Weg mit der Zettelwirtschaft im HR-Management – das sollten Sie jetzt tun

Aufwändige HR-Prozesse lähmen. Sowohl bei Tools als auch Methoden ist häufig noch viel Luft nach oben in deutschen Personalabteilungen. Es ist definitiv Zeit, sich von Excel-Tabellen zu verabschieden, sagt Gastautor Frank Böhmer, Ninox, und zeigt Ihnen in seinem Advertorial, wie digitale Personalverwaltung Ihre Prozesse effizienter gestaltet.

HR-Prozesse sind oft sehr zeitaufwändig

Nehmen Ihre HR-Prozesse zu viel Zeit in Anspruch? Fällt es Ihnen schwer, den Überblick zu behalten? Excel-Tabellen pflegen und mit Papierdokumenten arbeiten kostet Zeit. Dennoch setzen viele Personalabteilungen in mittelständischen Unternehmen weiterhin auf veraltete, manuelle Prozesse – oft in Papierform oder sie helfen sich mit Textdokumenten und Spreadsheets.

Dabei können mit einer digitalen HR-Software die anfallenden Prozesse automatisiert werden. Und der Umstieg auf ein digitales Personalmanagement ist viel einfacher, als Sie vielleicht denken.

Tschüss Excel, hallo Zukunft

Eine häufige Frage von Entscheidungsträgern: In welchen Bereichen bringt die Digitalisierung im Personalmanagement den größten Nutzen?

Hier sind drei zentrale Bereiche, in denen eine digitale HR-Lösung besonders hilfreich ist:

1. Personaldaten

Unübersichtliche Papierakten und Tabellen gehören der Vergangenheit an: Digitale Lösungen ermöglichen eine zentrale und sichere Speicherung aller wichtigen Informationen – von Arbeitsverträgen bis zu Zertifikaten. Die Daten sind jederzeit abrufbar, leicht zu aktualisieren und reduzieren den administrativen Aufwand erheblich.

2. Arbeitszeit, Abwesenheiten und Urlaub

Die manuelle Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten wird schnell unübersichtlich, insbesondere wenn unterschiedliche Arbeitszeitmodelle und Feiertagsregelungen berücksichtigt werden müssen. Gefragt sind daher moderne digitale Lösungen wie Ninox HR, die neben integrierten Kalenderfunktionen auch flexible Individualisierungsmöglichkeiten bieten:

HR-Verantwortliche können in Ninox spezielle Arbeitszeitmodelle, Feiertage und sogar eigene Feiertagskalender anlegen. Abwesenheiten lassen sich effizienter planen, Arbeitszeiten genauer erfassen und die automatische Berechnung von Urlaubsansprüchen und Überstunden sorgt für eine reibungslose Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und mehr Transparenz.

3. Lohn- und Gehaltsabrechnung

Eine HR-Software, die den Datenexport zu externen Dienstleistern unterstützt, minimiert die Fehlerquellen bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dies ist besonders für KMUs wichtig, da es den administrativen Aufwand verringert und gleichzeitig die Genauigkeit sicherstellt. Außerdem wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie der DSGVO, vereinfacht.

Vorteile für Unternehmen

Die Implementierung einer digitalen HR-Lösung kann mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten. Frank Böhmer, CEO des Softwareherstellers Ninox, empfiehlt, auf eine flexible, maßgeschneiderte Lösung zu setzen, die schnell einsatzbereit ist und den spezifischen Anforderungen von Personalabteilungen im deutschen Mittelstand gerecht wird. Davon profitieren Unternehmen, die den Arbeitsalltag ihrer Personalverantwortlichen spürbar erleichtern möchten:

Effizienzsteigerung

Eine HR-Software automatisiert wiederkehrende Aufgaben, wie die Zeiterfassung oder Urlaubsplanung. Ninox HR beschleunigt administrative Prozesse und bietet eine benutzerfreundliche Plattform, die auch ohne Schulungen und ohne technische Vorkenntnisse leicht bedienbar ist.

Kostensenkung

Die Automatisierung von HR-Prozessen senkt nicht nur den Arbeitsaufwand, sondern ermöglicht auch eine effizientere Nutzung vorhandener Ressourcen. Der Wegfall von Papierakten reduziert Druck- und Lagerkosten erheblich, was zu weiteren Einsparungen führt.

Zentrale Datenspeicherung

Mit einer zentralen HR-Plattform wie Ninox HR lassen sich alle relevanten Mitarbeiterdaten und Dokumente an einem Ort speichern und verwalten. Die Zeiten der Suche nach aktuellen Daten, Papierakten oder Anträgen entfallen: Sämtliche Informationen sind für berechtigte Personen jederzeit zugänglich und stets auf dem neuesten Stand. Dies sorgt für mehr Effizienz, Transparenz und erleichtert den schnellen Zugriff auf wichtige Daten.

Mitarbeiterzufriedenheit

Effiziente Prozesse und klare Abläufe tragen ebenfalls zu einer positiven Unternehmenskultur bei und steigern die Zufriedenheit und die Mitarbeiterbindung (E-Book von Ninox zur Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung). Eine moderne Personal-Software schafft Transparenz, indem Mitarbeitende Abwesenheitsanträge schnell digital einreichen können und jederzeit sehen, wann ihre Kollegen im Büro oder im Urlaub sind. Dies fördert die Eigenverantwortung, verbessert die Kommunikation und erleichtert die Teamplanung.

Die Digitalisierung im HR-Bereich ist längst keine Zukunftsmusik mehr, sondern die logische Antwort auf die Anforderungen eines modernen Personalmanagements. Eine Lösung wie Ninox HR hilft mittelständischen Unternehmen dabei, ihre Prozesse schnell zu digitalisieren, Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu steigern.