei Aufruf des Profils als erstes anzuzeigen. Bei mir sieht das beispielsweise so aus:

Social Media ist keine Technik, sondern eine Haltung

Aber selbst professionell gestaltete XING Portfolio-Seiten führen nicht zwangsläufig zu einer verbesserten Candidate Experience. Der Schuss kann sogar nach hinten losgehen. Nämlich dann, wenn die jeweiligen Recruiter nur wenig Social Media Erfahrung haben oder keine Affinität dafür besitzen.

Es reicht folglich nicht mehr, wöchentlich die persönlichen Nachrichten des sozialen Netzwerks zu checken oder immer beim Erscheinen des Newsletters sich mal wieder dort anzumelden. Ein professionelles Social Media Profil verlangt vor allem eine professionelle Haltung dazu. Und diese basiert unter anderem auf einer zeitnahen und medienspezifisch angepassten Kommunikation. Nichts ist schlimmer, als das „zufällige Auffinden“ persönlicher XING-Nachrichten von Bewerbern nach drei Monaten.

Können oder wollen Personaler diese Prozesse via Social Media nicht leisten, wäre es sogar ratsam, dass sie in den sozialen Netzwerken gar nicht als offizielle Unternehmensvertreter bzw. in ihrer Rolle erkennbar sind.

Individuelle Absagen unter Angabe von Gründen

Im Zusammenhang mit Candidate Experience wird häufig von einer individuellen Absage unter Angabe von Gründen gesprochen, also von einer authentischen, personenbezogenen Rückmeldung. Der Bewerber soll damit das gute Gefühl erhalten, dass er trotz Absage beim richtigen Unternehmen vorstellig geworden ist und wird es gerne noch einmal versuchen. Immerhin, so die Argumentation, sei sein Markenerlebnis positiv.

Den Wunsch verstehe ich gut, die Argumentationskette ebenso.

Eine Absage bleibt eine Absage

Auch wenn wir in der Tat ab und zu eine höchst positive Antwort auf eine Absage erhalten und Lob ernten für den positiven Umgang mit den Bewerbern im Bewerbungsprozess, darf man nicht die Ausnahme mit der Regel verwechseln.

Letztlich bleibt eine Absage eine Absage und damit eine grundsätzlich negative Markenbotschaft. Auch wenn wir ein Schleifchen drumrum machen, ist es erst einmal schmerzhaft für Bewerber eine Absage zu erhalten.

Das ist zu vergleichen mit der Schulzeit, wenn der Schwarm aus der 5c einem auf den sorgsam formulierten Liebesbrief hin mitteilt, dass man ja echt „nett“ (!!!!) sei, der coole Andy aus der 8a aber doch besser als Partner passe. Mir ist es in diesen Fällen nie gelungen, zu sagen: „Naja, aber mich in sie zu verlieben war trotzdem eine tolle Idee und Erfahrung!“.

Transparenz über den Stand der Bewerbung

Ein weiterer oft genannter Tipp zur Steigerung der Candidate Experience ist das Transparent-Machen des Bearbeitungsstatus der Bewerbung. Dem mögen sie wahrscheinlich ebenfalls zustimmen.

Allerdings bringt auch dieser gut gemeinte und im Grund sinnvolle Ansatz einige bedeutende Nebenwirkungen mit sich. Insbesondere wenn man diesen unter Berücksichtigung der sogenannten „Arbeitsillusion“ betrachtet. Um was sich dabei handelt, und warum ein zu transparenter Bewerbungsprozess erstrecht unzufriedene Bewerber erzeugen kann, habe ich in meinem letzten Beitrag bereits ausführlich dargestellt.

Candidate Experience – aber bitte nur zu Ende gedacht!

Um es noch einmal klar zu stellen: Ich bin selbstverständlich großer Fan eines markenkonformen Erlebens des Recruitingprozesses durch die Bewerber. Allerdings stecken hinter vielen oft genannten Tipps auch jede Menge Veränderungen im Prozess und auch in Ressourcen, die nicht auf den ersten Blick sichtbar sind. Daher sollten Sie jeden gut gemeinten Ratschlag oder Tipp zur Candidate Experience zu Ende denken und überlegen, was die Umsetzung konkret für die Prozesse in Ihrem Unternehmen bedeutet.

Vielleicht helfen Ihnen die in meinem Beitrag genannten Praxiseinblicke bei Ihren Bemühungen um qualitativ hochwertige Bewerbungsprozesse einen Schritt weiter.