Pentacode AG

Über Pentacode

In vielen Branchen bleibt wenig Zeit für Verwaltung, obwohl HR-Prozesse immer komplexer werden. Pentacode entwickelt Software, die sich dieser komplexen Realität anpasst. Der Münchner HR-Tech-Anbieter richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen aus Gastronomie, Hotellerie, Handwerk, Einzelhandel, Dienstleistungen und Gesundheitswesen.

Seit 2025 bietet Pentacode mit Yna die erste vollständig sprachgesteuerte KI für Personalmanagement in Deutschland an. Yna macht HR-Prozesse per Sprache steuerbar, ohne Menüs, ohne Schulung, direkt verfügbar. Von Dienstplanung über Kostenanalysen bis zu Compliance-Checks: Die KI versteht natürliche Sprache, beantwortet Fragen in Echtzeit und erledigt Aufgaben selbstständig.

Yna funktioniert browserbasiert auf jedem Smartphone. Sie ist die erste vollständig dialogfähige HR-KI-Sprachassistentin für mobile Endgeräte. Mit Push-to-Talk wird Personalorganisation so einfach wie ein Telefonat. Führungskräfte steuern HR-Prozesse zwischen Terminen und ohne Rechner von unterwegs.

In Pentacodes HR-Plattform werden Schichtplanung, Zeiterfassung und Lohnvorbereitung nahtlos miteinander verzahnt. Automatisierte Prozesse entlasten Führungskräfte und Teams spürbar. Der Anspruch: Personalprozesse vereinfachen, Rechtssicherheit gewährleisten und Unternehmen zukunftssicher aufstellen mit Software, die sich den Menschen anpasst, nicht umgekehrt.

Leistungen von Pentacode

Pentacode deckt alle zentralen HR-Prozesse ab und lässt sich durch Sprache steuern.

Yna: Die sprachgesteuerte KI-Assistentin: Yna ist das Herzstück der Pentacode-Software: eine KI-Assistentin, die alle HR-Prozesse per natürlicher Sprache steuert, am Schreibtisch oder mobil per Push-to-Talk auf dem Smartphone. Sie versteht Anfragen in mehr als 30 Sprachen, erkennt Rollen automatisch und liefert kontextbezogene Antworten in Echtzeit. Die KI ist ohne Schulung, barrierefrei und auf allen Hierarchieebenen nutzbar. Yna macht Personalorganisation so einfach wie ein Telefonat. Die Anwendung funktioniert browserbasiert in vollem Umfang und erfordert keine App-Installation.

Dienstplanung: Automatisierte Schichtvorschläge mit Echtzeit-Kostenüberblick, Berücksichtigung von Verfügbarkeiten und Qualifikationen. Kollaborative Planung für mehr Transparenz im Team.

Zeiterfassung: Erfassung per Tablet oder App. Mit Standorterfassung und sofortiger Konfliktmeldung bei Überschneidungen oder Rechtsverstößen.

Kostenanalyse: Detaillierte Plan-Ist-Vergleiche und Echtzeit-Auswertungen zu Lohnkosten, Produktivität und Personalaufwand. Der kontinuierliche Ersparnisbericht dokumentiert minutengenau, wie viel Lohnkosten durch präzise Zeiterfassung eingespart werden. Ohne manuellen Aufwand, jederzeit abrufbar.

Lohnvorbereitung: Frühzeitige Warnung vor Mindestlohnunterschreitungen, Lohnüberschreitungen oder Fristverletzungen. Export direkt an Lohnbuchhaltung oder Steuerberater.

Rechtssichere Dokumentation: Alle arbeitszeitrelevanten Vorgänge werden automatisch erfasst und archiviert. Für sorgenfreie Zollkontrollen und Sozialversicherungsprüfungen.

Digitale Personalakte: Zentrale, DSGVO-konforme Ablage aller personalbezogenen Dokumente. Jederzeit verfügbar für alle berechtigten Personen.

Integration & Support: Pentacode integriert sich nahtlos in bestehende Systeme: DATEV-Schnittstelle, CSV-Exporte und Partner-Integrationen. Der Support kommt aus der Branche. Mit persönlichen Ansprechpartner:innen, effektiven Schulungen und Begleitung bei Prüfungen.

Optional: Lohnabrechnung: Vollständige Lohnabrechnung als Zusatzleistung. Mit Lohnoptimierung und Begleitung bei Sozialversicherungsprüfungen.

Das Ergebnis: Weniger Verwaltungsaufwand, mehr Rechtssicherheit, messbare Entlastung für Führungskräfte und Teams.


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