Wie nah Wertschöpfung und Wertschätzung im Workforce Management beieinanderliegen und eine digitale Lösung für Dienstplanung und Kommunikation langfristig den Unternehmenserfolg sichern kann, zeigt Gastautorin Linnea Bywall, VP People bei Quinyx in ihrem Advertorial.
Dienstplanung im Schichtbetrieb
In vielen Unternehmen mit Schichtbetrieb dreht sich ein großer Teil des organisatorischen Alltags um die Dienstplanung – eine Aufgabe, die notwendig ist, aber oft als mühsam empfunden wird. Sie kostet wertvolle Zeit, ist fehleranfällig und wird besonders dann zur Herausforderung, wenn sie noch mit Excel-Tabellen oder sogar Stift und Papier bewältigt werden muss.
Planende kämpfen sich durch unzählige Variablen und verbringen nicht selten Stunden damit, eine möglichst optimale Besetzung zusammenzustellen. Gleichzeitig erleben viele Mitarbeitende wenig Mitbestimmung und verlieren schnell den Überblick, wenn nachträgliche Änderungen vorgenommen werden.
Doch wie wäre es, wenn Dienstpläne nicht länger als Belastung oder reines Verwaltungsthema wahrgenommen werden würden, sondern sich zu einem echten Benefit entwickeln – zu einem Element, das den Arbeitsalltag erleichtert, für Fairness sorgt und die Zufriedenheit spürbar steigert?
Modernes Workforce Management stillt Grundbedürfnis
Unternehmen investieren viel in Benefits, von kostenlosem Obst bis hin zu Tischtennisplatten und Fitnessangeboten. Viele konzentrieren sich jedoch zu sehr auf die Details und vergessen dabei das Grundlegende. Um Mitarbeitende glücklich zu machen, müssen die grundlegenden Bedürfnisse der Belegschaft erfüllt werden. Und genau hier setzt modernes Workforce Management an.
Die Art und Weise, wie Unternehmen Dienstpläne gestalten, Schichten organisieren und die Arbeitstage ihrer Mitarbeitenden strukturieren, beeinflusst deren Zufriedenheit oftmals deutlich stärker als jede Zusatzleistung. Wie die Studie „The State of the Frontline Workforce 2024“ von Quinyx ergeben hat, erleben 76 % der Befragten arbeitsbedingten Stress. Als Gründe sehen sie unter anderem zu lange Arbeitszeiten (20 %) und unflexible Dienstpläne (17 %).
Mitarbeiterzentriertes Workforce Management
Ein mitarbeiterzentriertes Workforce Management (WFM) stellt genau diese Bedürfnisse in den Mittelpunkt. Es sorgt dafür, dass Mitarbeitende nicht nur effizient eingeplant werden, sondern auch die Wertschätzung, Mitbestimmung und Transparenz erfahren, die sie sich wünschen. Digitale, KI-basierte Lösungen wie Quinyx schaffen ein flexibles Planungsumfeld, das sowohl betriebliche Anforderungen als auch individuelle Lebenssituationen und Wünsche der Belegschaft berücksichtigt.
Das ist eine Grundlage, die Organisationen langfristig resilienter, erfolgreicher und attraktiver für Fachkräfte macht. In einer Welt, in der es von entscheidender Bedeutung ist, die richtigen Talente zu halten, darf die Employee Experience nicht dem Zufall überlassen werden.
Vom Aufstieg des Workforce Management zum echten Wettbewerbsvorteil
Workforce Management (WFM) umfasst sämtliche Prozesse rund um Analyse, Planung und Steuerung des Personaleinsatzes und verfolgt das Ziel, Mitarbeitende zum richtigen Zeitpunkt, in der passenden Anzahl und mit der entsprechenden Qualifikation dort einzusetzen, wo sie gebraucht werden. Im klassischen Sinn handelt es sich also um eine sehr administrative Aufgabe, doch das wird dem heutigen Arbeitsmarkt nicht mehr gerecht.
