Die Arbeitswelt steht vor einem Umbruch: Der Fachkräftemangel, die Alterung der Belegschaften und der Wandel von Arbeitsmodellen stellen HR-Abteilungen vor immer komplexere Aufgaben. Klassische Workforce-Planung stößt dabei zunehmend an Grenzen. Predictive Workforce Intelligence (PWI) bietet einen Ausweg, indem es Personalplanung und -steuerung datenbasiert, vorausschauend und handlungsorientiert neu definiert. Einblicke von Gastautor Prof. Dr. Uwe Seebacher.
Vom Bauchgefühl zur datenbasierten Steuerung der Belegschaft
Traditionelle Methoden der Personalplanung beruhen oft auf historischen Daten, Erfahrungswerten oder einfachen Hochrechnungen. Doch dynamische Märkte, volatile Lieferketten und sich wandelnde Qualifikationsprofile machen diese Ansätze unzuverlässig.
Unternehmen wissen heute häufig nicht:
- welche Skills sie in sechs Monaten wirklich benötigen
- wo personelle Engpässe oder Überkapazitäten entstehen
- wie sich demografische Entwicklungen auf ihre Belegschaft auswirken
Predictive Workforce Intelligence als Lösung
Hier setzt Predictive Workforce Intelligence an: PWI verknüpft Personaldaten mit Unternehmens- und Marktdaten, analysiert Entwicklungen in Echtzeit und generiert konkrete Next Best Actions für strategisches Workforce Management ohne Ratespiele. PWI wurde im Rahmen eines internationalen Forschungsprojekts predictores.ai zur Predictive Intelligence entwickelt. Im Jahr 2024 wurde daraus ein Universitäts-Spin-Off, das heute bereits Organisationen wie Bosch, die Kirche bis hin zur deutschen Staatsphilharmonie im Bereich der prädiktiven Intelligenz unterstützt.
Das Ziel von PWI ist nicht nur Effizienzsteigerung, sondern auch Resilienzaufbau. Angesichts weltweiter Krisen, geopolitischer Unsicherheiten und technologischer Disruptionen gewinnt eine proaktive, adaptive Personalsteuerung zunehmend an Bedeutung. Unternehmen benötigen heute Werkzeuge, die schneller, intelligenter und vor allem agiler reagieren können als klassische Instrumente.
Predictive Intelligence (PI) liefert nicht wie Business Intelligence (BI) oder Predictive Analytics (PA) nur Berichte und Prognosen, sondern direkt konkrete, evidenzbasierte Handlungsempfehlungen, die ohne eigene Analyse sofort umgesetzt werden können.
Was PWI von klassischer Personalplanung unterscheidet
Während klassische HR-Analytics und BI-Systeme lediglich Reports oder Prognosen liefern, geht PWI einen Schritt weiter: Die Technologie generiert automatisiert Handlungsempfehlungen für das HR-Management auf Basis validierter Daten und klar nachvollziehbarer Modelle, also ohne Halluzinationen wie dies bei ChatGPT und Konsorten der Fall ist.
Ob es um Nachfolgeplanung, Kapazitätssteuerung oder Skill-Gap-Analysen geht, PWI zeigt HR-Teams genau, welche Maßnahmen wann und warum notwendig sind.
PWI nutzt dafür sogenannte „intelligente Agenten“, also spezialisierte Algorithmen, die nicht nur analysieren, sondern auch lernen. Mit jeder neuen Dateneingabe wird das System intelligenter und passgenauer. Dieser kontinuierliche Lernprozess ermöglicht eine stetige Optimierung der Empfehlungen und unterstützt HR-Verantwortliche dabei, nicht nur heute die richtigen Entscheidungen zu treffen – sondern auch morgen besser vorbereitet zu sein.
Einsatzfelder: Wie PWI den HR-Alltag verändert
- Strategische Kapazitätsplanung: PWI identifiziert frühzeitig, wo Personalbedarf entsteht oder Überkapazitäten drohen auf Team-, Standort- und Unternehmensebene. Hier greift die PWI auch auf Erkenntnisse der Predictive Organization Intelligence (POI) zurück, die von Unternehmensentwicklern und Beratern für Pre- und Post-Merger-Analysen aber auch die Optimierung von Aufbau- und Ablaufstrukturen in Organisationen genutzt wird.
- Skill- und Qualifikationsmanagement: Die Technologie analysiert Kompetenzprofile und schlägt gezielte Maßnahmen zur Skill-Entwicklung oder -Beschaffung vor.
