Die Personalabteilung ist längst mehr als Verwaltung. Sie organisiert, gibt Struktur und die erforderliche Rechtssicherheit im Unternehmen. Gerade beim digitalen Vertragsprozess, der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und bei der elektronischen Personalakte zeigt sich, ob HR wirklich digital arbeitet oder lediglich Papierprozesse eingescannt hat.
Seit dem 1. Januar 2025 ist im Arbeitsrecht mehr digital möglich. Zugleich bleiben an zentralen Stellen klare Grenzen bestehen. Wer diese Trennlinie sauber zieht, spart Zeit, senkt Fehlerquoten und reduziert rechtliche Risiken. Wie das funktioniert, verrät Rechtsanwältin Livia Merla.
Aber was heißt digitale Personalarbeit aber wirklich?
Digitale Personalarbeit erschöpft sich nicht darin, Dokumente als PDF abzulegen. Gemeint ist ein durchgängiger, rechtssicherer Prozess entlang des gesamten Employer Lifecycle, vom Vertragsschluss über Krankmeldungen bis zur Personalakte. Gerade in Zeiten von Homeoffice und mobilen Arbeiten ist ein ortunabhängiger Zugriff auf personelle Information unerlässlich.
Die digitalen Arbeitsverträge
Der Abschluss eines Arbeitsvertrages ist in Deutschland mittlerweile in vielen Fällen formfrei zulässig. Er kann daher auch digital oder sogar mündlich geschlossen werden. Davon zu unterscheiden ist jedoch die Frage, in welcher Form Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen nachweisen müssen.
Hier hat der Gesetzgeber zum 1. Januar 2025 eine spürbare Erleichterung geschaffen: Der Nachweis nach dem Nachweisgesetz kann nun grundsätzlich in Textform erfolgen und elektronisch übermittelt werden. Für digital aufgestellte HR-Abteilungen bedeutet das einen erheblichen Fortschritt.
Seitdem können Arbeitsverträge beziehungsweise der Nachweis der wesentlichen Arbeitsbedingungen weitgehend digital gemäß § 126b BGB in Textform bereitgestellt werden. Voraussetzung ist, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich, speicherbar und ausdruckbar ist und der Arbeitgeber zur Bestätigung des Empfangs auffordert. In der Praxis eröffnet dies neue Möglichkeiten, etwa den Einsatz elektronischer Signaturen oder digitaler Vertragsplattformen.
Digitalisierung im Arbeitsrecht nicht grenzenlos
Trotz dieser Entwicklung bleibt die Digitalisierung arbeitsrechtlicher Prozesse nicht grenzenlos. Bestimmte Vereinbarungen unterliegen weiterhin zwingenden Formvorschriften: Die Befristung eines Arbeitsvertrags setzt daher weiterhin gemäß § 14 Abs. 4 TzBfG die Schriftform voraus, um wirksam zu sein. Diese kann klassisch durch eigenhändige Unterschrift auf Papier oder elektronisch durch eine qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 126a BGB ersetzt werden.
Bei Kündigungen und Aufhebungsverträgen gelten noch strengere Maßstäbe. Diese bedürfen zwingend der Schriftform gemäß § 623 BGB, die elektronische Form ist hier ausdrücklich per Gesetz ausgeschlossen. Auch nachvertragliche Wettbewerbsverbote müssen weiterhin schriftlich vereinbart werden.
Zudem gibt es branchenspezifische Ausnahmen. In besonders sensiblen Bereichen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind, wie z.B. etwa im Bau-, Gaststätten- oder Speditionsgewerbe, bleibt die klassische Schriftform verpflichtend. Unternehmen sollten daher genau prüfen, ob für sie Sonderregelungen gelten, bevor sie digitale Standardprozesse einführen.
Fazit: Die Digitalisierung des Arbeitsvertrags bringt klare Vorteile und Effizienzgewinne. Wer jedoch die gesetzlichen Grenzen nicht beachtet, riskiert unwirksame Vereinbarungen. Eine sorgfältige rechtliche Prüfung bleibt daher unerlässlich.
eAU im Unternehmen: digitaler Standard mit klaren Grenzen
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist im Arbeitgeberalltag kein Zukunftsthema mehr, sondern Standard. Arbeitgeber rufen die Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich krankenversicherter Beschäftigter elektronisch bei den Krankenkassen ab. Rechtsgrundlage ist § 109 SGB IV. Übermittelt werden insbesondere Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung sowie die Kennzeichnung als Erst oder Folgemeldung. Diagnosen sowie der Name des ausstellenden Arztes gehören ausdrücklich nicht zum Datensatz.
Krankmeldung beim Arbeitgeber bleibt obligatorisch
Das elektronische Abrufverfahren ersetzt aber gerade nicht die rechtzeitige Krankmeldung durch den Arbeitnehmer. Beschäftigte müssen ihre Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer weiterhin unverzüglich anzeigen, bestenfalls vor Arbeitsantritt und das auf dem dafür vereinbarten Weg. Dies kann z.B. telefonisch, per Mail oder über ein Personaltool sein.