Unternehmen, die als attraktiver Arbeitgeber auftreten möchten, müssen mehr bieten: ein Workforce Management, das betriebliche Effizienz mit fairen, transparenten und mitarbeiterorientierten Dienstplänen verbindet. Während früher mit Stift, Papier und Aushang gearbeitet wurde, setzen moderne Unternehmen heute auf digitale Lösungen, die nicht nur fehlerfrei und schneller arbeiten, sondern auch eine neue Ebene an Mitarbeiterbeteiligung ermöglichen.
In Zeiten der Automatisierung ist digitale Einsatzplanung längst kein Zukunftsmodell mehr, sondern der Standard für zeitgemäßes und nachhaltiges Personalmanagement. Durch solche automatisierten Standardprozesse haben Planende mehr Kapazitäten, auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden einzugehen und sie zu berücksichtigen.
Herausforderungen des Workforce Management
Die Herausforderungen, denen Unternehmen, speziell Personalverantwortliche und Planende, gegenüberstehen, haben in den letzten Jahren stark zugenommen. Personalkosten steigen, Ausfälle müssen kurzfristig kompensiert werden, und mangelnde Zufriedenheit führt häufig zu hoher Fluktuation.
In der oben zitierten Studie von Quinyx gaben 76 % der Befragten sogar an, eine Kündigung schon in Erwägung gezogen zu haben. Hinzu kommen komplexe gesetzliche Vorgaben und die Notwendigkeit, vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen, um Über- und Unterbesetzungen zu vermeiden.
Diese Vielzahl an Faktoren macht die Planung zu einer enorm anspruchsvollen Aufgabe, die ohne moderne Softwarelösungen kaum noch bewältigt werden kann. Digitale Tools ermöglichen es, all diese Variablen zu berücksichtigen und verlässliche Einsatzpläne zu erstellen. Forrester hatte in einer Studie zur Wirtschaftlichkeit 2022 ermittelt, dass die Lösung von Quinyx eine Reduktion der Überstunden um 50% erreichen kann.
Künstliche Intelligenz ergänzt diese Funktionalität, indem sie automatisch Daten analysiert, Muster erkennt und Planungsempfehlungen ableitet, die langfristig den gesamten Prozess stabiler und effizienter machen.
Faktor Mensch als Unbekannte
Der Mensch bleibt im Workforce Management die größte Herausforderung. Und zugleich ist er der wichtigste Faktor für nachhaltigen Erfolg. Spontane, z. B. krankheitsbedingte Ausfälle und kurzfristige Änderungen, lassen sich manuell nur schwer bewältigen, während ein automatisiertes System diese Variablen wesentlich schneller verarbeiten kann.
Zudem haben Menschen Bedürfnisse, Emotionen und individuelle Lebenssituationen, die unbedingt berücksichtigt werden müssen. Sie haben ein Familienleben, Verpflichtungen, Lebensereignisse, die nicht immer planbar sind oder ihnen einen Handlungsrahmen vorgeben. Eltern mit Kindern können nur zu Kitazeiten arbeiten, Studierende legen ihr Augenmerk vor allem auf Uni und Stundenpläne, weshalb sie in den Semesterferien mehr arbeiten können und wollen als in der Klausurenphase.
Ein gutes Workforce Management bezieht all diese Rahmenbedingungen ein und sorgt dafür, dass Dienstpläne nicht nur reibungslos funktionieren, sondern auch fair und wertschätzend gestaltet sind. Wenn Mitarbeitende erkennen, dass ihre Wünsche und Belastungsgrenzen ernst genommen werden und sie Einblick in den gesamten Planungsprozess haben, steigert das ihre Zufriedenheit, ihre Motivation und damit auch ihre Leistungsbereitschaft.