- Nachfolgeplanung: PWI erkennt kritische Positionen, generiert Risikoanalysen und empfiehlt konkrete maximal erfolgreiche Nachfolge- oder Recruiting-Maßnahmen. Hier nutzt PWI auch Erkenntnisse aus dem Bereich der Predictive Communication und Brand Intelligence.
- Demografie- und Fluktuationsprognosen: Frühwarnsysteme helfen, den demografischen Wandel aktiv zu steuern und Know-how-Verluste zu vermeiden.
- Kostenoptimierung: Die präzisere Ressourcenplanung minimiert teure Überkapazitäten und verhindert unbemerkte Personalengpässe.
Warum PWI keine Black Box ist
Anders als klassische KI-Lösungen arbeitet Predictive Workforce Intelligence transparent und erklärbar. Die vorgeschlagenen Maßnahmen basieren nicht auf abstrakten Algorithmen, sondern auf klar nachvollziehbaren Datenmodellen. Jedes HR-Team sieht, welche Eingabedaten zu welcher Empfehlung führen und kann die Maßnahmen unmittelbar nachvollziehen und umsetzen.
Zudem wird jede generierte nächste beste HR-Massnahme anhand eines Vertrauens-Index, der Estimated Precision Prediction (EPP), bewertet auf einer Skala von 0 bis 100, sodass der Nutzer stets erkennen kann, wie belastbar und präzise die prädizierte Maßnahme ist.
Transparenz in den Daten
Die PWI weist zudem aus, durch welche zusätzlichen Informationen, der EPP laufend erhöht und optimiert werden kann. Diese Transparenz ist insbesondere im europäischen Raum von Bedeutung, wo Datenschutz und Rechenschaftspflicht gesetzlich geregelt sind. Die Möglichkeit, Empfehlungen mit einem konkreten Evidenzwert zu belegen, erhöht nicht nur das Vertrauen in das System, sondern erleichtert auch die Kommunikation.
Der enorme Vorteil an der PWI besteht jedoch – im Gegensatz zu herkömmlichen KI-Lösungen – darin, dass der einmal eingegebene Bestand an Information nicht mehr verloren geht. Er wird für jede weitere Interaktion mit dem intelligenten PI-Agenten immer als Kontext im Hintergrund vorgehalten und fließt somit in die generierten nächsten besten Handlungsoptionen mit ein.
Studien zeigen: Mit PWI bis zu 25 % effizientere Personaleinsatzplanung
Marktanalysen belegen: Unternehmen, die auf PWI setzen, steigern die Planungsgenauigkeit ihrer Workforce-Strategie um durchschnittlich 20–25 % und reduzieren Personalfehlplanungen und Überstunden um bis zu 18 %. Gleichzeitig wird die operative Entlastung der HR-Teams als spürbar wahrgenommen (Quelle: predictores.ai Trendstudie 2025).
Ein weiterer Effekt: Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigt, da Personalentscheidungen nachvollziehbarer, transparenter und individueller werden. Beispielsweise können Karrierepfade gezielter gestaltet oder Weiterbildungsmaßnahmen personalisiert ausgerollt werden. Das wiederum erhöht die Bindung und Motivation.
Warum PWI auch für den Mittelstand relevant ist
Predictive Workforce Intelligence ist keine exklusive Konzernlösung. Auch mittelständische Unternehmen profitieren von schnellerer Planung, besseren Entscheidungen und fundierterem Skill-Management – ohne eigene Data Science Ressourcen oder hohe IT-Budgets. PWI kann bestehende Systeme ergänzen und die Workforce-Planung professionalisieren.
Gerade in kleineren Unternehmen, in denen HR oft mit begrenzten Ressourcen arbeitet, bietet PWI einen Hebel zur Automatisierung und Fokussierung auf strategische Kernaufgaben. Standardprozesse wie Nachfolgeanalysen, Schulungsbedarfe oder Urlaubsprognosen lassen sich automatisiert und gleichzeitig individuell optimieren – ein echter Wettbewerbsvorteil im Mittelstand.
Fazit: Der nächste Schritt in der HR-Transformation
HR steht vor der Herausforderung, Workforce Management nicht länger reaktiv, sondern strategisch und vorausschauend zu gestalten. Predictive Workforce Intelligence liefert dafür das entscheidende Werkzeug – datenbasiert, skalierbar und sofort einsetzbar.
Wer früh handelt, verschafft sich im Wettbewerb um Talente und Effizienz klare Vorteile.
Newsletter