Dieser Gastartikel gibt einen Einblick aus der Praxis: Was funktioniert wirklich im Active Sourcing – und worauf sollten Recruiter:innen besonders achten? Frische Erfolgskonzepte von Ika C. Amonath.
Kandidat:innen erreichen, sogar wenn sie nicht „open to work“ sind
Active Sourcing ist für viele Recruiter:innen längst ein fester Bestandteil moderner Recruiting-Strategien.
Gleichzeitig zeigt die Praxis: Die Ergebnisse fallen sehr unterschiedlich aus. Während manche Recruiter:innen regelmäßig qualifizierte Kandidat:innen gewinnen, hadern einige andere mit niedrigen Antwortquoten oder gar ganz ausbleibenden Rückmeldungen.
Der Unterschied liegt selten bis garnicht an der Plattform oder am genutzten Tool. Viel häufiger entscheidet eine andere Frage über Erfolg oder Misserfolg:
„Verstehen Sie wirklich den Menschen, den Sie gerade ansprechen?“
Active Sourcing bedeutet ja doch ganz klar: Menschen anzusprechen, die bereits einen Job haben. Heißt noch klarer: Diese Menschen suchen in der Regel nicht aktiv nach einer neuen Position. Sie könnten gar sehr glücklich mit dem aktuellen Status Quo sein. Deshalb funktioniert Active Sourcing nur dann wirklich gut, wenn Ansprache und Vorgehen gezielt und vor allem respektvoll gestaltet sind.
Active Sourcing bedeutet: Sie pitchen jemanden mit einem Job
Das ist auch Kaltakquise. Ich möchte das sagen: Das ist der Zentralste Punkt. Daher die Dopplung: Beim Active Sourcing sprechen Sie Menschen an, die bereits eine berufliche Position haben.
Diese Personen sind nicht aktiv auf Jobsuche. Viele sind grundsätzlich zufrieden in ihrer aktuellen Rolle. Deshalb ist die Perspektive entscheidend.
Es geht nicht darum, jemandem „eine neue Station aufzubügeln“ oder möglichst schnell eine Stelle zu verkaufen. Viel wichtiger ist es, zunächst ein Gespräch zu eröffnen, und uns in die Position der Augenhöhe zu begeben. Wir sind keine Verkäufer, dennoch „verkaufen“ wir hier Möglichkeiten.
Wichtiger Reminder jedoch: Nicht jede Ansprache kann und wird sofort zu einem Wechsel führen. Manchmal entsteht erst Monate später ein Kontakt. Daher gern stets vor Augen halten: Active Sourcing ist auch Beziehungsarbeit und -pflege.
Profile richtig lesen: Der unterschätzte Erfolgsfaktor und mein liebster Hebel
Manche Herausforderungen im Active Sourcing entstehen bereits beim ersten Schritt: Dem sichten und dem Bewerten von Profilen. Recruiter:innen schauen häufig nur auf Jobtitel oder Schlagworte. Dabei lässt sich aus Profilen oft deutlich mehr herauslesen.
Hilfreiche Fragen können zum Beispiel sein:
- Wie beschreibt sich die Person selbst?
- Teilt sie Inhalte oder beteiligt sie sich an Diskussionen?
(wenn ja, wie ist der Angeschlagene Ton? Du oder Sie? Sachlich oder emotional?) - Welche Stationen hat sie durchlaufen? Welcher roter Faden ist zu entdecken? Und wenn keiner: Wie kam´s? Nicht wertend gemeint, eher aus ehrlichem Interesse verstehen zu lernen: Wie denkt, fühlt und agiert jemand.
- Welche Unternehmen tauchen im Lebenslauf auf? Warum wurden diese gewählt?
Gerade die bisherigen Stationen geben häufig Hinweise darauf, welche Erfahrungen und Interessen eine Person mitbringt, je nach Branche und Seniorität versteht sich.
Denn: Manchmal finden sich darunter Unternehmen, die für bestimmte Branchen oder Arbeitsweisen stehen. Andere Stationen sind möglicherweise gezielte Karriereschritte gewesen. Oder zeigen auch Spontanität, Impuls oder „Ich war mal mutig“. All das sagt also etwas aus, das nicht nur der Jobtitel und die Tätigkeit ist.
Versuchen Sie deshalb, das Profil nicht nur als Liste von Qualifikationen zu lesen, sondern als Karrieregeschichte.
Die entscheidende Frage
Die aus meiner Sicht entscheidende Frage lautet: „Warum arbeitet diese Person heute dort, wo sie arbeitet?„. Wer diese Frage beantworten kann, versteht deutlich besser, wie eine passende Ansprache aussehen sollte. Damit holen wir nämlich Menschen ab.
Ein weiterer wichtiger Aspekt im Active Sourcing: unterschiedliche Rollen haben unterschiedliche Erwartungen und verschiedene Berufsgruppen reagieren daher auf unterschiedliche Informationen. Die Interessen und Prioritäten unterscheiden sich teilweise deutlich.
Beispiele aus der Praxis:
- Vertriebsrollen interessieren sich häufig für Themen wie Gebiet, Zielkunden, Vergütungsmodell oder Firmenwagen.
- IT-Fachkräfte achten besonders auf Technologien, Tech-Stack oder Art der Arbeit (Thema Hybrid, Remote und co)
- Fachkräfte im Rechnungswesen interessieren sich primär für eingesetzte Systeme und Prozessstrukturen.