Der digitale Abruf entbindet also nicht von der Pflicht, sich krankzumelden. Genau diese Fehlvorstellung führt in der Praxis noch immer zu Reibungen zwischen Belegschaft, Führungskräften und HR.
Ebenso wichtig ist ein realistischer Blick auf die Grenzen des Verfahrens. Die eAU ist nicht für jede Art von Krankmeldung gedacht. Ausnahmen bestehen insbesondere bei privat krankenversicherten Beschäftigten oder sogenannten „Kindkrank“-Tagen. Auch bei bestimmten Sonderkonstellationen, wie ausländischen Bescheinigungen oder anderen, nicht vom Standardverfahren erfassten Sachverhalten braucht es Ausweichprozesse.
Unternehmen, die diese Fälle im Prozessdesign nicht mitdenken, erleben ihre digitale HR gerade dort als brüchig, wo sie verlässlich funktionieren müsste.
Die elektronische Personalakte: die digitale Verwaltung der Zukunft
Die elektronische Personalakte ist heute ein zentraler Bestandteil eines modernen Personalmanagements. Sie reduziert den physischen Platzbedarf und erlaubt Führungskräften, unabhängig vom Standort auf relevante Informationen zuzugreifen. Daher ersetzen immer mehr Unternehmen klassische Papierakten durch digitale Lösungen.
Im Dokumentenmanagement spielt die elektronische Personalakte eine zentrale Rolle, da in ihr zahlreiche weitere Unterlagen und Dokumente in digitaler Form gespeichert werden, wie etwa Arbeitszeugnisse oder Bewerbungsunterlagen. Noch einen Schritt weiter als die elektronische Personalakte geht die digitale Personalakte, die nicht nur das Papier ersetzt, sondern Teil eines vollständig digitalen Personaltools, bei dem gewisse Prozesse, wie z.B. die Beantragung von Urlaub oder das Onboarding, ist.
Vollständig digitale Personalakte ab 2027 umverzichtbar
Auch wenn Unternehmen bislang nicht gesetzlich verpflichtet sind, eine vollständig digitale Personalakte zu führen, wird sie spätestens ab 2027 faktisch unverzichtbar.
Mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (2020) sowie der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) wurden hierfür die rechtlichen Grundlagen geschaffen. Bereits seit dem 1. Januar 2022 müssen bestimmte Entgeltunterlagen und dazugehörige Nachweise elektronisch geführt werden. Ab dem 1. Januar 2027 gilt diese Verpflichtung für sämtliche Unternehmen.
Derzeit besteht noch die Möglichkeit, sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung bis zum 31. Dezember 2026 von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen befreien zu lassen (§ 8 Abs. 3 BVV). Diese Übergangsregelung verschafft Unternehmen Zeit, ihre Systeme anzupassen, Mitarbeitende zu schulen und bestehende Prozesse schrittweise zu digitalisieren.
Mit Ablauf dieser Frist entfällt die Befreiungsoption. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle in § 8 BVV genannten Unterlagen verpflichtend elektronisch vorliegen. Dies gewinnt insbesondere im Hinblick auf digitale Prüfverfahren , wie etwa die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) , an Bedeutung, bei denen digitale Unterlagen vorausgesetzt werden.
Typische Fehler in der digitalen HR Praxis
Der häufigste Fehler ist die Vermischung von digital möglich und digital wirksam. Ein digital angestoßener Vertragsprozess ist nicht automatisch rechtssicher, wenn darin z.B. zugleich eine Befristung geregelt wird. Ebenso problematisch ist die Annahme, die eAU ersetze die Krankmeldung durch den Arbeitnehmer. Ein weiterer Klassiker ist die elektronische Personalakte ohne belastbares Berechtigungskonzept. Wer sensible Daten ohne klare Zugriffstrennung speichert, schafft Risiken statt Entlastung.
Der richtige Weg ist nicht maximal digital, sondern rechtlich sauber digital.
Fazit zum Thema Digitale Personalarbeit
Für die eAU braucht es einen klar definierten Ablauf vom Eingang der Krankmeldung bis zum gezielten Abruf und zur dokumentierten Weiterverarbeitung. Für Arbeitsverträge braucht es eine saubere Trennung zwischen formfrei möglichem Vertragsschluss und den Vorgängen, die weiterhin zwingend Schriftform verlangen, insbesondere Befristung, Kündigung und Aufhebungsvertrag. Für die elektronische Personalakte braucht es ein belastbares Rollen und Rechtekonzept, dokumentierte Löschfristen, beschränkte Zugriffe und eine klare Trennung sensibler Datenkategorien.
Digitale Personalarbeit ist heute deutlich weiter als noch vor wenigen Jahren. Der Nachweis von Arbeitsbedingungen ist seit 2025 erheblich digitaler möglich. Die elektronische Personalakte ist praktisch kaum noch wegzudenken. Zugleich bleibt das Arbeitsrecht an einigen Stellen allerdings streng.
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