Durch moderne Tools wie die App von Quinyx haben Mitarbeitende ortsunabhängig Zugriff auf ihre Dienstpläne, können Abwesenheiten schnell vermerken und sogar Dienste tauschen. Ein solch schneller Informationsfluss macht eine Echtzeitanpassung der Planung möglich.
Dieses Zusammenspiel aus intelligenter Automatisierung und menschlicher Rücksichtnahme schafft eine Planung, die stabil, flexibel und respektvoll ist.
Wie die Bäckerei Müller & Egerer von einem modernen Workforce Management profitiert
Das Beispiel der Bäckerei Müller & Egerer zeigt eindrucksvoll, wie moderne Workforce-Management-Lösungen die Zufriedenheit der Mitarbeitenden beeinflussen können. Die Bäckereikette nutzt Quinyx, um ihren Mitarbeitenden mehr Autonomie und Mitbestimmung zu ermöglichen. Über die mobile App können sie Verfügbarkeiten eintragen, Schichten eigenständig tauschen oder Abwesenheiten digital melden.
Diese Form der Selbstbestimmung vermittelt ihnen Wertschätzung und signalisiert, dass ihre individuellen Lebenssituationen berücksichtigt werden. Gleichzeitig schafft die transparente Einsicht in Dienstpläne und Zeitkonten Klarheit und verhindert Unsicherheiten und Missverständnisse.
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Was wünschen sich Mitarbeitende und Führungskräfte
Ein modernes, mitarbeiterzentriertes Workforce Management berücksichtigt die Bedürfnisse aller Beteiligten. Führungskräfte benötigen ein System, das ihnen einen schnellen Überblick über aktuelle Situationen bietet und automatisierte Analysen bereitstellt, die auf historischen Daten basieren und Hinweise auf erwartbare Spitzen oder Leerläufe geben. Gleichzeitig wünschen auch sie sich eine Planung, die den administrativen Aufwand reduziert und dennoch präzise, nachvollziehbar und anpassbar bleibt.
Mitarbeitende wiederum wünschen sich eine Arbeitsumgebung, in der sie aktiv in den Planungsprozess eingebunden sind, Transparenz über ihre Arbeitszeiten erhalten und Möglichkeiten zur Mitbestimmung haben. Sie möchten ihre Verfügbarkeiten einfach kommunizieren und Schichten unkompliziert tauschen können, ohne aufwendige Rücksprachen führen zu müssen.
Ein digitales System, das diese Anforderungen erfüllt, verringert Informationslücken, minimiert Planungsstress und stärkt das Vertrauen in die Organisation. Das Ergebnis ist eine effizientere Planung, die gleichzeitig die Zufriedenheit aller Beteiligten steigert.
Ausblick
Der Blick in die Zukunft zeigt, dass digitales Workforce Management sein Potenzial noch längst nicht ausgeschöpft hat. Während Lösungen wie Quinyx bereits heute eine enorme Erleichterung bieten, wird sie vor allem durch den weiteren Ausbau Künstlicher Intelligenz gesprägt sein. KI ist in der Lage, immer komplexere Datenmengen zu analysieren, Veränderungen in Echtzeit zu berücksichtigen und sogar langfristige Entwicklungen vorherzusagen.
Unternehmen können dadurch nicht nur genauer und flexibler planen, sondern auch proaktiv auf saisonale Schwankungen, Engpässe oder veränderte Mitarbeiterbedürfnisse reagieren.
Für Mitarbeitende bedeutet dies ein Arbeitsumfeld mit noch größerer Transparenz, klareren Strukturen und individuelleren Planungsmöglichkeiten. Digitales Workforce Management entwickelt sich damit zu einem zentralen Erfolgsfaktor der modernen Arbeitswelt – einer Arbeitswelt, die Effizienz, Fairness und Wertschätzung miteinander vereint und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zum Kern nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolgs macht.
Weiteres Infomaterial
Weitere Informationen zur Nutzung von KI im Personalbereich bietet der kostenlose KI-Guide von Quinyx zum Download.
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