Diese Unterschiede sind keine festen Regeln, geben jedoch Orientierung. Wer eine Ansprache formuliert, sollte sich deshalb immer eine einfache Frage stellen:
„Wenn ich selbst hierfür (!) angesprochen würde – welche Informationen wären mir wichtig?“
Diese Perspektive hilft dabei, die richtigen Inhalte in einer Nachricht zu platzieren, und den Menschen da abzuholen, wo er steht.
Tools im Active Sourcing: Viel hilft nicht immer viel
Viele Unternehmen investieren heute in umfangreiche Recruiting-Tools. Dazu gehören beispielsweise spezialisierte Talent-Datenbanken oder Recruiting-Plattformen. Auch KI ist mittlerweile in vielen Häusern eingezogen. Diese Tools können sehr hilfreich sein, sind aber nicht die einzige Möglichkeit.
Auch andere Wege können sinnvoll sein:
- branchenspezifische Foren
- Fachcommunities
- Netzwerke
- Jobbörsen
- öffentliche Profile
Die entscheidende Frage lautet deshalb weniger „Welches Tool ist das beste?“, sondern vielmehr: Wo halten sich die Menschen auf, die Sie erreichen möchten? – In der Praxis lohnt es sich häufig, verschiedene Plattformen parallel zu testen und zu beobachten, wo die besten Rückmeldungen entstehen.
Die Ansprache: Kurz, konkret und respektvoll mit der Zeit des Gegenübers
Im Active Sourcing geht es auch um die Länge und Struktur der ersten Nachricht. Viele Recruiter:innen neigen dazu, sehr ausführliche Nachrichten zu formulieren. In der Realität lesen Kandidat:innen diese Nachrichten jedoch oft unterwegs:
- auf dem Smartphone
- in der Mittagspause
- auf dem Weg zur Arbeit
Deshalb gilt eine einfache Regel: So kurz wie möglich – so informativ wie nötig.
Eine gute erste Nachricht sollte deshalb vor allem folgende Punkte enthalten:
- den Bezug zum Profil der angesprochenen Person
- eine kurze Beschreibung der Rolle
- relevante Eckdaten zur Position
Wenn möglich, gehören auch Informationen zu Gehalt oder Unternehmen dazu. Diese Transparenz hilft Kandidat:innen einzuschätzen, ob sich ein Gespräch für sie lohnt.
Antwortquoten im Active Sourcing
Antwortquoten können im Active Sourcing stark variieren. In der Praxis bewegen sie sich, je nach Rolle, Branche und Ansprache, häufig zwischen etwa 25 und 40 Prozent. Bei einzelnen Positionen können die Werte deutlich höher liegen, bei anderen wiederum deutlich niedriger.
Die wichtigsten Einflussfaktoren auf Antwortquoten sind meist, abgesehen von einer guten Zielgruppenrecherche:
- eine relevante Ansprache
- klare Informationen zur Position
- ein respektvoller Ton
Recruiter:innen sollten dabei nicht nur auf positive Antworten schauen. Auch Absagen oder kurze Rückmeldungen sind wertvoll, da sie zeigen, dass die Nachricht wahrgenommen wurde.
Follow-ups: Wann nachfassen sinnvoll ist
Nicht jede Nachricht wird sofort beantwortet. Follow-ups können deshalb sinnvoll sein. Wichtig ist jedoch ein ausgewogenes Vorgehen. Ein oder zwei Follow-up-Nachrichten können helfen, Kandidat:innen zu erreichen, die die erste Nachricht möglicherweise übersehen haben. Mehrfaches Nachfassen hingegen kann schnell aufdringlich wirken und uns „die Finger verbrennen“. Manchmal ist keine Antwort eben doch eine Antwort.
Gerade im Active Sourcing gilt daher: Qualität vor Quantität.
Candidate Experience beginnt stets mit der ersten Nachricht
Unser aller liebstes Thema: Die Candidate Experience. Schon die erste Nachricht prägt den Eindruck, den Kandidat:innen von einem Unternehmen oder Recruiter:innen gewinnen. Eine gute Ansprache vermittelt deshalb vor allem drei Dinge:
- Wertschätzung
- Transparenz
- Ehrlichkeit
Kandidat:innen möchten das Gefühl haben, dass ihre Zeit respektiert wird und dass ein Gespräch tatsächlich sinnvoll sein würde. Heißt aber klar: Active Sourcing braucht Mühe und Empathie.
Und auch im Zeitalter von viel Künstlicher Intelligenz sollte dies kein reiner Prozess sein, der sich vollständig automatisieren lässt. Der Erfolg hängt stark davon ab, wie gut Recruiter:innen die Menschen verstehen, die sie ansprechen. Wer sich die Zeit nimmt, Profile wirklich zu lesen, die Perspektive der Kandidat:innen einzunehmen und eine wirklich ansprechende Nachricht zu formulieren, erhöht die Erfolgschancen erheblich:
Oder einfacher gesagt: Geben Sie sich Mühe.
Schreiben Sie Nachrichten, die Sie selbst gern lesen würden. Wenn Ihnen eine Nachricht selbst unpersönlich oder uninteressant erscheint, wird sie vermutlich auch Kandidat:innen nicht überzeugen.
Active Sourcing funktioniert dann am besten, wenn es als das verstanden wird, was es eigentlich ist: Ein Gespräch zwischen Menschen.
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